员工档案管理规定.doc

员工档案管理制度规定一、 管理目的1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。二、 人员定义公司所有员工划分为四种：档案依据四种人员采取相应的管理。三、 档案文件定义 1员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。、及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件） 2员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。简称员工协议文件。依据不同类人员有不同的合同与协议以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。四、 档案收藏工具在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。档案袋之间以工号顺序排列。五、 档案管理细则1、 档案的封面： 在职人员的档案封面都要贴上一份档案管理清单表，依据档案内容作标注，即有则打勾。档案管理清单见附件一。2、 档案内容的放置顺序不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。员工个人资料：身份证学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书员工协议文件：劳动合同 转正资料 合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。3、 档案资料的规格资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。4、 在职人员管理权限A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管； B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。5、 档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。a) 薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲假的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑现的福利等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档；b) 竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业的年限；c) 个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电子文档；d) 培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的服务期及金额备注在电子；e) 签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；6、 复职人员及返聘人员复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与原先的一致。7、 离职人员档案管理 1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特别规定会影响到目前离职事宜或离职后的事项规定。若存在特别的规定应及时反馈给上级及相关人员。2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其档案。3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理： A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。如果人数不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。A类人员的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室的离退休返聘人员的档案，按月份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。在工号为第一个人的档案上面放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为佳。C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。六、 档案借阅权限1、 员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出人力资源部查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记手续，并按期归还。2、 任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。3、 若相关部门需要从档案中取证的，须分管领导批准后才能复制办理。 七、 档案管理员的职责保证员工档案的资料及齐全完整、安全保密和使用方便。八、 档案销毁1、 公司任何个人非经允许不得销毁员工的档案资料。2、 .当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写档案资料销毁审批表交分管领导批准后执行。3、 经批