高效时间管理PPT课件

高效的时间管理,“明日歌”,明日复明日，明日何其多。 我生待明日，万事成蹉跎！ 世人若被明日累， 春去秋来老将至。 朝看水东流，幕看日西坠， 百年明日能几何？ 请君听我明日歌！,“今日歌”,今日复今日，今日何其速！ 朝朝复幕幕，连命都不顾！ 世人若被今日累， 终身劳累何其苦。 早出又晚归，忙碌何所图？ 百年今日怎生度， 人生真谛谁能悟！,如果今天是你生命中的最后一天,您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,时间掌控测试,一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？ 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,看看你的时间掌控情况,12-16“yes”救命！ 你在时间管理上需改进 08-12“yes”当心！ 你需要重新审视你的时间行动指南 04-8“yes”可以！ 方向正确，但需要提高冲劲 0-4“yes”恭喜！ 坚持并保留你的方法,一、时间概论,什么是“时间”,时间的定义： 从过去通过现在到将来， 连续发生的，各种事件的“过程”。,“时间”的公平性,每个人拥有以同样速度度过的时间； 但每个人怎样利用时间却并不相同； 任何人都绝对无法获得更多的时间。 关键词： 选择以及控制事件决定生活的质量！,时间与事件的关系,时间的意义： “时间”本身不以如何人的意志为转移； 因此，时间对如何人都没有实际意义。 怎样使时间具有意义： 学习怎样选择和控制“事件”！,“事件”的控制,我们能够控制的： 去哪、吃啥、干啥、不干啥； 我们不能够控制的： 宇宙规律、自然现象、既定原则。,“事件”与“资源”的关系,成功要素： 任何事件的成功均需要相应的资源，而最希缺的资源就成为那块“短板”！ 资源的种类： 大气、水源、矿产、动植物 资金、技术、设备、人才 关键词： “时间”也是非常重要的资源！,“水桶效应”的启迪,水桶效应： 一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！ 问题： 哪一块是我们走向成功的“短板”？ 关键词： 必须设法找到那块短板！ 必须充分利用那块短板！,“时间”的特性,特性一：时间不可再生； 特性二：时间不可逆转； 特性三：时间不可停滞； 特性五：时间不可伸缩； 特性六：时间不可替代。 关键词： “时间”是世界上最希缺的资源！ “时间”是最珍贵的资源短板！,“时间”是否能管理,事实： 你绝对不能够让时间停止下来。 因此： 时间本身是不能够被“管理”的。 所以： 能够被管理的是你和你的选择。,时间管理不是什么?,时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多。 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以使自己更有绩效, 更有效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对的做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划,时间管理的关键,时间管理的具体内容： 选择、支配、调整、驾驭； 分析、计划、理解、实施。 关键词： 将不可控因素影响减到最小。,不同的态度差异,被动的心态： 1、我实在不行 2、我就这样了 3、他使我失控 4、他无法合作 5、我是被迫的 6、我不能做到 7、我只好这样 8、先等等 再说,主动的心态： 1、我完全能行 2、我可以改变 3、我可以控制 4、我和他沟通 5、我是主动的 6、我能够做到 7、我愿意合作 8、我马上行动,学习时间管理的目的,误区： 在单位时间内比以前做更多的事。 目的： 学习判断那些是对你最重要的事； 充分的利用时间产生最大的价值。 关键词： 获得更大的“效益”和更加“舒适”！,四个主要影响时间效率的障碍,二、如何高效的管理我的时间,时间管理的核心步骤,定角色和职责(明确价值观) 列出事件清单 排定事件次序 制定时间计划表 言行一致地执行 调整和改善 世界唯一不变的真理就是变！,时间管理的核心步骤第一步,1、定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据 你的社会责任和角色： 1、你是你爱人的丈夫； 2、你是你孩子的父亲； 3、你是你父母的儿子； 4、你是你企业的一员； 5、。,时间管理的核心步骤第二步,2、列出事件清单 主动性任务 -帮你实现工作目标 应对性任务 -不太重要却不可缺少,会见,13-11-2000,时间管理的核心步骤第三步,3、排定事件次序 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,时间管理矩阵图（四个象限）,紧急的和重要的 不紧急但重要的 （1） （2） 紧急但不重要的 不紧急也不重要的 （3） （4）,四象限的区分（示例）,重大项目的谈判 紧急问题的处理 重要会议或工作 陪女朋友逛大街 必须的！,愿景价值观的澄清 计划、准备、预防 学习、培训、休闲 陪客户逛大街 战略的！,重 要,无谓的电话、信件、 报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一 陪岳母逛大街 无奈的！,不 重 要,各种琐碎的闲杂事 无用的广告、函件 发呆、上网、闲聊 游荡、逃避性活动 陪 逛大街 !,紧 急 不 紧 急,一象限文化,这是你及你的团队一定要做的事情。 问题： 真的有那么多紧急和重要的事情吗？ 事实： 投资二象限一象限工作会大幅减少！,二象限文化,紧急与重要的事情很少会同时出现。 结果： 我们往往忽视不紧急但很重要的事。健康 事实： 我们投资第二象限的回报是最高的！,三象限文化,如果总是忙而无效太不值得； 很多企业的“西部牛仔”现象。 结果： 我绝对是最最不能缺少的人； 很多人开会前 5分钟最忙乱。 事实： “忙乱”成为很多企业的文化！,四象限文化,犹豫、多疑、拖延、发呆； “明日歌”对于我们的启迪。 结果： 我们往往在白白浪费时光！ 事实： 有益的活动并非第四象限！ 这是一个不必进入的象限！,如何投资二象限,时间本身并无多余无法增加。 有效的方法： 坚决的从第三象限腾出时间； 第三象限的欺骗性是最大的。 关键词： 找回浪费在第三象限的时间！,如何走出三象限,问题： 你真的无法把你的时间投资第二象限？ 建议： 改变你的习惯，增强持续行动的能力； 学会决不受急迫性事件的影响和左右。 关键词： 急迫性与重要性正邪两立，互为消长！,如何进入第二象限,问题：自我思考： 你的生命中最重要的是什么？ 你的人生意义和目的是什么？ 你的为人处事的原则是什么？ 你人生的基础：信念是什么？ 你人生的理想和目标是？ 对于你最最重要的人是？ 对你最重要的三件事是？ 你最希望获得的建树是？ 假设剩30天命你做什么？ 关键词： 我们必须认真和深深的思考！ 否则，你只能是一个：混球！,偏重不同时间象限上的不同结果,重要，紧急,重要，不紧急,重要,紧急,I,不重要 紧急,不重要不紧急,扩大,减少,避免,缩小,时间管理基本策略,小组作业:给张经理安排一天的任务,“15分钟”,时间管理的核心步骤第四步,4、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性,时间管理的核心步骤第五步,5、言行一致地执行 排除干扰 有效授权,如何对付影响工作的打扰者,先打断他的话； 站起来； 把握好时间； 把握好谈话内容； 态度要友善。 要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气,时间管理的核心步骤-第六步,6、调整和持续改善 每日调整与应变 阶段自我评估与改善,时间管理的核心六步骤,定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾,价值为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性,保证重点 言行一致地执行 排除干扰,有效授权 调整和改善 自我评估,持续改善,三、时间管理的两个有效工具,高效时间管理的好工具,周工作计划/小结表 效率记事本(每日事件安排表),月 周工作计划/小结表( 月 日至 月 日),(模板),5月第3周工作计划/小结表(5月17日至5月21日),(样表),每日时间安排表,四、如何高效管理他人的时间,管理者授权的两个障碍,管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍： 要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,推荐两个管理他人时间的好工具,开好周例会 甩猴子的技巧,猴子是什么?,五、时间管理的八大要决,时间管理的八大秘决,效果效率 目标计划 计划行动 排序罗列 20 80 集中分散 人 事 罗盘时钟,做正确的事情 书面界定结果 缜密思考策划 优先高于一切 关注少数重点 专注整块时间 投资情感帐户 平衡工作生活,平衡发展的生命之轮,To live:生理,To love: 社交/人际,To learn: 心智,To leave: 心灵,平衡发展的四个方面, 生理 我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理强身健体。 心智 我们在阅读、写作及思考中增进智慧。 心灵 我们通过阅读催人上进的文学作品，沉思冥想，与心中的神 对话，或回归自然来保持心灵的健康。 社交/情感 在重要的人际关系情感帐户中每日持续存款，将会让我们的 人际关系更加牢固，情感也日趋成熟。,提高时间管理能力独门暗器,个人行动计划,六、制定个人行动计划,知识 （做什么，为何做),习惯的培养,技能 （怎么做),意愿 （想去做),习惯,1. 事先规划好你的时间和步骤以收事半功倍之效。,2. 分析工作的优先顺序，按照轻重缓急做处置。,3. 找出自己最有效率的时段以安排工作內容。,4. 组织你的办公桌及办公室，提升作效率。,5. 进行充分的授权，將工作分配給部门、助理或秘书。,6. 活用记事本管理时间。,7. 运用有效的方法取得资讯。,8. 改变拖延的习惯，即时行动。,9. 技巧性的对待访客，让时间的控制权在自己手上。,10. 练就健康的身体，保持身心最佳狀況。,节省时间的十个妙方,办公桌上堆积如山的文件，好像永远不会都減少；接踵而至的要与时间拔河，首先记录自己的时间分配方式，分析哪些习惯浪费时间；接著订定目标并拟定计划，以较实际的观点安排时程最后找出浪费时间的原因与因对方法，改变这些坏习惯。 每天空出一段时间來规划事情。 拿一个小时來订计划，可以有二到三倍的效果出現。 你可以在上班之前比较安靜的环境（家里或办公室）订计划或是当作上班的第一件事，或是在下班前订第二天的计划。 将时间加以分段，最好是以十五分为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段时间里加速完成。 学习绝对专心心，同时做兩三件事，像电视机选台器一样。,做正确的事要比按正确的方法把事情做对來得重要。 杜拉克（Peter F. Drucker）,1.事先规划好你的时间与步骤，以收事半功倍之效。,2. 分析工作的优先順序，按照轻重缓急作处置。,要掌控时间，就必须先能掌控自己。 设定个人目标，以便根椐目标，分析工作的优先順序，按照 轻重缓急做处置。 经常评估所设定的优先顺序。,採用80/20原則來设定优先顺序。完成20的目标可能获得80的效果，如果你每天的行事历上有十个事項要做，你只要能圓滿达成其中最重要的连个项目，就可以得到八成的效果。,根据紧急性与重要性決定： 重要而且紧急：马上办。 重要而不紧急：好好规划。 不重要但很紧急：1.马上辦，但只花一点时间；2.请人代办；3.集中处理。 不重要也不紧急：有空再办。,要將你的百分之百的时间，用于关键问题的处理。 湯森（Robert Townsend） Avis-Rent-a-Car, Inc.總裁,生理专家研究，人的效率会随著时间不同而不同，順其自然安排 工作內容，工作效率才会高。,早上八点至十点：精力颠峰，适合做规划。 早上十点至十二点：注意力及短暂记忆力最强，適合脑力激荡会义、训练。 下午一点至二点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。 下午二点至四点：开始始清醒，長期记忆力力最强，适合阅读、思考。 下午四点至五点：适合技术性工长、处理冲突问题。,了解自己的生理时钟，它不像真的时钟那么有规律。找出精神最好的时间从事困较难的工作。,在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性思考、讨论或订定工作计划。 在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意見、处理回信、规划行程表。 在效率最差的時段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行 政工作。,3.找出自己最有效率的时段以安排工作內容,4.组织你的办公桌及办公室，提升工作效率。,杂乱无章的办公桌会让人分心、容易疲倦及紧张、生产力降低、无法控制工作，也会给人不好的印象。更重要的是，档案找不到，办公桌上一片凌乱，都会浪费你宝貴的时间。保持办公桌清爽的最高指道原則：与手边正在做的工作有关的东西，才能出現在桌面上，其余的请立即拿开。,你可以这样清理你的办公桌： 挪出一段时间专门來整理你的办公桌。 可以將这个时间再分成几個小段，每小段专心清理一個抽屜或桌面。 与工作毫无关联的书籍杂物等，都应该立即清掉。 一年半年內不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个東东最坏的结果是什么？如果沒什么大不了，就別犹豫了。 运用5S技巧整理、整顿、清扫、清洁、养成习慣。,把你的办公桌与办公室当做一个工作站： 办公桌如果面对窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你面前，还可以有空间摆放其他办公家具。 每天要用到的東西，放的位置越靠近座位；不是每天要用的，可以集中到较远的角落去。 將出、入、检讨之用的文件分別以不同的抽屉档案或蓝子收集，一收到文件就加以分类，有效缩短文件传递的时间。,不管理好你的文件，你就会被它们淹死。由你桌上的光景即可看出是你还是它们贏了。 史坦普（Peter Stemp） Allied Dunbar Assurance plc,5.进行充分的授权，將工作分配给部属、助理或秘书。,如果你坚持处理工作所有的细节，很快就会发现时间根本不够用，更何況你的职位与所负责的責任会不断的增加。请他人分摊你的工作，善用授权策略，事半功倍。 找出哪些工作可以授权他人去做。 將工作交给能处理得最好的人。 信任对方，尊重对方。 清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。 授权不是推卸責任，你一样要负起该承担的责任。,秘书或助理不是花瓶，他们可以替你挡不速之客与过滤电话、信件，使你不受干扰地专注在重要事务上，还能替你归集资讯，提出解決问题及做決策的构想。你应该和他们相互信懒，建立团队工作纪律，发展出合作关系： 每天固定时间与他们讨论工作內容，让他们熟知你的目标、优先顺序及渴望，清楚知道你要什么。 鼓励他們分担更多的责任，并允许他们发展自己的行事风格，可以做決定，而不是当你的影子。 给予充分的支持、认同与尊重。,成功的主管奉行兩個原則：在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定；直接向你負責的人應該提出答案，而不是問題。 霍柏斯（Charles R. Hobbs）,6.活用记事本管理时间。,找一本口袋大小的记事本帶在身边： 记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务。 列出待办事項，可以分为每天、每周或未來数周。 把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢比或原子笔书写，可能有变数的就先用铅笔书写。 随时记录一些新想到的做法。 达成的項目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要察看会看不懂,在你的记事本上，你可以用荧光笔标颜色來区分事情的重要性或优先性。,像所有其他的计划一样，有效的时间安排最好是在纸上上作业。 勒伯夫（Michael LeBoeuf）,有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。 黑斯（James L. Hayes）,如何在短時間內得到最多的資訊？ 在精神最充沛的時候，阅读最重要的資料。 不断的学习如何加快阅读的速度。 与对同一領域有兴趣的人分挡资讯收集的責任。 养成隨身携帶阅读资料的习惯。 养成在等待的时候阅读的习惯。 要求部属在文件上做摘要。,锁定你真正需要的资讯，避免因資訊泛滥而无所适从。 阅读前先了解自己的目的。 有选择性的阅读，如果沒有很多时间，可以只选择一份綜合性的报紙。 先读标题。 读一读就停下來思考，并將所读的內容浓缩成大要。 想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻标记并剪下來归档，并將其他部份丟弃。,7.运用有效的方法取得资讯。,8.改变拖延的习惯，及时行动。,该写一篇重要报告的时候，你却在整理桌子？像这种先处理无关紧要的事情，而非该优先解決事情的心态，就是拖延。我們习惯拖延困难、讨厌、难以下決定的事但这些事却不会因此消失，只会让你更紧张，反而陷入困境，还需花原本二至三倍的时间才能完成。,终结拖延的六个方法： 问自己：現在最重要的是做什么？而非问：我現在最想做什么？ 先把最令你讨厌、最困难的事解決掉，不要让它一直困扰你。 將工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。 不要等所有资料都到手才开始始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段时间 內禁止做這些事。 定设诱因激励自己准时不拖延。,无法适当安排时间、累计工作的结果，只会造成心里产生慌张感而已。,9.技巧的对待访客，让时间的控制权在自己上。,访客在所难免，你必須要懂得一些应付的技巧，才不会轻易浪费了你的工作时间。 尽量少在自己的办公室里接待访客，最好使用访客接待室。 开门见山，即引出访客的目的，保持公事公办的态度和语气。 不要以茶点或咖啡宽待未经约定的访客。 坐在椅子的边缘，將全部的注意力投注在访客身上。 可能的話，明确的设定时间限制，放一个你和访客都能察觉到的时钟。,如果访客逗留太久，你应该及时的站起來。不要打断对方的话，可是一旦轮到你开口接话，你应该主动结束这次的对谈，总结应该采取的行动或结论。 尽量使用肢体语言，如关上笔记本、整理桌上的文件，或將身体移到椅子的边缘。 说些暗示性的話，例如：我想这就是结论吧！我很感謝你來看我。等。,选择时间就是节省时间。,10.练就健康的身体，保持身心最佳狀況。,沒有时间照顾自己身体的健康，將來就沒有健康的身体利用时间。要不断保持顛峰水准的工作表現，就应该保持身心健全，注意个人的健康狀況及需要，学习用较少的时间获得健康。 运动不是有机会才做，最好在你的行事历上加入这一项，固定时间地点做运动。 缩短短睡眠时间能节省时间，可是，如果能培养快速入睡、充分睡眠的能力，一样可以拥有效率。 养成早上一睁眼眼睛就起床的习惯。 定时做健康检查查，除了医院及康诊中心外，也可以利用血压器等医疗器材自己在家測量。 错过闹钟、找不到车钥匙、省份证等都会偷去时间，而且影响你一天情绪。 无情的压迫自己并不是善用时间的好方法，感到有压力时，休息一下，能有效提高精神，增进工作效率。,