中国水科院渔机所公文处理办法(试行).doc

中国水科院渔机所公文处理办法（试行）第一章 总 则 第一条 为使我所公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法、农业部公文处理办法以及中国水产科学研究院院部公文处理办法，结合我所的实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所称的公文，是指我所在党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是我所进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、立卷，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法规和本所保密规章，做到及时、准确、安全。 第五条 全所各部门根据各自的职责范围，承担相应的公文起草和执行职能，各部门负责人应当高度重视公文处理工作，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。全体工作人员必须严格执行本办法。 第六条 所办公室是所公文处理工作的归口管理机构，负责指导全所党政各部门的公文处理工作。第二章 公文种类 第七条 我所使用的公文种类主要有 （一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖惩有关人员。（二）决议适用于经过会议如职工代表大会通过的，对重要事项作出的原则性、纲领性的意见和要求。（三）批复适用于答复所属各经济实体、部门的请示事项。（四）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通告适用于向全所职工公布应当遵守或周知的事项。（六）通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文;要求办理和需要有关部门周知或者执行的事项;任免人员。（七）通报适用于表彰先进、批评错误;传达重要精神或者情况。（八）函适用于与外单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况;答复上级机关的询问。 （十）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十一）简报适用于用简短、带有新闻性质的文字资料向上级等部门沟通有关信息。（十二）规则对所管理某一方面作的原则性的规章。（十三）规定对所管理某一方面作的规范性的规章。（十四）办法对所管理某一方面作的具体规章。（十五）细则为所规章制度实施中有关程序、步骤等内容而作的具体规章。（十六）计划对未来一定时期的任务，提出明确目标，规定具体要求，制定相应措施，作出切实安排。（十七）规划对所或所的某一方面工作全面的、整体的长远的部署。（十八）工作要点反映所、部门一定时期工作计划的重要点。（十九）方案对所总体或某一局部工作作出的计划安排或提出带有战略性的设想。（二十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和认定事项。（二十一）总结对前一段工作或活动，进行全面、系统的检查回顾，分析研究，从中找出规律性的认识，明确今后实践的方向。渔机所的公文还包括协议书等经济类公文、欢迎词等讲话类公文和贺信等日常事物性公文。 第三章 公文格式 第八条 除经济类公文、讲话类公文和日常事物性公文外，所对外的各类公文或以所、党委、办公室、党委办公室、纪委、工会、团总支名义发给各部门的公文或会议纪要（简称行政公文）一般由紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送(报)机关、印发机关和印发日期等部分组成。其他公文一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、抄送(报)机关等部分组成。 （一）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（二）行政公文发文机关标识应当使用所全称。（三）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，年份要写全称。联合行文只标明主办机关发文字号。 （四）向水科院等上级机关行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示” 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如转发的文件标题文字过长，可概括内容、压缩文字，但不能以发文字号代替转发文件标题的内容部分。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关位置在标题之下，正文之上，靠左顶格书写，用冒号。 （七）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，依次标明附件顺序和名称。 （八）公文除会议纪要、简报以及一些经济类公文、讲话类公文和日常事物性公文外外，应当加盖印章。联合上报水科院等上级单位的公文，由主办机关加盖印章。 （九）成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 （十）公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。（十一）行政公文应当标注主题词。按照农业部公文主题词表标注主题词（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十三）文字从左至右横写、横排。 （十四）公文中各组成部分的标识规则，按照国家行政机关公文格式国家标准执行。（十五）公文用纸采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（十六）渔机所行政公文格式(见附件1-8)。第四章 行文规则 第九条 坚持精干、高效的原则，严格控制公文数量。行文应当确有必要，注重效用。 第十条 我所行政公文发文一般按以下原则划分: （一）中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所发文适用于下列事项: 1.向水科院等上级机关的请示、报告; 2.向水科院等上级机关有关主管部门请求批准或通报有关情况; 3.转发水科院等上级机关制定的有关方针、政策、措施; 4.向水科院申请基建投资、各类专项资金和反映重要情况; 5.向水科院报送改革方案、工作总结，财务预算、决算，统计报表、可行性研究报告等材料; 6.印发所各项重大措施和基本管理制度;7.批复所属各经济实体的请示;8.需以所名义进行的干部任免和机构调整;9.重大奖惩决定和其它需以所名义办理的事项。（二）中共中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所委员会发文适用于下列事项: 1.向水科院党组或地方党委等上级机关请示、报告; 2.所党委工作部署;3.需以所党委名义进行的干部任免和组织机构调整;4.经所党委研究需贯彻执行的重要事项 5.以所党委名义办理的其他有关事宜。 （三）中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所(函)适用于下列事项: 1.向水科院等有关部门报送有关材料; 2.向有关单位告知具体事项; 3.所与外单位之间联系、商洽、协调工作; 4.所向外单位询问有关问题或事项; 5.所答复外来函提出的有关问题或事项;6.所向无隶属关系的业务主管部门请求批准某些事项或帮助解决问题。 （四）中共中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所委员会(函)适用于下列事项: 1.向水科院党组等上级机关主管部门报送有关材料; 2.所党委向有关单位告知具体事项; 3.所党委与不相隶属的机关之间联系、商洽、协调工作; 4.所党委向其它机关询问有关问题或事项;5.所党委答复外来函提出的有关问题或事项。（五）中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所办公室发文适用于下列事项:1.印发所领导有关重要讲话; 2.通知以所名义召开的各类会议; 3.印发我所制定的各类事务性管理措施和制度; 4.转发各部门职能管理措施和制度; 5.其他需要以所办公室名义办理的事项。（六）中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所党委办公室发文适用于下列事项: 1.通知以所党委名义召开的各类会议; 2.印发党内制定的各类事务性管理措施和制度; 3.其他需要以党委办公室名义办理的事项。（七）中国水产科学研究所渔业机械仪器研究所纪委、工会、团总支等组织发文适用于下列事项: 1. 适用向相应地方上级部门请求批准或通报有关情况。 2.印发部门制定的各类事务性管理措施和制度;3.其他需要以部门名义办理的事项。（八）简报向水科院等上级部门沟通有关信息。（九）会议纪要适用于记载所长办公会议等重要会议的情况和认定事项。渔机所所属其他各部门不得以部门的名义对外正式行文,不得擅自以所和所党委的名义对外行文。 第五章 发文办理 第十一条 发文办理是指制发公文的过程，行政公文和以所、党委名义制发的公文一般包括草拟、审核、复核、签发、登记、校对、用印、分发等程序。除登记和用印外，其余过程经办人员都要在发文单上签名。部门领导起草的公文审核栏可不填。其他公文不用签发，也不使用发文单。 第十二条 草拟公文应当做到: （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的规定等，应切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确、篇幅力求简短。 （三）根据行文目的及与主送机关的行文关系确定公文文种。 （四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，后引发文字号;引用外文注明中文含义;日期写明具体年、月、日。 （五）结构层次序数，第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为 “（1）”。 （六）使用国家法定计量单位。 （七）使用非规范化简称时，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。 （八）公文中除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余数字均使用阿拉伯数字。 （九）拟制公文，对涉及所内其它部门职权范围的事项，主办部门应主动与相关部门协商会签，相关部门应积极配合，取得一致意见后方可行文。经协商不能取得一致意见的，主办部门应报请有关所领导协调或裁定。 （十）上报文件应简明扼要。除综合报告外，要一文一事。 第十三条 以所、党委名义制发的公文审核实行分级负责制，即主办部门负责同志初审，办公室负责同志复核，所领导签发。其他公文由部门负责人审核。审核人员必须认真负责，严格把关，控制发文数量，保证发文质量。（一）主办部门负责同志重点审核所拟文稿是否符合拟制公文的有关要求。要从业务工作角度对公文内容、公文格式、文字表述和数据的准确性、所提措施是否切实可行、政策的连续性等方面进行审核。对不符合要求的，部门领导应要求拟稿人重新起草。（二）办公室负责同志重点审核是否确需行文，行文程序是否规范，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定。文字表述是否准确、条理清楚、简短、规范。对不符合公文质量要求的，办公室应提出明确修改意见后退主办部门修改或重办。 （三）所有关领导重点审核文稿内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规及其他有关规定，是否体现所的意志。第十四条 行政文件的签发（一）发文签发一般由所办送交所领导签发（二）所发文一般经分管所领导审阅后签发，重大问题及干部任免须经所长签发。（三）党委发文原则上由党委书记、副书记签发;（四）办公室、党委办公室发文，一般经分管所领导审阅后，可由办公室、党委办公室主任签发。（五）纪委、工会、团总支发文一般经分管所领导审阅后，可由负责人签发。第十五条 审核、签发文稿时，不要把审改意见写在文稿左侧装订线外，以免影响文稿的归档查阅。没有审改意见的，所领导要在底稿上签字。第十六条 已经签发的文稿，其它人员不得再改动，确需修改的，须经签发人同意。第六章 登记、校对、用印、分发第十七条 行政公文文稿签发后，所办将通知拟稿人把电子版的文稿送交所办，对于改动多的文件底稿，应由拟稿人重新清稿，并将电子版的文稿送交所办。第十八条 所办负责对行政文稿进行校对，公文用印由印信保管部门负责，对外文稿的分发一般由拟稿部门负责。第七章 收文处理 第十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、督（催）办等程序。要建立收文登记、传阅文件登记、查阅文件登记等制度。第二十条 接收公文必须履行签收登记手续。登记内容应包括收文时间、发文机关、文号、标题、密级。第二十一条 所办公室对上级机关下发或交办的各类公文，办公室主任要提出拟办意见，及时送所领导审批。第二十二条 各部门应根据上级机关下发公文的要求及所领导意见，认真履行承办职责，按时保质予以完成，并通知所办，对于重要事项，部门负责人或承办人应签署承办结果意见，送办公室。第二十三条 跨部门承办的公文，一般由主办部门牵头，协办部门配合共同承办。第二十四条 因种种原因，不能按时办理的公文，承办部门应及时向办公室反馈情况，并向分管所领导请示汇报，及时作出处理。第二十五条 所办公室应及时跟踪公文承办过程及结果。对无故拖延不办的部门，应及时发出督（催）办意见。否则，将追究有关负责人的责任。 第二十六条 各部门收到下列文件必须立即送办公室登记: 1.上级机关指导性、政策性、交办性、参阅性文件; 2.其他机关向所商洽工作和需要答复的文件; 3.重要的、带有密级的刊物、资料;4.具有政治、经济、历史、科学价值的文件、资料。5其他与所有关的各类文件第二十七条 严格履行文件的登记手续，须登记的文件在经手人之间交接均应履行签收手续。第八章 公文归档第二十八条 公文办理完毕后，应当根据有关规定，及时整理立卷、归档。其中行政公文、各部门工作计划、工作总结、有所领导批示的各类请示，由办公室负责归档。第九章 公文管理 第二十九条 涉密公文的使用和管理严格按照有关保密办法和要求执行。第三十条 党中央、国务院、上海市委及其办公厅的公文，除绝密级和注明不准翻（复）印的外，经所领导或办公室主任批准，可以复印。复印时，应当注明复印的部门、日期、份数和印发范围。并按照原文管理要求予以管理。第三十一条 全所行政公文以及收文统一由所办公室按公文性质和管理要求，实行分类，分期立卷保管。第三十二条 全所各部门应认真履行公文承办、借阅及退文手续，妥善保管使用过程中的公文，凡承办完毕的公文应及时退还办公室。第十章 附则第三十三条 所属各部门公文处理工作均应参照本办法执行。第三十四条 本办法自发文之日起施行。原渔业机械仪器研究所公文处理办法（试行）（渔机行发20029号）同时作废。第三十五条 本办法由所办公室负责解释。 - 27 -附件1中 国水产科学研究院渔业机械仪器研究所文件wenjian 渔机发20号 ：。附件：1. 2. 二年月日 主题词： 抄送：，。 渔机所办公室 200年月日印发附件2 中 国水产科学研究院渔业机械仪器研究所文件wen