公司管理制度汇编2012版(12、企划管理制度).doc

第十二章 企划管理制度第一节 促销活动分类1、促销形式分类根据提升销售和提升形象及聚客力的不同，将企划活动（以下也称促销活动）从类型上分为商品类活动(SP)和公关类活动(PR)。1.l商品类活动以提升销售为直接目的，通过包括但不限于满减、满返、满用、直接折扣、多倍积分、满换等形式组织的，涉及到商品销售折扣变化的活动，统称为商品类活动(SP)。1.1.1满减：购物满一定额度即可减免一定金额现金，如满100元减50元，相当于直接给予销售折扣，但必须是满一定金额才能享受到；作为*最常用的促销手段之一，可用于开业、店庆或其它大中型活动中；1.1.2满返：购物满一定金额即可返送一定金额购物礼券，如满100元返50元礼券，该礼券设有有效使用期、指定购买商品的范围等使用限制；作为*最常用的促销手段之一，可用于开业、店庆或其它大中型活动，组织该类活动需注意当地政府部门对返券活动是否允许等具体规定；1.1.3折扣：直接对全场或某些品类或某些特定商品进行折扣销售，如服饰类品牌（个别品牌除外）全场5折。该活动只要购物无须满一定金额即可享受，属明折明扣，但对于客单价提升作用一般不如满换和满返；1.1.4满用：购物满一定额度方可使用现金抵用券，如满100元用50元，一般提前将现金抵用券发给顾客，并对有效期和指定购买商品范围作出限定。该类活动属DM直销性质，可作为平时常规性活动以DM形式邮寄给会员，作为会员将来的消费储备；1.1.5多倍积分：针对某些品类在一定时间内会员购物可享受2倍及以上的积分，会员卡内的积分可兑换相应面值的购物券或指定礼品；该活动一般属于会员答谢活动，需注意会员卡积分兑换的有效时间设定，如积分直接返为礼券，同样需计算相应毛利损失；1.1.6满换：用一定金额现金可直接兑换商场有效消费期内使用的更大面额的购物券，如满300换500购物券，顾客可凭购物券在有效期内消费；该活动适用于较大力度的促销活动，需注意有效使用期限及指定购买商品的范围等限制，需计算毛利损失。l.2公关类活动以提升商场聚客力和形象为目的，通过包括但不限于赠礼、抽奖、主题事件、公益活动、慈善活动等形式组织的，涉及到商场人气、形象、社会美誉度、顾客满意度等指标的活动，统称为公关类活动(PR)。1.2.1赠礼：购物满一定金额即可赠送某一价值的指定礼品，如满100元赠送价值30元蜂蜜一罐等，礼品通常限量，赠完即止；此活动与商品类活动互为补充，能有效影响和控制当期活动的客单价，适用于各类促销活动；1.2.2抽奖：购物满一定金额即可赠送抽奖券，在特定时间进行现场或非现场抽奖，最终抽取几个级别的奖品。如满200元可获抽奖券1张，单张小票最多5张，最高奖金额不得超过5000元；举办此活动，需注意国家或当地广告法规对最高奖金额的约束；1.2.3主题事件：通过制造由顾客参与的非购物性活动来吸聚人气，并获得媒体的报道支持，如时尚发布秀、单身白领相亲会、摸车大赛等；此活动为大中型活动的助兴活动，举行时需注意对*独有时尚生活方式的传播，同时注意安全性，大型事件营销原则上每年举办不超过2次，并依据举办规模、性质等向当地有关部门审批及报备；1.2.4公益活动：倡导环保、推广传统文化等非赢利性的承担社会责任的活动，如发放环保购物袋、组织回收废旧电池、环保时尚形象大使的评选等。此活动可单独举行，也借助大型或特大型活动周期进行，以公益包装进行事件营销，赋予促销活动以更大的影响力和传播力，可结合当地相关部门共同举行，如需要也应进行审批及报备；1.2.5慈善活动：教育、扶贫、救助弱势群体等各类捐助活动，慈善应是*各店常年坚持做的重要活动；此活动可单独举行，也借助大型或特大型活动周期进行，以公益包装进行事件营销，赋予促销活动以更大的影响力和传播力。2、促销规模分类根据活动规模，将促销活动划分为特大型、大型、中型和小型四类，划分标准有两种：一是企划费用标准，即满足一定费用额度即为某类活动，一是节日标准，规定不同节日活动分属不同规模类型的活动。2.1特大型活动2.1.1企划费用在50万元以上的活动，可直接定义为特大型活动；2.1.2节日活动：开业和店庆；(l)开业：针对初次营业的整合营销活动，对于各店只有1次，分为两个阶段，一是开业日前的宣传推广，二是开业相关的宣传推广和促销活动；(2)店庆：整个年度最重要的营销活动，活动至少历时一个月，费用预算约在80万元左右，销售贡献可在全年20%左右；备注：开业和店庆时间一致，但不会在同一年度出现。2.2大型活动2.1.1企划费用在30万一50万元（含）之间的活动，可直接定义为大型活动；2.1.2节日活动：春节、五一、年中庆、十一、圣诞元旦；上述5个例行时段的促销活动均定义为大型活动，平均每个活动的费用约为40万（各店根据实际上下浮动10%）。其中年中庆费用可为50万，为最高；五一活动费用可为20万元，为最低。2.3中型活动2.3.1企划预算费用在10万一30万元（含）之间的活动，可直接定义为中型活动；2.3.2节日活动： 传统节日、独立购物节及各地公司当地最具影响力的节庆活动等。2.4小型活动企划费用在10万元（含）以下的活动，可直接定义为小型活动。第二节 企划活动预算管理1、年度计划和年度预算的编制1.1年度企划预算包括广宣费用、美陈费用、活动礼品费用、印刷制作费用等，每年11月30日前须制定完成并提交下一年度的企划大纲和年度预算；1.2年度企划大纲及预算的内容1.2.1年度企划大纲要有明确的年度营销主题和经营方针，并按照特大型、大型、中型及小型活动的具体组织为主线编制计划和预算，分为促销活动、广告宣传、美陈布置、设计制作、总部分摊、其它机动性预留等几个版块；1.2.2关于全年预算配比(1)按预算项目划分，根据目前*品牌知名度和商场形象处于初级阶段的现状，原则上对广宣、美陈、活动及礼品、设计制作、机动性预留作以下配比安排：A广宣费用（公共媒体、社区媒体等费用）占比全年企划总预算不超过40%；B美陈费用（各类美陈设计、制作、安装及维护费用）占比全年企划总预算不低于20%；C活动费用（赠品、奖品、礼品、场地租赁、冠名、赞助等费用）占比全年企划总预算不低于30%；D印刷制作（除DM外其他各类印刷及制作费用）占比全年企划总预算的5%左右；E机动性预留占比全年企划总预算的5%左右。(2)按照活动版块划分配比预算A特大型的店庆活动费用占比全年总预算的20%（开业活动预算同店庆）；B春节、五一、年中庆、十一、圣诞元旦5个大型活动占比全年总预算的40%；C中型活动占比全年总预算的20%；D小型活动占比全年总预算的8%；E固定费用占比全年总预算的7%；F机动性预留占比全年总预算的5%。(3)以上预算配比，各店可根据当地实际情况，进行适度浮动性调配。1.2.3年度企划大纲及预算应有明确的全年企划目标和销售指标，并按活动及预算版块对目标进行分解和量化。2、季度计划和季度预算的编制2.1季度活动开始前1个月的15日前须制定完成并提交季度的活动计划和预算方案；2.2季度企划活动及预算的内容2.2.1按照活动主题、活动周期、预计销售、费用预算、投入产出比和销售提升率等内容构成来设计季度促销活动计划；2.2.2按照预计销售、毛利、毛利率、促销利润等内容，结合费用明细配比和季度活动费率，进行投入产出分析。第三节 促销活动策划管理1、基本规定1.1特大及大中型促销活动因其市场环境和特点已很明确，由各地公司企划部策划和提报，若是全国联动大型促销活动，由公司企划部策划提报；临时促销因其有一定的时效性，有关商品品牌及品类的活动由商品部提出需求，文化类的活动由企划部提出需求，服务类的活动由营运部或客服部提出需求，其它活动由各部门将意见提报给总经理或分管副总后确定；所有活动的具体策划、预算申报、组织、评估都由企划部统一协调落实；1.2所有企划促销活动必须经过由企划、营运、商品、财务、客服等部门参与的促销专题会议讨论确定，会议由各地公司总经理组织并主持，若为全国性活动则由公司分管副总经理组织并主持；1.3根据发展和品牌推广需要，每年不定期组织全国联动大型促销活动，由公司企划部推动，商品部和营运部配合；1.4在各店特大型和大型活动中，必须举办以形成品牌影响力的文化活动，通过深化商场形象传播达到提升*品牌认知度和社会满意度的目的；1.5各地公司在策划活动时要注意考虑当地时令、节庆、消费者购物习性等因素，制定科学的活动策划。2、促销活动市场调研2.1在企划促销方案制订前，必须进行市场调研和相关信息收集；2.2针对大型和特大型促销活动方案，须对竞争对手此类活动的促销手段、宣传推广方式、美陈布置特点、商场品牌的活动参与、销售和毛利状况等信息进行全面搜集，对当地市场环境状况以及顾客的节日消费习性和特点进行深入了解；2.3针对中型、小型活动的调研，对竞争对手此类活动的主要特点进行信息搜集和分析，对当地顾客节日消费习性和特点进行了解。3、促销主题和活动周期3.1关于促销主题主题营销已是目前企划的一个趋势，利用长期坚持的活动主题特色打造自身营销品牌，对于商场的品牌建设和促销影响力作用明显。促销主题的确定必须与当期促销的核心目的（主要有扩大品牌影响力、提升人气、促进销售和提高顾客满意度等）和主诉求消费群体定位高度一致。促销主题的文字表述要高度提炼、简洁明了、易于记忆；3.1.1制定年度主题(1)首先，根据全年的企划方针和时尚流行趋势的变化，明确一个全年的主题；(2)明确了年度主题后，接下来的促销活动就以这样的主题线索来包装，贯穿全年。3.1.2制定季度主题根据春、夏、秋、冬四季时尚变化和潮流特点，制定不同的季节性促销主题，充分展现*引领时尚的定位特色。3.1.3制定单个活动主题(1)明确的活动主题不应该是单纯告知顾客购买商品的优惠力度，更是商场传达自身生活方式和价值理念的首要载体，因此在制定单个活动主题特别是大中型以上活动主题时，须以情感式的、时尚生活方式或事件包装的卖点体现，而以商品类活动的主要内容辅之，如“冬日恋歌全场满100返50”等；(2)对于店庆这样特大型活动，整体的主题包装应该是一件具有新闻价值的公益事件，如“我们的绿色梦想”，再配合以系列环保公益活动、环保时尚之星的评选活动等，制造悬念，引发社会关注；(3)对于特定品类的促销活动，可根据品类的特点制定促销主题。3.2关于活动周期3.2.1特大型活动：开业活动和店庆活动周期在30天至45天之间，前期活动预热以事件或公益性活动的开启作为预热，分阶段推进商品促销活动最后形成促销高潮；3.2.2大型活动：春节、圣诞元旦活动周期在21天左右，年中庆、十一活动周期在2周左右，五一活动周期l周左右。对于周期在21天以上的活动同样需要事件营销进行前期预热和贯穿；3.2.3中型活动：活动周期在9天以内；3.2.4小型活动：活动周期在3天以内。4、促销活动期的业绩指标4.1销售指标销售指标是促销活动特别是商品类活动的第一指标，销售指标制定的参考依据是同比销售、环比销售、综合费率等；对于开业1年以上的商场，主要参考同比销售做相应提升指标；开业1年以下的商场主要参考环比销售做提升指标；尚未开业的主要参考费率在预算不变的情况下，努力提升销售降低费率。4.2毛利指标毛利指标制定的参考依据主要是同比毛利、环比毛利的提升，该指标可根据促销活动主要实现目标的不同而做相应要求。4.3促销利润促销利润是指由促销活动产生的毛利减去活动企划费用后的利润，该指标可根据促销活动主要实现目标的不同而做相应要求。4.4形象指标形象指标也可以叫做品牌建设指标，对于一些大中型、特大型活动，除却销售、利润等指标外，品牌建设指标也不可或缺。该指标主要考核以下内容：商场人气、形象时尚度、社会美誉度、顾客满意度等。4.5顾客满意度指标该指标主要衡量顾客对于服务、商品、营销活动、增值体验、环境等方面的满意程度，促销活动特别是中型以上活动须设立顾客满意度提升指标，即通过持续的活动举办使顾客满意度得以持续提升。4.6其它指标主要指是否符合时尚中高端定位、持续性发展要求及其它的相应指标。5、促销活动的制订5.1企划促销计划与方案的制订须严格保守商业机密。5.2促销活动的构成5.2.1特大型活动(1)活动方案的制订A公益性慈善性的公关活动(PR)作为预热，并贯穿活动期；B商品类活动(SP)在活动中期开始分阶段推进，最后集中爆发。(2)主题美陈方案的制订至少应该是一套节日基础视觉+一个大型景观+八个中型景观的组合美陈，具体视商场实际情况提报确定。(3)广宣方案的制订A结合事件营销(PR)在公共媒体从预热开始启动宣传，并贯穿活动期；B报纸、广播、户外等公共媒体的广告宣传合理投放，在制订公共媒体投放计划时要充分考虑整个公司广场的聚客能力，合理借势发力；C短信、DM、影视贴片、社区媒介的大规模投放。(4)询价及预算的编制符合活动预算编制的基本要求。(5)促销活动企划案的撰写A至少提前3个月开始分别召开企划部门内部交流会、分公司各部门交流会、公司参加的交流会，明确活动方案。该类活动公司企划部全程参与，共同策划、组织实施；B由企划部市场主管主笔撰写企划案，公关主管、美陈主管协助完成。5.2.2大型活动(1)活动方案的制订A主题事件(PR)作为预热，并贯穿活动期；B商品类活动(SP)在活动中后期集中爆发。(2)主题美陈方案的制订主要是春节、圣诞元旦：一套节日基础视觉+一个大型景观+四个中型景观的组合美陈，具体视商场实际情况提报确定。(3)广宣方案的制订A结合事件营销(PR)在公共媒体从预热开始启动宣传，并贯穿活动期；B报纸、广播、户外等公共媒体的广告宣传合理投放，在制订公共媒体投放计划时要充分考虑整个公司广场的聚客能力，合理借势发力；C短信、DM、影视贴片、社区媒介的较大规模投放。(4)询价及预算的编制符合活动预算编制的基本要求。(5)促销活动企划案的撰写A提前2个月开始分别召开企划部门内部交流会、分公司各部门交流会、公司参加的交流会（根据需要），明确活动方案。公司企划部进行实际指导，并根据具体情况选择性参加某些活动全程组织；B由部门市场主管主笔撰写企划案，公关主管、美陈主管协助完成。5.2.3中型活动(1)活动方案的制订主题事件(PR)与商品类活动(SP)相互结合，同时推进，也可只做SP活动，但要有氛围营造。(2)主题美陈方案的制订根据各地公司当地习俗配套以节日基础视觉。(3)广宣方案的制订A以短信、DM、社区媒介等的投放为主；B适当从少选择报纸、广播、户外等公共媒体的广告投放。(4)询价及预算的编制符合活动预算编制的基本要求。(5)促销活动企划案的撰写A至少提前1个月开始分别召开企划部门内部交流会、分公司各部门交流会，明确活动方案；B由部门市场主管主笔撰写企划案。5.2.4小型活动(1)活动方案的制订主要以营造氛围为主，可针对节日的特定人群进行特定品类的SP活动。(2)主题美陈方案的制订各地公司可根据当地习俗配套做简单节日视觉，不做具体要求。(3)广宣方案的制订仅以短信、DM、社区媒介等进行少量投放，有的活动仅短信投放即可。(4)询价及预算的编制符合活动预算编制的基本要求。(5)促销活动企划案的撰写A至少提前2周开始分别召开企划部门内部交流会、分公司各部门交流会，明确活动方案；B由部门市场主管主笔撰写企划案。5.2.5其它活动(1)换季商品活动可根据时间节点放置在相关大、中型活动中；(2)由公司组织的大型活动或其它应急性活动根据活动分类做相应安排。第四节 促销活动审批管理1、基本规定1.1各地公司必须于每年11月30日前完成下一年度企划促销大纲及预算，每季度最后一个月的15日前完成下一季促销计划及预算，经总经理审核后上报公司审批。所有促销活动必须按照有关权限提前申报，得到批准后方可执行。公司审批时限原则上不超过5个工作日，其中每个审批人的审批时限最长不得超过公司OA审批时限相关规定的要求；1.2公司总经理主要负责核定全年预算计划及结构配比，公司企划部主要负责核定并监控季度预算计划及结构配比，各地公司总经理及企划部负责当地公司企划预算的具体使用并对结果负责；1.3全年企划大纲及预算计划，每年由各地公司提报最后经由公司总经理集中核准，相关规定参照公司财务预算管理制度，经审批后下达执行。特大型活动的立项审批由公司总经理批准，大型活动的立项审批由公司分管业务副总经理批准，中型活动由各地公司提报由公司企划部总经理批准，小型活动由各地公司总经理直接批准；1.4公司提供有关媒体、采购、点对点投放、美陈等格式化合同，各地公司企划部与合作单位一次性签定年度合同，每年向公司报批1次，具体内容变化可单附商务条款加以约定，由各地公司总经理直接批准。通过招投标确定的长期外协单位并签订长期合作合同的，合同期内，单次合作协议由各地公司总经理直接批准；1.5对于已经通过了立项预算审批、活动内容审批、合同审批及结算审批的实际付款，必须严格按照公司财务审批制度要求办理；1.6外协单位招投标管理1.6.1公司和各地公司所有长期外协单位合作，必须进行招投标；1.6.2将外协单位的合作纳入年度考核，对于没有通过考核的外协单位，3年内不得参加*系统内所有的招标及合作；1.6.3外协单位在招投标及合作过程中，如有向*工作人员行贿，一经查实，除赔偿由此造成的损失外，在原合作总价基础上让利20%；情节严重者取消合作，并由外协单位承担由此给公司造成的所有损失；1.7其它审批权限详见及公司财务管理制度；1.8所有审批事项均通过OA进行，提交人须简明扼要的表述清晰审批事项的事由、性质、条件、用处、效果等。2、预算审批流程2.1年度预算审批参照财务管理制度执行。2.2季度预算审批2.1.1与年度预算一致的季度预算各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理。备注：以上审批在合同和付款审批时作为相关流程。2.1.2与年度预算不一致的季度预算各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理公司分管企划副总经理公司财务部总经理公司分管财务副总经理。3、立项审批流程3.1特大型活动3.1.1审批流程各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理公司分管企划副总经理公司总经理。备注：以上审批在合同和付款审批时作为相关流程。3.1.2报审材料要求(1)内容要求A投入产出测算表；B活动企划方案（含美陈方案、活动执行案、宣传推广方案三个部分）；C参与活动的品牌结算政策、参与力度和其他配合活动。(2)时间要求至少在活动开始前一个月获得审批，获批后不得改动投入与产出的计划。3.2大型活动3.2.1审批流程各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理公司分管企划副总经理以上审批在合同和付款审批时作为相关流程；备注：要求大型活动与季度预算一致，否则审批到公司总经理。以上审批在合同和付款审批时作为相关流程。3.2.2报审材料要求(1)内容要求A投入产出测算表；B活动企划方案（含美陈方案、活动执行案、宣传推广方案三个部分）；C参与活动的品牌结算政策、参与力度和其他配合活动。(2)时间要求至少在活动开始前两周获得审批，获批后不得改动投入与产出的计划。3.3中型活动3.3.1审批流程各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理以上审批在合同和付款审批时作为相关流程；备注：要求中型活动与季度预算一致，否则审批到公司分管副总经理。以上审批在合同和付款审批时作为相关流程。3.3.2报审材料要求(1)内容要求活动计划和投入产出测算表。(2)时间要求至少在活动开始前一周获得审批，获批后不得改动投入与产出的计划。3.3小型活动3.3.1审批流程各地公司企划部市场主管各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理抄送公司企划部。备注：要求小型活动与季度预算一致，否则审批到公司企划部总经理。3.3.2活动注意事项由各地公司自行规定。4、招投标流程关于招投标工作流程严格按照公司成本管理制度执行。5、企划合同审批流程关于合同管理及审批，严格按照公司合同管理制度执行。6、企划付款审批流程6.1活动结束后的企划结算审批各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理。6.2实际付款审批6.2.1报审要求须有企划结算表审批文件。6.2.2审批流程各地公司企划部结算主管各地公司企划部经理各地公司财务部经理各地公司总经理公司财务部总经理（如需）公司分管财务副总经理（如需）公司总经理（如需）分管副总裁（如需）；备注：与结算表不一致的，一律不得支出；合同预付款凭合同正本根据财务授权额度按本流程实施。7、企划总结提报审批流程各地公司企划部各地公司分管副总经理各地公司总经理公司企划部市场经理公司企划部总经理；备注：季度及大型以上（含）活动总结报告，需在活动结束后4日内提交。第五节 促销活动实施管理1、活动培训管理1.1培训分类及实施1.1.1方案宣讲培训活动前采取逐级培训，由营运部经理负责向各楼层经理进行活动方案的宣讲培训，各楼层经理对专柜导购实施宣讲培训，培训内容为方案主要内容、品牌参加情况等。1.1.2投诉处理培训客服部集中对客服人员实施因活动可能造成的顾客投诉处理培训，培训主要内容为宣讲活动内容、顾客投诉解答、投诉处理礼品准备等。1.1.3收银培训财务部集中对收银员进行活动方案中涉及到收银问题的宣讲培训，培训内容为方案宣讲活动内容、收发券情况、礼品赠送情况及其它突发事件处理等。1.1.4其它培训在活动执行之前，还要组织物管部进行安全保卫、卫生保洁及突发事件处理培训等相关培训以及各部门内部活动方案宣讲及活动配合培训。1.2培训效果检查1.2.1由企划部组织各相关部门在活动开始前一天进行模拟性的培训效果自查；1.2.2人力资源部负责全面检查培训效果，查缺补漏，确保活动圆满执行。2、活动执行管理2.1部门职责分工P298（0970）2.2活动执行案的撰写2.2.1活动执行案撰写由企划部市场主管负责；2.2.2执行案在原初案基础上，增加以下内容：A活动细则和现场操作流程；B各个部门的具体分工职责、到位时间、具体负责人和跟进入；C美陈、广宣、制作等具体的单项价格明细及费用汇总；D其它具体内容。2.3现场管理和动态调整各地公司营运部是现场管理的主要负责部门，企划部是现场活动的跟进、效果检查及调整部门，如根据实际情况，需对活动进行局部调整，由营运部发起需求，经总经理批准后，由企划部组织修改方案并协调落实。第六节 促销活动总结管理1、评估总结基本规定企划促销活动实施后，各地公司按季度和大型（含）以上活动两个范畴提交总结。在季度结束以及大型（含）以上活动结束后的4天内，由各地公司企划部负责撰写活动总结报告，将报告交各地公司分管副总经理和总经理审批后，报公司企划部。上次活动总结未报之前，公司不再审批新的企划活动方案。2、评估总结具体内容2.1费用的评估：预算费用与实际费用的比较、分析，超支的说明；并按媒介宣传费、美陈制作费、活动促销费、平面制作费及费用回收五项归类；2.2销售的评估：活动前销售与活动中销售的对比分析及与同期销售的对比分析；2.3客流的评估：活动前的客流、活动中的客流及同期客流；2.4商品活动力度的评估；2.5美陈的评估：创意、美感、时间、工作量、顾客满意度；2.6媒体效果运用的评估：时间、形式、媒体选择等；2.7同行业反应情况分析；2.8活动成效、不足以及改进方法等；2.9活动声像、图片、文本样稿等资料应予存档并报公司备案。3、金牌活动评选3.1上述活动总结按季度提交，除此之外，各地公司每月10日前仍须提交上月促销活动概况表和预决算表至公司企划部；3.2公司企划部根据各地活动策划及总结提交情况，组织专门活动评审，评选季度金牌活动，并向获奖公司企划部颁发奖励，年底组织年度金牌活动评选及颁奖。4、档案管理4.1档案管理是活动总结的重要环节，针对中型（含）以上活动，活动结束后进行总结时，企划部应由专人（企划助理）负责档案管理工作；4.2档案类别(1)实物档案：经主管领导签字确认的活动方案及总结的打印文本，活动图片及影像刻录的光盘及母带，媒体报道及报纸广告的原件和复印件，广告宣传、制作品等；(2)电子档案：活动方案、总结文本、活动现场图片资料、活动声像资料、媒体报道及报纸广告的扫描存盘、广告宣传、制作品的设计稿等。4.3档案管理规范(1)在活动结束后5工作日内，进行实物档案和电子档案的收集、整理、归类和存档，重要电子档案应及时传送公司企划部，以备网站和杂志等形式的宣传；(2)档案保存期过3年，经各地公司总经理确认无须留存后，可进行清理；(3)所有企划档案的内部交流和查阅须经企划部经理批准，凡是需要对公司外部发送须经分管企划副总经理批准。第七节 促销活动结算管理l、所有企划费用的结算工作由企划部负责；2、每档活动结束后7天内，企划部必须编制当档活动企划费用结算表，并按照财务管理制度提交审核；活动总结提交审批后方可进行活动结算审批，结算表审批后方可进行单笔费用的实际付款申请；凭业已经过批准的结算表，单笔费用的付款申请根据公司财务管理制度执行；3、结算工作必须按照合同规定的条款进行；4、结算时必须收集齐所有的合同（协议）、立项审批单、企划费用结算表、付款审批单（列明相关付款依据）、资料、附件及其它审批文件；5、企划部应建立结算台账，每笔款项支付后，登记付款信息；6、结算付款原则上避免采用现金的形式；7、其他关于结算、付款的规定参照财务管理制度执行。第八节 宣传事务分类1、媒体资源管理1.l公司媒体资源包括内部媒体和外部媒体；内部媒体是指在企业内部发行的刊物及公司门户网站，目前具体包括公司网站、*杂志以及网站、公司通讯；外部媒体是公司或各地公司所有的对外信息发布的所有非内部媒体；1.2各地公司企划部是媒体资源管理的业务部门，负责媒体管理各项业务的运作、实施、评估和总结；1.2.1外部媒体管理(1)媒体选择：选择前需要经过媒体的市场调研，根据自身的定位与市场特点进行选择；媒体选择后需要与合作媒体签订合作协议；(2)媒体管理：企划部须有专人负责外部媒体业务运作及管理工作，提高媒体作为公司及商场宣传推广渠道的效果；(3)媒体评估：每年末各地公司都必须对合作的媒体进行一次评估，作为下一年媒体合作的主要依据；(4)媒体费用结算必须符合及公司相关财务规定。1.2.2内部媒体管理(l)公司企划部负责内刊的设计、组稿、编辑、排版、印刷和发行；(2)内刊版式及内容由总编负责审查，经公司企划部总经理审定后定稿；(3)公司企划部负责公司门户网站的编辑、设计、制作和管理；(4)公司门户网站是除官方网站以外代表*在网络上发布信息的唯一官方平台，公司各部门及各地公司不得自建网站，如确实因工作需要建立网站的，须经分管副总裁批准后方可建立；(5)网站的维护和更新工作由公司企划部负责，各地公司应充分利用好网络资源，及时发布和更新各类商品、促销等信息；(6)除促销和商品信息外，公司各部门及各地公司在网站上发布的其他信息须由公司企划部编辑与审核；(7)公司企划部负责监控企业品牌在网络上的传播效果并维护*在网络上的舆论安全。2、新闻及广告发布管理2.1所有对外的新闻稿件均由企划部负责撰写和组织，其中涉及到主动发布的新闻稿件在发，布前必须取得公司企划部的书面审批，如果涉及的对外形象宣传的事项，须经企业文化部核准；2.2企划部须与当地媒体建立良好合作关系，除广告发布外，还需与媒体建立关于图片新闻、软性新闻、促销信息、公关活动等系列无需支付广告费的合作，争取最大化的企业宣传支持；2.3媒体平面广告稿须经各地公司总经理审批后方能发布；2.4费用总额超过相关规定的媒体发布项目执行公司成本管理规定；2.5媒体监测2.5.1企划部应指定专人收集报纸、电视、网络等媒体对于*的报道、广告等信息；其中平面报纸必须整张收集；2.5.2企划部应指定专人收集竞争商场在各类媒体上的报道和相关信息；2.5.3对广告投放媒体应进行效果评估与总结，为下次媒体投放提供支持；2.5.4对收集到的媒体自发报道内容加以研判分析整理，总结媒体关注角度，为新闻发布和回答记者提问提供参考。2.6新闻发言及采访制度2.6.1公司及各地公司总经理应指定专人负责本公司宣传工作，并作为本公司专职对外发言人，所有涉及公司形象、业务策略、经营状况的信息，必须由专职发言人进行发布，或由其他授权人员按专职发言人确定的宣传词（宣传口径）进行发布；2.6.2公司企划部负责拟定企业宣传词，经公司总经理审核批准后，由公司企划部统一发布，公司各部门及各地公司在对内、对外宣传工作中必须统一、准确地使用经批准的宣传词，不得随意更改；2.6.3公司人员及各地公司总经理接受媒体采访，须报公司总经理批准；各地公司人员接受媒体采访，须报各地公司总经理批准；2.6.4公司及各地公司所有发布的广告，均需加入“*诚聘英才，详情请登陆：WWW.*.”内容。3、危机公关管理3.1发生公关危机等负面报道时，各地公司企划部应在第一时间上报公司企划部，属重大事件的应在2小时内将所发生的情况上报，并同时报至公司分管副总经理、总经理，必要时由公司总经理报至公司领导；3.2其他规定请参考风险管理制度的相关内容。第九节 宣传信息发布管理1、信息发布分工职责1.1涉及公司经营信息和所有对外宣传（指外部，不含招聘广告和招标信息发布）的信息发布，由公司企划部统一采编、收集、整理，最终由公司企划部总经理签发后，由公司企划部联系发布；1.2涉及内部媒体宣传的信息发布，由发起部门统一采编、收集、整理，最终由公司企划部总经理签发后，由公司企划部企划助理联系发布；1.3各地公司符合标准的对外宣传，由各地公司企划部上报至各地公司总经理签批发布；不符合标准的对外宣传，则需上报至公司企划部总经理审批；1.4公司各类招标信息的发布由招标经办部门负责将经过批准的招标文件发布在特定媒体上，发布前必须取得该次招标最终审批人的批准；1.5涉及公司各专业领域的经营信息发布，公司企划部总经理可以授权给相应领域负责人审批，但此授权本身必须事先取得公司总经理的批准；1.6公司各部门和各地公司必须指定一个专人作为企业文化通讯员（兼职），负责各部门（公司）企业文化类作品的采编、收集、提交。2、信息发布管理流程2.1内部媒体2.1.1公司网站和(*杂志(l)企业文化类（指员工活动、制度建设、内部会议、公司荣誉、管理心得、散文杂记、摄影采风）各部门（各地公司）企业文化通讯员各部门（各地公司）总经理公司企划部企划助理公司企划部总经理(2)经营信息类（指公司简介、促销活动、公关活动、媒体转载、招商信息、服务信息、新闻发布等非企业文化类信息）各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司总经理公司企划助理公司企划部总经理(3)招标信息类发起部门（公司）发起部门（公司）总经理该招标事项最终审批人公司企划助理公司企划部总经理2.1.2网站和公司通讯(1)企业文化类各部门（公司）企业文化通讯员各部门（公司）总经理公司企划部企划助理公司企划部总经理(2)经营信息类发起部门（公司）发起部门（公司）总经理公司企划部企划助理公司企划部总经理2.2外部媒体2.2.1公司所有对外信息发布，及各地公司内容涉及*或公司整体形象的非标准表述。(l)公司各部门发起部门发起部门总经理公司企划部宣传经理公司企划部总经理(2)各地公司标准表述各地公司企划部各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司总经理(3)各地公司非标准表述各地公司企划部各地公司分管副总经理各地公司总经理公司企划部宣传经理公司企划部总经理2.2.2各地公司所有不涉及*或公司整体形象的非标准表述的信息发布各地公司发起部门各地公司企划部经理各地公司分管副总经理各地公司总经理3、其它：所有审批均须通过OA进行提报。第十节 卖场视觉管理规范1、卖场视觉分类1.1固定视觉它包含卖场内外的警示语、各专柜的形象灯箱、卖场品类分布导购指示灯箱、各种功能区指示系统、共享空间的绿植以及扶梯插板、各门门楣、店内外看板等，此类视觉较为固定，只需按照公司VI要求，及时维护，适时应季作出相应的更换或调整即可。1.2促销活动视觉1.2.1吊旗一般规格为l00x55cm，它是以一季节或一次促销活动的形象设计和主题为基本元素，来营造这一季或这一次活动的整体氛围。1.2.2气氛条一般规格为58Xl0cm，它是提取吊旗的要素改变尺寸而来的，主要是用来增强活动的气氛。1.2.3吊牌一般规格为28x16cm，它是每次活动内容的一个精要部分，直接体现活动的优惠力度，主要用来加强视觉的冲击，达到吸引顾客的目的。1.2.4台卡一般规格为21X29.7cm，它是每次活动较为详细的内容体现，主要用来告知顾客每次活动的品类及操作流程，达到让顾客清楚，明白的消费的目的。1.2.5折扣方牌一般规格为l0cm15cm长方形印刷品，它是针对商品原执行售卖价格，以具体的几折或几点几折为表现手法，用来增强顾客的实惠感和购买信心，达到促进成交率的目的。1.2.6POP纸一般规格为28.Sx42cm，其中眉头约占四分之一。眉头是由气氛条改变尺寸而形成的。1.2.7新款上市方牌一般规格为llx15cm，它是由季节元素改变尺寸而形成的，它简洁明了，用来向顾客展示应季新款主推商品，吸引顾客的好奇和关注。1.2.8特价方牌一般规格为llx15cm，直径的方形印刷品，大规模出清时可以有异形设计。它简洁明了，直接向顾客展示某商品的售卖价格，刺激顾客的购买欲望。1.2.9海报具体规格和材质根据表现形式略有不同，它是经营海报，以烘托气氛、展示经营内容，吸引顾客为主要目的。设计要求注重现场心理攻势，单纯明快，注重总体，灵活多变，同一季节或活动有统一形象，以形成完整的店内气氛。1.2.10价格签用来标示商品价格，一般分为纸质价格签和有机价格排两种，纸质价格签必须按照公司统一设计方案制作，并取得当地物价部门的批准。2、卖场视觉使用规范2.1吊旗以卖场主要通道为基准，天花材质及构造为基础，根据空间的高低，选择不同的悬挂方法，间距在350cm左右，底端与边厅吊眉顶部平齐或略低Scm左右，这样既能较好的营造氛围，又不显的松散；根据各卖场的具体情况，以主通道为重点预埋隐蔽式可伸缩吊旗挂杆基件，需要悬挂时，将吊旗套上挂杆套入基件即可。2.2气氛条、折扣方牌由于人的视觉最佳高度在80200cm之间，因此气氛条及折扣方牌应粘贴在80200cm垂直范围之内。以下根据不同情况作出贴法规范：(1)单组柜台宽度在58cm以下或边沿为圆弧形的仅限使用折扣方牌，要求在同一个立面的两个方牌沿中心垂直一线粘贴，不能交错粘贝占；(2)宽度在58cml00cm之间的气氛条单独使用，并且横向左右对称，竖向中心垂直一线；(3)宽度在100150cm气氛条和折扣方牌相邻，方牌在右但不重叠，且两者顶端在同一水平线上，左右居中，并限贴一组；(4)宽度在150cm以上的气氛条和折扣方牌之间间隔约为20cm且两者顶端在同一水平线上；(5)特殊陈列道具：内衣、袜子允许把气氛条和折扣方牌贴在眉头的下沿，间隔约为30cm且两者顶端在同一水平线上。2.3台卡鉴于其内容较为详细，文字相对气氛条更为繁多，一般人的视力最佳高度在90160cm之间。所以其摆放高度在90160cm范围内。统一放置在专柜打包台上方右侧位置。2.4POP纸POP眉头要随季节或促销活动的变动而及时更换，不得延期使用；POP纸只能装在歌谱架上，不得张贴在货架或悬挂在L架上；歌谱架应统一放置在各专柜面朝通道左边的主入口左侧，画面向外并不得超出踢脚线。2.5海报2.5.1天地杆只能设置在直梯门厅主入口前、促销活动现场、两部扶梯出口右侧、收银台（服务台）右侧、DP点附近和次入口左侧，主入口前厅，其它地点不得设置（专柜内除外），保证不妨碍通道，不影响美观，同一位置禁止使用两个以上的天地杆。一般采用双面KT板，规格为160x60cm，可使用统一的木框作为装饰，画面的至少三分之一为主题形象，其余为其它子活动主题信息，整体应达到简洁明快的要求。2.5.2易拉宝和X展架禁止在卖场内所有区域使用易拉宝和X展架等和卖场档次品质不符的宣传媒介，在场外活动和社区活动中可以少量使用易拉宝和X展架，规格为160x60cm。2.5.3L架通常情况下，除了集中特卖活动区外，在卖场公共区域内包括专柜禁止使用L架；小花车统一使用L架夹海报的形式，只允许使用统一型号的白色夹子。专柜内须优先使用台卡、歌谱架等，如确需使用，须单独向企划部提出申请，并统一放置在各专柜面朝通道右边的主入口右侧，画面向外并不得超出踢脚线；L架可悬挂POP或规格为2lx28.5cm寸的小型海报，悬挂物的底端离地1.5M，左右居中，同一区域高低一致，方向一致。2.5.4电梯广告栏每部直梯正对门的广告栏和扶梯两侧静止视线在1.2m和1.8m之间那块广告栏必须用来发布商场信息，其余的可以提供给品牌商有偿使用。2.5.5告示所有告示不得使用手绘海报，其设计必须符合公司VI要求，文字内容必须经分管副总经理确认后才能发布；严禁直接张贴在玻璃门上，也不得使用易拉宝，鼓励使用专门的告示板或活动水牌，或使用天地杆。2.5.6新款上市和特价方牌一般直接贴在当款商品的上面，根据商品和陈列方式不同，分别贴在不同部位：悬挂式陈列时，上衣的正面的右胸，裤子正面的右上口袋外，内衣、袜子、领带、饰品等的陈列道具正上方；平放式陈列或柜台陈列时，化妆品、珠宝、钟表的正后方Scm处，男女鞋及其它服装的陈列道具下挡板的正前方。必须注意整个陈列面垂直和水平方面一致。2.5.7吊牌一般只在特定活动中使用，如特殊节日：情人节、妇女节、教师节等特推商品，或特定人群专享活动，如VIP会员、学生、军人等，也可用在需特别强化的商品主推活动中。其形式可以是吊牌也可以是异形贴牌，使用规范同“新款上市”牌。2.5.8价格签所有陈列商品必须做到明码标价，纸质价格签必须放在有机透明材料基座中，有机价格排只能用在使用模特展示的商品上，上衣统一别在正面左侧胸口，裤子或裤裙统一别在左侧裤腰处。3、卖场视觉管理3.1职责分工3.1.1*有限公司企划部负责*旗下所有商场视觉管理制度建设、标准拟订、执行督查、效果评估工作，企划部美陈经理是统筹*视觉管理工作的总负责人；3.1.2各地公司负责所在商场视觉管理制度宣贯、具体执行和自查自纠工作，各地公司分管企划副总经理是统筹所在公司视觉工作的总负责人；3.1.3各地公司企划部负责卖场所有视觉制作物的设计、审批、制作、发布、更新、库存管理工作，并可根据使用规范要求进行督查和处罚；3.1.4各地公司营运部负责卖场所有视觉制作物张贴、陈列、使用、维护、回收、罚金催收工作，并可就时间、形式、数量提出需求和建议；3.1.5各地公司人力资源部负责自有员工罚金扣除工作（如需）和绩效考评；3.1.6各地公司财务部负责品牌商物料工本费和导购员罚金（如需）扣缴工作，并建立专门财务科目管理。3.2管理原则3.2.1固定视觉(l)固定视觉的规划、设计、制作、安装等必须严格按照公司相关制度要求，履行相关审批和报备的流程，如须报政府部门审批的，还应履行相关审批手续，做到手续齐备；每年春调和秋调时，各地公司企划部必须同步对固定视觉系统进行重新规划和调整；(2)各地公司企划部每季度必须联合工程部对店招、户内外箱体广告、卖场内导视系统、门楣至少进行一次安全检查和功能维护，检查的重点是电路、安装牢固和配件紧固情况，功能维护的重点是画面平展和灯管更换；与此同时，须安排物业管理部同步进行保洁工作；(3)各地公司企划部每个月必须联合工程部、物业管理部对卖场内警示系统、导视系统、各种公共区域海报栏和DP点照明系统至少进行一次功能维护，维护的重点是灯管更换、保洁工作；(4)各地公司企划部每两周必须联合行政部对卖场内公共区域的绿植进行重新调整，这种调整必须是可以明显感知的，调整的内容可以是不同品种位置的交叉互换，也可以是更新，但如出现明显的衰败现象，则必须强制更新；(5)卖场内各专柜的固定视觉必须严格按照经企划部确认过的专柜装修方案设置，并由各专柜自行负责安全检查和功能维护，如需增减或改变形式，必须重新报企划部批准后方可实施，其发布内容也应适时应季作出更换或调整，并应事先取得各地公司企划部的批准；各地公司营运部应参照本规范规定对各专柜的固定视觉提出明确的管理要求，并督促落实；(6)上述检查和维护工作，必须填写*XX店固定视觉检查维护单，标明检查时间和内容，记录发现的问题和处理结果，参与检查和维护的人员必须签字确认，最后由分管企划副总经理签发存档；同时企划部美陈主管必须就每一个类别的固定视觉分别建立检查、维护台帐备查。3.