会议型客人接待方案

1 / 15 会议型客人接待方案 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20 x 月 x 日至 20 x 月 x 日 三、会议地点： 店。 四、环境布置 （一）会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、 宣传、灯箱画面、空飘。 （二）会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店（酒店大堂、入 住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容 第一板块会议 （一）会议时间： 20 x 月 x 日、 x 日、 x 日 2 / 15 （二）会议地点：待定（ 200 人会议厅） （三）会议内容：待定 （四）会议布置： 1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3）会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4）会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面（ x 日、 x 日）无线麦若干、背景音乐、 X 展架 （五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。 地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子） 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 （一）晚宴时间： 20 x 月 x 日晚（具体时间待定） （二）晚宴地点：餐厅待定 （三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 （四）晚宴布置：室外：空飘（ 8 个）（空飘内容：）、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍） 3 / 15 第三板块会议接待 （一）工作内容 1、会议流程策划； 2、编撰、印刷会议接待手册； 3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务； 4、会议前期报名的接待、物品分发等； 6、协助酒店住宿、餐食服务等工作； 7、提供会议期间车辆的调配、服务工作； 8、提供机（车）票的订购服务工作； 9、提供专业接待人员服务工作； 10、根据需要，提供其他公务活动服务工作； 11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作； （二）组织机构及职责 1、综合协调组工作职责： （ 1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作； （ 2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作； （ 3）负责与组委会内部的全面对接工作； （ 4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排； （ 5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通 、协调工作； 4 / 15 （ 6）负责接待服务手册的编制工作； 2、接待服务组 工作职责： （ 1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。 （ 2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向； （ 3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务； （ 4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会 议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导； （ 5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等） （ 6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作； 3、服务保障组 工作职责： （ 1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（ 否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。 5 / 15 （ 2） 负责本组工作人员的一切后勤保障工作。 第四板块会后考察 一、会后考察： 1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。 2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。（费用自理） 二、当地游览服务（ 20 人或以上 /车）（淡季报价） 1、东线一日游：兵马俑，华清池，城墙，午餐价格：298/人； 2、西线一日游：乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐价格： 380/人 ； 3、市内一日游：城墙，碑林，大雁塔，午餐价格： 210/人；以上报价包含门票、车费、导游服务费及 30 元标准中餐一次 4、东线二日游：兵马俑，华清池，华山， 3 正 1 早，华山 3 星级住宿，缆车上下价格： 780/人 5、北线二日游：黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔山，纪念馆，枣园，杨家岭， 3 正 1 早，延安三星级宾馆住宿价格： 958 人 以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚 30 元标准正餐三次， 20 元标准早餐一次。 二、其他服务： 如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。 1、专业礼仪接待：按照规格提供专业礼仪或者大6 / 15 唐礼宾卫队员。 2、可提供代订餐饮 3、订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。 备注：会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排 2 公司会议接待方案 为了接待 月 确保本次活动有序开展，特制定如下接待方案： 1. 接待时间： 20164： 00- 0:00 二、接待地点： 三、接待对象： 、参观路线及时间表： 20164： 00 派车到 15： 00 工厂参观16： 00 离开 往 16： 3016： 10盘讲解 16： 25观 17： 00 离开 17： 30 日酒店 17： 35 酒店会议室（项目讲解与政策沟通） 18： 00酒店晚宴 18： 30 休息次日 9： 00 送离 送 五、 接待前准备工作安排： 7 / 15 组 长： 事长） 副组长： 经理）、 总经理）、 监） 成 员： 观团到其部门，由部门总监负责陪同讲解。 行政部（ 负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。 A、在大门设置两名形象保安。 B、在行政大楼 改欢迎字幕：热烈欢迎宾莅临参观考察 厂（负责人： A、负责现场的清洁卫生 B、负责现场的工作秩序 C、负责参观路线 D、负责现场的讲解 （负责人： A、负责现场的清洁卫生 B、负责现场的工作秩序 C、负责参观路线 D、负责现场的讲解 8 / 15 政部人事部（负责人： 保洁（负责人： A 保洁于 X 日下午开始对 进行清扫，尤其是地面的顽迹。 B 4 日早上 8:00 上班，再次打扫确保 围， C 内清洁，洗手池外无水渍，卫生间无异味，纸巾完备。 D 内及外围清洁，无白色垃圾。 保安（负责： A 保安于 域）安排两人、 门外两人、门外【 凳外设置太阳伞。安排四名形象保安穿保安工作装，戴白手套。形象保安于 4 日 14:30分到位。 B 4 日早 7:30口安排一名保安，放置锥形桶，禁止一切车辆进入 围。在参观领导 到来之前，打开通道，并行礼。车辆过后，再将锥形桶复原，禁止非参观车辆进入 围。 C 4 日下午 14:30 其他三名形象保安到指定位置，立军姿待命。 D 4 日下午 14:45保安将石凳搬开，打开一个通9 / 15 道，让参观车辆通行。其余时间，禁止其他车辆进入。 E 4 日保安加强巡逻，防止一切车辆进入 的广场停放。 F 【 责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间，在 大门安排形象保安。尤其是要位置好当天机动车停放秩序，接待前 30 分钟在 排形象保安。 【 责所有设备正常运转，完成时间 4 号上午12:00. 信息中心【 责 示屏欢迎词的更换，内容为： 迎您光临。 责车辆的安排 ; A 7月 4日下午 2点派 4辆依维柯及 2辆商务车到 按参观流程，负责全程的接送工作。 B 依维柯上准备视频资料（播放公司宣传片）。 C、每辆车上准备 2 件水。 招商部（负责人： 负责 现场维护及秩序。 协调沙盘人员进行沙盘的讲解 . 负责酒店会场现场氛围的布置。 (会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置 ,迎词的拟定 ,会场内适当10 / 15 的轻松盆景盆花 摆放美观 统一 . 坐席上摆放参会者的姓名水牌 . 物料准备 : 精美签到布 1 件 ,签到指示牌 1 个 ,宣传资料，招商手册、手提袋各 73 份 ,矿泉水 20 件 ,黑色中性笔 2盒 ,会议结束后 ,每人发放一份宣传资料 . 人员分工 : 签到人员： 领人员： 持人：体操作过 程 : 沙盘讲解，讲解人 一接参会者到达下榻酒店会场 领已签到人员至会场就座 X 暖场， X 总致欢迎词并介绍体规划 台讲话 会议总结、结束词 部（负责人： 负责现场秩序维护及管理。 负责参加路线的确定及讲解。 准备矿泉水。 负责现场导购及灯光的处理。 部（ 负责人： 负责全程摄影拍照。 负责全程串词及发言稿的拟定 11 / 15 【 【 在 7 月 4日下午 14:00 对整个接待现场进行最终检查。 月 4 日 14:45，在 门口集合。 七、总结： 3 商务礼仪会议接待方案 接待前准备： 1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车 /飞机），落实 接站车辆车次，接站人员。 2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。 3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。 一、会议概况： （一）会议时间： 2016 2016二）会议地点：柳州饭店 地址：柳州饭店 电话： 系人：贾 * （三）参加会议人员 :总公司代表 分公司各部门负责12 / 15 人， 二、活 动日程（见日程安排表） 三、工作分工 成立会议筹备领导小组 组 长：贾 * 副组长：胡 * 领导小组下设办公室，负责人 *，具体负责整个会议期间的各项工作。 成员单位：分公司人事部 公关部 办公室下设材料组、会务组。 （一）材料组 负责人：韦 * 成 员：秘书处有关人员 职 责： 持稿、论文集 记，制定花名册、通讯录 程 表 作人员住宿、餐饮分配表 记事本、笔、相册 制代表证、工作人员证、桌签 作人员乘坐车辆 （二）会务组 13 / 15 负责人：欧 * 成 员：总务处有关人员 职 责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。 负责人：胡 * （ 1）会议抽调公关部 秘书处轿车 3 台主要用于迎接代表团。行政处 2 台轿车主要用于会务。 （ 2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。 （ 3）车辆市内用油由各出车单位自行解决。 （ 4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。 负责人：毛 * 1 月 10 日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。具体分工：负责人自行安排 负责人：贾 * 14 / 15 （ 1）准备给白纪念品 10 份，以表感谢。 负责人：贾 * （ 1）住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间，其它代表 2 个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。 （ 2）宴请。 10 日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请座陪（摆牌）。 （ 3）要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。 乐活动 （ 1）游览。 责任人：麦 * 负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。 要求：游