采购管理程序CP-07-03.doc

萬事通電子(東莞)有限公司WANSTONIC ELECTRONICS (DONGGUAN) CO.,LTD.採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂部門：採購課製訂日期：2002年07月01日版 本：A2品質政策: 品質至上 信賴第一 追求卓越文件製修訂/廢止申請單 文件編號：CP-07-03 文件名稱：採購管理程序 提議單位：採購課 口 製訂 口 修訂 口 廢止 製訂單位：採購課 預訂生效日：2004.06.01內容目的： 增加ISO14001環境管理體系的要求. 提議單位核准提案者 部門 核准 日期 同意 不同意 口 口 管理部 口 口 工程部 口 口 資材部 口 口 製造部 口 口 品保部 口 口 口 口 口 口 品質政策: 品質至上 信賴第一 追求卓越 表單編號:MR-04-01 版本:A1.02.07文件會審記錄表 版本: A2 修訂: 刊印日:2004.06.01 一文件名稱：採購管理程序 二文件編號：CP-07-03 三製修訂： 部門 起草修訂 核准 日期 資材部 黃鳳文 四會簽： 部門 核准 日期 同意 不同意 口 口 管理部 口 口 工程部 口 口 資材部 口 口 製造部 口 口 品保部 口 口 口 口 口 口 品質政策: 品質至上 信賴第一 追求卓越 表單編號:MR-04-02 版本:A1.02.07名稱: 採購管理程序文號：CP-07-03 版本： A2 刊印日：2004.06.01 文件頁數修訂記錄表頁次12345678910起草/修訂者核准者核准者核准者修訂A2A2A2A2A2A2A2 黃鳳文修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂頁次 修訂 修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂 l 每一頁之頁次修訂須與文件頁數修訂記錄表相同;l 本頁之程序版本顯示此程序之最新版本;l 文件頁數修訂登錄表及文件內容修訂記錄表遇版本更改時就須更換;l 二階文件“核准”簽署,由(副)總經理核准;l 三階文件(部門內部作業者) “核准”簽署只需一個欄位由部門主管簽署即可;l 三階文件(相關於數個部門者),有爭議時呈再高階主管裁示後方可簽署之;l 核准第一欄位由部門主管簽署,第二欄位由部門之上階主管簽署,第三欄由(副)總經理簽署.品質政策: 品質至上 信賴第一 追求卓越 表單編號:MR-04-03 版本:A1.02.07名稱:採購管理程序 文號：CP-07-03 版本：A2 刊印日：2004.06.01 文件內容修訂記錄表項次修訂日期修訂內容版本變化12004.06.01修改內容詳見程序文件之內容.原A1版變更為A2版.品質政策: 品質至上 信賴第一 追求卓越 表單編號:MR-04-04 版本:A1.02.07 P 1/7程序文件主題：採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂日期：2002.07.011. 目的：為使本公司請購、採購作業有所遵循，確保所採購之原材料、成品與相關設備均能適時、適質、適量的供應，以滿足生產需求並確保對環境影響管制。2. 範圍：凡本公司對外採購之生產性原物料、半成品及生產用設備、模、治具等均屬之。3. 權責：3.1請購作業：需求單位、生管課。3.2採購作業之進行：採購課。3.3採購品驗收：3.3.1原物料、加工品、半成品：品保部。 3.3.2 設備、模治具：需求單位、工程部。3.4原物料、加工品、半成品之點收、儲存：倉儲課。3.5請購、採購之核准：管理代表。4. 定義：4.1採購管理：指針對材料購買所進行的一系列活動。4.2 P/R：採購建議表。4.3 P/O：採購訂單。4.4服務性產品：指服務於工廠的運輸單位、認証單位、校驗單位等。5. 作業內容：5.1採購作業流程(附件一)。5.2請購與核准： 萬事通電子(東莞)有限公司 製訂部門：採購課 版本: A2P 2/7程序文件主題：採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂日期：2002.07.015.2.1需求單位、生管課依據生產計劃或實際需求，填寫採購建議表或購物申請單。5.2.2請購項目為原物料、半成品且屬初次請購時，應附上相關規格說明，經核准後送交採購課進行採購；如為例行性時，則只須註明品名、規格、數量、交期即可。 5.2.3請購項目為生產用設備、模具、治具時，應在購物申請單上註明規格、並附上相關說明資料或圖樣，經核准後交採購課進行採購，若涉及技術相關事宜，得由請購單位協助處理採購作業。5.3採購作業： 5.3.1查詢資料：a. 採購課接獲P/R後，應即初步檢查是否已經核准，附件說明之相關資料或圖樣是否完備。b. 採購課於需要時，應查閱供應商管理程序內相關資料及記錄。c. 如屬新購原物料、設備或模治具時，應透過工程部或適當的途徑，取得供應商之基本資料，並依供應商管理程序之相關規定處理。5.3.2詢、比、議價：d. 各項採購項目屬初次採購時，均須向兩家以上供應商進行詢價。e. 屬於生產使用系列規格品或設備消耗性材料，則可直接向選定之供應商進行採購作業。f. 若為客戶指定廠商或屬獨佔市場/技術者，經詢價、議價後，予以核准備查，日後則依此直接進行採購作業。g. 進行比價時，至少應有兩家以上之供應商提供價格，以利於比價之進行。 進行比價時，應優先考慮交期、品質及對環境影響面等因素，盡可能選擇合格供應商。 萬事通電子(東莞)有限公司 製訂部門：採購課 版本: A2P 3/7程序文件主題：採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂日期：2002.07.01h. 屬於經常性採購之系列規格品，採購課可依其報價經議定價格後，彙整成廠商與材料報表，並可於適當時機，進行價格檢討或修訂。i. 其他需議價之採購品，採購課與供應商進行議價時，應確認交期、品質等，議價後將相關資料呈管理代表核准後歸檔。5.3.3執行採購：a. 無需議價之採購品，採購課選定供應商後，可直接填寫採購訂單內，經管理代表核准後，始可向供應商發採購訂單。b. 需經議價之採購品，採購課應於議價完成後，經管理代表核准後，始可向供應商發採購訂單。5.3.4外包加工：相關產品外包加工時，依外包加工管理程序進行採購作業。5.3.5供應商之選擇，應依供應商管理程序進行評鑑管理，以利採購之執行。5.4採購管理：5.4.1品質管理：a. 供應商交貨後，依進料檢驗程序進行採購品之驗收。b. 如屬設備、模具、治具時，則由採購課會同請購單位或相關部門進行驗收。c. 驗收不合格時，品保部應予以記錄統計，作為供應商評核資料，採購課應配合請購單位，要求供應商處理解決。 d. 若有必要至供應商處執行產品檢驗時，應由品保部知會採購課，採購課知會供應商檢驗的時間及方式，若判定合格者，入廠時則可直接入庫，再補其相關單據。客戶若要求至本公司供應商處或本公司執行供應商產品驗証時，應知會採購課於P/O或以聯絡單形式告知供應商及相關部門驗証之時間及檢驗標準，唯客戶驗証之結果不得作為本公司對供應商之品質依據，合格後仍由品保部執行進料檢驗。 萬事通電子(東莞)有限公司 製訂部門：採購課 版本: A2 P 4 / 7程序文件主題：採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂日期：2002.07.01 5.4.2交期管理：a.採購課依據採購訂單之需求日，考慮驗收、運送等時間，取一前置日期與供應商議妥交貨日期。b.採購應每週製作交期控制表，並針對交期控制表上的交期作追蹤。c. 採購課應隨時掌握供應商之交貨是否準時，若因不可抗拒之事故或其他因素，導致無法準時交貨時，如會影響客戶交期，採購課應立即通知生管課，以便調整生產排程，同時採購課應與相關人員協商因應對策，重新議定交期。d.若因生產計劃變更導致需求日期更動時，需求單位應盡快通知採購課，與供應商協調更改日期。5.4.3訂單變更管理： 需求單位因故更改採購訂單之品名、規格、數量、交期時，應以書面形式通知採購課。若屬已下採購訂單給供應商者，經與供應商協調確認後，應以書面或電話方式通知，並填寫電話記錄表。 5.4.4採購資料管理：a.採購訂單應以傳真或影印本寄送方式給供應商，並取得簽回之採購訂單(傳真或影印本)，或以電話確認供應商是否已收到採購訂單。b.採購課應建立供應商基本資料表、廠商與材料報表及合格供應商名冊，其資料內容視情況更正取消或新增。c.採購課所發出的工程圖面、承認報告傳真於廠商，並電話與廠商進行確認是否有收到。 5.4.5 採購與供應商之溝通：每季度與供應商召開面對面之會議，並留下記錄。5.5緊急採購：5.5.1若請購時間緊迫及非常性交易之廠商，請購單位得口頭報告管理代表後 萬事通電子(東莞)有限公司 製訂部門：採購課 版本: A2 P P 5 / 7程序文件主題：採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂日期：2002.07.01 ，由採購課與廠商議定最快交期後進行緊急採購作業。 5.5.2若總金額在人民幣200元以下時，得依本公司零用金支出辦法執行。5.6機器設備及服務性商品之採購管理： 5.6.1機器設備之採購需依據機器設備保養程序執行。 5.6.2若有需求服務性商品則由需求單位進行詢價、議價，並提出書面申請呈管理代表核准後進行採購作業。 5.6.3服務性商品驗証由需求單位進行。5.7採購產品之驗證： 5.7.1廠商交貨後應由品保部依進料檢驗程序抽驗後，合格者予以接收，不合格品則判退、扣款或更換不良品。 5.7.2生產用機器設備，量規儀器之驗收由相關部門對其功能、操作等進行驗收。 5.7.3若有需要在供應商場地做驗證時，須在採購訂單上註明驗證事項及放行方法，在供應商處對採購產品進行驗證後，符合要求的，由供應商按採購訂單之交期進行交付，經驗證不合格的，予以退貨或更換合格產品，及降級(特採)接受等方式處理，降級(特採)接受必須征得客戶的同意，並不影響最終產品的基本品質要求。 5.7.4合約或訂單有要求時，客戶有權在供應商處做驗證，但此項不得被視為有效管制供應商之證明而免除公司之責任。 5.7.5採購課及品保部應依供應商管理程序，對供應商之交期與品質進行評鑑。 5.7.6採購課應依實際需要，提供本公司之檢驗規範或檢驗記錄供相關供應商參考。5.8核准權限： 5.8.1各項請購作業均須管理代表核准後，方可執行。 萬事通電子(東莞)有限公司 製訂部門：採購課 版本: A2 P 6 / 7程序文件主題：採購管理程序文件編號：CP-07-03製訂日期：2002.07.015.8.2採購訂單發出前，須經管理代表核准後始得發出。5.9付款處理：倉儲課依實際交貨情形，彙整有關資料後，交由財務會計處理付款事宜。5.10記錄保存：有關採購管理之記錄資料，須依記錄管制程序規定予以建檔保存與管理。6. 相關文件：6.1供應商管理程序 (CP-07-04)6.2外包加工管理程序 (CP-07-05)6.3進料檢驗程序 (QP-08-01)6.4記錄管制程序 (QP-04-03)6.5機器設備保養程序 (RP-07-03)7. 使用表單：7.1採購訂單 (CR-07-06)7.2電話記錄表 (CR-07-08)7.3供應商基本資料表 (CR-07-09)7.4合格供應商名冊 (CR-07-10)7.5採購建議表 (CR-07-11)7.6購物申請單 (CR-07-12)7.7 廠商與材料報表 核 准 審 核 製 訂萬事通電子(東莞)有限公司 製訂部門：採購課 版本: A2 P 7 / 7作業流程主 題：採購作業流程文件編號：CP-07-03 製訂日期：2002.07.01 申購流程 承辦人依據資料 產出資料 管理點NG 生管課採購建議表須依生產資格初審 相關部門