商务礼仪之名牌的使用.doc

主持人：今天我们谈话的主题是名片的礼仪问题，据说商务人员的名片是比较随身携带的物品之一，金教授您认为有这个必要吗？ 金正昆：确实有这个必要。我们下面就名片的使用谈一谈，在商务交往中，名片被人们称为随身必备的物品之一，为什么？重要的一个作用，就是名片在社交场合，是我们每个商务人员自我介绍信，社交联谊卡，首先你向别人推广了你的企业形象，说明了个人的身份，所以我们说它是自我介绍信，同时由是社交联谊卡，介绍了自己的业务，说明了自己的具体职责，甚至从某种意义上讲，推荐了自己的产品和服务，这样的话，对方需要跟你进行合作时，就可以借助名片上提供的联系方式跟你合作。所以，有一个专家讲过这样一句话，一个在社交场合没有名片的人，是没有现代意识。他还讲过另外一句话，一个在社交场合不会使用名片的人，也是没有现代意识。这个话我们不能打击面太大，我们只能放在社交场合，尤其在商务交往中的对外的社交场合，给社交一个界定，对外交往是联络老朋友，结识新朋友这样一个场合，我们强调名片的重要性，就是为了让大家了解，实际上名片是我们商务人员个人形象和企业形象的一个有机补充。没有名片，在商务交往别人就会对你心存怀疑，是正规军吗？是有职有权的吗？是说话算数吗？以后还能找到你吗？当然不是说有了名片就能找到你，没有名片，至少别人会存在这种疑虑，可信度降低，另外一个角度，你有名片，不会用名片，你也会自损形象。我们讲名片不会用，等于形象自惭。我可以下面讲一讲，名片中出现的几个问题。 在商务交往中，特别是在对外商务交往中，我们有一个名片使用三不准。第一个不准，就是名片不得随意涂改。这个事在我们国内是普遍见到的一件事，比如有的同志手机改号了，有的同志从全球通变成了神州行。或者换成小灵通了，拿钢笔把老的号弄掉，然后新的写上去，名片的第二个不准，不准提供两个以上的头衔，我们有的同志，特别是一些老总，老板，他管辖的范围极大，可能有很多的子公司，还有很多社会的荣誉，社会头衔，我经常见到有些同志的名片，真正的姓名被挤到犄角旮旯里去了，而头衔一大堆，有一次一个同志递给我一张名片，折叠的，我以为他请我吃饭，握着他手半天，结果打开一看，24个头衔，是比较狠了，而且有些头衔，八竿子打不着，至少跟我的业务往来打不着没有必要，用我们来讲是用心不专，给人这样的感觉。所以国际交往的惯例是一般的名片中间，只提供一到两个头衔，一般就用一个，对象化非常准确，比如我到你这儿做公关礼仪的节目，我提供的名片的头衔就是人民大学外交学系主任，人民大学关系学院礼仪与公共关系研究中心主任，我这个是对口的，我还有其他职务我其他职务给你是没有用的。只能够自己自认为虚张声势，反而弄巧成拙，一般只给一个，顶多给两个。多了也记不住。而且提供的这两个必须是相近的东西。 那有的同志讲了，我身肩数职，而且我交际范围很广，国际商务领域有一个处理这类问题的办法，就是有地位有身份的商务人员，经常有这种可能，一个人同时准备多种名片，对于不同的交往对象提供不同的名片。比如，我现在是在以学者专家的身份，抛头露面，我提供的名片就是学者专家的头衔，我要在社交场合楼面，我提供的名片就是社交名品，我在政治性活动中露面，我提供的是社会荣誉社会头衔，不同的，不能以不变应万变。所以这点想说一下，否则我们有同志好心好意的把头衔列上去了，没有得到好报，多余的。第三，名片比较重要的不准是什么？一般不提供私人联络方式，商务交往中不提供私人联络方式，我经常说，我们有的同志名片递给你之后，他跟你谈公事还是谈私事，除了办公室电话之外，移动电话号码也有，家里私宅电话号码也有，不应该的。公司有别，内外有别，你是一个董事长我到你这儿推销你的产品，你给我一张你的名片，上面有你们家的电话， 什么意思？让我到你家意思意思吗很不够意思？工作场合提供的名片，只有办公室，私人交往，才会提供那种私宅电话，或者移动电话，移动不是随便都给的，给你是看得起你，我们有的同志就是内外不分，公私不分这样的感觉，所以三不准应该是一个企业形象和商务人员个人素质和见识的问题。 下面我想具体内容来跟各位讨论一下商务人员名片制作和使用的问题，这个问题是很重要的。首先来跟各位讲一讲，名片的制作，我给过很多朋友忠告，你去制名片，做名片的话，千万不要名片制造商替你决定，什么样的尺寸，什么样的色彩，什么样的材料，不要全听他的，要自己有先入为主的标准化，正规化要求，制造名片，恐怕下列技术指标你必须考虑，第一规格，规格者尺寸也。商务人员的名片，是有标准规格的，国际规格一般是610，6厘米宽，10厘米长。国内通用的商务交往的名片是5.59，5.5厘米9厘米。所以我们制作名片的话恐怕就是要按照这个尺寸，其实一般的名片纸就是这个尺寸，搞的太大，你炫耀，你搞的太瘦小太苗条，也不符合常规，当然你要是艺术界人士就该当别论了，演员，歌星，电视制作人，那就是要标新立异，这是规格。 第二，要注意质材，就是材料的选择，现在制作名质材也非常丰富，有的同志递给你一张名片，你都不敢要，纯金的，纯银的，不锈钢的，塑料的，石头的，木材的，我都讲过。大家我们一般比较专业的讲法还是要选择纸张，一般来讲，选择纸张，特别是选择再生纸是一个时尚之选。选择再生纸还有个环保理念，特别是对外交往，用再生纸的话，对你会有一个比较好的感觉。 接下来我们要讲色彩，一天到一个单位去，一个老兄递给我一张名片，黑底的金字我跟他讲，你是卖墓碑的吗？怎么这么恐怖呢？还有同志递给你名片，纯红，红底黑字，好象喜贴似的，见了之后就想掏钱，要是社交名片他该当别论，商务交往的名片不规范，不庄重，有标新立异之感，商务人员的名片色彩要淡雅，而且最好选择单色，不要选花色，一般要选择浅白色的，浅黄色的，浅灰色的，浅蓝色的，这四种浅色为主。以浅色为主，太要太花哨。 接下来要强调一个点，图案要明。一般而论，名片上最好不要出现与本题无关的图案，商务人员的名片上，大概能够出现的图案有三个，第一，企业可识别标志，就是企业的字母的标志。图案的标志等等，我们叫CS，企业形象可识别系统。第二，就是本单位的所处位置，有的董事长，总经理很会做宣传，他城市比较小，企业不在市中心，所以他给你的名片上，会把他企业的标志，和到他企业去的主要的交通工具，比如机场，车站，印一个简图在上面，所以拿到这张名片就非常容易找到他。 第三上名片上还可以出现一个图案，就是本企业的标志性建设或者主打产品。比方说我工厂的办公大楼非常雄伟，非常有特色，印上去，人家都知道这是我单位，或者我这个产生非常有特色，一目了然，除此之外不要乱印，我特别不主张印本人照片，有的时候，要是俊男美女可能还比较上镜，比方说，腾小姐，你要是给我一张印着你头像的名片，我得谢谢您，你非常漂亮。像我的形象就不怎么地，我写了不少书，经常有出版社的同志，好心好意的告诉我，金教授，把你的照片在上面印一张吧，我说不印。因为我自己知道自己不上镜，不看见的时候，看我的书觉得写的还不错，一看我就这德行啊，看书就没有积极性了。所以有的时候，含蓄是一种美，这点你是不能否认的。 我们一般来讲，接下来要讲的名片下一个问题，关于制作方面的问题，就是字体。一般来讲，应该用规范的印刷体和楷体，一般来说不要用男人的字，比如很多同志的名片喜欢用篆字、繁体字，不大合适。如果我们做海外业务的，包括跟港澳台的朋友打交道，那个地方流行繁体字，像我们广东很多同志，名片用繁体字，因为他们主要的业务对象是港澳台的朋友，海外华人，这个可以，否则的话，如果我已内地客户为主要对象，那我就没有必要去印繁体字，国家推广简化汉字，你用繁体字，无非就说明，卖弄一下自己有文化，其实没有文化，中国有句话老话，响水不开，开水不响，大雅若俗，喜欢咬文嚼字的人，往往是文化程度和底蕴不够的人，虚张声势而已，是没有必要的，有的同志在对外交往中，要使用外文，外文要注意，中文和外文最好两面印刷，不要印到一面去，印到一面去，给人以过分拥挤的感觉，还有一点要注意，名片上最好不要印格言、警句之类的。所以印制名片有这么几点要注意。 接下来名片有一个内容问题比较重要。原则的讲，名片分为三种：两类三种。第一种我们可以称之为企业名片，这个比较适合在什么展销会，展示会，博览会，产品推介会上用的。比如我们去参观一些大型的国际贸易展示会，往往每个前台前面有个盒，上面印着几个字请交换名片，他们公司的名片放在那里，你可以把你的名片跟他们做交换。这个企业名片上来讲，印的内容就是企业名称，企业地址，企业公用电话，企业销售电话或者电话总机，就是企业贸易往来的一种联络方式。 第二种名片用的比较多的是私人名片，也叫私人名片，或曰社交名片，私人名片，社交名片，类似于我前面讲的自我介绍的那种应酬式自我介绍。名片的内容很简单，比如我叫金正昆，他我名片上只印三个字，金正昆，告诉你这三个字怎么写。他是免罪的泛泛之交，不愿深交的人用。比如我参加舞会，我碰到我们这个漂亮的腾小姐了，我这个不自觉，我问他，我说能不能跟我交换一下名片，我将了她一军，她没办法不给我，甚至是她刚把名片给另外一个人时我看见了，她就可以变通一下，她给我名片了，但是给的我是私人名片，社交名片，这个名片只印了三个子，你叫腾树昀，就按你腾树昀三个字印下来的告诉我这三个字怎么写。给了等于没给。 所以人家把这种社交名片给了我们，我们心里得有数，对方没把我们当回事，没有继续结交我们的欲望，千万不要问，你家没装电话。因为那上面是不印电话的。显得比较傻，也不要问在哪上班？她都不想告诉你，她是社交， 只是给你一个称呼。 第三种名片是商用名片，私人名片和商用名片，我们统称为个人名片。前面是企业用的。两类三种，所以我想给各位讲一讲这个商用名片，商用名片的基本内容，我们也可以称为三个三。三大类内容，每个三个小部分组成，我们也可以叫为三个三。非常容易记。这个人把名片递过来，是不是规范，等于给自己上称去称一称，自己是八斤是八两，你可以看的很清楚，第一个三，我们称为本人归属，就是你所在的单位和部门，一般是有这么三个要素构成，首先，企业标志，企业形象，其次，单位全称，单位全部的名称，第三，所属部门。比如我现在的单位就是中国人民大学国际关系学院外交学系，我单位中国人民大学，我所属单位，国际关系学院外交学系，在家一个企业标志就全了。这是归属。 第二个内容，本人称谓。你要人家怎么称呼你，这个你不能胡印，有的同志名片上自己给自己下称呼先生，金正昆的名上面印个金正昆先生，我当然是先生，腾树昀印一个腾树昀小姐，谁还不知道她是小姐，这都属于画蛇添足的。一般来讲，本人称谓三要素是什么？第一个本人姓名，第二，行政职务，第三，学术头衔，博士、律师教授等等，这是等于给社会上定位，说明你的身份和级别。 商业名品的第三项内容，我们称之为联络方式，也是有三个小点构成的，第一，所在地址，我经常跟有的企业家讲，你的名片一放，你有没有国内眼光，你有没有全局眼光，你有没有国际视野能够看清楚，有的同志那个生意本来就不想做大，你一看就是，他只印某省某县，应该印中华人民共和国，或者是某省某县，某市某区某街道，要搞清楚，详尽一些，别人容易找，而且有个全局范围，别太小了。这个人给你发个速递寄个包裹都容易收到，别逼着人家到邮局查你，或者打电话到你单位问你，所以单位地址是要清楚的，其次，邮政编码，虽然下来通讯方式很多，但是邮政编码要印，写信，寄快件都容易到，第三，办公电话，要把办公电话搞上去，此外，传真号码，电子邮件，寻呼机，手机，私宅电话一般都是不给的，我们叫酌情提供，比如我搞贸易的，我可能是传真会给别人的，我搞公关营销的，我电子邮件会给别人的，甚至我有时候会把手机号码印上去，但是私宅电话是绝对是白的，而前三者，单位地址，邮政编码，公共电话是必印的 接下来我想跟各位谈一谈，名片的交换问题，这个问题在我们前面的几个部分中，已经陆陆续续的谈过我们这里想集体的归纳总结一下。交换名片涉及到这样几个问题，第一，如何索取名片，第二，如何接受名片，第三，如何递上名片。这些问题都是比较重要的，首先，我们来说，如何索取名片，商务交往中强调自尊的，所以有经验的人，最好不要去问别人要名片，最好是已经静制动，让对方给我们，但是，考虑多实际工作的需要，必要的时候还是要要的，所以索取别人名片，不但万不得已，不去要。 接下来你要注意，递送别人名片时，要态度谦恭，比如起身站立，两个手递给别人，而且比较重要的，要像我现在这个姿势，站起来递给别人的时候，要注意，两只手端着自己的名片，两只手拿着名片上方，这样就递给他了，正好对方接的时候，可以接下方。你别像发扑克牌似的，另外要注意字体正对着对方，但是有点坡度这样是比较好看，放在适当的高度，稍微低一点，也别太高。太高也非常失利，这样递给对方。看的很清楚，而且接的也很方面，两个人拿着上面，对方接正好接下面，都比较方便。 接下来还要注意把名片递上来的时候，还要讲究顺利。你像我对面就是腾小姐一个人，我就比较省事了，我递给你就是了，但是我们的社交场合，你可能把名片同时递给别人好几个人，递给好几个人是要讲顺序的，基本的顺序有这么几个： 第一个顺序就是由尊而卑，由职务高的 人开始， 开始递给职务低的人。有年龄不同，级别不同，身份不同，由尊而卑，但是这个也是最难办的事。因为你还不认识对方，你拿不准对方的级别职务，很难，比如对面三个小姐在我对面，我希望把名片递给你们三个小姐，我难道好意思问，你们三个年龄谁最大？女士不问年龄，这样的话，你就可以采用第二个办法，就是由近而远，首先把名片递给离自己最近的同志，然后按照顺序，最后那个是离你对远的，你别跳跃式的，别过来四个女孩，你一下把名片塞给最后一个了，或者中间这个，其他人可能就不高兴，就她漂亮吗，我不漂亮吗？这个不行，不能厚此薄彼，得讲顺序和规矩。有的同志讲在圆桌上怎么讲，比如在圆桌上吃饭，你的两边都有人，都需要递给对方名片，甚至有的时候整张桌子都需要递送名片，这个圆桌上递送名片的话，包括握手介绍的话，大家可以可以记住一条，就是要讲究，按顺指针方向前进，一般是从右侧的人开始，因为以右为上，宴会上左侧的人是主宾，从他开始，就顺着表针的方向前进，为什么？因为顺时间的话，意味着光明在前，向前发展，不断进步，就是与时俱进，一般不能够