新店开铺管理制度.doc

第一节 新店开铺管理制度 新店开铺工作是公司最重要工作内容之一。随着市场竞争的不断加剧，公司对新店开铺工作的关注度也不断提高，它的成功与规范将直接关系到公司市场占有率和企业形象的提升。建立一套高效完善的新店开铺管理制度能够进一步规范公司的新店开铺工作，明确各岗位的工作内容和职责，确保各项工作有序、高效地进行。该管理制度包括工作职责、筹备流程等内容，它能快速指导、规范并检验开铺工作的成效，同时也可以有针对性地反馈出问题所在，及时调整并完善我们的新店开铺工作，提升公司新开门店的整体经营业绩。1 各部门在开铺工作中的职责1.1 总经理室:开店总决策机构、开店总仲裁机构。1.2 营运部:作为新店开铺的总协调部门，负责召集各部门进行定位会议前期的卖场布局讨论，形成统一的布局方案，并统一汇总各部门的意见，以书面形式发送总经理室。负责定位会议的召开与会议记录。具体负责开业计划的制定及其进度的协调和监控；负责卖场平面布局的设计，货架设备棚割图、灯带布置图、POP花架分布图制作，陈列道具的研究创新，商品陈列棚割图制作，提交陈列设备的配件数量。负责新开店的商品陈列及防损、收银、总台、综合员等员工的指导。负责新开门店的企划装饰方案的制定与实施及对外宣传，负责卖场装饰和VI系统的设计（含联营柜台），并落实装饰施工单位，完成施工。负责新开门店的整体对外营销,并对公司整体形象进行整合及统一的发布及开业当天的剪彩活动协调、安排。各类耗材（打码纸、打印纸、POP、标价签、会员卡、总台用品等）的配置，采购及供应到位。负责新开门店的品类结构搭建，红黄商品的筛选，价格策略运用。品类指示、商品信息、顾客教育等服务内容的确定。1.3 新开门店：作为开铺主体，在各职能部门的帮助指导下，承担新店顺利开业的职责。负责商品的筛选、商品陈列、卖场清洁、信息封锁、商品验码等工作，负责所有帮忙人员的工作与日常生活安排，负责帮忙人员的考勤。协助人力资源部做好人员招聘工作。协助发展部做好开业嘉宾的邀请工作，做好开业前期与当地相关职能部门的沟通工作。1.4 商品采购部门（商品管理部、生鲜采配中心、进口商品部、招商管理部）：定位会议前期的各部门碰头会议，并提供新开门店经营的品项，大类占比、以及新开门店各大类商品的品种数，参与卖场规划工作提供规划意见。向工程部提交营运需求用电量。出具商品目录清单，协助营运部做商品配置图。协助门店做好商品的筛选工，负责向营运部提交邮报商品目录以及监控邮报商品的到货。负责向人力资源部提交促销人员需求。负责新店服饰鞋帽、功能性招商版块的布局、供应商谈判、引进、进场装修、商品进场、陈列、人员安排等工作。1.5 商品综合管理部：负责新店的首配商品下单，到货跟踪，二次补货下单、邮报商品、促销商品下单，到货跟踪。1.6 人力资源部：负责人员（包括联营促销人员）的定编、招聘和薪酬方案的制定。负责新开店帮忙人员的落实与帮忙津贴的发放。1.7 培训中心：负责新开店人员培训、实训，满足新店开业后期的培训需求。1.8 信息部：负责信息设备的配置、采购、安装与系统调试。保证开业前后信息设备的正常运行。1.9 发展部：负责向营运部布局人员提交网点正确的建筑平面图，以及网点红线所划定的区域，负责开业所需相关证照的办理。负责与业主进行一切和门店营运相关联的物业设施的谈判，如（客、货梯安装、货车进出通道、收货通道、排污条件、消防安全系统、电容量、冷冻冷藏库的安装条件，空调、冷冻设备的室外机安装条件、排烟管道的出处，垃圾清运、店招安装、车库使用要求、管理职责、费用分摊等。负责对业主交房时间进行制约，会同工程部负责新开门店通过当地消防、工商、卫生防疫等职能部门的验收。协助门店做好开业嘉宾的邀请工作。负责向门店做好该项物业的交接工作，协助门店做好开业后与业主的沟通工作。1.10工程部：负责提交物业交付标准并会同发展部完成物业验收工作，负责水、电、网线、电话、音响、空调等所有工程和营运设备的安装。负责消防、土建工程的前期审批、设计、施工与管理。负责消防、电力等设备设施的验收工作。负责完成营运部所提交的门店设备与陈列道具制作。1.11财务部：负责税务登记和银行开户。负责向新开门店下发各项财务制度，负责新开门店的财务人员的培训、负责开业时零钞、发票、各类财务印章的准备，负责向新开门店提供财务上的指导与帮助。负责新店投资规模的评估、测算、投资监控及档案管理。1.12配送中心：负责首配、二次配货、邮报商品的集货和发运。保证新开门店商品的优先集货权，保证新开店送货的车次。1.13市场部：负责对该项目的品类结构、价格策略等进行深层次的调研，形成市场调研报告，明确市场定位。在定位会上进行汇报并提出总体定位建议。1.14网点调研部：负责对该项目的业态、消费能力、收入、商圈、人口等进行深层次的调研，形成网点调研报告，明确市场定位。在定位会上进行汇报并提出总体定位建议。开店期间，各部门应明确本部门的项目责任人，各项目责任人应代表各职能部门对分管工作做好沟通和衔接工作，实行项目责任制。2 新店开铺工作流程随着公司对新店开铺工作关注度的不断提高，建立高效的新店工作流程是明确各板块的工作职责的基本要求。新店筹备工作的有效开展需要各部门密切配合与相互协作，各部门应在确保本职工作顺利完成的前提下，积极做好其他工作环节的配合工作。新店筹备工作包括新项目的论证、合同签订、定位、人员招聘培训、计划制定、布局及商品结构配置、现场各项工作的开展等。 2.1 论证会议由集团公司办公室发文，召集公司领导班子成员及各相关职能部门经理对有意向网点的可行性进行论证，并确定是否签订合同。会上，由发展部和网点调研部对网点的基本情况和相关市场情况进行介绍，财务部对网点进行投资测算情况汇报，与会人员根据汇报内容对新网点是否介入进行讨论，并由公司领导班子作出最终决定。2.2 签订合同合同一经签订，发展部应向公司办公室提供新网点的有关资料。向营运部提交完整无误的建筑平面图（包括走梯、柱子、门等的位置、尺寸；消防通道、消防设施、消防栓、配电房等的位置和尺寸；明确建筑面积、营业面积和招租面积）。有关新门店的原始资料统一交办公室归档保存，其他有关部门（营运、商品管理、财务等）可根据需要向办公室查阅。2.3 定位市调和定位会议由网点调研部和市场部牵头，各采购业务部门协助，根据论证会议批准的可行性分析报告，对项目的业态、品类、价格、商圈、人口等进行深层次的调研，形成经营定位调研报告和商品定位调研报告。并将报告发项目组，抄送总经理室。营运部负责组织安排召开项目定位，形成项目的经营定位书面意见，定位内容包括：2.3.1 业态定位：大卖场、综超、标超等2.3.2 商品结构：总的单品数、百货、食品、生鲜品种比例、面积比例2.3.3 装饰定位：精装修、一般性装饰、简单装饰等2.3.4 营销建议：会员营销、价格营销、商品营销、企业形象营销等2.4 制定开业进度表根据定位会议确定的工作内容及已明确的开业时间，工程部拟定确实可行的工程项目计划书，其他各部门根据工程部计划制定本部门相应的工作计划表，营运部开铺负责人汇总整理后形成统一的开业进度表。明确开业前期各项工作的责任部门，责任人及完成时间。经总经理室批准后，发各部门执行，并要求各部门在后期根据要求进行实时监控反馈。2.5 卖场规划与设备配置根据确定的定位，由营运部汇总各业务部门和门店的商品配置需求，同时绘制卖场布局图定稿图纸，经门店、发展部、工程部、商品采购部门、营运部、总经理室签字确认后发送至各职能部门正式实施。定稿图纸应包括总平面图、局部图、（招租区、收银区、生鲜区及办公区）的尺寸图纸，仓库布局图、货架棚割图、灯带布置图、POP花架图。最后将根据确定的卖场布局图，营运部开列详细的货架配件清单，各商品采购部门依据商品经营性质（联营或自营）提交供应商自备设备和超市提供设备清单，并提供相应的效果图交营运部和门店审核。工程部根据营运部和门店确认的设备配置清单进行设备的配置。2.6.卖场装饰和开业企划根据定位会议确定的装饰要求和卖场总平面图，营运部企划做装饰效果图。充分与门店讨论后，由项目组、总经理室批准，再发送给门店、工程。装饰效果应包括卖场内外和货架顶端、柱面和吊挂及特殊装饰等。结合卖场条件,着重体现商品表现力及卖场氛围,并标注相应尺寸，建成完整的装饰方案。开业营销宣传即是公司整体形象在新网点内的统一对外宣传环节，也是新网点取得开业轰动效应的重要环节，主要包括对外宣传和营销活动两方面，对外宣传有会员推广、新闻发布会、企业宣传、媒体宣传、开业仪式等。营销方案有开业期间的买赠活动、满就减等，同时完成开业后期的各项活动的策划和跟进。2.7.卖场土建及水电、消防等的设计与施工 工程部依据营运部确定的卖场布局图以及卖场装饰设计施工图纸（含水、电、消防设施等）和施工单位制作的陈列道具图纸进行施工和监控。卖场内的电源接线等线路布置由工程部负责。工程部在制定水电、管线、插座、电扇、网线和消防开关设施时，应避免与陈列设备和装饰发生冲突。在所有工程施工完毕后，由工程部负责对项目进行消防等一系列的竣工验收。2.8 商品及招商招租工作 营运部负责按照确定的定位要求，制定配货目录，考虑到与卖场规划匹配，配货目录分两步完成，第一步，先制定门店配货目录初稿交门店及各业务部门进行意见征询；第二步，汇总门店及业务部门意见后制定详细的单品目录并组织和相关部门讨论形成最终定稿。定稿目录交营运部进行商品陈列棚割图制作。营运部在棚割图制作后的最后定稿目录发商品综合管理部进行商品下单。商品综合管理部应监控到货情况，如缺品严重应负责催货或二次补货。各商品采购部门对新开门店应给予大力度的供应商资源支持，并保证促销商品按计划到货。 生鲜采配中心负责对门店生鲜自营流程设计并进行指导。各商品采购部门应协助营运部、门店制定商品配置图。2.9.人事培训2.9.1 人力资源部制定新开门店的人员定编方案，在与门店协商后，负责将人员招聘到位（含促销员）。对一些重要岗位（如综合员、企划员等）应确定最基本的认知要求。人员的招聘最迟应在开店前6个月开始。2.9.2 培训中心按开业计划排出人员的培训课程表，提交营运部和门店店长。组织超市理论知识，超市规章制度和岗位操作流程、技能的培训。并将新员工的培训考核统一交门店店长，作聘用参考。加强对生鲜经营人员、综合员、收货人员等重要岗位员工的培训。财务人员应在开业前一个月到位，由财务部对其进行岗位培训。2.9.3 人力资源部负责制定新开门店的薪酬方案，指导门店进行劳动合同签约和与劳动社保机构的联系。2.9.4 人力资源部负责落实开业帮忙人员，营运部应在开业前15天向人力资源部提交帮忙人员需求。2.10 设备采购及安装 信息部负责电脑设备，POS机的配置、采购与安装，调试运行。后台作业（包括服务器、工作站、电子邮件等的安装）应在开业前10天完成，前台作业最迟在开业前7天完成。工程设备部负责商品陈列设备（货架、网片、生鲜陈列道具、立柜、岛柜、保鲜柜、仓库货架、收银台等），运作设备（电子称、生鲜加工工具、购物篮、车、平板车等），其中货架最迟应在开业前20天安装完毕。生鲜冷冻陈列设备应最迟在开业前7天安装调试完毕。2.11 开业所需证照的办理2.11.1发展部负责营业执照、卫生、排污、特别经营许可（卷烟、音像图书或药品）等证照的办理及相关内容审批。营业执照的经营范围原则上应和世纪联华庆春店相同。无特殊原因一律按尽可能多的经营范围办证。具体所需证照为：名称核准（公司决定门店工程进场）1、书刊、电子出版物经营许可证；2、音像经营许可证；3、排污许可证（做环评、工程验收合格后出具环保意见书，开业后检测废气、污水水样合格后办理排污许可证）；4、店招设置许可证（工商、城管、有些地区还需规划）；5、食品卫生许可证（工程施工完成设施设备到位验收合格拍照后发证）；6、商场卫生许可证（和食品卫生一起办理）；7、药品零售许可证（场地设施到位验收合格发证）；8、食盐零售许可证（食品卫生许可证、营业热照领取后发证）；9、营业热照（有些地区要消防验收合格才给予办理）10、组织机构代码证；11、税务登记证（国税、地税）2.11.2 财务部负责税务登记，银行开户的办理，同时负责银行信用卡POS机的安装联系以及零钞与发票的准备。发展部负责协助门店进行促销场地的审批，营运部负责过街横幅等相关企划内容的审批。以上工作均应在开业前完成。2.12 配送中心集货、发货 配送中心根据开业所需商品的订单按开业计划确定的日程进行集货、发货作业。集货、发货工作以配送中心为主、门店可以派员参加。为提高仓库利用率，配送中心新开门店的集发货可利用中转通过的方式进行。配送中心应将供应商未到货情况及时反馈给商品综合管理部，商品综合管理部应重新落实货源或选择替代品连同门店的二次要货目录再发定单。 配送中心发货后，及时向门店提供相关单据，以便门店核对。配送中心在安排集发货时，应与门店、商品综合管理部协调，尽量做到按类收发以方便门店收货和上货。2.13 商品陈列上架商品陈列的开始时间最迟应在开业前15天。营运部陈列指导人员在新店商品目录定稿时制作商品陈列棚割图，前期对商品陈列进行有效规划。根据陈列棚割图负责对门店商品陈列开展指导工作，同时要求新店员工根据棚割图自行陈列，加快员工对商品的认知和技能的掌握，并由营运部对门店的商品陈列进行监控与验收。2.14 门店筹备开业期间的管理工作 新开门店管理人员在店长的主持下进行合理分工，各负其责，不允许推诿拖怠。新店开业前实行出入证管理制度，临时施工人员，厂方上货人员均应凭证出入，临时出入证应登记编号，收取10元押金。无证不得进入卖场（含总部人员），此项制度我方接收场地时开始实行。2.15 开业前检查 待全部商品陈列到位，POS机安装完成后，即应由门店对卖场所有商品进行验码。对无法验码商品，若因打码、商品信息录入等原因造成，应立即纠正。若该商品本身无电脑信息，无法销售，门店应立即对其做撤架处理，并立即通知商品管理部，确保开业时商品正常销售。 门店开业前一天在确认各项工作已完成的前提下,可进行开业预演，包括POS机运行,迎送宾的演习等。营运部营运专员根据要求，在开业前对门店进行一次全面检查和监督整改(详见附件一) 2.16 开业 在各项检查确认后,门店可进入开业程序。开业前，人力资源部根据营运部提出的帮忙人员需求负责落实开业帮忙人员（包括防损员、收银员、理货员等）的到位。开业帮忙人员在新店开业期间对门店开展帮忙工作。新店开铺负责人负责对新门店在开业期间营运管理中存在问题提出书面营运建议，由店长负责整改。营运部分管业态经理全面协调开业现场。发展部协助门店负责邀请开业典礼参加领导。信息部、工程部应派员在现场协助门店做好各种突发事件处理工作。附件一：新店开业检查表2.17 投资管理投资的监控管理是非常重要的，投资管理员自始至终应参与门店投资全过程，并负责投资测算，评估和监控的责任。2.18 其他 确保开业进度表和卖场布局图的权威性，开业进度表和卖场规划一经确定，必须严格执行，若中途发现明显的不合理或有特殊情况确需变更，必须提交营运分管副总经理审批，并由营运部以工作联系单的形式通知相关部门进行更改。2.19 资料归档管理2.19.1需向办公室归档资料：新开门店选址调查资料、新开门店投资匡算、合资经营公司章程、协议、验资报告、房屋（经营场地）租赁协议（复印件）、新开门店定位市调报告、新开门店投资预算（包括土建、安装、营运设备、计算机网络设备、卖场装饰、广告宣传策划等预算）、新开门店追加投资预算审批表、新开门店投资决算报告、营业执照复印件、企业代码证、税务登记证等原件存档。2.192需移交门店材料及归档资料：1）开店材料：定位市调报告、开业进度表、卖场布局图、装饰设计图、开业企划案、邮报专刊内容、招聘计划、培训计划、商品目录等。2）营业执照（副本）、公共场所卫生许可证（正副本）、食品卫生许可证（正副本）、烟草零售许可证（正副本）、外烟零售许可证（正副本）、排污许可证（正副