景发办公室管理暂行规定.doc

福建景发吊装有限公司FUJIAN JINGFA LIFTING CO LTD文件编号Jv-tg-a-005版本/版次A/O 文件名称办公室管理暂行规定编订日期2013年11月9日 页 码1/5一.目的为规范办公人员行为，明确岗位责任和服务意识，提高其自身职能素养和职能水平；为加强办公管理，提高工作效率；为维护公司良好形象，公司要求办公人员以积极、热情、刻苦、敬业的态度从事本职工作，特制定本暂行规定。二.办公管理暂行规定一上班作息时间规定办公人员包括营销管理中心（业务）、营运管理中心（吊装）、维修管理中心、仓储管理中心、行政管理中心、财务管理中心、采购管理中心等办公室职员人员。办公人员上下班应按下表中的作息时间为准，平时晚班可视各部门工作情况安排轮值；如有特殊性情况，各部门也可根据公司运营实际情况临时稍作适当调整，其调整时应需向行政管理中心报备，以便于考勤管理。时间部门夏季（5月1日至9月30日）冬季（10月1日至4月30日）上午下午晚上上午下午晚上营销/行政/财务08:30-12:0014:30-18:0019:00-21:0008:30-12:0014:00-17:3018:30-20:30营运/维修/仓储/采购08:00-12:0014:30-18:0019:00-21:0008:00-12:0014:00-17:3018:30-20:30二办公人员行为规范1.仪容仪表规范： 服饰：办公人员在工作时间应着装整洁、大方，不得过分追求修饰。 衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽； 领带：外出前或要在众人面前出现时，有穿西装时，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰； 鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋； 女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽； 办公人员在工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。 仪容：要求端庄、整洁。 头发：办公人员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长； 指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性职员涂指甲油要尽量用淡色； 胡子：胡子不能太长，应经常修剪； 口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品； 女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。2. 行为规范 员工上班时应保持良好的精神状态，精力充沛，情绪饱满； 工作时间不窜岗，不看与工作无关的书报、杂志，不在办公场所打牌、下棋，玩电脑游戏； 坐姿端正，不得坐在椅子上滑行办事。不坐在桌上，跷脚时不甩腿，女性职员就座时双膝应并拢； 站立时身体要挺直，应面对客人站立，不将双手抱在胸前或放在背后； 行姿稳重。不边走边吃东西，多人行走不勾臂搭背，非紧急情况不得奔跑； 不随地吐痰，乱丢杂物、烟头； 自觉遵守会场秩序。按时参加会议，不在会场交头接耳、开小会，开会时应将手机、设置在振动位置，不在会场使用手机； 进入他人办公室应先敲门，经允许后方可进入； 领导在谈话、办事时不随便打扰，遇有急事需请示时，应在征得同意后，再插话； 在与别人交谈时，不随便插话，应让别人把话说完。3. 社交礼仪规范规范个人的社交礼仪行为，是从事社会交往活动的基本准则。办公人员必须认真遵守，做到热情、大方、彬彬有礼； 对客户要有礼貌，面带笑容，文明用语，应要做到热心、诚心和耐心； 要虚心听取客户的意见，尊重客户，不与客户争执，做到忍让宽容； 要熟悉本职业务和行业知识，要规范、熟练解答客户提出的问题； 回答询问用语贴切，表述准确，不使用含糊不清的措辞； 注意维护客户利益，在制度允许的范围内尽量满足客户的需求，不得拒接业务； 业务办理应服务周到善始善终； 业务会晤应组织严密，分工明确，准备细致，提前预约，尊重对方认真听讲，不随便插话和打断对方发言。4.公共场合行为规范办公人员应自觉遵守公共场所的行为规范，维持公共场所的环境整洁和行为有序。 办公人员必须自觉遵守和维护公共场所的环境卫生。不随地抛散杂物、烟头，不随地吐痰，不在公共场所堆放杂物； 自觉爱护公共设施，非特殊情况不得挪用专业器材； 未经许可，不得在公共场所张贴告示、通知； 不得在公共场所大声喧哗，嘻笑打闹； 办公区域应保持统一规划，保持整洁有序； 不在禁烟区吸烟； 自觉将车停在车位里，并摆放整齐； 食堂就餐应自觉排队，不拥挤、不浪费、不大声喧哗； 不将茶叶、烟头抛入便池和水池内； 卫生工具使用后应及时放回到指定部位； 节约用水、用电。做到人走闭灯、关空调、锁好门窗。5. 业务行为规范面向客户的业务部门和员工，其行为直接关系和影响到公司的对外形象和声誉，要以优质的服务，为公司树立良好的形象和信誉。 接打电话规范 对方来电话应及时接答，未及时接答，应向对方表示歉意； 接电话应先问好，报单位和姓名，再询问对方单位、姓名和事由； 接转电话时应说“请您稍候”； 对方寻找的人不在时，应回答：“对不起，不在，您有事需要转告吗”？ 对方打错电话时，应主动帮助接转电话或告知对方如何转接需找的对象； 因故中途暂中断通话时，应说“对不起，请您稍等一下”； 打电话联系工作时，应说：“您好，我是景发公司，请问您”； 重要通话，须问清要点，做好记录，必要时可向对方复述一遍； 重要电话通知，应事先备好通知提纲，以免遗漏； 接转公司主要领导电话时，应问清对方的单位、姓名和事由，并说：“请您稍候，我看一下是否在公司”，在征得领导意见后说：“对不起，让您久等了，我帮您把电话转过去”或“对不起，不在公司，请问是否需要留言”； 通话应简明扼要，完毕后，应向对方告别并轻轻挂断电话。 接待客人规范 客人来访，应主动上前迎接； 对来访客人应先询问来访者姓名、单位、目的，然后向有关领导或部门通报，并根据要求将来访的客人带到（或指示到）指定的地点。； 重要客人来访，应先安排在适合的地点就座，然后向有关领导报告； 客人就座后应及时送上茶水，对重要客人在领导未到前接待人员应主动与客人交谈，不得将客人单独放在一边； 接待第一次来访的客人，有关人员应适时向双方的领导进行介绍； 客人来访时，应立即停止手上的工作，暂停办公，先接待安顿客人； 重要客人来访，或有公司领导陪同的客人参观办公室时，办公室内的员工应暂停办公，全体起立，注视客人，以示欢迎和尊重来访的客人； 来访客人找错部门时，应主动帮助引路； 客人离开时，应礼貌地送至门口，并主动向客人表示道别； 出示、接受名片时，应起立，双手递接，接到名片后应立即回送名片。未带名片时，应向对方表示歉意，并在事后补送。6.文明用语规范 用语规范，讲普通话 措词严谨，吐字清晰，工作场所应使用普通话，禁止使用方言； 语态要自然、流畅、清楚、柔和，音量适中，陈述简洁明了，表达讲究艺术与技巧； 语言文明，不说脏话使用文明礼貌用语，但须亲切自然，不矫饰、做作。不说脏话，不带口头禅，不讲俚语； 简单扼要，切中主题语言中心突出，逻辑慎密、准确、到位； 抑扬顿挫，富有节奏语气应抑扬顿挫，吸引听众。语调应节奏鲜明，避免沉闷、平庸、有气无力； 热情洋溢，讲究分寸语言热情，不生硬、冷漠。把握尺寸，不过分亲昵，切忌客套； 日常文明用语 称呼客人应称“先生”、“小姐”或“女士”。 与客户、同事相遇时，应招呼“您好”。 要求别人帮助时，应说：“请您”。 表示歉意时，应说“对不起”。 得到他（她）人致歉或致谢时，应说：“没关系”、“不客气”、“不用谢”。 请客人应座时，就说“您请座”。 请客人用茶、用餐等时，应说：“请用茶”、“请用餐”等。 请客人等待时，应说“对不起，您稍候”。见面后应说：“对不起，让您久等了”。 让别人帮助时应说：“不好意见，麻烦您了”。 道别时，应说：“再见”、“您慢走”、“您走好”三.办公秩序及处置办法1.在上班时间内不得无故离岗、串岗（无故离开工作岗位超过15分钟者，属离岗；在其他同事上班的地方闲聊、说笑等做与工作无关的事超过15分钟者，属串岗），凡属办公室管理人员违反者（特殊性情况例外），将予以行政处罚30元/次。2.在上班时间，严禁在办公室大声喧哗、吃零食（包括吃早、中、晚餐）、吵闹、闲聊、看报刊杂志等，应营造良好的工作环境。违者将予以行政处罚30元/次。3.办公室应谢绝吸烟，吸烟须到公司指定的场所。4.公司电脑应专人使用，并有保密措施。电脑及网络应由专人维护保养，任何个人不得私自带盘上机操作。严禁在上班时间上网聊天、玩游戏、看网络视频及使用电脑做与工作无关的事情。违者将予以行政处罚30元/次。5.上班时间办公人员一律严禁穿奇装异服和打赤膊，违者将予以行政处罚20元/次。6.上班时间办公室窗帘应全部拉上，白天正常情况下不能开电灯。否则，行政罚款30元/次。7.禁止使用公司电话拨打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。如发现拨打私人电话者，将予以行政处罚10元/次。8.每个人下班时应随手整理自己的办公桌，如最后一个离开办公室的人须关闭空调、门窗和断电。违者将予以行政处罚20元/次。9.办公人员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作（或制订轮值保洁制度），保持物品整齐、桌面清洁和区域卫生，应养成良好的职业素养。凡经检查有违者，将予以行政处罚30元/次。10.文件收发须执行受控管理；办公各部门应做好相关文件、资料的整理、备案及归档工作。11.各部门专用的设备应由其部门指定专人定期清洁和维护，公共设施则由行政管理中心负责指定专人定期的清洁维护保养工作。 12.办公传真机、复印机由专人负责，出现问题及时通知专业人员维修（不得用传真机拨打电话，不得传真复印个人资料）。13.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，应立即向行政管理中心报修，以便及时解决问题。 14