公文格式的规范1.doc

公文格式的规范化现代企业制度要求企业象一部高效运转的机器，对于各种信息、消息、文件、指示要迅速做出反应，为企业决策层的诸种决策提供理论上的支持和文字化的服务，这就要求各个企业在处理文件时要有一套通行一致的规定和办法，这套办法可以使公文管理更加科学化、制度化、规范化。同时，公文格式的规范与否，也影响到企业的形象。在格式把关上，我们采取“四学一加强”的措施，保证公文格式的正确、规范。“四学”就是：学办法，对公文格式、行文规则的基本规定，真正做到逐条逐款看懂弄通，领会掌握；学中央、省委和中石化集团公司、股份公司、销售公司文件格式，增强对格式的运用能力；向上级学，不懂就问，绝不轻易放过任何疑难点问题；向实践学，对公文处理中出现过的错误及时记录下来，防止以后重犯同样的错误。“一加强”就是强化办公室对文件清样的校对工作，确保正确的格式最终体现在印制出的文件上。通过以上措施一点一滴地积累，不断提高正确标注格式的能力，纠正公文格式上长期以来存在的一些问题。2001年，省公司下发了关于印发中国石油化工股份有限公司山东石油分公司公文处理办法的通知，有些市公司按照通知精神，认真组织了学习，严格遵照执行了通知规定，有的单位则未能严格执行通知上的要求。今天我在这里再一次把公文的格式处理详细的讲解一下。根据现在山东分公司的实际，我们经常使用的公文种类有三大类：正式文件、内部明电和便函。下面我先来讲一下正式文件的格式。首先，文件页面排版为：上边距5cm（含页首），下边距3cm（含页脚），左右边距3.5cm，行间距为固定值30磅，这样设置，就可做到每页20行，每行25个字(Microsoftword）。正式文件的构成一般有发文机关标识、发文字号、签发人、正式文件标题、正文、主题词、抄送项、印发机关和印发时间等内容。下面我来仔细的讲解一下文件的眉首构成。文件眉首一般是指首页横线以上，包括发文机关标识，发文字号和签发人等内容组成。签发人仅限于上行文，应当在横线上方居右注明签发人姓名，签发人三字要用黑体突出。发文机关标识和横线用红色印刷称文件红头，占首页的三分之一，上边缘距页上边4cm，每字符为1.5cm0.7cm，居于页上边与文号线之间，使用小标宋体字；文号线为160mm1mm，居中。发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线上方居中，山东分公司文件字号为“石化股份鲁2008号”,第一个“”代表省或者各市简称，第二个“”代表各部门代号，第三个“”代表文件排序号。其中请大家注意2008必须用六角括号括起来，不允许再使用四角括号发文字号为三号仿宋体。正式文件标题位于文号线下空两行，标题中除法规、规章、名称加书名号外一般不用标点符号，文件标题为二号宋体加重，为了使标题看起来更美观一些，如标题过长需排列两排的话，可采取上短下长或下短上长，切记不可上下同长，如标题中有单位名称、地名、人名或词组出现时，要使它们排列在一行，不可分开，如不好排列可采取调节字符间距的办法。正式标题与主送机关之间空一行，主送机关应该使用全称或者规范化简称、统称，不可随意简写。主送机关应顶格加冒号，在正文之前与正文之间不需空行。决定、会议纪要等可将主送机关写于正文之后。主送机关之后就是正文。正文为三号仿宋体。正文中如有小标题需要加黑。文件如有附件应当在正文之后印章之前注明附件顺序和名称，附件应空两格但与正文之间不需要有空行，成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。一般应标注在正文之后，日期不应靠文件的最右边，应保持四个字的空格。决定、会议纪要的成文日期，应居中标注于标题之下，正文之上，括于圆括号内。主题词为三号黑体加重，上级单位用抄报，平级和不相隶属单位用抄送，下级单位用发送，排列顺序依次为抄报，抄送和发送，字体统一为三号仿宋体。印发机关格式统一为“石油分公司办公室”, 位置末行居左；印发时间统一用阿拉伯数字，年、月、日要用全称。位置末行居右，字体统一为三号仿宋体。正式公文的处理我先讲到这里，等一下我将给大家模拟示范一下，让大家有一个更清楚的印象。下面我再来讲一下传真电报的格式，传真电报由文件标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、紧急程度、领导签字、印章、抄送机关等组成。文件标识为：内部明电，字体为初号黑体加重。标题为二号宋体加重，发文字号为鲁石股份发电2008号，居中，成文日期格式与正式文件一样。以上，我把公文格式的几种常见种类讲解了一下，另外讲一点公文格式之外的话题，那就是要注意公文的时效性，做到不积压、不拖拉、不误时、不误事。在大多数情况下，及时要理解为迅速，