中国科学院资源规划(ARP)项目.doc

中国科学院资源规划（中国科学院资源规划（ARPARP）项目）项目 应应用用系系统统操操作作手手册册 人事管理分册人事管理分册 文档作者：核心团队中央支持组 创建日期：2005-5-8 控制编码： 当前版本：2.0 中国科学院 ARP 项目所级系统推广实施核心团队编印 2 文档控制 更改记录更改记录 日期日期作者作者版本版本更改参考更改参考 2004-4-9李继刚1.0没有前面的文档 2004-12-23廖义云1.51.0 2005-5-23李周文1.61.5 2005-6-23廖义云1.7增加了休假部分以及修改了部分遗漏之处 2006-5-1房丹2.0重新编写主要业务操作部分 2006-5-10孙健英2.0修改、完善、 审阅审阅 姓名姓名职位职位签字签字 分发分发 拷贝号拷贝号姓名姓名区域区域 3 目录 第一章第一章文档说明文档说明7 1.1编写目的7 1.2适用对象7 1.3术语定义7 1.3.1Assignment7 1.3.2Assignment Status（分配状态）.7 1.3.3Business Group（业务组）.7 1.3.4Database Item（数据库项目）.7 1.3.5Date To and Date From（终止日期和起始日期）.7 1.3.6DateTrack（日期跟踪）.8 1.3.7Effective Date（有效日期）.8 1.3.8Form（表单）.8 1.3.9Key Flexfield（键弹性域）.8 1.3.10Lookup Types（查找类型）.8 1.3.11Responsibility（责任）.8 1.3.12Security Profile（安全性配置文件）.8 1.3.13Special Information Types（特殊信息类型）9 1.3.14Standard Link（标准链接）.9 1.4印刷约定9 1.5参考资料9 1.6手册说明9 第二章第二章系统职责系统职责10 2.1系统职责10 第三章第三章系统基本操作系统基本操作11 3.1系统登陆与退出11 4 3.1.1登陆Oracle用户产品系统.11 3.1.2退出Oracle应用产品系统.14 3.2ORACLE系统工具快捷图标15 3.3ORACLE系统菜单16 3.3.1文件菜单16 3.3.2编辑菜单16 3.3.3视图菜单17 3.3.4文件夹菜单18 3.3.5工具菜单和特殊菜单19 3.3.6窗口菜单19 3.3.7帮助菜单19 3.3.8Oracle HRMS系统菜单21 3.4ORACLE系统快捷键23 第四章第四章系统主要业务操作系统主要业务操作25 4.1主要业务清单25 4.2组织结构管理27 4.2.1机构信息维护27 4.2.2创建组织28 4.2.3创建新的部门层次结构31 4.2.4创建新版本号的部门层次结构33 4.2.5部门层次结构图形生成器38 4.2.6撤销部门41 4.3职务岗位管理45 4.3.1职务定义45 4.3.1.1创建职务.45 4.3.1.2撤销职务.47 4.3.2岗位定义49 4.3.2.1创建岗位.49 4.3.2.2撤销岗位.52 5 4.4人事调配管理54 4.4.1输入人员维护54 4.4.2员工分配维护63 4.4.3签订合同67 4.4.4工作经历71 4.4.5学历学位74 4.4.6家庭成员76 4.4.7人员类型变更79 4.4.8离职处理84 4.4.9调出信息87 4.4.10休假88 4.4.11特殊信息92 4.4.11.1调入信息.92 4.4.11.2专业技术职务信息.94 4.4.11.3行政（管理）职务信息.94 4,4,11,4工人技术等级信息.95 4.4.11.5职工职级信息.96 4.4.11.6 特殊信息政治面貌信息96 4.4.11.7 特殊信息创新岗位情况信息97 4.4.11.8参与重要历史活动.98 4.4.11.9 导师信息98 4.4.11.10复转军人信息.99 4.4.11.11工人经历信息.100 4.4.11.12后备干部信息.100 4.4.11.13绩效考核信息.101 4.4.11.14奖惩信息.102 4.4.11.15来(回)华技术专家信息102 4.4.11.16疗休养信息.103 4.4.11.17其他标识信息.104 4.4.11.18商业保险信息.104 6 4.4.11.19外派干部信息.105 4.4.11.20延聘信息.106 4.4.11.21语言能力信息.106 4.4.11.22专家信息.107 4.4.11.23专业技术任职资格信息.107 4.4.11.24转岗分流人员信息.108 4.4.11.25档案目录信息&档案信息108 4.4.11.26离休干部一级单记录.110 4.4.11.27离休干部二级单记录.111 4.4.11.28离休干部三级单记录.112 4.4.11.29离休干部补充信息集.113 4.4.11.30退休干部一级单记录.113 4.4.11.31退休干部二级单记录.114 4.4.11.32退休干部三级单记录.115 4.4.11.33退休干部补充信息集.116 4.4.11.34签证信息.116 4.4.11.35护照信息.117 4.5离退休管理118 4.6出国管理118 4.6.1出国信息118 4.6.2签证护照信息121 4.7培训管理122 4.7.1培训信息122 7 第一章第一章文档说明文档说明 1.1 编写目的编写目的 本手册用于指导 ARP 人事系统各相关业务岗位人员进行系统业务操作，可以作为岗位 操作手册进行参考。 1.2 适用对象适用对象 中科院各试点所人力资源部门的负责人 相关人事岗位业务主管人员 其他使用人事系统的人员 1.3 术语定义术语定义 1.3.1 Assignment 员工的分配确定其在业务组中的职责和工资单。分配由多个分配要素组成。在这些要 素当中，组织是必备要素，而工资单是付款时需要的要素。 1.3.2 Assignment Status（分配状态）（分配状态） 对于员工，分配状态用于跟踪其离职或暂时离开单位的情况。 1.3.3 Business Group（业务组）（业务组） Oracle HRMS 系统中最高层组织。一个业务组可能对应于整个企业，也可能对应于子 公司或职能部门等主要分组。 1.3.4 Database Item（数据库项目）（数据库项目） 指 Oracle HRMS 中附加了特殊程序设计的信息项目，使 Oracle FastFormula 能够查 找和检索这些项目以便用于公式。 1.3.5 Date To and Date From（终止日期和起始日期）（终止日期和起始日期） 8 这些字段用于不受日期跟踪限制的窗口中。在这些字段中输入的期间保持不变，除非 更改字段中的值。 1.3.6 DateTrack（日期跟踪）（日期跟踪） 当您更改有效日期（更改为过去或将来日期）时， “日期跟踪”使您能够输入在新的有 效日期生效的信息，并能够查看截至新日期的信息。 1.3.7 Effective Date（有效日期）（有效日期） 指您可以输入和查看信息的日期。有效日期可在“更改有效日期”窗口中设置。 1.3.8 Form（表单）（表单） 一种预定义的功能组，可通过菜单调用，并且必要时可以在多个窗口中显示。表单具 有块、区域和字段等组件。 1.3.9 Key Flexfield（键弹性域）（键弹性域） 由多个段组成的弹性数据字段。每个段都有定义的名称和指定的一组有效值。用作键 以唯一标识一个实体，如职务、职位、级别、成本代码和员工组。 1.3.10Lookup Types（查找类型）（查找类型） 具备有限有效值列表的信息类别，如国籍、地址类型和税种。您可以定义自己的查找 类型，也可以将值添加到某些预定义的查找类型中。 1.3.11Responsibility（责任）（责任） 应用产品中的一种权限级别。每种责任允许您访问一组特定的 Oracle Applications 表 单、菜单、报表和数据，以履行您的业务职责。多个用户可以共享一种责任，单个用户也 可以拥有多种责任。 1.3.12Security Profile（安全性配置文件）（安全性配置文件） 安全性配置文件控制对业务组中的组织、职位、员工记录的访问。系统管理员使用安 全性配置文件来定义用户的责任。 9 1.3.13Special Information Types（特殊信息类型）（特殊信息类型） 在“人员分析”键弹性域中定义的个人信息类别，如技能等。 1.3.14Standard Link（标准链接）（标准链接） 如果员工的分配组件与标准链接匹配，则具有标准链接的循环工资项将自动为所有这 样的员工创建要素项 1.4 印刷约定印刷约定 1.5 参考资料参考资料 Implementing Oracle HRMS Customizing, Reporting, and System Administration in Oracle HRMS Managing Total Compensation Using Oracle HRMS Managing Your Payroll Using Oracle HRMS Managing Your Workforce Using Oracle HRMS Using Oracle HRMS - The Fundamentals 1.6 手册说明手册说明 本手册中使用的所有数据、图片及图片中包含的所有记录仅用于说明系统的使用方法， 不代表真实业务数据。 10 第二章第二章系统职责系统职责 2.1 系统职责系统职责 职责职责名称名称职责工作说明职责工作说明 组织结构管理职 责 负责维护本单位及下属机构相关信息，包括部门的增加、撤销以 及组织的层次结构的维护等工作。 岗位管理职责负责维护本单位的岗位体系结构的信息，包括职务、岗位的增加、 撤销等工作。 人事调配职责负责维护本单位人员的调入、调出以及内部调动引起的相关信息， 包括员工的调入调出以及内部调动，维护合同，档案，学历学位， 工作经历等相关人事信息。 离退休管理职责负责维护本单位人员的离退休信息。 出国管理职责负责维护本单位人员的出国信息。 培训管理职责负责维护本单位人员的培训信息。 11 第三章第三章系统系统基本操作基本操作 3.1 系统登陆与退出系统登陆与退出 3.1.1 登陆登陆 Oracle 用户产品系统用户产品系统 【步骤】 1.打开 IE 浏览器，在地址栏中输入 ARP 系统网址。 2.点击（H）Apps Logon Links，出现如下界面： 1 2 12 3.点击（H）E-Business Home Page，进入 Oracle 应用产品系统。 4.输入用户名，用户名由系统管理员给定。 5.输入口令，方法是：按Tab键或用鼠标单击口令区域，在口令区域输入自己的登 4 5 3 6 7 13 陆密码，初始密码由系统管理员指定，首次登录时必须更改初始密码。 6.单击“English”进入英文界面，单击“简体中文”进入中文界面。 7.单击“登录”键，进入系统。 第一次进入系统时输入密码后，用鼠标单击“确定”按钮或者直接键入 Enter后 会弹出一个更改口令的窗口。在第一行输入原口令，在第二行新口令处，输入自 己的密码（密码由自己确定，至少在五个字符以上，为了符合系统的安全性需要， 密码应当只有本人知道） ，在第三行再次输入新口令，Enter或单击“应用”按钮 即可，这个口令就是你以后进入系统的口令。如果您不想进入系统，可以在用户 名和口令输好后，单击“取消”按钮。 8.选择 Oracle 应用产品系统职责。 14 3.1.2 退出退出 Oracle 应用产品系统应用产品系统 在 Oracle 应用产品系统中处理完业务后或操作人员离开时，要及时退出系统，以便保 证系统内数据信息的安全。 【步骤】 1 （M）文件退出 Oracle Applications，出现“注意”的提示界面： 2在提示界面中单击（B）确定，退出 Oracle 应用产品系统。 也可以通过单击IE右上角的关闭按钮退出Oracle应用产品系统。 8 15 3.2 Oracle 系统工具快捷图标系统工具快捷图标 工具栏在屏幕上方，主要是将菜单中常用的菜单以快捷图标的方式列示在桌面上。 新增，等于菜单“文件”下拉式菜单中“新建” 。 查找内容，等于菜单“视图”下拉式菜单中“查找” 。 显示浏览器，等于菜单“视图”下拉式菜单中“显示浏览器” 。 保存，等于菜单“文件”下拉式菜单中“保存” 。 打印，等于菜单“文件”下拉式菜单中“打印” 。 关闭表单：将当前表单关闭，等于菜单“文件”下拉式菜单中“关闭表单” 。 清除记录：清除当前显示的记录，但不删除记录，等于菜单“编辑”下拉式菜 单中“清除”下拉式菜单中“表单” 。 1 2 16 删除记录：将当前显示的记录从数据库中删除，等于菜单“编辑”下拉式菜单 中“删除” 。 3.3 Oracle 系统菜单系统菜单 3.3.1 文件菜单文件菜单 “文件”菜单允许您在 Oracle Applications 中执行以下几种操作： 新建新建 (N) 在活动表单中打开一条新记录。 打开打开 (O) 打开当前选项的详细资料屏幕。 保存保存 (S) 在活动表单中保存任何未保存的更改。 保存并继续执行保存并继续执行 (A) 在活动表单中保存任何未保存的更改并进入下一记录。 下一步下一步 (T) 通过进入流程中的下一步，在浏览器中更新“流程”工作 流。 导出导出 将文件夹表单中的信息导出至浏览器。 在浏览器中创建图标在浏览器中创建图标 在浏览器的“文档”标签中创建一个图标，该图标可用来 重新调用活动表单及其当前记录。 以其他用户身份登录以其他用户身份登录 (L) 退出应用产品并显示 Oracle Applications“登录”窗口。 改变责任改变责任 (W) 关闭所有活动窗口并显示“责任”窗口。 打印打印.(P) 打印当前窗口。应用产品可能改写此动作，而允许打 印一个或多个特定报表。 关闭表单关闭表单 (C) 关闭当前表单的所有窗口。 退出退出 Oracle Applications (X) 退出 Oracle Applications。 17 3.3.2 编辑菜单编辑菜单 在 Oracle Applications 中使用“编辑”菜单编辑数据： 撤消键入撤消键入 (U) 在退出字段前撤消在该字段中所做的任何键入操作，并恢复该 字段的最新值。 剪切剪切 (T) 将当前选项剪切到剪贴板上。 复制复制 (C) 将当前选项复制到剪贴板上。 粘贴粘贴 (P) 将剪贴板的内容粘贴到当前字段中。 复制上一记录复制上一记录 (L) 将上一记录的所有值复制到当前记录中。 复制上一字段复制上一字段 (O） 从上一行复制当前字段值。 清除记录清除记录 (R) 将当前记录从窗口中清除。 清除字段清除字段 (F) 将数据从当前字段中清除。 清除块清除块 (B) 将所有记录从当前块中清除。 清除表单清除表单 (M) 将任何未保存的更改从当前表单中清除。 删除删除 (D)将当前记录从数据库中删除。 全选全选 (S)选择全部记录（适用于多选项块） 。 撤消全选撤消全选 (A) 撤消选择当前记录之外的所有选定记录（适用于多选项块） 。 编辑字段编辑字段.(E)显示“编辑器”窗口以编辑当前字段。 更改口令首选项更改口令首选项 (F) (C) 显示“更改口令”对话框。 配置文件首选项配置文件首选项 (P) 显示“配置文件”窗口。 3.3.3 视图菜单视图菜单 “视图”菜单为您提供了以下选项： 显示浏览器显示浏览器 (N) 显示“浏览器”窗口。 缩放缩放 (Z) 启动自定义缩放功能。 查找查找.(F) 显示“查找”窗口以检索记录。 查找全部查找全部 (I) 检索所有记录。 18 按实例查询按实例查询 - 输入输入 (E) 启动“输入查询”模式，输入按实例查询的搜索标 准。 按实例查询按实例查询 - 运行运行 (R) 执行按实例查询。 按实例查询按实例查询 - 取消取消 (C) 退出“输入查询”模式，取消按实例查询。 按实例查询按实例查询 - 显示上次标准显示上次标准 (S) 恢复上次按实例查询使用的搜索标准。 按实例查询按实例查询 - 匹配记录计数匹配记录计数 (M) 统计运行当前的按实例查询所检索到的记录数目。 第一条记录第一条记录 (F) 将光标移至第一条记录。 最后一条记录最后一条记录 (L) 将光标移至最后一条记录。 转换转换.(T) 显示“转换”窗口。 附件附件.(A) 显示“附件”窗口。 汇总汇总/详细资料详细资料 (S) 在组合块的汇总视图和详细资料视图之间切换。 请求请求 (R) 显示“请求”窗口。 3.3.4 文件夹菜单文件夹菜单 “文件夹”菜单允许您自定义文件夹中的数据显示方式： 新建新建.(N) 创建新文件夹定义。 打开打开.(O) 打开现有文件夹定义。 保存保存 (S) 保存对当前文件夹定义所做的更改。 另存为另存为.(A) 以新名称保存当前文件夹定义。 删除删除.(D) 删除现有文件夹定义。 显示字段显示字段.(F) 显示当前隐藏的字段。 隐藏字段隐藏字段 (H) 隐藏当前字段。 右移右移 (R) 将当前字段右移。 左移左移 (L) 将当前字段左移。 上移上移 (U) 将当前字段上移。 19 下移下移 (M) 将当前字段下移。 加宽字段加宽字段 (W) 增大当前字段的宽度。 缩短字段缩短字段 (K) 减小当前字段的宽度。 更改提示更改提示.(C) 更改当前字段的提示。 自动调整全部大小自动调整全部大小.(Z) 调整所有字段宽度以完整显示字段数据。 数据排序数据排序. 指定前三个字段的排序顺序：升序、降序和无序。 查看查询查看查询.(V) 显示当前文件夹定义的查询标准。 重置查询重置查询 (Q) 清除当前查询标准。 文件夹工具文件夹工具 (T) 显示文件夹工具选项板。 3.3.5 工具菜单和特殊菜单工具菜单和特殊菜单 左侧显示的“工具”菜单表示“浏览器”窗口处于活动状态时的可用下拉式选项。 除“工具”菜单之外还可使用特殊菜单 A 和特殊菜单 B（默认值设置为“报表 (R)” 和“活动 (A)”），这两个菜单可由用户配置，允许添加特定于应用产品的命令。 如果应用产品不需要这些菜单，则可以将其删除。 这些菜单最多可包含 15 个产品特定菜单项。例如，产品特定菜单项可以是应 用产品中常用的一列“查询”窗口，也可以是供用户快速参考而显示的常用窗口。 3.3.6 窗口菜单窗口菜单 “窗口”菜单显示所有打开的应用产品窗口名称及窗口布局选项。 层叠层叠 以“层叠”或阶梯状样式显示所有打开窗口。 水平平铺水平平铺 以水平“平铺” （不重叠）的样式显示所有打开的窗口。 垂直平铺垂直平铺 以垂直“平铺” （不重叠）的样式显示所有打开的窗口。 1（打开窗口）（打开窗口） 按堆叠顺序显示一列打开的窗口标题。 3.3.7 帮助菜单帮助菜单 20 使用“帮助”菜单可获得有关 Oracle Applications 的附加信息： 窗口帮助窗口帮助 (W) 显示当前窗口的帮助。 Oracle Applications 程序库程序库 (L) 显示一个列出所有可用 Oracle Applications 帮助文本的窗口。 键盘帮助键盘帮助.(K) 显示特定功能和菜单选项的当前键映射。 诊断显示数据库错诊断显示数据库错 误误 (D) 显示最后一次出现的数据库错误。 “诊断”菜单中的所有显示 项均供调试使用。如果您需要与 Oracle 支持部门联系，则它们可 能会要求您使用其中的某些功能。在使用这些功能之前，系统管理 员必须将配置文件选项公用程序：诊断公用程序：诊断设置为是是。 诊断测试诊断测试 Web 代代 理程序理程序.(W) 验证 Web 代理程序是否设置正确。 诊断检查诊断检查 (E) 显示与表单上的字段相对应的底层块和项目（以字段字段形式显示） 。 诊断跟踪诊断跟踪 (T) 打开或关闭 SQL Trace 工具以用于当前会话。SQL Trace 提 供了各个 SQL 语句的性能信息。 诊断调试诊断调试 (D) 打开“调试器”- 如果您当前所在的表单以调试模式启动。 诊断属性项目诊断属性项目 (I) 显示当前项目的属性值。 诊断属性文件夹诊断属性文件夹 (F) 将当前文件夹的诊断信息写入工作目录的文件中。 诊断自定义代码诊断自定义代码 - 正常正常 (N) 使用自定义程序库。这是默认值。 “自定义代码”子菜单是一 个选项组，允许您更改“缩放”使用的自定义程序库的模式。 诊断自定义代码诊断自定义代码 - 关闭关闭 (O) 关闭自定义程序库，禁用“缩放” 。 历史记录历史记录 (R) 显示有关当前记录的信息。 关于关于 Oracle Applications.(O) 显示有关当前窗口和应用产品的信息，包括版本信息。 3.3.8 Oracle HRMS 系统菜单系统菜单 21 文件文件 编辑编辑 查看查看 切换责任 推出系统 更改口令 22 工具工具 窗口窗口 帮助帮助 查找 或者查找全部记录 或输入查询标准 提交/查看请求 将下方窗口中的功能菜单进行展开或折叠 选择不同的窗口； 设定窗口铺设方式 23 3.4 Oracle 系统快捷键系统快捷键 功能功能鍵盘鍵盘 块菜单Ctrl + B 清除块F7 清除域F5 清除表格F8 清除记录F6 提交存盘Ctrl + S 计算查询F12 删除记录Ctrl + Up 显示错误Shift + Ctrl + E 向下Down 复制项Shift + F5 复制记录Shift + F6 编辑Ctrl + E 输入查询F11 执行查询Ctrl + F11 取消查询F4 帮助 Ctrl + H 插入记录 Ctrl + Down 值列表Ctrl + L 列出标签页F2 下一页Shift + Pg Down 下一域Tab 下一主鍵Shift + F7 下一记录Down 下一记录集Shift + F8 上一页Shift + Page Up 上一记录Up 打印Ctrl + P 返回Return（Enter） 键盘热键列表 Oracle 应用信息 24 功能功能鍵盘鍵盘 上一屏Pg Dn 下一屏Pg Up 显示键Ctrl + K 向上Up 更新记录Ctrl + U 25 第四章第四章系统主要业务操作系统主要业务操作 4.1 主要业务清单主要业务清单 1机构信息维护维护机构的基础信息 组织结构管理职责 2创建部门增加部门 组织结构管理职责 3创建新的部门层次 结构 部门是有层次结构的，需 要维护一个或者多个组织 层次结构。 组织结构管理职责 4创建新版本的部门 层次结构 当有部门调整，需要修改 层次结构的时候，可以在 原有的层次结构基础上， 创建新版本的结构 组织结构管理职责 5部门层次结构图形 生成器 用图形生成器编辑部门层 次结构，功能同部门层次 结构，只是操作界面更友 好、灵活 组织结构管理职责 1 组织结 构管理 5撤销部门撤销部门主要业务包括把 将要撤销部门的人员进行 调整、创建新的部门层次 结构，然后撤销部门。 组织结构管理职责 1创建职务创建职务 岗位管理职责 2撤销职务撤销职务，之前要撤销相 应的岗位分配和岗位 岗位管理职责 3创建岗位创建新的岗位 岗位管理职责 2职务岗 位管理 4撤销岗位撤销岗位，之前要对已分 配了人员的岗位进行调整。 岗位管理职责 1输入新员工增加新员工，包括录入人 员类型等基本信息。 人事调配职责 2员工分配维护给员工分配一个岗位以及 相应的工资单等等。 人事调配职责 3签订合同合同的管理，包括签约、 续约和解约三个具体业务。 人事调配职责 4档案信息&档案目 录信息维护 对档案目录和档案基本信 息进行维护 人事调配职责 3新员工 入职管 理（调 入） 5工作经历维护对来本单位前的工作经历 进行维护 人事调配职责 26 6学历学位维护维护从学经历以及学历学 位信息 人事调配职责 7家庭成员维护维护家庭成员的基本信息 人事调配职责 8调入信息维护维护调入信息 人事调配职责 9专业技术职务（岗 位）信息维护 对专业技术人员维护其专 业技术职务（岗位）信息 人事调配职责 10行政管理职务 （岗位）信息维护 对行政管理人员维护其行 政管理职务（岗位）信息 人事调配职责 11工人技术等级信 息维护 对工人维护其工人技术等 级信息 人事调配职责 12职工职级信息维 护 维护职工的职级信息 人事调配职责 13政治面貌信息维 护 维护员工的政治面貌详细 信息 人事调配职责 14创新岗位信息维 护 维护员工的知识创新情况 信息 人事调配职责 15其他特殊信息维 护 （参与重要历史活动 等） 维护其他特殊信息人事调配职责 1员工分配维护内部岗位的变动，在员工 分配界面进行变更 人事调配职责 2工资信息维护员工的岗位变动，工资有 可能也跟着变动，需要维 护 工资维护职责 4员工内 部调动 管理 3员工成本分配信息 维护 员工的岗位变动，其工资 的成本分摊有可能也跟着 变动，需要维护 工资核算职责 1员工离职处理处理员工离职，以及设置 离职类型、时间、发薪时 间等。 人事调配职责 2调出信息维护员工调出信息人事调配职责 5员工离 职管理 （调出） 3档案信息&档案目 录信息 员工离职可能伴随着档案 的转移，需要维护其档案 信息等 人事调配职责 1人员类型变更变更人员类型为离退休人 员类型 人事调配职责 2修改员工分配信息对员工的岗位、分配状态 进行重新分配 人事调配职责 6员工离 退休管 理 3工资信息维护维护为离退休人员工资单、 工资项 工资维护职责 27 4员工成本分配信息 维护 维护离退休人员的成本分 摊信息 工资核算职责 1出国信息管理维护一个出国事件，并提 供出国事件的详细信息， 维护出国人员列表，维护 出国人员个人信息 出国管理职责 2护照信息维护因公出国人员的护照 信息 出国管理职责 7出国管 理 3签证信息维护因公出国人员的签证 信息 出国管理职责 8培训管 理 1培训信息管理维护一个培训事件，并提 供事件的详细信息，维护 培训人员列表，并对员工 个人的培训情况进行纪录 培训管理职责 9假期管 理 1假期管理对员工休假进行登记和销 假处理 人事调配职责 备注：工资维护职责、工资核算职责是薪资福利管理中的系统职责，涉及备注：工资维护职责、工资核算职责是薪资福利管理中的系统职责，涉及 这些系统职责完成的操作由薪资福利管理处理，把这些内容编制在本文档只是这些系统职责完成的操作由薪资福利管理处理，把这些内容编制在本文档只是 为了体现业务的完整性。为了体现业务的完整性。 4.2组织结构管理组织结构管理 4.2.1机构信息维护机构信息维护 责任：组织结构管理职责责任：组织结构管理职责 1.打开“机构信息维护”窗口： （操作路径）组织机构管理机构信息 28 2.录入机构信息。保存。需要特别说明的是法人代表那里需要输入法人姓名_员工编 号。主要是为了 IRC 数据抽取作准备。 3.修改机构信息，在机构信息中直接修改，保存。 4.2.2 创建组织创建组织 责任：组织结构管理职责责任：组织结构管理职责 1.打开“组织”窗口： （操作路径）组织机构管理部门定义 2.录入所级组织基本信息： 29 1)在“查找组织”窗口中点击“新建（N） ” 。 2)组织窗口中，输入部门名称、部门类型以及创建的时间。 。 3)选择部门的地点信息。具体操作方法为在下图的红框内点击一下，然后按后 面的按钮，弹出地点查找窗口，如下图所示。 4)点击“附加的组织单位详细资料” ，输入所代码、部室编码、部室负责人、所 30 段编码标识等信息，保存。 所段编码标识在多所的分院结构中采用，分院统一为 11，分院下属所分别为 12，13顺序下推。对于单所结构都是 11； 部门简称用于新版的工资条打印程序。 导入 COA 课题段，选项为是或者否。这将决定该部门是否可以创建课题，将 课题本号传送到财务。 5)点击保存按钮，新建组织设定成功。 6)设定新建组织的组织分类，在名称中，选择“HR 组织” ，并选中启用。 7)查询组织。点击“清除记录”快捷键，继续点击“查找”快捷键，在“查找 组织”窗口点击“查找（!） ” ，在查找条目中输入“科研”关键字，回车， 31 并选择试点所法人，确定。可查看设置的科研业务处。 其中有的条目需要查找时， “”为通配符，您只需输入个别关键字前后 输“”即可查询出含有关键字的所有条目 4.2.3 创建新的部门层次结构创建新的部门层次结构 责任：组织结构管理职责责任：组织结构管理职责 1.打开“组织层次结构”窗口： （操作路径）组织机构管理部门层次结构定义 32 2.输入名称、编号、起始日期 3.把部门加入到层次结构中，保存。也可以通过复制层次结构功能把原有的层次结 构中的信息复制到新的层次结构中。 33 4.2.4 创建新版本号的部门层次结构创建新版本号的部门层次结构 责任：组织结构管理职责责任：组织结构管理职责 一般来说，系统中已经有了初始的部门层次结构信息。那么以后部门调整后，只需新 建一个版本好的层次结构就可以了，而无需新建一个部门层次结构。下面将就新增一个部 门，要新建一个版本号的部门层次结构为例，介绍一下如何新建一个新版本号的部门层次 结构，以及如何复制层次结构。 操作步骤如下： （操作路径）组织机构管理部门层次结构定义 1打开“组织层次结构”窗口，如下图所示： 34 2查询到原有的组织层次结构。操作方法为进入上页面后按“F11” ，进入查询模式。 输入原有层次结构的名称，同时按 CTRL 和 F11 键。系统将会按照输入的查询条件进行查 询。如下图所示： 3将光标移至编号处，按新建按钮。此时版本编号会自动加一。如下图所示： 35 输入起始日期为新版本层次结构生效的日期。 4复制上一版本的层次结构基本信息，即点击“复制层次结构”按钮。将会弹出如下 图所示的界面， 选择要复制的层次结构的名称及版本，确认后点击“复制”即可完成复制层次结构的 操作。 36 系统将会弹出一个提示窗口，如下图： 点击“确定”按钮，将会看到新的版本的层次结构已经建立，如下图： 37 5将新建的部门加入到新版本的层次结构中 在组织名称中查询到新建部门的上级部门。详见下图： 确认上述操作后，点击图标即可。 38 4.2.5 部门层次结构部门层次结构图形生成器图形生成器 责任：组织结构管理职责责任：组织结构管理职责 1.打开图形生成器 （操作路径）组织机构管理部门层次结构图形生成器 部门层次结构图形生成器和部门层次结构的基本功能一致，都可以查看、新建、 修改部门的层次结构，只不过两种功能操作的模式和现实的方法有所不同而已。 打开组织层次结构，选择察看的组织层次结构以及版本，如下图 2.点击“打开编辑器”按钮 3）逐层点击所要查看的组织，呈现完整的组织架构图。 39 4)如需改动组织,则选中要移动的组织（部门）, 拖动鼠标将其移至新位置。 5)可以点选红色方框内的三个按钮，选择不同的排列样式。 6) 选中某一部门，点击右下角的三个按钮，可以分别查看到部门的岗位设置、 人员分配以及人员列表情况 岗位设置： 人员分配： 40 任职人员列表： 同样在图形生成器的功能下也可以进行层次结构的复制操作，操作方法同部门层次结构的 41 复制。在此不再赘述。 4.2.6 撤销部门撤销部门 责任：组织结构管理职责责任：组织结构管理职责 撤销部门分为三个步骤： 一、重新分配或者终止该组织中的人员分配 二、复制层次结构，并在新版本的层次结构中撤销部门 三、终止部门 其中第一步骤在后面的人员管理中有详细描述。在此假设第一步已经做完。 1.打开层次结构 （操作路径）人事架构部门定义定义层次结构 在本例中，我们打开“试点所组织层次结构” ，可以看到有人事处、教育处两个组织 如果这两个部门要合并，应该进行如下的操作。 2.变更有效日期到实际部门合并的日期。 42 3.把鼠标放置到版本号中 4.键盘单击“下箭头” ，然后输入起始日期，点击“复制层次结构”按钮 43 5.选择要复制的层次结构名称和版本号，点击“确定”按钮，进行复制。 6.复制结果如图 4.5.5 所示，新的版本从 2004-12-31 生效，旧版本从 2004-12-30 终 止。 44 7.在新的层次结构中撤销将要取消的部门 在新的层次结构中删除要撤销的部门“教育处” ，保存。 8.设置部门的终止时间 （操作路径）人事架构部门定义部门定义 选中“教育处”，并 点击此按钮进行删除操作 45 查找到撤销的部门“教育处” ，设置终止时间，保存。 4.3 职务岗位管理职务岗位管理 4.3.1职务定义职务定义 4.3.1.1 创建职务创建职务 责任：岗位管理职责责任：岗位管理职责 1，打开界面： 46 2，直接点击“查找” 3，点击“新建”按钮，可以创建新的职务。 47 4，切换有效日期，将日期切换到正式建立职务的那天，点击“名称” ，系统在 “职务弹性域”窗口显示“职务分类” ， “职务名称” ，选择好职务分类和名称后，点击确定， 保存即可。 4.3.1.2 撤销职务撤销职务 责任：岗位管理职责责任：岗位管理职责 1，打开界面： 新建新建 48 2，点击“职务组” ， “名称”就会跳出“职务弹性域”窗口，输入要撤销的职务的 “职务分类”和“职务名称” ，点击“查找” 。 3，设置职务的撤销日期，保存即可。 49 4.3.2岗位定义岗位定义 4.3.2.1 创建岗位创建岗位 责任：岗位管理职责责任：岗位管理职责 1，打开界面： 撤销撤销 日期日期 50 2，直接点击“新建”按钮。 3，输入该职位的有效起始日期，比如：1900-01-01，注意该日期不能早于当前有效日 期。 职位有效日期内的名称由“岗位属性”和“岗位名称”组成。 51 （如果需要更改有效日期内的名称，点击有效日期内的名称，重新选择岗位属性和岗 位名称，点击确定。 ） 4， 如果只允许一个人任该职位，从职位类型中选择“单个现任者” ，如果没有要求就 选择“无” 。如果该职位是永久的，选中“永久性” 。 5，指定该岗位的对应“职务”和所属部门“组织” 。 6，指定该岗位的“聘用状态” ，如果该岗位允许招聘，状态选择“有效” 。 7，增加岗位其他的附加详细信息（如果“类型”选择“无” ，则其他信息例如 “聘用信息”之类的都为非必填项。 ） 52 8，保存。 4.3.2.2 撤销岗位撤销岗位 责任：岗位管理职责责任：岗位管理职责 1，打开界面： 2，输入要撤销的岗位的名称，点击“查找” 。 53 3，切换“有效日期”为岗位实际失效的日期。 4，选择状态为“无效” ，并选择“更新” 。 切换日期为切换日期为 岗位失效的实际岗位失效的实际 日期日期 54 5，保存。 4.4 人事调配管理人事调配管理 4.4.1输入人员维护输入人员维护 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 录入新员工的操作流程：录入新员工的操作流程： 1， 进入路径，打开图形生成器，点击“输入维护人员” 。 如下图： 55 2， 进入人员窗口，查找人员窗口自动显示，这个窗口用户以“全名” 、 “身份证号” 、 员工“类型” 、员工“编号”进行人员快速搜索。 如下图所示： 56 3，操作选择： 如果用户想查询可单击“查找” ，用户可以将光标放在四个域中任何一个域中输入 条件。如果想创建新的人员记录，单击“新建” 。 4， 新建员工： 点击“新建” ，进入界面以后，首先确定当前有效日期是否适合，应该把有效日期 调整到该人员进入单位的实际有效时间。请使用工具栏的变更有效日期来处理。 变更有效日期：点击快捷工具栏右侧的 “变更有效日期”按钮，把有效日期 改为合适的有效日期。如下图所示： 57 5，人员基本信息维护 设定好有效日期后，进入人员基本信息维护窗口,红色方框内为必须填写信息 该窗口中需要维护的内容： 姓名姓名：即为人员姓名如“王五” ， “英文名”可以不填写，在 “称谓” 、 “前缀” 、 “后缀” 、 “中间名”栏中均不用填写（因国外人名字包含姓、名、前后缀等，汉语中 不存在，我们不用输入） 性别性别：一栏可点击值列表（右下角的 小三角）选择 活动类型活动类型：即员工类型，可选择“创建雇佣” （即员工类型） ， “创建其他项” （包 58 括家庭成员、外部成员） 。 类型类型：当选择完“活动类型”项后，如果选择“创建雇佣” ，系统会自动弹出人员 类型的窗口，要求指定人员的类型。 标识标识：若标识内显示是“员工” ，旁边的号码即员工编码，系统自动生成。 居民身份证号居民身份证号：即身份证号码，手工录入。 最迟起始日期最迟起始日期：即进入本研究所时间，系统默认“有效日期”=“最迟起始日期” 。 出生日期出生日期：日期格式为 YYYY-MM-DD。 年龄年龄：系统将从“出生日期” ，自动计算年龄，不能手工更改 状态状态：为婚姻状态 办公室详细资料办公室详细资料：在“办公室详细资料”复选框中录入办公室、地点、邮寄地址、电 子邮件等信息。 59 其他其他姓名姓名：在“其他姓名”处输入人员姓、名的汉语拼音。 其他个人信息其他个人信息：在“其它个人信息”处，输入人员的户口类型和户口所在地。其中户 口类型和户口所在地是必录项。 60 其它其它：如果该员工属于外国居民，请在“外国居民”中选择“是” 。 6，地址信息 61 输入地址信息输入地址信息：位于窗口下方的一排按钮中都包含相应的信息。点击“地址”按钮系 统自动弹出地址窗口。 地址地址：选择“样式” （一般为“中国（国际） ” ） 。可以输入多个地址，但每个员工只能 有一个主要地址，系统默认第一个输入的地址为主要，并自动在主要框内打 ， 62 但这是可被修改的。点击“地址” ，系统自动弹出“个人地址信息”窗口，输入个人详细地 址。 7，附加的个人详细资料（为必填项，否则无法保存为必填项，否则无法保存） 点击人员窗口的说明性弹性域，出现附加的个人详细资料窗口，并填写相关的信息。 8，保存，增加新员工成功。 4.4.2员工分配维护员工分配维护 63 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 进入路径 一： 人事调配管理输入维护人员分配 查找到需要维护分配信息的人员，点击“分配”按钮，系统自动弹出“分配” 窗口。 （如果是新员工录入，可以直接点击分配信息，不必再重新查询进入。 ） 如下图： 进入路径 二： 人事调配管理分配信息 如下图： 64 1， 分配职位 在“职位”栏中，从值列表选择职位，该职位对应的职务、所属部门会自动出现。或 者在“组织”和“职务”栏中分别录入或选择相应的该员工所属部门和职务。 “组”指人员 65 组，建议不要填写。 2，分配工资单 在“工资单工资单”为该员工岗位分配对应的工资单，用于系统默认的工资计算。 3， 分配状态 不同的分配状态决定了工资项会不同，以及是否可以进行工资处理。从值列表中选择 状态，目前的分配状态有： 长期出国、在岗、待岗、延聘、返聘、离休、退休、内退、离职（发薪） 、离职（停薪） 等。 其中，不处理工资的状态分别为：长期出国，停薪，暂停分配等。 4， 输入法定信息（为必填项，否则无法保存为必填项，否则无法保存） 66 点击窗口中部的复选框， “法定信息法定信息”会自动跳出。 5， 主管 67 从“姓名”栏中直接从列表中选择领导姓名，领导的员工编号会自动出来。 6， 分配的附加信息 7，保存即可。 4.4.3 签订合同签订合同 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 进入路径 一： 人事调配管理输入维护人员其它合同 68 进入路径 二： 人事调配管理输入合同 1， 输入新合同 进入界面后，首先应该调整有效日期到合同签订的实际日期。 69 输入合同编号、合同状态、合同类型、期限类型、期限、期限单位等信息，如上图所 示，从 2004 年 1 月 1 日到 2004 年 12 月 31 日签订一年合同，保存即可。 2，合同续签 查找到需要续签的员工。进入到界面以后，首先应该调整有效日期到合同续签的实际 日期。 在扩展期，输入扩展期限，系统会弹出对话框，选择“更新” 。如下图： 70 输入扩展单位、扩展数，保存。合同扩展一年，从 2005 年 1 月 1 日到 2005 年 12 月 31 日。 保存，选择“更新” 。 如下图： 3，合同终止 71 查找到需要终止合同的员工。进入到界面以后，首先应该调整有效日期到合同终止的 实际日期。 修改合同状态。保存，选择“更新” 。 如下图： 4.4.4 工作经历工作经历 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 进入路径 一： 人事调配管理输入维护人员其它工作经历 72 进入路径 二： 人事调配管理工作经历 73 进入界面以后： 74 输入工作单位名称、工作单位地址、工作单位所在国家(地区)、起始时间、终止时间、 所担任职务的起始时间、所担任职务的终止时间、所担任的职务等信息，点击“确定”按 钮，保存。 4.4.5 学历学位学历学位 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 进入路径 一： 人事调配管理输入维护人员其它学历学位 进入路径 二： 人事调配管理学历学位 75 进入界面： 1，选择学校 系统内部已经配置了一些常用的学校，如果学校名称不在系统配置内 ，也可以直接输 入，系统会提示： 76 点击“确定” ，继续录入。 2，输入学历学位详细信息 输入学历、学制、入学日期、毕（肄）业日期、学校所在地、从学单位类别、所学专 业名称、所学专业类别、学习完成情况、学位、导师姓名、学位授予日期、学位授予单位 和授予单位所在政区等信息，点击“确定”按钮，保存。 4.4.6 家庭成员家庭成员 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 进入路径 一： 人事调配管理输入维护人员其它家庭成员 77 进入路径 二： 人事调配管理家庭成员 78 进入界面： 1， 家庭成员基本信息录入 家庭成员可以是系统（本单位）内外的人员，本单位的人员可以在姓名中进行挑选即 可，不需要重复的录入其他信息，系统外的人员根据实际业务需要录入相关信息。 录入姓名、关系、身份证号、出生日期、性别等基本项，保存，根据实际业务需 79 要录入详细信息。 2，家庭成员附加信息录入 根据实际业务需要，录入政治面貌、加入组织日期、个人身份、民族、学历、工 作单位、工作单位所在政区、职务、职级、国籍和现状等信息后，点击“确定”按钮，后， 保存。 4.4.7人员类型变更人员类型变更 责任：人事调配职责责任：人事调配职责 进入路径 一： 人事调配管理输入维护人员其它人员类型变更 80 进入路径 二： 人事调配管理人员类型变更 81 进入界面： 修改人员类型： 点击上图红色方框内部分，将会弹出一个人员类型的选择框。 82 选择“退休” ，点击“确定”按钮，保存，更新。 如上图所示，该人员将在 2004 年 12 月 22 日正式