南北系统7.0总账系统说明.doc

南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第第 1 章章 基础操作基础操作.5 1-1、 基础按钮5 1-2、 登录及口令管理6 1-2-1、 登录6 1-2-2、 口令修改6 第第 2 章章 凭证处理凭证处理.7 2-1、 记账凭证7 2-1-1、 凭证制单7 2-1-1-1、 凭证项目的说明.8 2-1-1-2、 凭证制单的往来核销功能.9 2-1-1-3、 凭证制单的库存核销功能.11 2-1-1-4、 如何填制凭证.11 2-1-1-5、 如何修改已填制的凭证.13 2-1-1-6、 如何快速复制凭证或制作红字冲销凭证.14 2-1-1-7、 如何打印当前凭证.14 2-1-1-8、 如何打印汇总凭证.14 2-1-1-9、 现金自动拆分.15 2-1-2、 凭证审核16 2-1-3、 凭证查询16 2-2、 批量审核凭证17 2-3、 批量取消审核17 2-4、 凭证分录修改17 2-4-1、 与凭证形式修改凭证的区别：17 2-4-2、 功能说明：18 2-4-3、 如何使用凭证分录修改凭证18 第第 3 章章 核算项设置核算项设置.19 3-1、 核算项（码表）的概念19 3-2、 编码级长20 3-3、 科目设置20 3-3-1、 科目码定义窗口20 3-3-2、 科目码表各字段说明21 3-3-3、 定位查找23 3-3-4、 分部门定义科目23 3-3-4-1、 检查部门级次.23 3-3-4-2、 重新拷贝核算级次.24 3-3-4-3、 设置科目是否使用.24 3-4、 部门人员设置24 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 2 页 共 113 页 3-5、 币别设置25 3-6、 汇率定义25 3-7、 商品设置26 3-8、 客户26 3-9、 国别地区27 3-10、 成本利润中心28 第第 4 章章 往来帐管理往来帐管理.28 4-1、 往来帐龄区间定义30 4-2、 往来帐龄分析31 4-3、 往来总账查询32 4-4、 往来核对帐33 4-4-1、 更改核算项功能35 4-4-1-1、 特殊处理.35 4-4-1-2、 操作步骤.35 4-5、 往来余额查询36 4-6、 帐龄分析按客户滚动核销37 第第 5 章章 库存帐管理库存帐管理.38 5-1、 库存帐龄定义39 5-2、 库存帐龄分析40 5-3、 库存核对帐41 第第 6 章章 银行对帐银行对帐.42 6-1、 系统选项中的相关设置43 6-2、 银行对账操作流程图44 6-3、 期初对帐调节表44 6-4、 银行对帐单45 6-5、 银行自动对账46 6-6、 手工对帐47 6-7、 对帐调节表48 6-8、 取消银行对帐48 6-9、 导入银行对账单49 6-10、 下发对帐单52 6-11、 内部银行下发单位定义52 第第 7 章章 现金类别管理现金类别管理.52 7-1、 现金类别定义52 7-2、 现金拆分规则54 7-3、 现金拆分54 7-4、 现金自动拆分55 第第 8 章章 期末会计处理期末会计处理.56 8-1、 记账56 8-2、 取消记账56 8-3、 结账56 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 3 页 共 113 页 8-4、 取消结账56 8-5、 结转汇兑损益57 8-6、 评估汇兑损益57 8-7、 结转损益凭证58 8-8、 自动转账凭证59 8-9、 自定义转账凭证60 8-10、 调汇科目定义60 第第 9 章章 帐簿查询帐簿查询.61 9-1、 如何查询余额表61 9-2、 如何查询每日余额表63 9-3、 如何查询凭证（凭证综合查询）64 9-4、 如何查询科目汇总表66 9-5、 如何查询总账67 9-6、 如何查询明细账67 9-7、 如何查询月凭证信息68 9-8、 如何查询序时帐(凭证分录) .69 9-9、 如何查询多栏帐70 第第 10 章章 计划计划.71 10-1、 计划编制71 10-2、 计划执行情况73 10-3、 预警、控制74 第第 11 章章 打印打印.75 11-1、 打印科目75 11-2、 打印余额表75 11-3、 打印凭证76 11-4、 打印科目汇总表77 11-5、 打印三栏帐78 11-6、 打印多栏账79 11-7、 打印银行对帐调节表80 11-8、 打印格式定义80 11-8-1、 关于工具栏图标的说明80 11-8-2、 关于打印格式设置中鼠标右键的说明82 11-8-2-1、 删除行列： 82 11-8-2-2、 输出打印格式到文本文件：.82 11-8-2-3、 从文本文件装入：.82 11-8-2-4、 拷贝到剪贴板：.82 11-8-2-5、 从剪贴板粘贴：.82 11-8-2-6、 设置选中单元属性：.83 11-8-2-7、 设置选中行属性：.85 11-8-2-8、 设置选中列属性：.86 11-8-2-9、 设置报表属性：.87 11-8-3、 如何创一个新的打印格式？88 11-8-4、 关于打印格式支持的取值函数89 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 4 页 共 113 页 第第 12 章章 余额初始化余额初始化.89 12-1、 期初余额录入月份89 12-2、 期初余额89 12-3、 期初库存帐90 12-4、 期初往来帐90 第第 13 章章 年初结转年初结转.91 13-1、 年初结转91 13-2、 取消年初结转91 第第 14 章章 基础设置基础设置.91 14-1、 系统选项91 14-1-1、 建帐选项92 14-1-2、 凭证制单选项92 14-1-3、 凭证审核选项95 14-1-4、 记账选项96 14-1-5、 银行对帐选项96 14-1-6、 往来存货选项97 14-1-7、 预算控制及其他选项97 14-2、 凭证类别99 14-3、 凭证分录拷贝定义99 14-4、 常用摘要100 14-5、 核算项设置101 14-6、 凭证字段103 14-7、 会计期间104 14-8、 转账流程定义105 14-9、 凭证附加字段106 14-10、 字典定义107 第第 15 章章 权限定义权限定义.107 15-1、 人员管理107 15-2、 菜单权限108 15-3、 操作权限109 第第 16 章章 维护工具维护工具.110 16-1、 检查编码级长110 16-2、 重排凭证号111 16-3、 配置导入111 16-4、 删除基础配置111 16-5、 SQL 工具111 16-6、 表结构定义112 16-7、 数据定义112 16-8、 数据窗口112 16-9、 系统信息112 16-10、 删除专用配置112 16-11、 从旧版导数据112 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 5 页 共 113 页 16-12、 数据整理112 16-13、 现金数据检查113 16-14、 生成数据库113 第第 1 章章 基础操作基础操作 1-1、基基础础按按钮钮 进入其他业务流程 在流程操作界面中，软件上方的工具条中的“打开其他业务流程”的按钮的作用位 为：点击后，系统自动将操作员权限允许范围内的流程进行显示并供选择。通过此处进 入其他业务流程，和桌面上打开的业务流程使用的是同一个“虚拟机” ，节省了大量内 存。而从系统原始“根节点菜单”进入业务流程，在计算机中打开了多个“虚拟机” ， 使系统运行速度、效率下降。 登录口令确认 计算器 在线帮助：提供与当前单据相关的帮助信息 拷贝（CtrlC）：拷贝数据项 粘贴（CtrlV）：粘贴数据项 剪切（CtrlX）：剪切数据项 切换显示/隐藏 查看明细单据 编辑锁定 查询（CtrlF）：根据单据查询具体信息 存盘（CtrlS）：保存单据数据 刷新：刷新数据库，获的最新记录 显示打印预览 打印（CtrlP）：打印当前单据 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 6 页 共 113 页 第一条记录：返回到首纪录 上一条记录：记录向上移一位： 下一条记录：记录向下移一位： 快速定位到最后一条记录 在当前记录中插入一条新记录（CtrlN） 在整个单据最后添加新记录（CtrlM） 删除当前记录（CtrlY） 重打开本窗口的入口过滤条件，重新输入过滤条件并点击刷新按钮，可以按照 新的组合条件查询数据。 快速关闭当前被激活的窗口界面。 1-2、登登录录及口令管理及口令管理 1-2-1、登登录录 1、 打开 IE 浏览器； 2、 在地址栏输入本公司服务器的 IP 地址，例如：http：/：8000/snsoft/Login.jsp； 3、 为方便使用可将该地址保存到收藏夹中； 1-2-2、口令修改口令修改 单击【登录】- 【口令修改】显示下图界面： 说明： 操作员登录后，进入二级菜单【修改口令】 ，先输入原口令，再在新口令和校验新口令处 输入新口令两遍，单击提交则完成口令设置工作。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 7 页 共 113 页 口令中可使用数字、字母； 第第 2 章章 凭证处理凭证处理 2-1、记账记账凭凭证证 包括凭证制单、凭证审核、凭证查询功能。 单击【凭证处理】 - 【凭证制单】进入【记账凭证】 ， 单击【刷新】按钮显示下图： 单击【新建凭证】 ，可添加、删除和修改凭证； 单击【修改凭证】 ，可修改、添加和删除凭证； 单击【浏览凭证】 ，可查询凭证； 单击【审核凭证】 ，可审核和取消审核凭证； 单击【凭证综合查询】 ，可按条件组合查询凭证； 下半部分区域，显示凭证记录的简要信息，每张凭证一条记录。灰的记录代表当前凭证借贷方不平， 白色的记录代表借贷平衡。 2-1-1、凭凭证证制制单单 根据原始凭证，用户在凭证制单窗口可直接制作记帐凭证。制单人是当前操作员，凭证制单日期可 以通过前面章节提到的系统开关进行调整；1）取系统日期；2）上一张凭证日期；填制凭证时对涉及到 部门、项目、客户、商品等信息的科目，光标能按科目属性，自动定位到科目所设置属性的相应位置上， 填写相应的内容。 为方便用户使用，避免录入大量重复信息，可以设定凭证分录拷贝， 将上一条凭证分录的相关内 容，拷贝至当前分录；为避免漏输录入项，可以通过凭证分录强制录入字段的设定对凭证分录进行检查， 当相关信息漏输时，弹出提示。 手工凭证拷贝功能，可选择凭证号，实现指定凭证的信息拷贝，快捷键：Ctrl-K； 对于固定式样凭证，即借贷方科目、发生额取数等都有一定规律的凭证，可以为其定义一类凭证模 板，制单时，系统能根据预定义的凭证模板自动生成凭证。凭证制作完成后，可直接打印当前凭证，显 示打印预览结果。 为满足各企业上报现金流量表，在录入凭证时，设置了现金属性的科目，可在凭证录入时直确认现 金类别，也可以通过设置现金对应科目的现金类别，在制凭证时由系统根据事先设置好的现金类别规则 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 8 页 共 113 页 自动归集所属的现金类，即：制凭证时，现金科目发生时，对应科目是管理费用时，自动确定现金类是 “支付的其他与经营活动有关的现金” ，每个现金类科目对应的科目应归属哪个现金类别是需要事先定 义的。 凭证存盘后可以进行修改，修改后的凭证再次存盘，如果发现凭证内容错误，可以进行彻底删除。 凭证填制完成后，能按规定格式输出，打印出的凭证能反映出凭证的日期、凭证编号、附单据张数、 摘要、科目名称及编码、型号-产品-课题或部门编码、往来核对号、结算方式等凭证录入信息中的全部 或部分内容。 2-1-1-1、凭凭证项证项目的目的说说明明 摘要摘要：可使用 F8 键调用摘要字典库中的常用摘要，利用摘要字典库简化凭证摘要的录入工作； 科目科目：可直接输入科目编码，输入编码时，可直接输入当前科目的全部编码，也可只输入科目的 部分编码，输入的编码越多筛选出的内容范围越小；如在科目码位置输入 1，则将所有资 产类一级科目调出，若输入 10 则将“10”开头的科目全部调出，从而逐步缩小科目范围； 借方金额借方金额：金额输入完成后，系统自动弹出当前科目的附加核算项，红色红色的是必输项目。 贷方金额贷方金额：与“借方金额”相同； 年月日：年月日：“年”和“月”与凭证制单时进入的年月窗口中必须一致，日可修改。 凭证类别凭证类别: 凭证类别由系统自动给出； 凭证编号凭证编号：凭证编号的生成有两种方式，一种为系统自动分配方式（是系统缺省使用的方式） ；另一 种为手工编号方式，若想采用手工编号方式，可通过【基础设置】之【系系统选项统选项】中标签 为【凭凭证证制制单选项单选项】的开关凭证制单时允许手工分配凭证号来实现。 制单人制单人：当前操作员为当前凭证的制单人； 附件张数附件张数：凭证分录录入完成后，附件输入区域,输入附件张数。 说明说明：可输入关于当前凭证的说明行文字,默认是凭证第一条分录的摘要，如需要修改直接点击说 明区域修改。 禁用符号禁用符号：录入凭证时，合同号、发票号、核销号等字段中禁止使用“ %” ， “*” ， “_” ， “?” 关于凭证制单时功能键的使用说明：关于凭证制单时功能键的使用说明： F3：增加一张凭证 F4：计算器 F7：有辅助输入时调用码表简码 ，凭证制单时改变金额正负和金额自动调整到 反方向，具体使用方法参见“填制凭证说明” F8：调出字典和其他核算项 F9：调用当前分录条件的余额查询 F12：往来、库存核销 Ctrl-U： 自动计算单价、汇率 Ctrl-F： 定位 Ctrl-K： 拷贝凭证、生成红字冲销凭证 Ctrl-C： 复制 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 9 页 共 113 页 Ctrl-V： 粘贴 Ctrl-Y： 删除一条分录 删除一张凭证 Ctrl-N： 插入一条分录 Ctrl-M： 增加一条分录 Ctrl-S： 存盘 2-1-1-2、凭凭证证制制单单的往来核的往来核销销功能功能 输入客户、合同号等条件后，单击刷新按钮后，在数据区域自动显示满足条件的往来 帐余额，如：下图界面 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 10 页 共 113 页 功能说明功能说明：在凭证录入时，查找和选择往来帐涉及一对多和多对一、多对多的核销； 使用技巧：使用技巧： 核销号的使用 往来帐的核销号可使用实际业务中的合同号、发票号等作为核销依据，在备用金等科目逐笔核销时，核 销号不是某一个业务单据的号，就需要依照一定的规则去编核销号，规则可由用户自行确定。如备用金 发生时，可按照“年月日+凭证号+分录号”等规则来编排。 使用说明：使用说明： 在凭证制单时，输入某往来属性的科目后，对于当前核销号存在往来余额的情况下，按热键F12后 会出现如上图的往来核销窗口，显示出当前科目所有未核销的往来余额，如上图显示的多笔数据。使用 者依据下半部分给出的数据进行选择，选中某个记录则表示对该笔进行核销，系统会自动生成该核销号 的全额核销分录，使用者在系统自动生成分录信息后可对分录内容进行修改。 使用本系统的 F12 功能实现自动生成核销分录的功能。即：选中对应的记录后，系统可自动生成分 录内容，若此时对方未全额付款（只支付部分货款） ，使用者可在凭证分录自动生成后修改付款金额。 若对方支付该合同的全部货款，即两个发票号的货款同时支付，则在部门人员左边列同时选中 2 笔记录，系统就可按照分录笔数自动生成多笔分录。 使用者可根据本窗口的上半部分的筛选条件进行查找，缩小给出数据的范围，如：可输入部门的范 围，则在窗口的下半部分给出的数据中则只有当前部门所有发票的数据。筛选条件若输入客户范围，则 在窗口的下半部分给出的数据中则只有当前部门当前客户所有发票的数据。选中某条分录后可出现对 勾标志，一次可选中一条或多条分录。筛选条件：部门、客户、币种、核销号、待核销外币、待核销金 额等； 待核销金额待核销金额：外币往来科目，输入本次的收付款外币金额（或称为本次核销的外币金额） ，否则，直接 输入本次的收付款本币金额。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 11 页 共 113 页 使用平均汇率使用平均汇率：本条分录的汇率按当前核销标志的外币余额除以人民币余额。 不使用平均汇率不使用平均汇率：本条分录的汇率按当前币别在汇率表中定义的最近时期的汇率。 “刷新刷新”按钮的作用按钮的作用：根据筛选条件列出相应的数据。未输入任何筛选条件，也须按“刷新”按钮才能 列出下面区域的对应数据，若按“刷新”按钮后未列出任何数据则表示当前条件下没有对应的数据，或 尝试在对应方向（借方或贷方）按 F12 键查找数据。 在借方发生额处按“刷新”按钮时列出的数据是当前科目等条件下各核销号余额为贷方正数的数据， 在贷方发生额处按“刷新”按钮时列出的数据是当前科目等条件下各核销号余额为借方正数的数据。 如果，不想按余额方向筛选，则可通过勾选【基础设置】之【系系统选项统选项】中标签为【凭凭证证制制单选项单选项】 的 制单时 F12 核销功能不考虑方向来实现。 2-1-1-3、凭凭证证制制单单的的库库存核存核销销功能功能 与往来核销功能相同，区别在于是针对所有库存属性的科目。F12 库存核销操作界面如下图： 2-1-1-4、如何填制凭如何填制凭证证 用鼠标单击菜单【凭证处理】 - 【凭证制单】 ，屏幕显示凭证画面，如下图： 点击 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 12 页 共 113 页 1、 参照选择一个凭证类别和凭证年月，单击【新建凭证】 ，进入凭证制单画面； 2、 用鼠标单击增加按钮或按F5键，增加一张新凭证； 3、 凭证编号：凭证编号：凭证编号的生成有两种方式，一种为系统自动分配方式（是系统缺省使用的方式） ，即每 类凭证每月都从 1 号开始，按存盘按钮 后，凭证右上角的凭证号即是正在填制的凭证的编号； 另一种为手工编号方式，若想采用手工编号方式，可通过【基础设置】之【系系统选项统选项】中标签为 【凭凭证证制制单选项单选项】的开关凭证制单时允许手工分配凭证号来实现。 4、 凭证内容：凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成： 1）摘要：摘要：输入本笔分录的业务说明， 摘要要求简洁明了。可单击或按 F8 键选入常用摘要。 2）科目：科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或简码。 输入科目时可在科目区中用鼠标单击或按F8键参照录入。 3）辅助信息：辅助信息：当输入的科目有辅助核算信息时，系统根据科目属性要求弹出相应的辅助信息框要求 输入。如部门、个人、项目、客户、商品、数量、单价、自定义项等。如下图：不同的科目弹出的辅助 信息框的内容是不同的，每个科目弹出哪些辅助信息是根据科目属性的设置确定的。 当您在辅助信息框关闭后需要对所录入的辅助项进行修改时辅助信息框关闭后需要对所录入的辅助项进行修改时，可在发生额处按F8键即可再次弹出 辅助信息框进行修改。 5、 当凭证全部录入完毕后，按保存按钮或CTRL-S键保存这张凭证，或按增加按钮或按 F3 键 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 13 页 共 113 页 则系统自动保存前一张凭证并可继续填制下一张凭证。 6、 若删除某条分录或想放弃当前未完成的分录的输入，可按Ctrl+Y键删除当前分录即可。 7、 当一批凭证填完后，用鼠标单击退出按钮执行【退出】制单功能。 8、 “F7”功能键的使用： 1） 、用“F7”键修改正负方向：将光标定位在输入的借方金额或贷方金额处，按“F7”自动将原来金额 改成方向。例：原来金额为“100” ，使用“F7”后自动变为“-100” ，注意，是在整张凭证不平的情况下 本功能才起作用； 2） 、用“F7”键修改发生方向：将光标定位的输入金额反方向单元(借方发生额有金额，就定位在贷方金 额)，按“F7”自动将金额修改到原发生额方向的反方向。例：原来有借方发生额为“100” ，使用 “F7”后自动修改为贷方发生额“100” ，原借方发生额自动删除，注意，同样是在整张凭证不平的情况 下本功能才起作用； 3） 、在金额处按“F7”键或直接按回车，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如： 填制某张凭证时，前两笔分为借 100，借 200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到贷方，按下 “F7”键，系统自动填写 300。 9、 在录入凭证时，若不录入外币，只录入汇率和金额，系统可反算出外币数；若不录入汇率，只录入 外币和金额，系统可反算出汇率。 2-1-1-5、如何修改已填制的凭如何修改已填制的凭证证 1、在窗口 中，通过按首页上页下页末页按钮查找要修改的凭证或按查询 按钮或 CTRL-F 键输入查询条件后查找要修改的凭证单击点蓝后单击【选中】或双击找到要修改 的凭证， 再点击【修改凭证】,进入修改凭证界面. 2、将光标移到制单日期处，可修改制单日期。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 14 页 共 113 页 3、若要修改附件数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。 4、凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅助项，则将光标移到该笔分录的发生额处，按 F8键待弹出辅助输入框后直接在上面修改即可。 5、若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额(自动平衡)，则在金额处按F7键即可。 6、按Ctrl+N键可在当前分录前插入一条分录。按Ctrl+Y键可删除当前光标所在的分录。 7、修改完毕后，按保存按钮保存当前修改，按退出按钮放弃当前凭证的修改。 本系统还提供“以凭证分录的形式”修改凭证，具体说明请参见本章的第 4 项凭证分录修 改。 2-1-1-6、如何快速复制凭如何快速复制凭证证或制作或制作红红字冲字冲销销凭凭证证 用户在【制单】时，按 CTRL-K 可选择复制凭证或制作红字冲销凭证。 先输入制单月份，然后回 答复制或冲销哪个月的哪类多少号凭证， 则系统可自动复制或制作一张红字冲销凭证，红字冲销功能 用于自动冲销某张已记账的凭证。 2-1-1-7、如何打印当前凭如何打印当前凭证证 按打印按钮可打印当前显示的凭证。 如果只想打印本张凭证，按【确定】按钮即可实现打印，若想按汇总方式打印当前凭证，请参阅下节 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 15 页 共 113 页 2-1-1-8、如何打印如何打印汇总汇总凭凭证证 在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果您希望将这些 笔分录按科目汇总成一笔打印，则应选择方式，如下图： 汇总方式打印凭证可有多种方式，除按科目汇总外，还可在【汇总项】处选择【部门】 、 【币种】 、 【客户】 、 【部门】 、 【商品】 、 【合同】等进行汇总打印，并可在【级次】处选择需汇总的级次。 2-1-1-9、现现金自金自动动拆分拆分 先在现金类别管理之现金拆分规则中进行设置（设置方法参见“现金类别管理章节” ） ，并 且将现金类别属性设置为非强制录入字段，凭证存盘时，系统就会按照规则自动匹配现金类别， 如下图： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 16 页 共 113 页 单击是按钮，按照现金类别规则定义匹配，单击否，现金类别需手工确认录入。 2-1-2、凭凭证审证审核核 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否 与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审 核，只有审核权的人才能使用本功能。 凭证审核时的图标说明：凭证审核时的图标说明： ：审核按钮； ：取消审核按钮； ：翻到上一张未审核的凭证； 翻到下一张未审核的凭证； 凭证审核时功能键的使用说明：凭证审核时功能键的使用说明： PageUp：向前翻页 PageDown：向后翻页 2-1-3、凭凭证查询证查询 本功能用于按“年月” 、 “凭证类”等多种条件查询已记账及未记账凭证。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 17 页 共 113 页 2-2、批量批量审审核凭核凭证证 单击【凭证处理】 - 【批量审核凭证】后， 输入批量审核的“年月” 、 “凭证类别”条件后按【开始】 ，系统自动对当前范围内的所有未审核凭 证执行批量审核。 2-3、批量取消批量取消审审核核 单击【凭证处理】-【批量取消审核】 ， 输入批量审核的“年月” 、 “凭证类别”条件后按【开始】 ，系统自动对当前范围内的所有已审核凭证执 行取消审核。 2-4、凭凭证证分分录录修改修改 2-4-1、与凭与凭证证形式修改凭形式修改凭证证的区的区别别： ： 1、修改时间的不同：凭证分录形式修改凭证在凭证审核后仍可执行；部分字段在记帐后，仍可在此 处执行修改；记账后允许修改的字段需要在基础设置中设置，具体设置方法参见关于基础设置的 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 18 页 共 113 页 章节； 2、可修改的项目不同：凭证分录修改形式不能修改科目和本位币金额、外币金额、数量； 3、对权限的处理，若“系统选项”中已设置为“限制对其他人所制凭证的修改！” ， “制单时只显示 本人所制凭证！” ，凭证分录形式修改凭证也只能修改本人所制的凭证。 2-4-2、功能功能说说明：明： 1、不允许修改的项目不允许修改的项目：科目、数量、外币、本位币、折美元、凭证日期、凭证号； 2、记账后不允许修改的字段：记账后不允许修改的字段：这些字段在系统已记帐后是不允许修改的，若想修改这些项目需先 执行取消记帐（不需取消审核）方可修改，这些字段包括科目、金额、数 量、部门、客户、商品等需记账的核算项，可查看【帐务系统】的【基础 设置】菜单下的【核算项设置】即可知道哪些属于记账字段； 3、记账后允许修改的字段、记账后允许修改的字段：包括这些字段在系统已记帐的情况下仍可随时修改，因为这些字段属 于非记账字段，它的修改不会对余额表和账本的平衡关系产生影响。这些 非记帐字段包括包括：业务发生日期、预计收款日期等非记账字段。 4、 【参数装载参数装载】和和【参数存盘参数存盘】功能的使用功能的使用：对于经常性的条件修改可通过【参数存盘】功能将条 件保存起来，需调用时需调用时，不必再一一进行条件的输入，而只需使用【参数 装载】功能，装入需要的参数名即可。 2-4-3、如何使用凭如何使用凭证证分分录录修改凭修改凭证证 1）点击【凭证处理】 - 【凭证分录修改】出现如下图的对话框： 2）输入需修改的凭证的条件，包括：凭证的日期范围、凭证类别、凭证号范围、科目范围、摘要 关键字、发生方向、并可使用“构造条件”来确定需修改的凭证的范围，构造条件处，分为三个 区域，第一个区域是凭证中所有的字段，如：客户、商品、合同号.，第二个区域是条件表达 式，如：=，0、余额0 表示科目余额为借方正数，余额0 表示科目余额为贷方正数，余额0 表示科目外币余额为借方正数，余额0 表示科目贷方外币余额为正数，贷方余额：则按相同核销号的借方明细记录中的最早日期 作为业务发生日期 计算帐龄； 选择：则按相同核销号的借方明细记录中的最早日期 作为业务发生日期 计算帐龄； 查询条件输入框如下图： 注：上图查询条件中的 余余额额=0，是指 外币余额=0； 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 32 页 共 113 页 帐龄分析结果如下图： 外币往来科目帐龄分析如下图： 注意：进行外币帐龄分析时，查询条件应选中币别，如下图： 4-3、往来往来总账查询总账查询 查询条件如下图： 注：下图查询条件中的 余余额额=0，是指 外币余额=0； 逾期天数为空时，表明：包含未逾期和已逾期的全部记录； 逾期天数为：1 天 - 天 时，表明：只包含已逾期记录； 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 33 页 共 113 页 逾期天数为： 天 - 0 天 时，表明：只包含未逾期记录； 往来总账：如下图 4-4、往来核往来核对帐对帐 查询条件如下图： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 34 页 共 113 页 往来核对账：如下图 注：蓝色的记录，属于”已核”往来帐，黑色的记录属于”未核”往来帐， 粉红色的记录是外币已核销但人民币未平的往来账； 单击鼠标右键（显示如下图） ，可选择查询“已核” 、 “未核” 、 “已核+未 核” 、 “通用过滤” 。 通用过滤，是针对往来核销帐跟据人民币余额、外币余额的“0、0 时，汇兑损益=外币余额期末汇率人民币余额 ； 调汇科目外币余额=0 时，汇兑损益=人民币余额 ； 单击单击开始开始按钮，系统自动生成调汇凭证；按钮，系统自动生成调汇凭证； 凭证类别：凭证类别：使用下拉选择方式，选择：自动生成凭证的凭证类别； 汇兑损益科目：汇兑损益科目：汇兑损益应记入的科目，若 550303 汇兑损益科目，直接输入“550303”或使用下拉方 式选择“550303”科目； 8-7、结转损结转损益凭益凭证证 进入【期末会计处理】 - 【结转损益】界面如下: 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 59 页 共 113 页 部门部门：需结转的部门,可下拉选择 凭证类凭证类：需生成的凭证的类别,可下拉选择 本年利润科目本年利润科目：选择输入“本年利润”科目的一级科目编码； 制单日期制单日期：默认为各月的最后一天； 条件条件：输入的损益类科目“5%”后，单击【刷新】按钮显示损益类一级科目，若转出科目中的部分 科目不结转，则在科目码左栏位置去掉打勾即可； 提示信息：执行结转损益应在当月记账后，若本月未记账，系统会提示“本月还未记账，应在记账 后执行结转损益！” 8-8、自自动转账动转账凭凭证证 进入【期末会计处理】 - 【自动转账凭证】出现如下画面 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 60 页 共 113 页 部门部门：需结转的部门,可下拉选择 凭证类凭证类：需生成的凭证的类别,可下拉选择 转入科目转入科目：输入科目编码； 制单日期制单日期：默认为各月的最后一天； 条件条件：为“转出科目” ，条件中输入科目码后，单击【刷新】按钮显示符合条件的科目码名，若转 出科目中的部分科目不结转，则在科目码左栏位置去掉打勾即可； 开始开始：单击【开始】按钮，执行自动转账操作，生成凭证。 提示信息：执行自动转帐应在当月记账后，若本月未记账，系统会提示“本月还未记账，应在记账 后执行自动转账凭证！” 8-9、自定自定义转账义转账凭凭证证 根据【基础设置】之【转账流程定义】中的定义 TAC 语句，编写生成转账凭证的程序。 点击【期末会计处理】之【自定义转账凭证】界面如下: 部门部门：需结转的部门,可下拉选择 凭证类凭证类：需生成的凭证的类别,可下拉选择 标识名标识名：取自基础设置之转账流程定义中的标识名； 开始开始：单击开始按钮生成凭证； 8-10、调汇调汇科目定科目定义义 进入【期末会计处理】 - 【调汇科目】 ，系统自动按当期期末汇率调整以下科目的汇兑损益，调 汇科目定义完成后，执行评估汇兑损益前应先在核算项设置之汇率定义中定义本月汇率， 再执行评估汇兑损益，生成调汇凭证,操作界面如下图： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 61 页 共 113 页 第第 9 章章 帐簿查询帐簿查询 帐务系统所有的查询均可在【帐务系统】-【】-【帐簿查询】主菜单下实现查询。主菜单下实现查询。 帐务系统的查询包括： 1、 查询余额表 2、 查询总账 3、 查询明细账 4、 凭证综合查询 5、 查询科目汇总表 6、 查询每日余额表 7、 查询序时帐 8、 查询月凭证信息 9、 多栏账方式查询 查询结查询结果可按在果可按在该栏该栏的表的表头头行双行双击击鼠鼠标标重新排序；重新排序； 查询结查询结果可果可导导出到出到 EXCEL、 、TXT 等外部格式中。等外部格式中。 同一个界面内，用同一操作同一个界面内，用同一操作员员登登陆陆，能保留上次的，能保留上次的查询查询条件。条件。 9-1、如何如何查询查询余余额额表表 功能：功能：按科目码、部门、客户、商品、合同、币种等核算项（码表）查询余额表。查询时还可根据未记 帐凭证，通过【预查】按钮在凭证未记帐的状态下查询余额表。 条件对话框如下：条件对话框如下： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 62 页 共 113 页 查询项：查询项： 仅按一级科目查询余额时，将查询项中的【科目】打勾，级次设为第 1 级，如果按明细科目查 询余额表，级次从下拉框中选择最末级。 按科目、部门查询余额表时，将查询项中的【科目】 、 【部门人员】均打勾，并选择对应的查询级次 即可。 按科目、部门、客户查询余额表时，将查询项中的【科目】 、 【部门人员】 、 【客户】均打勾，并选择对 应的查询级次即可。 依此类推。 备注：如果有设部门人员、成本利润中心和虚拟组织这三个核算项的,只能三选一，不能同时选中， 进行查询； 查询时，可通过 【选项】按钮确定查询时需增加显示的列，系统默认查询余额 表时，金额类字段显示查询月份的余额，使用者可增加显示【发生额】和【累计发生额】 。 【选项选项】中中【年初年初】的作用：的作用：查询余额表时，选中了【年初】时，则查询年月中的月份显示将变灰， 表示查询时间为：查询年份的年初余额。 查询年月查询年月：可通过年月的下拉按钮选择查询 xx 年 xx 月的余额数据，如下图： 【显示显示】的作用：的作用： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 63 页 共 113 页 在余额表查询中，系统默认显示【人民币】 ，可通过在此选择【外币】 、 【折美元】 、 【数 量】 ，在显示人民币(本币)数据的同时显示这些字段。 排序：排序：可通过排序按钮调整排序的顺序。调整排序时，用鼠标左键选中一个字段后，按 住鼠标左键上下移动即可调整排序的顺序。 商品属性商品属性 TABLE:TABLE: 选择设置余额表要显示的商品属性，以及相应的条件，每个商品属性都有单独的查询条件，并可单 列显示 9-2、如何如何查询查询每日余每日余额额表表 功能：功能：按科目码、部门、客户、商品、合同、币种等核算项（码表）按日查询余额表。查询时还可根据 未记帐凭证，通过【预查】按钮在凭证未记帐的状态下查询每日余额表。 条件对话框如下： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 64 页 共 113 页 【显示显示】的作用：的作用： 在每日余额表查询中，系统默认显示【人民币】 ，可通过在此选择【外币】 、 【折美元】 、 【数量】 ，在显示人民币数据的同时显示这些字段。 排序：排序：可通过排序按钮调整排序的顺序。调整排序时，用鼠标左键选中一个字段后，按住鼠标 左键上下移动即可调整排序的顺序。 查询结查询结果如下果如下图图： ： 9-3、如何如何查询查询凭凭证证（凭（凭证综证综合合查询查询） ） 功能：功能：根据凭证制单年月、凭证类别、凭证号、科目码、摘要、凭证借贷发生方向、是否记账以及其他 构造条件查询凭证。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 65 页 共 113 页 【构造条件构造条件】的使用：的使用： 构造条件包括构造条件包括：部门、客户、商品、合同、发票号、币种、成本中心等核算项 （码表） 、凭证日期、业务发生日期、预计收款日期、银行支票号、人民币、外币、美元金额、数量、 汇率、对美元汇率、单价、数量单位、税率、银行对帐标识、附件数、制单人、审核人、记账人、凭证 说明、凭证摘要。 注意：注意：构造条件输入后，应选择“增加条件”才有效； 可使用“删除条件”删除某个【构造条件构造条件】 。 条件组合方式：【与与】 、 【或或】 ； 当组合条件是多条时，应确定多条之间的关系。【与与】表示以上条件必须同时满足， 【或】表 示以上条件满足其一即可。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 66 页 共 113 页 9-4、如何如何查询查询科目科目汇总汇总表表 功能：功能：根据凭证制单年月、凭证类别、凭证号、凭证日期：YYYY-MM-DD 至 YYYY-MM-DD、科目、部门、 币种、商品、客户等查询科目汇总表。 【显示显示】的作用：的作用： 在科目汇总表查询中，系统默认显示【人民币】 （本币） ，可通过在此选择【外币】 、 【美元】 、 【数量】 ，在显示人民币（本币）数据的同时显示这些字段。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 67 页 共 113 页 9-5、如何如何查询总账查询总账 功能：功能：按科目码、部门、客户、商品、合同、币种等核算项（码表）查询总账。查询时还可通过【预查】 按钮在凭证未记帐的状态下查询总账。 【显示显示】的作用：的作用： 在总账查询中，系统默认显示【人民币】 （本币） ，可通过在此选择【外币】 、 【美元】 、 【数量】 ，在显示人民币（本币）数据的同时显示这些字段。 穿透式查询：在总帐中，按 按钮可联查到对应的明细帐凭证，查到明细帐后，选中某条分录后还 可联查到对应的凭证。 9-6、如何如何查询查询明明细账细账 功能：功能：按科目码、部门、客户、商品、合同、币种等核算项（码表）查询明细账。查询时还可通过【预 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 68 页 共 113 页 查】按钮在凭证未记帐的状态下查询明细账。查询时可显示凭证附加字段。 【显示显示】的作用：的作用： 在明细账查询中，系统默认显示【人民币】 ，可通过在此选择【外币】 、 【美元】 、 【数量】 ，在显示人民币数据的同时显示这些字段。 【查询内容查询内容】的使用：的使用： 明细账查询时，可将查询内容中的字段单独作为一列显示。如：查询 1131 科目、按客户的明细帐， 查询结果为一个明细科目和一个客户显示在一页中,在查询的同时若同时想看到某条分录的合同号，则 在【查询内容】处将合同选中，即可在账本查询的同时显示每条分录的合同号。 穿透式查询：在明细帐中，按 按钮可联查到该笔分录对应的凭证。 9-7、如何如何查询查询月凭月凭证证信息信息 功能：功能：按年查询各月凭证制单、审核、记账、结账情况以及各月凭证缺号的情况。 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 69 页 共 113 页 9-8、如何如何查询查询序序时帐时帐(凭凭证证分分录录) 与凭证查询的功能相同，区别在于显示方式是以凭证分录的形式显示，显示结果如下图： 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 70 页 共 113 页 9-9、如何如何查询查询多多栏帐栏帐 查询项查询项:这里的这里的科目码科目码条件一般输入一级科目码条件一般输入一级科目码 按什么分栏按什么分栏?：用来设置多栏账的分栏内容 分栏内容设定分栏内容设定：多栏账的显示栏目的信息，这里的条件是由按什么分栏?控制的,如果按什么分 栏?选的是”按科目”,则条件 里输入的就是科目码,而且要跟查询项里的科目码一 致,如果按什么分栏? 选的是”按部门”,则条件 里输入的就是部门码,而且要跟查 询项里的部门码一致,点击条件区旁边的刷新按钮后就可看相应条件的明细信息 显示结果如下: 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 71 页 共 113 页 第第 10 章章 计划计划 10-1、计计划划编编制制 计划编制： 进入【帐务系统】-【】-【计划】的【计划编制】，弹出如下对话框： 使用按钮调整编制预算的年度； 按【刷新】按钮进入计划编制的界面，如下图： 预算编制分为两个区域，左边区域为科目码，右边区域为预算编制区域，右边区域的内容随科目的不 同而变化，原则是科目设置了哪些核算项就可以根据这些核算项编制明细预算； 年度预算和月度预算的操作区别：年度预算和月度预算的操作区别： 编制年度预算时，在右边预算编制区域的【月月】的记录中只有“1”时，系统识别为是“年度预算” ；当【月月】的记录中只分别有“1”、“2”多个月份记录时，即表示编制“月度预算”； 如何编制部门明细预算？如何编制部门明细预算？ A A、用鼠标选中需编制部门明细预算的科目，如下图： 选中了左边区域的 550103 差旅费科目： 预算考核超预算的预警控制 编制预算 南北 7.0 总账系统说明书 北京南北天地科技有限公司版权所有 第 72 页 共 113 页 B B、选中科目后，在右边区域中显示当前科目的核算项“部门”和“月”以及“计划数”三列，因 为当前科目设置了按部门核算的属性，所以可以按照部门编制预算。当某科目设置了多个核算项时，右 边的预算编制区域中会出现多列，每个核算项显示一列，在预算编制时可按每个核算项编制明细预算， 也可只按某个或某几个核算项编制预算。 例如