GL-AD-35公文管理制度.docx

1目的为加强公文管理，提高办文速度和质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，根据国家对于公文管理的有关规定，结合公司实际，特制订本制度。2内容公文管理的主要内容包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，有关单位的函、电、来文，本公司上报下发的各类公文。3职责及要求3.1公文管理必须做到及时、准确、安全。公司公文由人事行政部归口管理，由行政专员收发、分办、用印、立卷。3.2公司收到的公文由人事行政部统一登记签收，在签收和拆封时，行政专员需注意检查封口和邮戳，对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕的公文应拒绝签收。4公文的登记保管4.1来文拆封后应及时附上“公文处理标签”，进行登记、保管。 4.2公司人员开会或外出带回的公文及资料应及时送交人事行政部进行登记保管，不得个人保存。5公文的阅批与分转5.1为了避免公文传阅中丢失，人事行政部传阅文件时应制作文件目录，标明文件名称、字号、来文机关，并在每次传阅后检查。5.2凡正式文均需由人事行政部负责人根据文件的内容和性质阅签后，由行政专员呈送公司相关领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。5.3一般函、电、单据等，由人事行政部行政专员直接分转处理，如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。5.4为加速文件运转，行政专员应在当天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况除外)。6公文的传阅6.1公文的传阅由人事行政部行政专员负责，并按公文的缓急程度，特急办件以红色文件夹标示,一般阅件以蓝色文件夹标示后，分类送交领导传阅。6.2传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。6.3阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交人事行政部，切忌横传。6.4阅批文件一般不超过两天，阅后应签名以示负责。6.5阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅或复印手续，以防止丢失泄密。7公文的督办7.1人事行政部行政专员对文件负有催办检查督促的责任，要按文件所提要求和领导在公文上的“批示”和“拟办意见”等办理有关事宜。行政专员要填制公文批示办理表，逐文登记，填写批示意见和办理结果、进度等备查。7.2承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，并在两个工作日内办毕，不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得人事行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档或周转。7.3人事行政部行政专员应加强督办事件的跟踪、反馈，并及时将承办结果报有关领导。8发文公司发文包括公司董事会文件、公司行政文件、公司党支部文件和公司工会文件。9公文文号编制规则9.1以公司名义对外发文，用（红头文件）威而特字(年)号；9.2以公司名义对内的重要发文（红头文件），用威而特总发(年)号9.2公司党支部发文，用威而特党字(年)号；9.3以工会、共青团名义发文，用工会（共青团）政字(年)号；9.4其他管理部门的发文，用威而特字(年)函号。10发文的范围10.1凡是以公司名义发出的文件、通知、重要通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报、信息，均属发文范围。10.2下发文件主要用于：a)公布公司规章制度；b)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；c)公布公司体制机构变动或干部任免事项；d)公布公司的项目建设、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；e)发布有关奖惩决定和通报；f)其他有关公司的重大事项。10.3行文、外发文主要用于：a)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；b)同有关单位联系有关公司重大经营管理及生产、技术、物资供应、科研工作等事宜。11发文的程序11.1公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、会稿（分管领导或相关部门经理）、签发(公司相关领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。11.2主办部门根据实际需要草拟文件初稿。草拟公文应注意以下事项：a)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章;b)反映情况要客观，实事求是;c)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。d)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。11.3草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确。草拟文稿应打印成文，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔和彩笔书写。11.4文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、附件、发送范围、印刷份数、拟稿部室和拟稿人，并签名、标定日期和密级。11.5本公司发文确需加密的，由主办部门提出加密意见，人事行政部办理。11.6人事行政部根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回部、室重新拟稿。对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部、室重新誊写清楚。11.7需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门进行会签。11.8文稿会签后，按批准权限送领导审定批准签发。11.9经领导批准签发后的文稿，交人事行政部行政专员统一编号后由拟稿部门按签发者修改要求修改、校对，并在发文稿纸上签名后，交人事行政部按规定份数印刷、盖章和发放。12公文的签发权限和方法12.1公文的签发权限a）党支部发文，由党支部书记签发，工会发文由工会主席签发。b）上报上级有关政府部门的公司发文，经分管领导审阅后，由总经理签发，总经理外地出差不在时，可将主要内容向总经理汇报，经同意后由分管领导签发；c）公司一般性发文由分管领导按分工权限签发。公司各类发文均应报公司主要领导阅知，对已发文件认为有明显不妥的应作妥善处理；d）已经签发的文稿，其他人员不得改动，确需修改的，须经签发人同意。12.2签发方法。签发和会签文件一律使用钢笔或水笔，在发文稿纸首页的签发或会签栏中写明“发”、“同意”等字样的批示意见，并写上姓名和时间。如果文稿还需征求有关负责同志的意见，可注明经X X X同志阅后发。13借阅13.1各部门因工作需要借阅一般文件，需填写公文借阅单，并经本部门负责人签字。对有密报的文件需经人事行政部负责人同意后方可借阅。13.2借阅文件应按时归还，任何人不得在未经同意的情况下将文件复印或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。14催办、管理14.1人事行政部行政专员对承办的公文应抓紧催办，应将已经办妥的公司文件和已落实上级有关要求的文件进行收缴 (一般为月底一小清、季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。14.2各部门应落实一位责任心强的同志负责公文交接、保管、催办、检查工作。14.3对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政专员应定期清理造册，并按有关规定，办理申请销毁。14.4公文的立卷与归档参照档案管理制度规定执行。15红头文件红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命及对外的重要文件等，其他文件一般用公司信笺印发。16附则15.1本规定由人事行政部制定并负责解释。15.2本规定自下发之日起执行。17 记录17.1 FM-AD-35-01对外公文样式17.2 FM-AD-35-02对内公文样式1