协同办公系统实现四部精细化管理.doc

协同办公系统实现四部精细化管理殷楠 赵温胜 王绍山航天科工集团第四总体设计部一、 背景随着四部科研生产管理的要求日益精细化，日常业务、管理等事务日益增多，同时由于事务的复杂度不断加大，处理流程多样复杂，参与的部门和人员越来越多，时间的要求上也越来越紧，原有的手工方式签署及处理流程已不能满足日常事务在时间和效率上的要求。急需强大的信息化管理系统来对这些业务给以有效的支撑。四部原有一套办公自动化系统，但其属于OA的早期产品，在功能、效率和扩展能力上都存在一定的不足，已经不能满足四部繁多业务流程的高效运转以及全面精细化管理的需要。1. 原系统在功能上的不足（1）对现有业务应用完善和改进的能力不足，影响四部业务电子化进程一些新的业务需求（例如出差申请、报销申请等）和功能很难加入到原有应用系统中，这主要是由于现有系统采用的Lotus Notes的体系，架构相对封闭，数据及业务彼此结合无法分离，大大地影响了系统的灵活性和可扩展性。（2）系统的自动化、智能化程度不高现有应用流程的流转方式主要还依靠手工选择，基于条件的智能跳转能力不具备（比如合同审批时，标的大于30万的，需要部主任审批），也无法实现真正的多任务并行操作（主要体现在并行操作的权限和信息无法分离），同时流程中的数据无法做到相互关联和计算。其原因重要是办公系统的“工作流引擎”功能不强。流程节点的条件路由、多节点并行执行以及表单数据的关联和计算等功能都没有很好的提供支持。（3）系统权限的管理和控制功能不强由于原系统角色设定得不够细，导致系统权限控制的粒度不够细。另一方面，对流程表单的权限控制十分有限，无法做到对表单中的数据字段做权限的控制，而在一定权限下的任务委托代理机制也没有有效的支持，导致一旦相关人员因出差等原因不在，流程就不得不长时间停滞等待的情况。（4）查询统计功能不健全Lotus Notes架构的特点是采用文本型数据库，这就导致系统在数据的查询、统计方面的功能就十分受限，对于流程中指定字段的查询几乎不能实现，流程数据的统计和报表等功能也很难完成。2. 原系统在效率上的不足四部目前办公自动化系统在运行效率上也存在一定的不足，表现在：由于系统本身的体系架构和其较低的软件版本，导致系统的运行效率不甚理想，随着新的业务应用的陆续开发和上线，应用系统的人数和频率都在不断的增加，使得这一问题暴露得更加明显。3. 扩展能力上的不足由于系统应用的不是一个开放式的体系架构，很难对系统进行深层次的二次开发和改造，使得四部的很多基础性管理工作难于应用该系统实现。另一方面由于系统没有采用组件式的设计理念，使得当新的应用需求出现时，无法共享已存在的功能实现，增加了开发的难度和工作量。二、 四部协同办公系统的建设与实施根据四部“高效率、精细化”的管理要求，针对四部日常事务管理过程中较为突出的流程繁多、复杂，流程过程难于监控，流程细节信息难于获取，流程结果难于归纳、汇总等主要问题，四部协同办公系统的建设过程主要着眼于“规范流程”、“关注细节”、“整合信息”、“注重实效”等几个点上。1. 四部业务流程的电子化借助建设协同办公系统的契机，四部改进了待电子化处理的业务流程，使其更加合理、标准和高效并更加适合电子化的管理特点。在业务流程电子化的过程中，四部的业务流程被分为“申请相关”、“财务相关”、“日常管理相关”、“计划相关”，“公文收发”五类，包括“出差申请报销”、“通用报销”、“合同审批”、“会议申请”等18个流程，涉及业务事项20余种。流程操作界面采用“所见即所得”的开发工具定制，可以高效地定义出四部所需的标准化的业务表单。同时可以实现对表单中各填写字段类型、长度、是否必填、默认值等多个方面的限定，并可以实现对表单中多个字段的常规运算（如图1所示）。图1 业务表单定制界面业务流程的定制采用图形化的界面（如图2所示），可以直观的定义出复杂的业务流程。条件、并行、循环等较为复杂的流程类型也能非常容易的定制出来。同时流程环节的参与者可以根据不同的业务部门、职称、角色、流程历史处理人等多个不同的角度定制（如图3所示），不同环节的参与者对每个表单字段的处理权限（查看、编辑、修改）也可以明确的定义，有效地保证了“让正确的人参与到正确的环节中看到正确的信息”的流程定制原则。根据以上定义工具定制出的流程自动化程度很高，基本可以满足四部所有复杂流程的业务需要。应用自动化业务流程，参与者只需要关注自己工作表中的任务，完成好自己在流程中的职责，而不再需要关心流程其他环节是如何设置的，不再需要分析判断不同业务字段取值的差异而导致的流程去向的差异（如合同标的值大于30万需要部主任审批）。这些复杂的设置、判断和流转全部由协同办公系统的程序控制完成。实现了真正意义上的办公自动化。图2 业务流程定制界面图3 环节参与者定义界面2. 四部课题本的电子化课题本制度是四部以及航天下属大多数单位沿用多年的经费管理制度。课题本的建立是为了建立和完善科学的科研管理制度，加强综合计划的职能，提高资金的使用效益，加强项目的成本管理，便于财务核算。多年来课题本的管理方式为四部项目和资金的全面管理提供了一种有效的解决途径。但随着四部科研生产任务的日益加重，涉及的项目越来越多，管理要求越来越精细，使得相关部门必须每年整理并制作上百个课题本，涉及的项目近千个，这大大增加了相关部门的工作量。另一方面，由于不同的课题本分散由不同的负责人管理，使得对项目全局（涉及多个本的信息）信息的汇总和分析十分困难，导致企业的决策者无法在第一时间查看到各项目资金的使用情况，难于及时对项目的进展情况做出正确的评估与分析。其次，纸质实物课题本的存在方式还决定了其使用方式只能是“串行”的，无法实现多人多业务的并行使用，大大影响了项目资金的使用效率。针对以上存在的问题，四部协同办公系统实现了对四部课题本的电子化处理，取消了原课题本纸质实物的存在形式，使其在系统中以虚拟的电子化的形式存在。根据不同的所属项目，系统以树型结构组织课题本，充分地体现了课题本与项目之间的本质关联。而在“课题树”的每一个节点上都有资金额度和操作权限的控制（包括查看课题条目权限，查看资金明细权限，修改课题信息权限等），有效地实现了对课题资金全面、精细的控制和管理。图4 四部课题本建立与维护课题本的资金花费与财务相关的电子化流程紧密地结合着，即当某一个涉及资金花费的流程审批结束后，财务部门的负责人采用点击“记账发送”按钮的方式即可完成该笔资金在电子化课题本上的记账操作（如图5所示），在相应电子化课题本的余额中也会自动扣除该流程所涉及的费用。而当出现待记账的金额大于课题余额时，系统会给出课题余额不足的警告并自动终止记账操作，有效地保证了课题资金使用的正确性和安全性。图5 工作流程与课题本的协同操作对于项目负责人来说，课题本的电子化使其可以在第一时间查看到其所负责项目的资金余额和资金使用情况（如图6所示），并可以方便地根据不同的条件对资金使用情况进行汇总、整理和分析，以便于其对的项目各个方面都有更加清晰和直观的认识，帮助其在最短的时间内做出最正确的决策。图5 课题费用使用明细的监控与查询3. 四部通畅的信息共享协同办公系统实现了管理信息在受控权限下的最大范围的共享，即授权用户可以在系统中查看到其权限允许范围内的所有管理信息。同时用户可以方便的以协同办公系统为平台对其所知悉的信息完成查询和汇总的工作，有效地提高了四部员工的工作效率。利用协同办公系统，每个用户都可以在第一时间查看到其参与的业务流程的进展情况（当前流程所处的环节，之后还需经过的环节，环节处理人的处理意见等）。企业管理者能够查看到系统中所有流程的运行情况，一些关键流程的信息，比如合同审批、执行、支付等流程的信息，企业管理者都能通过系统配置的统计报表直观地查看到，为管理者的决策提供第一手的数据依据。三、 四部协同办公系统的应用效益四部协同办公系统项目的实施，为四部建立了一套高效的现代化的协同办公系统，应用该系统完成了四部大部分业务流程的电子化改造和管理，通过技术手段，有效地提高了四部的管理水平、降低了管理成本，逐步实现了四部经营管理过程中的“精细化管理和无纸化办公”。在四部内部建立了有效的信息共享，为各级领导提供了管理流程各个阶段、各个层次、各个环节和各时间点的完整信息，从而为决策者在制定和采取相应的决策，优化资源、降低成本等方面提供了数据依据。具体在以下几个方面产生了显著的效益。1. 实现了管理流程的电子化，提高了办公效率基于工作流技术实现了对原手工管理流程的电子化，保证四部各种流程流转的安全性、保密性和不可抵赖性。提高办公效率。通过自动化手段，简化了日常工作烦琐耗时的环节，减少了各级领导和员工的手工劳动和手工信息传递，突破了空间界限，加强了内部员工的信息沟通，协调组织内部以及组织之间的群体工作，促进了四部范围内工作效率的提高。采用计算机技术和自动化业务流程管理思想，提高了业务处理效率，透明化流程各环节，堵塞了管理漏洞。把流程管理有机地与应用系统结合起来，达到了系统全面支持业务的目的。流程电子化后也有效地实现了管理信息的统一存档、统一查询。2. 实现了四部日常事务的精细化管理通过对四部日常事务的电子化处理，可以将日常事务的各个细节（如所有日常报销明细）保留在系统中。同时，系统可以将这些细节按需抽取、整理，生成不同的信息集，并将不同的信息集提供给不同的事务负责人，从而最大限度地实现了对日常事务的全面监控和精细化管理。3. 提供了通用信息传达渠道通过统一通用信息传达渠道（比如待办工作表、邮件提醒等），员工可以方便快捷的传送工作信息，大幅度减低远程沟通的不便；可以通过同一使用界面获取不同来源的信息，减低了操作的不便与复杂性，更全面的将信息送到使用者桌面。4. 提供决策所需的信息以提高管理水平通过对管理信息如报表的整合与分类，把优质的管理信息放在决策者和管理者的手中，并以有效的形式展