ZJMIM1ERP项目-总账会计操作手册-代垫费用核算_V20_20100603_CN.docVIP

用户手册项目浙江物产SAP实施项目文件名总账操作手册 代垫费用核算模块财务组作者范秀栋总账会计操作手册 代垫费用核算编号：FICO-GL01作者：范秀栋版本：2.0第一部分：版本控制版本日期作者版本备注1.02010-06-03范秀栋初始版本 结构样本第二部分：审批签署职务部门签名日期项目经理IT咨询公司业务人员部门领导业务代表相关人员实施成员IT咨询顾问第三部分：流程描述相关部门相关流程流程概述第四部分：操作步骤1.代垫费用类型维护52.日常代垫费用核算63.月末代垫费用结算74.代垫费用支付85.附录1SAP事务代码清单96.附录2SAP主要概念101. 总部公司创建代表分公司的成本中心1.1. 操作说明为了识别总部公司垫付的费用归属与哪些分公司以及何种费用，该解决方案将使用成本中心会计解决方案，即l 在总部公司代码中创建相应的成本中心来识别为哪些分公司垫付了费用；l 垫付费用发生时，记入到相应的费用科目中，来识别垫付了哪些费用；l 月末总部公司根据相应成本中心的费用统计情况，进行费用结算；1.2. 操作路径操作部门/人员集团总部人员SAP菜单路径SAP事务代码KS01SAP程序名成本中心创建1.3. 执行操作l 第一步：执行成本中心创建功能输入字段输入字段说明成本中心编码0100DF1000垫付委托方对应的成本中心有效起始日2010.01.01成本中心有效期起始日期至9999.12.31成本中心有效期终止日期在屏幕上输入以上信息后，按下回车，进入下一界面：l 第二步：录入成本中心详细信息输入字段输入字段说明名称垫付委托方实业控股描述垫付委托方浙江物产实业（控股）集团公司负责人实业控股成本中心类型L层次结构0100DF0000公司代码0100利润中心0100999999输入完成后，直接按下保存按钮保存按钮，系统会提示保存成功。2. 总部公司日常代垫费用核算2.1. 操作说明日常发生的代垫费用可以直接挂应付账款，也可以通过库存现金或者银行现金支票直接支付。通过库存现金与银行存款科目核算操作雷同，仅仅科目不同且后者需要指定开户行与开户账户，以下系统操作以银行存款支付方式进行说明；而挂应付账款情况可以参考章节3中的“代垫费用委托方应付代垫费用入账”。2.2. 操作路径操作部门/人员代垫方费用核算人员SAP菜单路径SAP事务代码FB50 适用于库存现金情景FB60 适用于往来应付款情景F-02 适用于银行存款及另外两种情景SAP程序名2.3. 执行操作l 第一步：执行入账操作在屏幕的上半部输入凭证抬头信息，如图所示。输入字段输入字段说明凭证日期2010.06.03原始凭证日期凭证类型SK资金凭证公司代码0100可以在用户参数中默认所述公司过账日期2010.06.03货币/汇率CNY外币凭证可以输入即期汇率参照UATGL20100603-01可以输入原始凭证号公司间往来凭证若为内部往来公司业务，可输入对方SAP系统凭证好凭证抬头文本代垫费用-招聘费用凭证抬头摘要l 第二步：代垫费用待转核算项目分录录入在初始输入界面的下方，输入下一会计分录的记账码和记账科目信息，并按下回车，进入分录录入界面，如下图：输入字段输入字段说明过账码40记账码 分录的借贷标识与操作的账户类型科目660120000代垫费用科目输入会计分录的必要信息，输入信息根据记账科目的不同有所不同，对于“1221010799 应收代垫费用待转科目”，输入信息如下：输入字段输入字段说明记账金额2500.00成本中心0100DF1000垫付委托方成本中心利润中心0100999999根据成本中心主数据维护信息自动带入分配用来识别该分录的信息，可使用默认规则生成文本代垫费用-招待费会计分录摘要l 第三步：银行存款科目核算分录录入代垫费用待转核算项目分录录入屏幕的下方，输入下一会计分录的记账码和记账科目信息，并按下回车，进入分录录入界面，如下图：输入字段输入字段说明过账码50下一会计分录的借贷标识与操作的账户类型科目1002010100下一会计分录的操作科目，暨银行存款科目输入字段输入字段说明记账金额2500.00利润中心0100999999某些科目可以根据默认值自动输入起息日2010.06.03账面款项划拨日期分配用来识别该分录的信息，可使用默认规则生成文本代垫费用-招待费会计分录摘要按下屏幕上按钮，录入会计分录的附加信息，如下图：对于银行存款科目，需要输入的附加信息如下表，输入完毕按下回车键，进入以下屏幕。输入字段输入字段说明现金流量代码129902现金支出对应的现金流量表代码输入开户行与开户账户信息：输入字段输入字段说明开户行01001开户银行代码账户标识01201开户账户代码，将光标放在这里，选定账户自动更新开户行l 第四步：录入凭证预览并过账在输入完所有会计分录的明细信息后，在最后个分录的屏幕上端按下按钮，进入录入凭证预览，如下图：核实无误后，按下屏幕上端的保存按钮，凭证保存后，在屏幕的下端将提示生成的凭证号。3. 月末代垫费用结算3.1. 操作说明每月需要对待转代垫费用科目进行分析，并通过代垫费用类型和代垫委托方进行分类汇总，该分类报表作为代垫费用结算为应收代垫费用的记账凭证，也是代垫委托方的入账凭证。以下操作分为三个功能操作：1) 代垫费用明细查询与汇总；2) 代垫费用垫付方应收代垫费用入账；3) 代垫费用委托方应付代垫费用入账；3.2. 操作路径1) 代垫费用明细查询与汇总操作部门/人员代垫方费用核算人员SAP菜单路径SAP事务代码S_ALR_87013611 SAP程序名成本中心: 实际/计划/差异2) 代垫费用垫付方应收代垫费用入账操作部门/人员代垫方费用核算人员SAP菜单路径SAP事务代码F-02或FB70SAP程序名3) 代垫费用委托方应付代垫费用入账操作部门/人员委托方方费用核算人员SAP菜单路径SAP事务代码F-02或FB60SAP程序名3.3. 执行操作1) 代垫费用明细查询与汇总l 第一步：输入查询参数输入字段输入字段说明成本控制范围ZJMI物产统一的控制范围ZJMI会计年度2010查询的会计年度开始期间6查询的起始会计期间终止期间6查询的终止会计期间计划版本0版本信息 总是填写0成本中心组0100DF0000成本要素组ZJMIALL输入完毕，按下左上角的执行按钮，进入下一界面;l 第二步：汇总查询结果根据以上报表结果，准备结算明细单2) 代垫费用垫付方应收代垫费用入账l 第一步：执行入账操作在屏幕的上半部输入凭证抬头信息，如图所示。输入字段输入字段说明凭证日期2010.05.25原始凭证日期凭证类型DR应收款确认暨开票凭证公司代码0100可以在用户参数中默认所述公司过账日期2010.06.03货币/汇率CNY外币凭证可以输入即期汇率参照UATGL20100603-02可以输入原始凭证号公司间往来凭证若为内部往来公司业务，可输入对方SAP系统凭证好凭证抬头文本代垫费用-结算入账凭证抬头摘要l 第二步：应收款核算分录录入在初始输入界面的下方，输入下一会计分录的记账码和记账科目信息，并按下回车，进入分录录入界面，如下图：输入字段输入字段说明过账码09特别总账标识使用情况下应收账款借方代码科目W1000下一会计分录的操作科目，暨代垫费用待转科目特别总账标识G与客户代码一起确定总账更新科目输入字段输入字段说明记账金额9,600.00到期日期2010.06.20某些科目可以根据默认值自动输入分配用来识别该分录的信息，可使用默认规则生成文本代垫费用-结算结转会计分录摘要l 第三步：结转代垫费用待转科目在应收账款核算分录录入屏幕的下方，输入下一会计分录的记账码和记账科目信息，并按下回车，进入分录录入界面，如下图：输入字段输入字段说明过账码50下一会计分录的借贷标识与操作的账户类型科目660120000结转招聘费用输入会计分录的必要信息，输入信息根据记账科目的不同有所不同，对于“1221010799 应收代垫费用待转科目”，输入信息如下：输入字段输入字段说明记账金额6,000.00成本中心0100DF1000垫付委托方成本中心利润中心0100999999根据成本中心主数据维护信息自动带入分配用来识别该分录的信息，可使用默认规则生成文本代垫费用-招待费会计分录摘要按下屏幕上按钮，录入会计分录的其他数据信息，如下图：输入字段输入字段说明反记账X代垫费用月结后不影响费用科目的借贷方发生额对于其他代垫费用汇总项目重复以上过程。l 第四步：录入凭证预览并过账在输入完所有会计分录的明细信息后，在最后个分录的屏幕上端按下按钮，进入录入凭证预览，如下图：核实无误后，按下屏幕上端的保存按钮，凭证保存后，在屏幕的下端将提示生成的凭证号。3) 代垫费用委托方应付代垫费用入账l 第一步：输入抬头及应付分录信息基本数据在记入界面的上半部分进行数据录入，如下图输入字段输入字段说明凭证日期2010.05.25原始凭证日期供应商代码W0100委托的费用代垫单位特殊总账标识G可根据往来性质选择不同的标识或为空，空为一般往来过账日期2010.06.03金额9600.00货币/汇率CNY外币凭证可以输入即期汇率参照UATGL20100603-02可以输入原始凭证号公司间往来凭证若为内部往来公司业务，可输入对方SAP系统凭证好凭证抬头文本代垫费用-结算入账凭证抬头摘要点选复页框，进入如下界面，并输入相关信息：输入字段输入字段说明基线日期2010.06.25付款到期日l 第二步：输入费用明细分录信息在输入界面的下半部分进行数据输入，如下图：具体输入信息有：会计科目借贷方向分录金额分录短文本成本中心6601180000S 借方6,000.00 代垫招待费 10001010106601200000S 借方3,600.00 代垫招聘费用1000101010l 第三步：保存凭证检查无误，按下屏幕上方的保存按钮，凭证保存后，在屏幕的下端将提示生成的凭证号。4. 代垫费用支付执行4.1. 操作说明代垫费用形成的应收款与应付款到期进行支付，1) 对于付款方：当审批通过以后，将填报银行支票或付款通知书，通知银行，此时记账；2) 对于收款方：当收到银行支票、银行水单或者银行到账通知单，做为原始凭证记账；4.2. 操作路径1) 付款方的付款操作操作部门/人员委托方应付会计SAP菜单路径SAP事务代码F-53SAP程序名2) 收款方的付款操作操作部门/人员代垫方应收会计SAP菜单路径SAP事务代码F-28SAP程序名4.3. 执行操作1) 委托方到期付款操作l 第一步：输入付款凭证抬头信息在屏幕的上半部输入凭证抬头信息，如图所示。输入的主要信息包括：输入字段输入字段说明凭证日期2010.06.20原始凭证日期凭证类型KZ系统默认凭证类型，付款凭证公司代码1000可以在用户参数中默认所述公司过账日期2010.06.20货币/汇率CNY外币凭证可以输入即期汇率参照UATGL20100603-01可以输入原始凭证号公司间往来凭证若为内部往来公司业务，可输入对方SAP系统凭证好凭证抬头文本代垫费用到期付款凭证抬头摘要清账说明代垫费用到期付款清账分录摘要l 第二步：输入银行存款科目及部分分录信息在屏幕的中部输入银行科目分录明细信息，如图所示。输入的主要信息包括：输入字段输入字段说明科目1002010100付款开户账户对应的会计科目金额3500.00支付金额起息日2010.06.20银行账户划拨日期利润中心1000999999默认公共利润中心文本代垫费用到期付款外币凭证可以输入即期汇率l 第三步：输入选择未清项的条件并执行在屏幕的下部输入选择应付未清项的选择条件，如图所示。输入字段输入字段说明科目W0100供应商代码科目类型K系统默认处理应付未清项特殊总账标识G除了一般往来暨特别总账标识为空，其他类未清项自动查找X对未清项自动匹配填写完毕后，在屏幕上方，点击按钮，进入支付款项分录的选择，如下一步骤；l 第四步：选择未清项暨支付项目系统已经根据金额等信息自动选定了未清项，若系统选定的和期望值不一致，可以通过双击蓝色数字字段来选择与取消将要清账的未清项：此时按下左上角的按钮，进行凭证预览，如下所示：蓝色标识银行科目分录有信息缺失，需要进行补充与维护，通过双击进入分录屏幕维护屏幕，见下步；l 第五步：不同银行科目记账分录缺失内容通过上一步骤中双击蓝色行项目，进入银行存款分录信息维护屏幕：按下屏幕上按钮，录入会计分录的附加信息，如下图：对于银行存款科目，需要输入的附加信息如下表，输入完毕按下回车键，进入下一屏幕。输入字段输入字段说明现金流量代码129902现金支出对应的现金流量表代码对于银行存款科目，需要输入的附加信息如下表，输入完毕按下回车键，进入下一屏幕。输入字段输入字段说明开户行01001开户账户01201l 第六步：完成凭证模拟预览并过账通过下拉式菜单进行凭证模拟，【凭证模拟】检查无误，可以按下屏幕上方的保存按钮，凭证保存后，在屏幕的下端将提示生成的凭证号。2) 收款方的付款操作l 第一步：输入付款凭证抬头信息在屏幕的上半部输入凭证抬头信息，如图所示。输入的主要信息包括：输入字段输入字段说明凭证日期2010.06.20原始凭证日期凭证类型DZ系统默认凭证类型，付款凭证公司代码1000可以在用户参数中默认所述公司过账日期2010.06.20货币/汇率CNY外币凭证可以输入即期汇率参照UATGL20100603-02可以输入原始凭证号公司间往来凭证若为内部往来公司业务，可输入对方SAP系统凭证好凭证抬头文本代垫费用到期收款凭证抬头摘要清账说明代垫费用到期收款清账分录摘要3) 第二步：输入银行存款科目及部分分录信息在屏幕的中部输入银行科目分录明细信息，如图所示。输入的主要信息包括：输入字段输入字段说明科目1002010100付款开户账户对应的会计科目金额9600.00支付金额起息日2010.06.20银行账户划拨日期利润中心0100999999默认公共利润中心文本代垫费用到期付款外币凭证可以输入即期汇率4) 第三步：输入选择未清项的条件并执行在屏幕的下部输入选择应付未清项的选择条件，如图所示。输入字段输入字段说明科目W0100供应商代码科目类型D系统