浅谈秘书的人际关系.doc

浅谈秘书的人际关系摘 要 人际关系的维系需要诚意与耐心，做为秘书人员在日常的工作和生活中特别要注意秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。那么我们就怎样处理好秘书的人际关系进行谈论。当我们遵照这些法则行事的时候，我相信我们完全有能力成为一名合格的秘书人员关键词 秘书工作 领导 同事 人际关系 下级职能部门秘书是一种特殊的社会角色，秘书人员要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。处理人际关系是一门学问。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。1秘书的人际关系在秘书工作中，人际交往是秘书日常工作中的主要内容，秘书是社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者, 大量的活动都要通过与人交往来完成。但现代的许多秘书人员，因处理不好人际交往而进入误区，影响工作。秘书应如何把握人际交往呢？想要很好的把握人际交往的度量衡，除应遵守基本原则外，更应掌握一些技巧。并在工作中巧妙的运用它，以此来提高自己的工作效率和工作质量，营造良好的工作氛围。 1.1秘书人际交往的类型那么秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢？首先要具备理解和领会的能力：就是要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。学会说话：这是一门学问，是关系人际关系成败的基础。它求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。1.1.1应变能力秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原则不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。 1.1.2学习能力 学习则是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中进步。1.1.3控制自我情绪的能力工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。以上谈到的是秘书个人所需要具备的能力，只有具备一定的个人能力才能处理好复杂的人际关系。1.2秘书与领导、同事、下级之间的关系那么秘书人员在日常的工作中有会出现那些复杂的人际关系呢？我们先来谈论下秘书人员与领导同志之间的关系。1.2.1秘书与领导之间的关系秘书与领导之间；是下级与上级关系，又是同志关系，工作上组织上是从属。秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。秘书要按领导的意图、指示办事，不能代替领导，不能越位。领导对秘书应平等、坦诚相待。1.2.2秘书与同事之间的关系秘书与同事之间的关系；俗语说：一个好汉三个帮。咱们中国的老百姓一向普遍认同“在家靠父母，出门靠朋友”、“朋友多了路好走，多个朋友多条路”的处世原则。实际上，同事跟你一样，也都是普通人，有血有肉有情感，只要用以真心换真心的方式与之相处，是能够成为朋友的。当然，同事朋友毕竟是特定环境下的朋友，与普通意义上的朋友有所不同。跟普通朋友相比，同事朋友之间往往存在既合作又竞争的关系，很多时候还会出现利益冲突。因此，处理好与同事朋友之间的关系，更需要一定的技巧。1.2.3秘书与下级的关系秘书与下级的关系；由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。2秘书与职能部门的关系在各个独立的组织机构中，各个职能部门在领导中枢的指挥和控制下，具体负责某一方面的业务工作，如组织、人事、财务、后勤等等。各职能部门各司其职、互相配合，保证一个组织机构的正常运转，才能保证领导的决策完整准确地得到实施。离开了职能部门，领导中枢和与领导中枢紧密相联的秘书部门就成了空中楼阁。因此，秘书要想履行自己的职责，做好领导交待的工作，不搞好与各职能部门的关系是难以做到的。要处理好与各职能部门的关系，秘书人员应努力做到如下几点：2.1强化部门观念秘书人员虽然接近的是领导，直接辅助领导的工作，常常秉承领导的意图并传达给各职能部门，但实际上秘书部门与各职能部门是相互依赖的，秘书人员与职能部门的一般工作人员同样是平等的同事关系，只不过分工不同、具体职责任务不同、工作空间不同而已。秘书工作的“三服务”指导思想，实际上也适用于此，即秘书部门、秘书人员应为职能部门服务，而切忌因为位置的特殊就自视高人一等，动不动以领导的名义对有关职能部门的人员指手划脚，动辄要求人家如何如何，这样做是不符合秘书的身份和地位的，也极易引起职能部门人员反感。而没有职能部门人员的信赖和配合，不仅秘书的本职工作无法顺利进行，整个单位的工作也将受到影响。主动了解职能部门的情况，体谅职能部门的难处。各职能部门相对自成一体、独挡一面，要完成许多具体而繁杂的工作。平时各职能部门为了搞清领导班子的意图，或向领导反映情况、提出要求等，常常要通过秘书人员与领导联系，或由秘书人员作为中介进行沟通，自然对秘书人员有所求，这是因为工作的需要和秘书人员所处的特殊位置决定的。反过来，秘书人员为了贯彻领导的决策、完成领导交待的具体任务，常常必须依赖于职能部门的支持和具体执行，尤其是在任务紧、领导要求高的情况下，秘书往往对职能部门催得也紧，有时容易忽略职能部门的难处。如果平时不注意向职能部门了解情况，加强通讯和联络，培养信任与感情，而等到有了任务时一味地催促，要求职能部门的人员限时完成，恐怕到时候很难如愿。秘书在和其他职能部门打交道时应该持有的态度和应该注意的问题。2.2建立正常的合作关系秘书平时就要与职能部门的人员多接触，建立正常的合作关系，主动帮助他们与领导沟通，在职责权限允许的范围内帮助职能部门解决工作中的困难，特别要注意平等对待不同职能部门的人员，不搞厚此薄彼，关键时刻才能得到职能部门的积极配合与支持。促进职能部门的协调。当职能部门之间有了矛盾，或为了保证政策、事务等各方面的步调一致，或为了共同完成工作任务，需要各职能部门相互配合协作时，秘书人员常常受领导的指派，出面协调各职能部门之间的关系，解决相互之间的矛盾，这是秘书人员，尤其是高级秘书人员的一项重要任务。在促进职能部门协调的过程中，秘书人员既要忠实于领导的意图，明确协调的基本原则，又要针对具体情况，认真做好被协调各方即不同职能部门的工作，要切实解决他们的问题，消除他们的隔阂，促使他们抛弃成见化解矛盾。这一过程实际上是为职能部门服务的过程。对于秘书人员来说，也是熟悉部门职能、了解部门实情，建立与部门的联系的过程。处理得当，将建立起对工作有利的人际关系，对日后的工作可能长期有用。所以，秘书人员应将促进各职能部门的协调当作自己的职责，主动积极地做好这项工作，并通过做好这项工作，进一步促进各职能部门之间、秘书人员与各职能部门之间的人际关系朝着良性循环的方向发展。3秘书如何处理好与群众的关系这里所说的群众，既包括本单位的下属单位和机构中的一般职工，也包括本单位之外的可能与秘书人员发生联系的各方人员。为群众服务，是“三服务”的一个不可分割的层次。它与为领导服务、为部门服务在目的上是完全一致的。离开了群众，秘书工作将失去重要的依靠，也失去了落脚的基础。因此，秘书人员要有正确的群众观点，要注重与群众的关系，而不能只是眼光朝上，觉得与群众的关系好不好无所谓。处理好秘书人员与群众的关系，应注意以下几点3.1认清自己身份的双重性，摒弃优越感 秘书与群众打交道时，其身份具有双重性。一方面，作为代表个人的秘书，与其他普遍工作人员并没有什么本质的区别，所以秘书不要自以为了不起，看不起群众，产生一种虚幻的优越感，这实际上带有自欺欺人的性质。有的秘书人员利用靠近领导之便，对群众端架子、打官腔，言谈举止旁若无人，甚至以领导自居，狐假虎威。这种人往往是上恭下踞，在群众面前趾高气扬，在领导面前唯唯诺诺、阿谀奉承，是最让人讨厌的。对这种人，群众不可能信任和接受，也就不会向他提供真实情况。另一方面，秘书人员在与群众、特别是外单位的人员打交道时，在一定程度上代表着领导和本单位的形象，因此说话办事、考虑问题都要从领导的角度，从本单位整体利益的角度出发，注意树立和维护良好的形象，而不能因为自己的不恰当言行有损于领导、单位的声誉。3.2虚心向群众学习，诚心与群众交朋友，真心的为群众服务秘书要做好本职工作，需要得到群众的理解和支持，而要赢得这种理解和支持，与群众保持良好的关系，就必须踏踏实实向群众学习，诚心实意地与群众做朋友，全心全意地为群众服务。秘书向群众学习，可以学到书本上学不到的生动知识；秘书与群众交朋友，才能掌握来自群众的第一手材料和真实的工作情况；秘书认真地为群众服务，才能保证上下一心，共同为实现本组织机构的管理目标、完成职能任务而努力。秘书辅助领导的管理工作，实际上就是辅助领导去宣传群众、组织群众、服务群众。这一过程，就是从群众中来、到群众中去的过程。因此，秘书人员对待群众的来信来访，一定要热情，耐心，并准确全面地向领导转达群众的意见和要求，尽力促使问题的尽早解决；对于领导的意图、上级的政策，秘书人员要真实准确地传达给群众，做好解释工作，使上下信息交流通畅。这样，才能与群众建立和保持一种相互信任的关系，从而为做好秘书工作奠定牢固的群众基础。只要你能真诚的关心群众，真心实意的帮助群众解决问题，没有解决不了的事情。3.3要经常和群众进行双向沟通秘书人员在与群众进行交往的过程中，要多与群众进行沟通。一方面，向群众宣传、解释组织的政策和举措，传达组织的计划和意图，使人民群众知道组织正在做什么，准备做什么，为什么这么做，于人民有何益处以及如何支持组织工作等，使人民群众正确理解组织的政策和措施，赞同和支持组织和秘书人员的工作。另一方面，要善当听众，倾听群众的意见和呼声。人民群众是社会实践的主体，他们最富有实践经验，知识面最广。经常地、广泛地听取群众意见，倾听他们的呼声，保持这条信息渠道的畅通，就可以使秘书人员耳聪目明、眼界开阔，增加知识和经验，更容易开展工作。4结论综上所述,秘书人员在人际交往中要善于灵活处