《采购工作流程》word版.doc

西安聚德置业（韩城）有限责任公司工程（材料设备采购与认价）实施细则西安聚德置业（韩城）有限责任公司成本控制部2012年8月10日目 录第一章 材料设备采购管理流程图第二章 材料设备采购实施细则第三章 材料设备采购规范格式用表第一章、采购管理流程图业务部门编制部门项目年度采购计划（部门经理和主管审批）成本控制部汇总编制公司年度采购计划（总经理审批）业务部门业务部门需用料前15天（设备30天前）向采购部报阶段（月度）需求计划，采购部组织供应成本控制部组织招标（采购部和相关业务部门配合）并按程序签订合同后将合同移交采购部执行。采购部按业务部门提供计划，组织供货并办理交接手续（填写出、入库单经供货、接收方、采购方签字确认成本控制部配合采购与供应商按财务支付管理流程对已供到的材料办理支付手续，同时对领用方进行结算和后评估财务部财务部按管理流程对已供到的材料办理支付手续第二章、材料设备管理实施细则1 、目的1.1、确保所供或认质认价的材料设备应满足国家、地方规范及标准、满足设计要求、节能环保。1.2、确保所供或认质认价的材料设备严格按合同要求到场，保证工程按质按期完成。1.3、确保供应或认价材料设备在同期市场同类型产品为相对合理最低价，尽可能为公司降低开发成本。2 适用范围新建、改建、扩建项目中的重要材料设备，如甲供钢材、电线、电缆、灯具、洁具、门窗、装饰面砖、石材、电梯、燃气锅炉、空调机组、高低压配电柜、柴油发电机组、水泵、景观材料、小品等或其它材料设备的认质认价。3 职责3.1、成本控制部负责本管理办法的制订、修订、解释、监督和检查。3.2、设计部负责从设计角度提出所采购设备在外观及使用功能方面的要求，验收规范及标准。3.3、成本控制部负责材料采购招标与合同签订，采购部协助进行，并对已确定的承包商按合同约定和项目进度有序组织实施，及时建立出入库台账的动态管理。3.4、业务实施部门负责甲供材料设备到场验收、设备安装的施工协调及安装后调试验收。3.5、成本控制部负责提供清单与控制材料设备的价格、付款方式与进度、结算办法。4、控制要求和方法4.1、采购计划当每年末次年初，由业务部门按本部门工作安排编制部门年度采购招标计划，经部门经理确认后，依次报主管副总、总经理审批通过后，报成本控制部汇总，并由成本控制部编制公司年度采购计划，呈总经理、董事长审定后下发各业务部门，并按此组织实施。在执行过程中，若计划有变更须在项目管理月报中提出变更申请。4.2、采购招标根据公司年度采购计划，由各业务部门提出具体需求，成本控制部负责材料招标与合同签订，采购部负责组织实施，发起招标业务部门全过程配合，实施完毕，由采购部门牵头，成本控制部与业务部门参与对供应商进行后评估，具体详见招标管理办法。4.3、进场材料设备的监管4.3.1、采购材料分工程用采购材料（简称甲供材）和公司用材料采购，采购部根据合同规定，与相应供应商直接联系，根据业务部门需求确认材料到货时间（业务需求部门与采购部计划提供时间为从提出到供到时间工程用市场较普遍的材料不得少于15天，非标或大型设备类材料不少于30天）；同时将甲供加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表传真至供应商处，确认材料数量和规格型号、材质；以确保供应商及时按要求到货并到现场。4.3.1.1、公司用材料的采购采购材料均直接送至合同约定的目的地。采购部根据采购加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表所列明细组织使用单位进行验收，主要验收到货物与采购加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表的规格型号、材质（或与样品）是否一致，采购数量是否大于等于甲供加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表、质量是否合格，检验无误后填写材料入库单，材料入库单需经供货商和采购部、双方签字确认以上信息。材料入库单共叁联，分别由供应商、采购部、财务部保存。采购部将供应商已签收的甲供材料发送至使用单位或部门，现场填写材料出库单，材料名称，数量和规格型号、材质均需与材料入库单信息一致，材料出库单经采购部和使用单位或部门的签字确认以上信息。材料出库单共三联，分别由使用单位或部门、采购部和财务部保存。材料入库单和材料出库单应连续编号。采购材料验收结果不合格，则由采购部负责材料退货，使用部门配合。4.3.1.2、工程用材料监管（1）甲方采购材料（甲供材）采购材料均直接送至合同约定的目的地。采购部根据采购加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表所列明细组织使用单位进行验收，主要验收到货物与采购加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表的规格型号、材质（或与样品）是否一致，采购数量是否大于等于甲供加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表、质量是否合格，检验无误后填写材料入库单，材料入库单需经供货商和采购部、承包单位签字确认以上信息。材料入库单共肆联，分别由供应商（贰份）、采购部（壹份）、承包单位（壹份）保存；监理单位监督甲供材料的交接，现场在已签收的甲供材料中进行随机抽样，持样本至第三方独立实验室进行检验，检测材料在外观及使用功能方面是否符合规范要求，如无疑义，实验室会出具加盖公章的材料检测报告。取得合格的材料检测报告之后，承包单位方可使用该材料。如果检测结果不合格，则由采购部负责材料退货，工程部配合，材料检测报告由使用单位保管，作为竣工验收报告的组成文档4.3.2 乙供物资需认质认价的监管在工程正常进行中，承包单位根据工程进度提前14 天填好认质认价单报监理、甲方进行审核，并提供23 个样品以供参考。工程部与设计部共同对材料品质、品牌确认并现场封样；采购部结合样品结合信息价、市场询价，总经理对乙供材料设备的认质认价给予最终确认，认质认价单在材料进场前审核完成，由工程部通知承包和监理单位并提供已确认样品，由承包单位组织材料设备供应。乙供材料的进场报验必须由监理单位鉴证取样，对容易造成质量隐患的材料报验（如：防水、保温等）重点严格控制。4.4 定期进行材料设备询价、特别是市场价格波动较大的材料设备，及时撑握市场材料设备动向：采购部组织定期对材料设备等（间隔时间不超过两周）通过电话、网络查询、亲自上访等方式编制建筑材料市场价格定期调查表，并将调查信息（信息含材料类别、名称、规格型号、材质、单价、交付方式、付款办法、供应商地址与联系方式等）编制成册，以电子版形式发公司各业务部门作为指导价。4.5 材料付款采购部采购员按X 期X 月X 材料供应明细表对供应商提供经经承包方确认材料入库单进行汇总，由工程部、成本控制部、成本主管副总依照复核签字确认，总经理最终审定后，进行付款审批流程。工程用材料设备，根据材料供应明细应具体至楼栋。每月供应的甲供材料设备，采购部材料采购员与承包方的采购人员核对一至，作为最终供到材料的材料依据和进度款支付时扣除已支付甲供材料与设备的依据。4.6 材料退货当甲供材料发生退货时，由工程部根据退货商品、数量、原因填写退货单上，递交采购部根据甲供加工材料设备第X 月第X 次适用计划申报表和材料检验报告进行品名、数量和质量的审核，并签字确认作为审核记录，同时移交成本控制部备案。采购员将材料退回供应商或者供应商直接撤回，并参照合同条款进行补货（重复以上验收和领用流程）或赔偿。5 相关/支持性文件5.1合同管理工作规程5.2招标管理办法第三章、执行过程记录格式用表1、年度招标计划年度材料采购计划申报