超市资料之民生家乐个人借款及报销管理规定.doc

民生家乐个人借款及报销管理规定一、总则 目的为了使资金用款规范化，进一步完善财务管理，严格执行财务制度，明确相关责任与权利，加强资金安全性和使用效率，提高公司的经济效益，特制定本规定。 适用范围本规定适用于民生家乐全体员工。二、借款范围个人借款主要限于因公务需要个人临时借款或备用金借款，主要类型包括： 备用金借款：主要包括民生家乐各部门经常发生的小额零星报销费用支出、各门店生鲜自采所需大额现金借款及其他经常发生的现金支出。备用金借款必须按核定金额报公文审批后方可借支。 公务临时借款：主要包括会议用款、公派培训用款及境外出差的公务临时借款。 会议用款单位组织重大会议的大额用款，经办人可依据与会议场地、住宿、用餐预订单办理审批手续后提请计划财务部预付部分款项给接待单位，付款暂挂经办人个人借款，业务办理完毕后由经办人持发票到计划财务部办理冲账手续。会议保障杂费支出，可办理个人现金借款，现金借款部分不超过整个会议项目预算的15。公派培训 培训费用：仅指培训机构收取的授课费、教材费等，不含代收的食宿费和交通费。 国内培训：国内公派培训项目每人次培训费用总额在0.5万元（含）以下的，用个人信用卡或现金自行支付。培训费用超过0.5万元的，参训人员可持相关培训审批单办理审批手续后提请本单位计划财务部付款到培训机构，付款暂挂经办人个人借款，业务办理完毕后由经办人持发票到计划财务部办理冲账手续。培训期间超过10天（含/每人次）的食宿交通费用可按出差管理规定中标准办理个人现金借款；少于10天的培训期间食宿交通费用由个人信用卡或现金先垫付，培训完成后办理报账。 国外培训：公派出境培训由公司根据培训合同与培训机构直接结算；若公司直接结算有困难，经办人可与培训机构以及计划财务部协商适当的结算方式，尽量减少个人培训借款。境外培训期间食宿交通等费用根据出差管理规定和出国培训审批单办理，借款额度不超过规定标准计算的总额。 境外出差 机票：境外出差原则上优先乘坐集团内部航班，机票款内部结算。 接待费用：经办人可根据审批后的预算申请单（扣除食宿费用外）按不超过预算金额80的额度提出借款申请。 出差人持有个人外币信用卡的，可使用信用卡垫支剩余费用。 由政府等单位统一组织出访的，由经办人申请由各单位直接与组织单位或其指定单位结算。三、 基本原则 个人借款遵循“前款未清，后款不借”的原则，力争减少资金占用，加快资金周转。 对于前款未清而再次借款的，先开收据扣回前款，只支付剩余差额部分。 借款必须专款专用不得挪用。 及时性原则：用款业务活动完成后，须在一周内(最长不得超过一个月)办理还款冲账及报销手续。四、 借款程序 备用金借款由部门提出申请，计划财务部按照各部门业务活动的需要量核定限额，报经公司财务总监批准之后指定专人领取并负责管理，定期与计划财务部核对确认。 公务临时借款，依据预审审批文件办理。由业务经手人填写借款单，经所在部门总经理及计划财务部总经理审签之后方可办理借款事宜。 相关要求 借款单据一式二联, 一联为借款入账依据, 另一联为借款核销凭据。 借款单据应按规定填写清楚，注明借款部门、借款人及借款事由，要求金额大小写齐全、准确，不得涂改。 借款人处需填写姓名及本人工号, 除备用金外的其他借款必须在备注栏内注明还款日期。 财务记账人员应在摘要栏内说明借款事由并注明还款日期, 以便后期清理。 财务人员根据借款单进行个人明细核算。五、归还借款及报销管理 各部门的备用金由专人管理，每月初与计划财务部进行核对，做到账账相符、账实相符，年底结清备用金，下年度重新核定备用金额度，若变更管理人员，必须及时办理审批手续并到计划财务部办理变更手续。 公务临时借款必须遵守借款单上列明的还款期限，及时办理还款冲账及报销手续，对于未按还款期限办理还款冲账手续的人员，计划财务部会将名单反馈至所在部门，每延期一天，按银行借款的相关规定加扣罚金；延期10天，报综合管理部从当月工资中扣除。同时对于未按还款期限办理还款报销手续的人员不得再借款。 费用报销应严格执行费用审批制度并在借款期限内办理日常的费用报销业务。还款时由现金出纳员向借款人开具内部收款收据。 若还款和报销费用同时进行, 一般情况下必须将本次借款一次还清。现金出纳员应在开出的收款收据摘要栏内分别注明： 收到的票据金额。 交回现金金额。票据金额和交回现金金额的合计为本次借款金额。 若实际报销费用金额大于原借款金额, 现金出纳员除按原借款金额开出收款收据（注明：收到票据金额）外，必须在费用报销凭证上注明本次补付现金金额，并加盖“现金付讫”戳记。六、个人借款的检查计划财务部应不定期对个人借款进行检查，追踪各部门个人借款的偿还情况。及时关注离职员工的借款归还情况，督促离职员工在办理离职手续前完成个人借款的清账手续。七、附则 本规定自下发之日起执行。 本规定由陕西民生家乐商业连锁有限责任公司计划财务部负责解释和修订。附件： 借款单 未及时办理还款人员登记表附件1借款单填报日期：年月日姓名款项用途金额备注一式两联合计合计人民币（大写）拾万仟佰拾元角分￥：董事长总裁财务总监财务部经理所属部门借款人借款程序借款人所属部门签字财务经理签字财务总监总裁董事长附件2未及时办理还款人员登记表时间部门员工编号姓名金额当事人签字备注注： 相关内容填写完整规范。 违规当事人需签