档案管理制度23页管理规范要求.docx

档案管理制度一、基本规定2二、材料归档3(一) 归档范围3(二) 不归档范围5(三) 归档时间6(四) 归档要求6(五) 归档质量8(六) 归档份数8(七) 归档手续8三、分类9四、编号原则10五、档案密级及保管期限15六、统计15七、借阅管理15八、保密要求17九、保管要求18十、鉴定销毁19十一、岗位责任管理20(一) 主管档案工作领导20(二) 专责档案管理员21(三) 各部门负责人21(四) 各部门兼职档案人员22(五) 各专业技术人员23十二、附表23一、 基本规定为规范公司档案管理工作，进一步提高档案管理水平，并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，为公司的经营和发展服务，特制定本制度。(一) 本制度所指的档案，是指公司在房产开发、工程建设活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文件材料和声像资料。(二) 公司档案工作应实行统一领导、分级管理的原则。(三) 公司应成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理公司档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。(四) 各部门应指定兼职档案管理员，负责本部门形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。(五) 公司文件材料的形成和积累，应纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。(六) 档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。(七) 开展档案的鉴定。根据公司档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经公司主管领导批准后进行销毁。(八) 开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案室藏情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施设备情况、档案销毁情况等进行统计。(九) 认真做好档案库房管理。按照防火、防尘、防虫、防高温、防潮湿等防护要求，做好档案库房的管理工作。二、 材料归档主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间、归档要求、归档的质量、归档份数和归档手续。(一) 归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。1. 法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种规章制度等。2. 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地使用证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。3. 办公文件：包括公司内部的各种请示和批复文件、各种申请文件、公司对外发文（各类方案、简报、通知等）、注册年检资料、验资文件、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。4. 公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。5. 计划性文件。包括公司总体计划或规划、发展计划、工作计划、工程进度计划、营销计划、财务计划等。6. 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、各部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。7. 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各类命令、工作指示等。8. 凭证性文件。包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。9. 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表。10. 声像资料。包括反映公司主要职能活动的录音、录像、照片，公司及各部门在其经营活动或其他活动中出外学习、考察时或外部门提供的以声像形式记录下来的各种资料。11. 工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，质量监督手续，工程预决算，工程资料、工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料，以及工程开工、施工、竣工的录音、录像等声像资料。12. 会计档案：有关会计工作的制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书、会计凭证、会计帐簿和会计报表等。会计档案由会计部门自行自行立卷、归档、整理。13. 人事档案：包括各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工绩效考核等相关资料。人事档案由部门自行立卷、归档、整理。14. 其它需要保存的文件材料。(二) 不归档范围1. 上级公司的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2. 本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3. 同级公司的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。(三) 归档时间4. 公司自身形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年第一季度归档。5. 项目文件材料在其竣工后或工程决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。6. 外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。7. 公司员工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。8. 会计档案在会计年度终了后由会计部门自行立卷、整理、归档。9. 人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、整理。10. 特殊载体类文件材料应在工作结束后及时归档。电子文件要与纸质文件归档时间一致。11. 需要随时归档的文件有：物业管理项目交接；公司内部机构变动和职工调动、员工离岗时留在部门或个人手中的文件材料；公司产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。12. 对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。(四) 归档要求1. 归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限，填写移交清单，履行交接手续。2. 归档的文件材料应为原件,因故无原件的应注明原件存放处、经办人、日期。文件材料归档后不得更改。3. 归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，严禁使用易褪色的材料书写，如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等。4. 对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。5. 对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠；对小于A4规格的文件，应按A4规格托裱。6. 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。7. 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。8. 录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版原件、清晰完整。9. 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。(五) 归档质量1. 案卷的装订的质量：案卷装订整齐、牢固，剔除易锈金属装订物（如订书钉、曲别针、大头针），纸张折叠整齐，页面清楚、无污等。2. 案卷标题简洁扼要，案卷内容表达清楚，案卷，填写备考表，注明保管期限。3. 卷内文件目录的质量：每一卷档案均备有卷内文件目录，目录填写清楚，无遗漏卷内文件，目录中档号与文件上的档号相一致等。4. 卷内页码的质量：档案均编有流水页码，每页的页码清晰无误等。5. 档号的质量：每份文件均编有相对应的独立且唯一的档号。档号的编制符合档号编制规范的要求，档号的书写清晰可辨等。(六) 归档份数归档文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。(七) 归档手续向档案室移交档案时，须填写档案交接登记表。归档时交接双方按清单交接清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。三、 分类(一) 根据公司的特点和主要职能，共设置了六大类，分别用英文字母作代字，排列顺序如下：A 行政管理类B 经营管理类C 项目工程类D 设备仪器类D1 综合设备E 会计档案类E1 凭证E2 账簿E2.1 总账、分类账、明细账E2.2 出纳帐、日记账E2.3 其它E3 报表E3.1 年度财务报告E3.2 季、月报E4 其它F 特殊载体类F1 声像档案F1.1 录音F1.2 录像F1.3 照片F1.4 光盘F2 实物档案(二) 每一大类视实际需要分成若干属类，属类间用阿拉伯数字作代字，一级属类、二级属类等依次由左到右排列，各级属类间用“.”分隔。(三) 各大类档案的属类设置，详见档案分类、归档范围及保管期限一览表。四、 编号原则为便于查询，各部门归档时应对资料按其类别进行统一编号，编号原则如下： (一) 行政管理档案，编号模式为：“ 大类代字 +年度+保管期限代号 + 件号”，其中，大类代字：A年度：文件内容针对的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限代号：划分为“永久”和“定期”两大部分，其中定期划分为“30年”、“10年”。件号：以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号，用三位阿拉伯数字标识。编号模式图示如下：大类代字（行政管理类 ）年度（2010年）件号（第1件）保管期限代字（永久 ） A 20101001 (二) 经营管理档案，编号模式为：“大类代字 +年度+保管期限代号 + 件号”，其中，大类代字：B年度：文件内容针对的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限代号：划分为“永久”和“定期”两大部分，其中定期划分为“30年”、“10年”。件号：以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号，用三位阿拉伯数字标识。编号模式图示如下：大类代字（经营管理类 ）年度（2010年）件号（第1件）保管期限代字（永久 ） B 20101001 (三) 项目工程档案，编号模式为：“大类代字 + 项目代号 + 案卷号”，其中，大类代字：C项目代字：按竣工时间先后，按项目顺序编号。案卷号：同一建设项目内案卷排列的序号，用三位阿拉伯数字标识。编号模式如下：项目代号（第1个建设项目）案卷号（第1卷） C 1 001 大类代字（项目工程档案）(四) 设备仪器档案，编号模式为：“ 大类代字 + 设备仪器代号 + 案卷号”，其中，大类代字：D设备仪器代号：设备仪器的编号。案卷号：同一台(套)设备仪器的案卷排列的序号，用三位阿拉伯数字标识。编号模式如下：设备仪器代号（第1台设备仪器）案卷号（第1卷）大类代字（设备仪器档案） D 1 001 (五) 会计档案，编号模式为：“ 大类代字 + 一级属类 + 目录号 + 案卷号”，其中，大类代字：E一级属类：按文件材料的名称设置的属类的代字。目录号：同一属类中目录排列的序号。案卷号：同一属类中案卷排列的序号，用三位阿拉伯数字标识。编号模式图示如下：大类代字（会计档案类 ）目录号（第1本目录）案卷号（第1卷）一级属类（凭证）E 1. 1 001 (六) 特殊载体档案，大类代字：F1. 照片档案编号模式图示如下：张号(第一张)册号(第一册)二级属类(照片一级属类(声像)大类代字(特殊载体) F 1 .1 1 .1 2. 光盘、录音带、录像带档案编号模式如下：大类代字(特殊载体)一级属类(声像)二级属类(光盘)张号(第一张)F 1 . 2 1 3. 实物档案编号模式如下：大类代字(特殊载体)一级属类(实物档案)件号(第一件) F 2 1 五、 档案密级及保管期限所有档案按其重要性及内容划分为绝密、机密、秘密，一般四个等级，各等级代号分别用英文字母A、B、C、D表示。各类档案保管期限如下：行政管理类：永久、30年、10年三种；经营管理类：永久、30年、10年三种；项目工程类：永久、长期、短期三种；设备仪器类：永久、长期两种；会计档案类：永久、3年或5年、15年、25年四种；特殊载体类：永久、长期两种；六、 统计(一) 档案部门应建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案室藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。(二) 档案统计工作应保持连续性。七、 借阅管理(一) 借阅档案须填写档案调阅登记表，密级档案还须填写密级档案调阅申请表，履行相应的手续后方可借阅。(二) 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可作短期外借，最多为7天。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。(三) 借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。严禁对档案进行更改或涂写，对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。(四) 借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其他部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。(五) 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。(六) 调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。(七) 档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。(八) 借阅不同级别的档案审批程序有所不同，具体如下：1. A级档案，由部门经理、主管副总、总经理审批后方可借阅；2. B级档案，由部门经理、主管副总审查批准后方可借阅；3. C级档案，由部门经理审查批准后即可借阅；4. D级档案，不须办理审批手续，可直接借阅。八、 保密要求(一) 档案管理人员应根据不同级别的档案采取相应的保管措施和借阅制度。(二) 档案管理人员不得将密级档案、资料给无关人员阅读，不得与无关人员谈论涉密档案内容。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。(三) 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和主管领导鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。(四) 档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。(五) 经批准销毁的档案材料，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。(六) 公司在职工作人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。九、 保管要求(一) 档案室应加强档案资料的收集工作，接收档案必须认真验收，分门别类，系统整理、登记，并办理交接手续。(二) 案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。(三) 管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。 (四) 档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。 借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。(五) 档案室是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。(六) 档案室须保持适宜的温、湿度，同时必须具备防火、防盗、防虫等应急安全措施。严禁在档案室内吸烟及存放易燃易爆物品。(七) 对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变或虫害等情况，应立即报告领导并及时采取消毒杀虫抢救措施加以处理。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制。(八) 档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。十、 鉴定销毁(一) 档案室的档案鉴定、销毁工作由主管领导组织档案管理部门和有关业务部门负责人组成工作小组实施，鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严”的原则。(二) 各部门在文件材料归档时，应根据公司制定的档案分类、归档范围及保管期限一览表，准确区分档案的保管期限。(三) 对保管期限届满、需销毁的档案，应由档案管理人员提出初步书面意见，经鉴定小组提出鉴定销毁意见，由档案管理员负责编制销毁清单，经主管领导审批后执行。(四) 对批准销毁的档案，只能碎为纸屑或焚毁，不能出卖或作其他用途。(五) 销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册；销毁时，应指定二人以上进行监销，并严格执行保密规定；销毁后，监销人员应在销毁清单上注明“已销”字样、销毁方式及日期，并签名以示负责。(六) 销毁清单一式两份，一份交档案室归档，一份交上级主管领导。销毁鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入档案室，永久保存。十一、 岗位责任管理包括主管档案工作领导、专责档案管理员、各部门负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。(一) 主管档案工作领导1. 统一领导公司档案工作，认真贯彻国家档案法和上级关于档案工作方针、政策、规定在公司的实施。2. 及时协调解决档案工作中存在的问题。3. 负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。4. 负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。5. 审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。6. 适时地召开公司档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法。(二) 专责档案管理员1. 负责公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。 2. 负责各部门档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。 3. 认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。4. 做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。5. 做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。(三) 各部门负责人1. 掌握公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具