BW-EPA-06内外部沟通管理程序.doc

6東莞百徽電子有限公司文件名稱內外部溝通管理程序文件編號BW-EPA-06版次1.0生效日期2005.07.20頁次6/5東莞百徽電子有限公司廣東省東莞市清溪鎮漁梁圍管理區埔星西路內外部溝通管理程序編制審查核准受文單位:業務工程制造品管生管採購管理部總經理本文件屬於東莞百徽電子有限公司所有財產，禁止任意翻印！文件履歷記要頁版次修訂狀況修定內容制定/修訂人制定/修訂日期增刪改頁次章節1.0版新制定新制定陳小玲7/20 1 目的： 為使環境管理系統相關的環境議題，在公司內部達成共識，並建立與廠外利害相關者就環境議題之溝通，以達成環境管理系統之適切有效性，特制訂本程序。2 範圍： 對內溝通包含所有員工，對外溝通包含政府主管機關、社會大眾、客戶、協力廠商等利害相關者。3 權責3.1 環境議題建議匯整：管理部。3.2 與外部利害相關者之溝通：環境管理代表。4 名詞及定義4.1 利害相關者：指對本公司之環境績效關切或受其影響的個人或團體。4.2 參考標準：ISO 14001 Section 4.4.35 作業內容說明5.1 內部溝通：5.1.1 本公司全體員工均得就環境相關議題提出意見或建議，環境管理代表並應負責保持內部溝通管道之暢通。5.1.2 提案改善：5.1.2.1 任何環境議題的建議改善方案，由提案人以書面提出，交管理部匯整，必要時應進行相關資訊的蒐集（如：透過網際網路取得必要之資訊或法令規章的要求等）。5.1.2.2 管理部應將蒐集所得之相關資訊回饋原提案人，由原提案人檢討整理後研討適當的建議方案正式向環境管理代表提出。5.1.2.3 環境管理代表接獲員工之提案改善建議後，應先行研判其適切性及可行性（包含：技術、財務等），認為確有實施之必要時，得報請環境推行主任委員召集環境推行委員會議研討。5.1.2.4 經研討定案之執行方案，應設訂環境目標與指標，並轉成環境管理方案，依【環境目標指標及管理方案程序】規定加以執行。5.1.3 直接溝通：5.1.3.1 公司員工於執行環境管理系統規劃之活動時，若有任何相關議題或執行上之問題時，得直接與該部門環境推行委員進行溝通。5.1.3.2 各部門的環境推行委員代表應視需要將員工意見轉呈環境管理代表進行溝通，任何溝通的結果應有妥善的回覆或以公告的方式宣達。5.2 外部溝通：5.2.1 就環境管理相關議題的對外溝通對象，包含：5.2.1.1 相關政府主管機關，5.2.1.2 社會大眾，5.2.1.3 客戶，5.2.1.4 協力廠商。5.2.2 各部門的環境推行委員若接獲外部利害相關者對公司有關環境議題的關切或抱怨時，應立即轉呈環境管理代表進行必要之溝通。5.2.3 環境管理代表應安排與利害相關者進行對話，以了解他們關心的問題，及蒐集必要的資訊，並將之記錄於“環境議題溝通紀錄表”中。5.2.4 如利害相關者所提出的議題係指本公司對環境造成衝擊影響之抱怨時，應依【環境不符合糾正及預防措施程序】規定，檢討發生原因及提出糾正措施加以執行。5.2.5 任何利害相關者所提出之環境議題經檢討後，應將其結果記錄於“環境議題溝通紀錄表”中，並回覆利害者知悉，必要時，得提供與本公司運作有關的環境衝擊資訊之利害相關者。5.2.6 包含緊急應變計劃或其他相關議題，應與政府機關保持必要的聯繫與溝通，消防緊急應變計劃必要時應向當地消防部門報備，若有任何修訂之要求時，應依其規定辦理。5.3 對於環境重大考量面之鑑定過程，若有必要時應由環境管理代表與利害相關者或相關政府機關進行溝通，其結果應記錄於環境議題溝通紀錄。5.4 環境溝通紀錄：5.4.1 與環境溝通相關之環境紀錄，由管理部負責管制，其保存期限至少一年。6 相關文件6.1 環境目標與指標及管理方案程序【