公文转发的写作方法

1 / 10 公文转发的写作方法 在公文处理过程中，我们常常要转发来自上级、下级或不相隶属机关的公文，很多同志由于不了解转发类公文的标题形式，常常出现标题形式繁杂的问题，如何正确制作转发类公文的标题，下面介绍几种常用的方法，请大家在日常工作中正确使用。 一、标准式 所谓标准式，就是“发文机关 +转发 +所转文件名称 +的通知”的格式，这是转发类通知最常用的格式。例如：长治市食品药品监督管理局转发山西省食品药品监督管理局案情通报的通知。 如被转发文件的发文机关名称字数较多，可用规范 化的简称；如被转发文件的发文机关为多个时，则可只写一个最主要的机关后加“等”字。 二、变通式 1、原文种省略式 如果所转发的文件也是通知，那么，就可以用原文种省略式制作标题，即将原文件标题中的文种“通知”省略，以避免文种重复。例如： 长治市食品药品监督管理局转发山西省人民政府办公厅关于解决食品药品监督管理系统基础设施建设用地的通知。 2 / 10 2、追根直转式 如果一份文件，中间经过几层转发，再使用标准式标题，就会出现介词和文种大量重复，短语结构层 次复杂、语意互相纠缠的问题。这时就可利用此种方式拟题。从转发表层形式看，所转发文件是直接上级的文件，但从转发的实质看，无论几层转发，最终转发的是最上级的文件。例如下面通知的标题： 长治市食品药品监督管理局转发山西省食品药品监督管理局转发国家食品药品监督管理局关于临床分析用氨基酸分析仪等产品分类界定的通知的通知的通知 这个标题问题在于结构层次较多，词语重复，违背了公文标题准确、概括、简要的原则要求，并误加了书名号，因为“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。 此时可用追根直转式，拟为： 长治市食品药品监督管理局转发国家食品药品监督管理局关于临床分析用氨基酸分析仪等产品分类界定的通知。 3、文号代称式 如果所转发文件标题太长时，可用该文件的发文字号代替。例如： 长治市食品药品监督管理局关于转发市政办发 7 号文件的通知。 3 / 10 谈谈转发文件时公文标题的拟写 文达 转发 (印发、批转，下同 )文件的公文标题往往因为被转发文件的标题的“干扰”，而受到这样那样的制约，拟写时容易顾此失彼。笔 者认为，要给转发文件的公文标题定个明确的写法，不那么容易。但如果细心揣摩，也可以发现一些带有规律性的东西。以下试举几例，以供讨论： 1.省人民政府转发 于边境贸易有关问题的通知的通知 这个标题有两个毛病。一是为了强调被转发的是一个文件，而加了书名号；二是执意求全出现了“通知的通知”这样的累赘。对于这种情况，笔者认为，因为被转发文件与转发文件的文种相同，为了避免重复，将这个标题拟成“ 省人民政府转发 于边境贸易有关问题的通知”即可。如果下级机关层层转发，也不必层层累 加“通知”。 2.省人民政府办公厅关于转发国办发 1999 74号文件的通知 (转发通知无具体的贯彻意见和要求 ) 一方面这样的标题有其成立的理由。采用这种拟写方法一般是因为被转发的文件标题比较复杂或者也是一个转发文件的公文，如果不用发文字号代替，这个公文的标题就太冗长了。比如，“省人民政府办公厅关于转发 公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏4 / 10 增盈工作意见的通知，出现了“关于”、“转发”的重复。用这个文件的发文字号代替则可避开这些重复。 另一方面这样 的标题也有其弊端。因为当读者看到标题的时候，国办发 1999 74 号文件究竟是什么内容不得而知，重要性如何也无法判断。另外，当今后查找文件时，见到这样的标题就好象见到了一个密码，必须先搞清这个国办发 1999 74 号文件是什么内容，才能知道这个文件究竟是不是要找的文件，这无疑给工作效率的提高制造了一个不大不小的障碍。因此，笔者认为这样的办法不值得提倡。 此类公文标题的处理可以考虑两种办法：一是因为没有具体的贯彻意见，可以直接翻印下发；二是如果必须转发，应尽可能将原文的事由表达出来。以前面的例子来 说，可以拟成“省人民政府办公厅转发 公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知”，尽管感觉上不够简炼，但也是必要的。以此类推，即使下级机关再行转发时，也应该不惜再加一个“转发”。 3.省人民政府关于转发国发 1999 5 号文件切实解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知 (转发通知有具体的贯彻意见和要求 ) 笔者认为，一般情况，这样的标题适用于转发文件的同时，又有对该文件的具体的贯彻落实意见或措施。使用这样的标题，其作用在于告诉读者，这个文件既是 在转发文件，5 / 10 同时又有具体的贯彻意见和要求。这样的标题将这两个方面的内容都概括了出来，可以说是比较准确的。反之，如果刻意追求简炼，将这个标题写成“省人民政府关于转发国发 1999 5 号文件的通知”，或“省人民政府关于解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知”，都存在明显的不足。前者使我们无法知道省政府还有一个重要的贯彻意见，因而影响对文件内容的全面掌握；而后者使我们只知道发文机关要求受文机关做好这项工作，却不知道 曾发过一个关于做好这方面工作的通知。因此，看来这个标题需要同时保留两个方面的内 容。那么，为什么在这个标题中使用“国发 1999 5 号”这样的表述 ?其合理性何在 ?这是因为， 文件也是关于解决当前供销社工作问题的内容，使用文号是为了避免意思重复。这个标题还可以考虑拟成“省人民政府认真贯彻落实 于切实解决当前供销合作社几个突出问题文件精神的通知”。 4.省人民政府印发省鼓励外商投资优惠政策 (试行 )等两个文件的通知 这样的公文标题文字是少了，但是另一个文件省扩大横向联合优惠政策 (试行 )却隐藏在了标题之后。虽然做到了简炼却失之准确。这并不 是一个好的办法。笔者认为，比较合理的处理办法有三：一是如果这两个或三个文件是内容大致相同、同属一类的，那么可以将这些文件的主要6 / 10 内容概括出来放入标题。比如这个文件的标题就可以写成“省人民政府印发招商引资和扩大横向联合两个优惠政策的通知”。二是将这几个文件分开印发。三是当由于某种原因不可以将它们分开印发又不便于概括其内容时，最好多费些笔墨，将这几个文件的名称都列入标题。比如，这个标题就可以写成“省人民政府印发省鼓励外商投资优惠政策 (试行 )和省扩大横向联合优惠政策 (试行 )的通知”。 如何写好转发类通知 转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知，在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单，但要写好写精也不易。从当前的办文实际看，仍然存有标题拟制不当，照抄照转等一些问题。写好这类通知，要处理好以下三个问题。 一、标题怎么写，标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关 +关于转发 +原文标题 +文种”组成。但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重 复介词的等等。如市人民政府办公室转发市卫生局等部门关于农村卫生机构改革与管理的实施意见的通知。 在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题7 / 10 内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。 1. 省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发 +原标题”。如转发水利委员会关于激励创新办 法的实施细则的通知。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如 公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知。 2. 替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如 ，倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是转发监察部关于贯彻实施行政许可法加强对贯彻执行行政许可法情况进行监察的通知的通知。但用替代法拟制标题让人不 容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如 ，既避免了冗长，又标明了事由。 3. 直转法。如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。 4. 简称法。在系统内部行文，可使用规定的规范化8 / 10 简称。 二、正文怎么写，无话可说怎么办 正文基本上有以下二种写法：一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅转发部门的意见等，写法上通常先表明态度，提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体 要求的写法。常见于下级机关转发上级机关的文件。一般开头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。 很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了，这是不对的。上级机关的文件，讲的大多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲得很具体。转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化 ，把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定得比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化实为虚，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。为精简文件，避免层层转发，可翻印下发的就不要转发，目前这种方式已在不少地方被广泛采用并在实践中得到了认可。 9 / 10 三、引文如何引，引文不准怎么办 在正文里引文一定要先引标题，后引发文字号。在标题上不引发文字号，如标题上没有发文机关，则加上发文机关。引文是在 转发类通知里面经常出错的地方，引用机关名称时，一定要注意发文机关的级别。党委政府或其授权的办公室联合发文或单独发文，均标注了发文机关，行文时要区分清楚，不能张冠李戴。属党委、政府一级的，就不要引用成办公室的，属办公室一级的，就不要统称党委、政府的。 关于转发文件的标题格式的规定 在转发式公文标题的拟制中，时常遇到这样一种难以处理的情况，如 。在这种标题中，介词一“关于”；动词一“转发”；文种一“通知”反复在一个标题内出现，令人不知所云。当遇到这种情况时，可采取以下三种方法进行技术处理 。 一是省略法。当批转、转发、印发原文标题中已有“关于”一词时，新拟标题可省略介词“关于”和文种“通知”，如。当原文标题中没有“关于”一词时，新拟标题新拟部分中再加介词“关于”。但在“关于” 和文种的省略时，要注意两点：第一，当新拟标题的新拟部分无介词“关于” 时，标题新拟部分不可带有文种。如 ； ，以上二例最后“的通知”三字应删去。因为这种标题属动宾结构式标题，“转发” 为动词，以原文标题为宾语而组成。如再加上文种，不仅不10 / 10 合语法，且易造成不必要的混乱。第二，当新拟标题中新拟部门有介词“关于”时 ，文种不可省略，如的通知）。这类标题属介词结构式标题，不可拟成 二是替代法。当采用省略法也无法避免“转发”、“关于”、“通知”的重复出现时，即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如 ，倘若不如此替代，新拟制的标题就会变成：，又是一个标题中出现两个“关于和两个“的通知”。采用替代法时，要尽量不搞。迷宫”，在标题中最好标明事由主旨，让人一目了然。如 28 号），这样的标题就很好，即避免了重复出现“关于”和“的通知。问题，又标明了事由主旨。 三是