青海数字档案解决方案.doc

中国电信青海分公司数字档案解决方案1、项目背景：22、项目目标23、项目原则34、建设功能与模块44.1 数据采集44.1.1 内部数据接收41)OA系统数据归档42)纸制档案数字化43)流媒体数据上报44)ERP、SAP等其它企业应用系统数据归档44.1.2 外部数据接收41)档案年检数据接收44.2 业务管理54.2.1 档案收集54.2.1.1档案接收54.2.1.2 档案征集54.2.2 档案整理54.2.2.1全宗管理54.2.3 档案数字化64.2.4 档案保管64.2.5 档案鉴定74.2.6 档案统计74.2.7 档案利用74.2.8 档案编研74.3 档案信息门户74.3.1 信息检索84.3.2 档案借阅81)指纹仪应用终端82)双屏显示终端83)手写板应用终端84.4 系统管理84.4.1档案模板管理84.4.2 档案著录84.4.3 档案库管理94.4.4 存储管理94.4.5 用户管理94.4.6 权限管理94.4.7 角色管理94.4.8 数据备份94.4.9 日志管理94.4.10 报表管理94.5规范及标准体系105、系统逻辑架构101)系统基础环境整合层102)数据层103)业务层106、系统技术116.1系统整体技术116.2在系统安全方面，除基本的物理安全和网络安全措施外，本系统满足以下安全126.3主要技术性能指标137、售后服务131、项目背景：青海电信（中国电信青海分公司）是中国大型通信行业分公司之一，随着企业规模的不断扩张，业务不断的增加，公司内部的纸制档案，OA数据，企业ERP系统数据，其它应用系统数据不断增容，现需建设一个集所有信息归档，管理，查询，统计等等一系列操作的中心管理系统，建设数字档案馆的需求迫在眉睫。2、项目目标1) 以文件生命周期理论为指导，以数字环境下档案馆业务流程为改造对象和中心、以满足青海电信公司的档案利用需求和满意度为目标，改变手工管理时代档案馆内部环节存在重复和冲突，缺少衔接和协调、信息难以共享、统计分析简单等问题，增加数字环境下，档案馆为了保证档案的准确性、真实性、可读性、完整性、保密性等而增加的实时归档、技术鉴定、存储、载体转换、权限控制、数据迁移和实时发布等业务内容，对现有的业务流程进行再思考和再设计，对现有应用软件进行升级和集成，实现现代公共档案馆管理职能集成。2) 建设一套从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研的档案馆综合业务管理系统，实现青海电信档案、综合业务的流程化、规范化管理。3) 建立馆内“三个中心”：“数据采集中心”、“业务管理中心”和“档案利用中心”。4) 建设三条数字档案生产线：“目录录入维护生产线”、“扫描加工生产线”和“声像档案处理生产线”。3、项目原则1) 先进性原则：采用目前国际上最流行和实用的数据库技术、基于J2EE架构的网站开发技术。2) 可靠性原则：系统稳定可靠，具有较强的容错性，完成初始设定后可长时间稳定运行，系统应能够做到7*24小时的安全可靠地运行。3) 可维护性原则：设计中要提供方便的后台管理系统，使网站内容管理、页面风格调整变得灵活、简单。4) 在应用方面，系统应具有内容和表现分离的机制，来支持更加灵活的应用。提供可视化的编辑界面，降低操作难度，让内容工作人员更加专注内容本身，提高内容本身质量。5) 可扩展性原则：系统结构采用分布式设计，使其能有很好的扩展性，网站运行以后，还可以根据实际的需要，进行功能，内容，构架上的扩充。6) 安全与保密原则：必须保证网站安全、可靠，并对其信息内容进行严格的角色权限管理。另外对该网站的管理操作必须有详实的历史记录。7) 具有系统级、数据库级、记录级和字段级四级安全控制机制。对于Web的发布安全，提供有效的知识版权保护控制手段，保证每个用户能够看到，且只能看到自己权限范围内的所有信息。8) 开放性9) 支持主流的操作系统、主流技术和行业标准。10) 系统要支持数据导出和数据导入功能，可实现与其它系统文件级和其它数据库系统的信息共享，支持XML。并要求各功能模块的数据能实现信息共享。11) 高可用性，自动实现负载均衡，保持系统运行稳定。4、建设功能与模块根据青海电信（中国电信青海分公司）现业务需求及国家档案管理规定，暂将整个系统划分为以下几个模块：l 数据采集模块l 业务管理模块l 档案利用模块l 系统管理模块4.1 数据采集数据采集模块主要负责内部和外部数据的采集和导入，是整个系统的档案数据的来源。4.1.1 内部数据接收1) OA系统数据归档OA电子公文在线归档，也就是数字档案馆和Domino业务系统无缝连接。可针对基于domino数据库的Notes办公自动化系统生成的电子文件，不失真地将其目录信息和原文信息转存到档案系统数据库，保留原文上的红头、红章、和电子签名，转换成档案管理所要求的标准文本格式后，上传到档案馆文件服务器，并建立归档、存储、检索利用等环境。2) 纸制档案数字化将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案进行数字化加工，完成档案信息化的基础建设，并提供高效的档案利用。3) 流媒体数据上报档案馆摄录设备均较为齐备，对录完后的文件处理能力较强，需要将声像资料采集至计算机中，并通过服务器提供网上利用。4) ERP、SAP等其它企业应用系统数据归档根据ERP、SAP等其它企业应用系统的数据结构，生成对应的XML数据，在档案系统中归档。4.1.2 外部数据接收1)档案年检数据接收档案馆根据业务规范和要求接收立档单位档案实体后，可从现有的立档单位档案临时库中查找相应的档案记录，经过整理（如生成档号）后移交到正式档案库中，并生成相应的电子档案交接文据。4.2 业务管理主要负责对档案的管理，并记录档案在业务管理流转的每个细节，由此构成档案的“生命周期”。4.2.1 档案收集4.2.1.1档案接收1) 立档单位数据信息2) 进馆单位数据信息3) 年度档案接收单位名册数据信息4.2.1.2 档案征集接收针对其他档案信息采集方式：捐赠、寄存、征购、交换等获得的电子档案或非电子化档案根据相关录入策略进行录入。4.2.2 档案整理4.2.2.1全宗管理一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的第一层分类和管理单位。全宗信息以全宗卷的形式保存。全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。其编制按以下原则：l 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。l 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。l 全宗卷内的文件材料，应按照其固定的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。l 全宗卷的主要内容包括以下：l 全宗单：全宗的基本信息，如全宗号、制编单位、全宗名称、初次入馆日期等。l 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。l 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。l 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。l 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。l 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。l 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。l 档案管理技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。每个全宗将与进馆单位建立一对一的关系，系统提供各部分内容输入、打印功能，其中档案收集的移交目录采用录入条目信息，挂接附件的方式。4.2.2.1纳入全宗纳入全宗是档案业务整理的重要步骤，是接收进馆的档案从无序到有序，从分散到集中的管理过程。用户通过选择立档单位档案临时库中的年检数据，根据立档单位与全宗的对应关系先自动生成档号。档号生成规则：档案馆编号+全宗号+目录号+案卷号+起页号。其中档案馆编号固定值（433100），其余部分都为3位数值，不足3位的前面补“0”。各组成部分数据独立存储，管理员可根据实际需要修改某个部分的数值，同时结合条形码技术输入每条档案的条形码值，由此建立一套严谨、有效、唯一的档号管理体制，方便后续工作顺利开展。目录号：从全宗信息中计算，如2006年为001，则2007年就为002，类推案卷号：从入档档案条目信息中获取起页号：从入档档案条目信息中获取4.2.3 档案数字化档案数字化管理负责档案数字化数据的录入保存。以全宗为单位，记录档案数字化加工中的情况。4.2.4 档案保管档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全保护措施。需包括以下几方面内容： 1) 库房温湿度管理：登记和统计库房温度、湿度、并实现图形方式的报表打印。2) 库房图形化管理：与智能型密集架的集成，精确显示库房中每个密集架所存放的档案类型、数量等、实时监控每个密集架的饱和度，便于科学管理档案存储。3) 档案出入库管理：记录每份档案每次出入库和归还情况的详细信息。4) 档案安全检查：了解和掌握档案损坏的规律，并记录已损坏档案的情况。最大限度地防止和减少档案的损毁。4.2.5 档案鉴定鉴别文件材料有无保存价值，从而确定文件材料的取舍；判定文件材料价值的大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的保管单位划出保管期限。由此将档案鉴定分为3大类：延期鉴定、销毁鉴定和开放鉴定。4.2.6 档案统计实现国家统计年报（专属档案馆部分）所有报表，并根据中国电信电子档案的业务工作需要，生成各类馆藏统计表。l 指定年度分全宗统计现有馆藏数量。l 指定全宗分年度统计现有馆藏数量。4.2.7 档案利用系统要求结合手写软件，实现群众用户输入手写化的功能。群众用户输入申请查阅的相关信息后，工作人员可直接调用档案馆利用登记表进行借阅情况的录入以及相关审批。最终实现从原有先纸质化输入再电子化录入向先电子化录入再纸质化打印的转变，逐步实行无纸化办公。4.2.8 档案编研根据目前青海电信已存在众多编研文件的情况，系统需采用输入编研条目，挂接编研文件的方式，进行编研文件的有效管理。4.3 档案信息门户对各门类的数字档案资源提供即时利用，提供查看电子档案、全文检索、电子阅览室、档案订阅、借阅等服务，方便用户快速便捷的利用所需的档案资源。1) 支持信息发布、编辑、管理等；2) 栏目自定义；3) 支持留言管理（BBS）；4) 在权限范围内，可直接看到档案条目信息；5) 网上借阅手续简便，并留下利用记录（查阅、打印、下载等）以供追溯；6) 能够实现目录、全文的网络利用。4.3.1 信息检索系统应提供分类检索、档案库检索、全文检索等多种检索途径，提高用户的工作效率。4.3.2 档案借阅l 在权限范围内可直接进行目录信息及原文信息浏览、打印、下载、复制；l 在无权限情况下，进行提示是否进入到借阅审批流程中。实现电子档案借阅和审批的流程化管理；l 支持借阅流程自定义；并实现利用统计。另外，针对实体档案借阅，需实现：1) 指纹仪应用终端通过指纹系统方便残疾人士或不能识字的人士查询利用，同时树立政府机关形象.2) 双屏显示终端档案查阅、借阅双屏显示技术，充分利用了可视化技术的优势，极大的开阔了视野范围，帮助档案工作人员迅速快捷地进行判断和响应，轻松的掌握整体和局部的状态信息。3) 手写板应用终端在手写板上随意书写，完成电脑鼠标的全部操作，克服传统实体档案借阅限制，提高档案借阅时的联动性。它配合实体档案借阅构成一套先进高效、简单易用的实体档案借阅系统。上述档案信息数据库和管理档案的信息数据库，各个部分须能实现转换、共享、检索，生成目录等，实现本业务管理系统档案信息流与管理档案的信息流既各个流转又互通。4.4 系统管理系统管理子系统是为了保证本系统在安全的环境下正常运转，并对各个模块进行支持，系统管理要做到通用、灵活易于扩展和维护。4.4.1档案模板管理根据青海电信档案馆新馆实际业务情况定义档案门类（结构）及相关的著录项，并且可以定义与结构相关的各种业务规则，如排序规则、报表规则等。系统根据青海电信档案馆需要管理的实际档案门类及相关的著录项进行初始化。4.4.2 档案著录档案著录是档案信息的输入及维护模块，实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等功能。4.4.3 档案库管理用于录入和管理档案信息，包括文书、财务、照片、音像、实物和其他专门档案等。具体的数据结点需支持项目级、案卷级、文件级以及件盒级管理方式。4.4.4 存储管理系统要支持存储和管理各种类型的档案数据，实现对文书档案、声像档案、科技档案、专业档案、实物档案、会计档案等类型的档案管理。4.4.5 用户管理用户管理负责维护系统用户的基本信息，是系统的基础数据，可与OA等其它系统用户信息同步。4.4.6 权限管理负责系统用户的角色、功能及数据授权工作，权限包括功能权限及数据权限。4.4.7 角色管理系统根据功能和数据权限定义各种角色，每个用户对应至少一种角色。各种角色无层次关系，各自独立。用户的功能与数据权限取决于所对应的角色权限的集合。l 功能授权为角色授予系统功能的权限，系统所有的功能菜单在系统初始化时自动生成。l 数据授权用户授权就是用户与角色关系的定义，每个用户可以赋予一种以上角色。4.4.8 数据备份软件需要具备备份与恢复、遭遇异常情况报警等功能，能够在较短时间内恢复正常运行。4.4.9 日志管理记录用户登录软件后所进行的操作，如用户登录、退出系统的时间、用户进出软件中主要功能模块的时间、登录用户的IP地址、用户对数据的操作（删除）及用户使用软件过程中的出错提示等；监控、记录查询用户在进行查询时的所作行为。4.4.10 报表管理l 支持符合国家标准所规定的国标目录（档案登记帐、总目录、分类目录、案卷目录、卷内目录、著录卡片、面签、脊背签）等80多个标准报表；l 用户可自行设置报表的任意字段、格式，亦根据用户的实际情况灵活设计特殊要求格式的报表，并自动生成；4.5规范及标准体系此方案符合以下规范及标准体系要求：l 中华人民共和国档案法l 开发利用科学技术档案信息资源暂行办法l 归档文件整理规则l 国家档案局关于电子文件管理与归档规则l 安全防范工程程序与要求（GA/T75-94）l 档案管理软件功能要求规定l 计算机软件工程规范国家标准汇编（GB8567-88）l 办公自动化电子文件归档与电子档案管理办法l 青海电信现档案馆业务标准5、系统逻辑架构1) 系统基础环境整合层l 数据整合：与已建成的有归档要求的业务系统通过接口系统建立衔接，实现对归档文件的自动、完整、规范的采集。l 用户同步整合：与用户单位的目录管理或信息平台的用户管理建立有效的交互机制，档案系统用户账号同步更新，实现单点登陆。l 安全控制整合：与用户单位的身份认证、加密手段等安全控制系统实现整合，确保档案管理系统置于安全控制系统体系之内。l 界面整合：结合用户统一界面办公的需要，将档案管理系统与信息门户、信息平台等系统整合，通过统一门户直接访问档案系统。2) 数据层存放系统的应用数据及用户权限，是上层的数据源。数据源可以是关系型的数据库系统，如Oracle、MS SqlServer、MySql等，也可以是XML文档集(按照XML规范存放的数据)。3) 业务层实现所有的档案管理业务逻辑。包括所有的档案管理功能，包括信息的收集、整理、归档、管理、保存、利用、访问及基础设置等。6、系统技术6.1系统整体技术l 采用多层架构，表示层、业务层、数据库访问层要求分开；l 系统采用纯J2EE架构，使用Java技术及中间件技术实现,采用BS架构，支持IE、Netscape等通用的浏览器；平台运行在开放的TCPIP网络环境下；l 独立于特定的硬件平台和操作系统；l 支持各种类型的数据库系统；l 模块化设计，组件化开发；l 提供良好的可扩展性和容错性；l 提供良好的安全性；l 支持XML技术。1) 系统将引用专用技术：2)全文检索技术 系统引用全文检索技术，不依靠任何第三方数据库技术，完全采用自主的独立存储体系和先进的索引技术，可以对文本文件、Office97/2000/XP文件、PDF文件、网页档案文件等多种格式的文件直接进行内容抽取和索引，对被索引的文件内容可以进行高效的全文检索。支持字段级和数据库级的千万条数据亚秒级返回检索结果。保证在单台PC上实现百万级的数据库全文检索也在亚秒级响应。图像压缩技术采用现流行的图像压缩技术，将图片，影像等文件压缩成专有格式存储，减少数据量。3）系统采用关键性技术l 自动升级技术系统安装后，只需要在服务器端进行程序的升级更新即可，所有的客户均将自动升级，而无需使用人员进行干预，在自动升级时，将利用系统的消息管理功能提醒用户已升级完成。l 光盘打包非常便利的把电子档案制作光盘打包，完全可视化操作。不仅可以把指定库的索引信息刻录到光盘中，且把对应的原文、数据检索系统及原文浏览器也刻录到光盘中，客户端口发送制作光盘参数给服务程序调用进行光盘文件制作,制作电子文件格式是桌面数据库、光盘自动运行、无需安装。为数据库的目录列表提供检索功能，自动判断存储容量、进行刻录载体数量选择，以复合检索为条件进行数据过滤刻录光盘，用户可以通过设置复合条件，达到只将选定档案库中某一类数据刻录到光盘。 l 工作流引擎协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。每一项工作以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库、发布）的管理。l 异构数据接口在多个不同系统的混合环境下，解决以一种统一的方式、用统一的视图来组织各个不同系统的数据。l 自动摘要、影像处理自动提取关键字段，针对不同文件类型设定提取区域后，可自动将所选区域影像直接转换成数据库中的索引字段，极大的减少数