公司资产管理制度.doc

资产管理制度一、目的为保证公司资产的完整性，合理高效利用资源，提高资产的利用率，特制订本规定。二、适用范围本规定适用于公司所属房屋、建筑物、车辆、机械设备、办公家具、办公设备、及其它列入固定资产范畴的物品。三、名词解释资产包含固定资产、低值易耗，具体说明如下：1、固定资产：指使用期限超过1年，使用单位价值在人民币2000元以上（含2000元），并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。2、低值易耗：指单位价值在2000元人民币以下的一次性及非一次性消耗的物品。四、固定资产管理1、购置管理：1.1资产购置需遵循预算制管理和计划性采购的原则，由相关部门审批后方执行；1.2资产的购置需遵循总部制订的相应资产采购流程和管理规定，原则上在集团综合管理部批准后，由集团供应部统一负责购置；1.3由行政办公室统一负责，填写固定资产采购申请表履行审批手续；1.4优先使用公司自有产品，优先使用公司闲置资产。2、账务管理：2.1资产建帐与实物管理岗位需分离。2.2资产必须设立明细账，详细记录每条资产的具体信息及变更情况。资产挂帐时费用遵循“谁受益、谁承担”的原则建帐管理。3、实物管理：3.1管理职责：实物管理遵循“谁使用、谁管理”的原则，责任落实到使用部门及使用人。各使用人、使用部门和专业管理部门分别负有如下保管职责：3.1.1专业管理部门：对资产的实物管理，由行政部制定相应的调拨/转移/变更、丢失/损坏、报废、外借、维修等管理办法及操作流程，以及实施、监控及跟踪。固定资产调拨单固定交运单固定资产报废申请单3.1.2资产使用人/责任人（指系统建帐时登记的责任人）对名下资产负有保管职责，包括：3.1.2.1保证资产完整、安全，不得私自变更资产配置及资产标签；3.1.2.2资产发生调拨/转移/变更、外借、维修时，需按公司相关规定办理；3.1.2.3发现资产丢失或损坏时，须立即向行政部申报，并按照相关规定办理。3.1.3资产责任部门：3.1.3.1保证本部门所辖资产的完整性和合理使用，不得擅自出售、转让或挪作他用，杜绝闲置浪费。对于部门负责保管的供多人或多部门使用的资产，如公司公共设备或部门公用办公设备及在建工程资产等，责任部门需制定相应的管理办法，指定责任人并报行政部备案；3.1.3.2通过培训和各种宣传教育等方式，增强员工资产管理意识，并协助督促员工3.1.3.3按制度流程操作。3.1.3.4对于长期（60天以上）闲置或多余的资产，应及时报行政部做统一处理，并退回库房。4、编号管理：固定资产编码规则：依照汉字的汉语拼音的第一个字母组合，例：CJ-车间，JJ基建。固定资产类别明细：01：电脑；02：办公家俱；03：办公设备；04：公务用车；05：试乘试驾车；06：房屋；07：工具；08：通讯设备。5、账卡管理每个资产有其唯一的编号，根据这个编号制作：1、资产管理卡：编号、资产名称、使用部门、责任人，贴在对应资产上；2、资产库位图：资产位置及名称，根据部门制作，行政备案一份，部门留存一份。6、处罚管理：6.1凡违规操作的部门或责任人，给公司造成任何损失或影响，将视情节严重程度并按相应的规定，采取对责任人及部门进行通报批评、罚款甚至解除责任人劳动关系等处罚措施，对已触犯法律者，将追究其刑事责任。五、低值易耗品管理1、管理机构1.1行政部是公司低值易耗品的管理部门，负责审批及监控各部门低值易耗品的申购及使用情况，负责办公用品的验收、发放和管理等工作。1.2财务部负责低值易耗品费用预算的监控。1.3使用部门和个人负责低值易耗品的日常保养、维护及管理。2、管理办法分类以商品类别分类为主，以使用部门或存放地点分类为辅A类：办公用具、销售用具、生活设施(厨房、保洁、洗衣房、员工宿舍)、电子电器 B类管制类：办公用品、专用工具、生活用具(厨房、保洁、洗衣房、员工宿舍)、服装C类：消耗类：办公耗材、印刷品(含广告宣传品)、清洁用品、维修用料(水、暖、电) D类：物料用品：单位价值极低，使用时无法确定具体用量，在领用时直接计入当期费用，使用直接领用单E类：培训资料 F 类：售后专用工具设备 包括使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上的工具设备。3、购进和领用流程A类和固定资产（一）购置第一步：每月各部门将购置计划交于行政部；第二步：行政部审核后统一填写报请总经理签字批准； 申请单第一联由行政部（使用部门）留存，第二联报销时核销用，第三联送交资产管理员。第三步：总经理签字批准后，由行政部到财务部请款，填写借款单；第四步：由行政部统一进行采购（维修专用设备及工具由使用部门采购）；（二）采购后续手续(入库)第一步：资产购入公司后，资产使用部门、资产管理员会同采购员对购置资产进行验收，并由行政部填写并对固定资产建立固定资产卡片；验收单及卡片内容要填全，不可缺项。注：资产验收单共三联，一联行政部留存；二联财务报销；三联资产管理员留存。第二步：由行政经理签字认可后领用部门签收领用；第三步：由行政部到财务部报销：报销单上后附单据必须有(1)资产购置申请单(2)资产验收单(3)购买发票(4)他相关单据(5)在报销单其他事项中标注固定资产卡片号码。 注：1、资产购置申请单上的资产可试具体情况分批次购置、报销；并在报销单“其他事项说明”上标明申请单号码；月内第一批采购报销时附申请单原件。 2、维修工具和设备统一入售后工具库，由售后部建帐管理，不属行政部建帐建卡范畴。（三）管理1、购回的A、B类资产或固定资产本着“谁使用、谁管理”的原则落实到各部门；2、由行政部填写/打印资产编码条，各责任部门负责贴到相应的资产上，作为本部门的管制品做好日常的维护工作，并确保资产的安全、可靠。3、各使用部门要配合公司的资产清查工作。（四）资产调拨1、行政部填写资产调拨单，由部门经理签字确认后报总经理审批；2、经批准后，该资产可以调拨；3、调入、调出部门要对资产状况进行确认；4、调拨后，相应的资产卡片也要随之变更，由行政部负责填写变动后的资产存放地点、编号、责任部门，整个过程由资产管理员负责监督。（五）资产报损、报废1、报损的资产由责任部门报请行政部，经行政部与资产管理员实地核查后填写资产报损单；2、由行政部提请总经理批准后，联系修复或处置事宜；3、如修复，待修复后，由行政部走报销程序；如处置或报废，由行政部将总经理批复送交财务部做帐务处理；其中固定资产报废走如下程序：1、资产无使用价值报废后，经资产管理员与行政部实地确认；2、行政部填制固定资产报废申请单，报请总经理批复；3、行政部依据总经理的批复处置报废的资产（清场）；4、行政部将总经理的批复意见及报废残值送交财务部进行帐务处理。B C D类（一）月末补库申请：1、行政部结合当月实际消耗量和下月需求量提交补库计划；2、行政经理签字确认无误提交总经理审批；3、审批后由采购人根据计划进行采买；(二) 购置后续手续：入库：1、物品采购回来后，行政部根据采购计划对所购物品进行清点验收，查收无误后，采购人、库管、资产管理员要在打印出的入库单上签字确认；入库单一式三联，一联行政部留存；二联报销用；三联资产管理员留存。2、入库手续完成后，行政部去财务部报销，报销单上须附上(1)入库单(2)发票(3)补库计划。3、D类物品采购回来后，无须入库，由使用部门、采购人员、资产管理员填写直接领用单，出库：1、使用部门根据用量填写出库单，由使用部门经理签字确认后，领用人到行政部领取，行政部库管根据库存实际情况在出库单上填写实领数量、编码，领用人同时签字确认方可将物品交于领用人。2、行政部库管于每月月末向财务部费用会计提交当月出库汇总表及所有出库单明细作帐务处理。E类培训资料1、申请使用部门提出申请，提请总经理批准2、使用部门将总经理批准付款及付款厂家的相关资料送交财务部3、付款财务部据实付款，并于汇款后将汇款单复印件送交使用部门，由使用部门与厂家联系确认4、验收培训资料到公司后，行政部、使用部门、资产管理员负责验收；5、行政部根据使用部门申请购买时的清单会同资产管理员、使用部门人员进行清点验收6、行政部对培训资料进行编号、存档7、行政部负责填写入库单，8、存档培训资料属于使用部门负责保管使用的，由行政部分发到使用部门；9、培训资料属于公司管理需要购买的，由行政部门负责保管，相关部门需要查看时办理借阅手续。10、报销：10.1款项付出、资料验收完毕，使用部门负责同厂家联系索要发票；10.2使用部门收到发票后，走报销程序，报销单后面必须附发票、入库单 F类售后工具：参照库存商品管理方法管理4、物品临时购买：（公司不提倡经常性临时购买，特殊情况除外）4.1行政部根据实际需要填写物品临时购买申请单，一联行政部留存，二联报销用，三联资产管理员留存；4.2部门经理签字确认真实无误后提交总经理审批；4.3经批准后由采购人在限定的购买清单内采买；物品购买后，行政部库管要据实查收，并根据购买物品的所属范畴填写资产验收单或入库单或直接领用单，部门经理、资产管理员、采购人、行政部库管、领用人签字确认；行政部去财务部报销，报销单后附发票、临时购买申请单、资产验收单或入库单或直接领用单。项目购买时填写单据入公司时填写单据入公司时领用时固定资产资产申请单资产验收单,建固定资产卡A资产资产申请单资产验收单临时购买申请单资产验收单BC补库申请入库单出库单临时购买申请单入库单出库单D物料消耗品补库申请入库单出库单临时购买申请单直接领用单六、资产、实物清查1、行政部将根据资产帐目，对各部门资产状况及数量进行定期查询，并生成各部门资产报表，根据需要每个季度对相关部门资产进行抽查盘点，保证实物的数量、状态和资产标签相符，如果不相符，应及时查明原因，并对涉及事件进行处理。资产帐要和财务帐相符，如果不相符，应及时查明原因，依据事实资料，对相关帐目数据进行调整。2、清查工作结束后要做好清场工作，做到依据清查结论，应处理的限期处理，应清场的要明确责任、清理现场，防止前清后乱。3、时 间： 31全面资产清查每半年举行一次。32每月清查项目：低值易耗品清查 ； 财务往来帐目清查； 零配件、车辆库存清查。4、清查内容明细：4.1资产：资产全面清查；4.2低值易耗品：行政部当月购、领、存明细清查421行政部每月将当月购、领、存打印后与财务部对帐确认；422行政部分部门将当月领用情况分别打印后，与各使用部门确认423财务往来帐目：包括应收帐款、其他应收款、应付帐款、其他应付款、 预付帐款、预收帐款采取方式： 传真确认回复方式 经手人确认方式 财务人员电话确认方式 424零配件、车辆：每月末成本会计会同销售部及售后部清查，并填写清查表43参与人：固定资产、实物资产清查的参与人：资产管理员、责任部门管理人、行政部管理人。低值易耗品清查的参与人：行政部物品保管人、费用会计、资产管理员。存货清查的参与人：成本会计、存货保管人。应收债权及应付债务清查的参与人成本（费用）会计、相关责任人。4.4清查结