(二)部门主要制度1.doc

关于规范项目部财务报账的有关规定根据公司目前财务管理模式，为规范项目财务管理，保障项目成本、费用的真实性和及时性,提高项目财务工作效率，对项目部财务报账工作做以下规定：1、各项目部在项目出纳处借备用金的员工须按规定程序及时到出纳处报账，出纳有催报义务。业务招待费票据事由不宜过于详细，有必要时单独写明作为该票据的附件，白纸条及其他不规范票据单独粘贴，票据遗失写明事由，经人证明，项目经理审核可在项目部预报账。2、各项目出纳应在每月20日前将票据分类整理粘贴，并对资金预盘现，预先编制好报账明细汇总，签账时根据实际情况再作调整；仓库管理员完善入库、出库手续，做好及时登账，预盘库工作。保证当月成本、费用当月入账，不得拖延，项目部每月结账日期为每月20日。3、除批准额度的备用金外，所有人工、材料、费用都需按月如实签账，不得遗漏。4、为保证项目部日常现金流量，项目部有关人员可根据项目实际情况向公司申请一定的备用金额度，原则上项目部业务招待费由项目经理借备用金，每月票据单独整理由项目会计每月签账时带回公司按规定程序报销后补充备用金额度。 5、项目会计到项目部签账时，应先与项目部核对上月项目部营业收入成本分析表及其他报账明细表、上月备用金余额和仓库库存余额，核对本月资金使用及借用明细表。在项目签账过程中遇到特殊情况或不符合公司制度的情况，在当地签账时间内汇报处理，不得拖延，不得擅自处理报销。6、报账明细汇总表要有项目出纳员或报账人签字，以确保票据和金额准确，没有遗失和争议。请各项目部遵照执行。关于规范报账票据审核的通知根据公司目前财务管理模式，为规范项目财务管理，提高财务工作效率，保障公司票据的合法性，对财务报账票据做以下规定：一、所有票据审核要注意以下六点：1、检查名称：票据名称应为业务发生的具体单位，且应写明单位全称。2、检查是否加盖公章，且要注意公章是否清晰，是否与票据开具单位名称一致，且同一单位只能使用一个公章。3、检查大小写是否一致4、同一物资的计量单位要统一。严格按照物资部规定的计量单位核算。（附工程管理部发仓库管理办法中材料分类表附件）5、通过银行转账（项目部委托公司付款）或银行转账支票付款时，收款单位必须与开具票据的单位一致，签订了合同的，必须开具票据的单位和收款单位及合同签订单位三者一致。二、所有票据签字审核必须符合以下签字条件：1、经办人。2、证明人。3、项目经理,若项目经理为经办人，则需技术负责人签字。4、材料采购、办公用品采购必须办理入库手续，入库人签字，且将入库单据附到报销的票据后。5、运费收据要求材料保管员签字，且应核查是否注明运费金额、所运输的物资名称、出发地、目的地；同时，票据上要求注明车牌号码及司机联系方式。6、签订合同的分包工程及材料采购严格按合同付款条款付款；无特殊情况付款总额不得超出合同规定的付款金额。本通知从发文之日起执行，如违反上述规定将按公司奖惩细则有关规定处罚。 财务报销管理办法第一章 总则第一条 目的：为实现公司财务报销管理的程序化、制度化和规范化，根据公司的实际情况，特制定本管理办法。第二条 范围：适用于金格公司本部及下属项目部。第二章 工作内容第三条 财务报销的组成 公司财务报销分为购买实物的报销和费用报销，其中购买实物的报销分为固定资产、低值易耗品、办公用品、材料的采购报销；费用报销分为差旅费、办公费、业务招待费、汽车费用、运费、检测费、福利费、党工团活动费及人工工资的发放报账。报账单位分为本部报销、本地项目部报销和异地项目部报销。第四条 购买实物报销的基本要求公司所有实物购买实行计划控制、统一采购，没有采购计划不得报账。按公司规定签订购买合同的实物，财务部应按合同付款。零星购买尽量实行定点购买，签订定点购买合同。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。需要入库的实物还必须有入库验收单附后；不需入库的实物，必须交给实物保管人员或使用人员验收签字。无验收证明或入库验收单的，财务部有权拒绝报销。其具体验收报销依据为：1、购买工程用的材料，由项目部仓库保管员开出材料验收入库单，采购员凭发票和材料入库单报账。2、购买施工用的工具、机具和固定资产，经办人需持公司主管领导批准的生产用固定资产、低值易耗品需求计划表，物资部设备管理员注明“已登账”和仓库保管员注明“已验收” 字样的发票报账。3、公司本部、项目部购买行政、办公用品，经办人需持公司主管领导批准的办公生活用品及设备周需求计划表，公司总经办行政干事注明“已验收登账”字样的发票报账。4、公司本部、项目部购买图书资料，需有公司主管领导审批的图书资料购置计划，公司档案管理员注明“已验收登账”字样的发票报账。第五条 费用报销的基本要求1、业务招待费的报销执行公司招待费管理办法。 2、差旅费的报销执行公司差旅费报销管理办法。 3、汽车费用的报销（1）、公车费用由司机负责支报，报账人根据票证按要求填列汽车费用报销单，经审批后报销。（2）、私车的补贴费用，由个人按公司的补助标准在公司规定的时间内凭部门负责人、财务分管领导、总经理签字的相关票据报销。4、办公电话费用按公司办公电话标准按月报销。5、间接费用报销根据工程管理部编制的项目成本分析表对比分析，按公司规定程序报销。超过目标成本的相关费用，应补报增加的目标成本，经总经理批准后再按公司规定程序报销。6、费用如列入部门核算，必须由相关部门负责人签字。7、其他费用按公司有关规定进行审批报销。第三章 财务报销程序第六条 公司本部报销程序报销人凭各项计划或审批单及发票，按金格公司报销审批程序在公司规定的时间内到财务部及时报销。（见附表1）第七条 本地项目部报销程序 按公司和项目部签订的项目成本分析表控制各项费用。工程项目所发生的成本、费用（含业务招待费）在指标限额内，由经办人和项目经理签字后，按公司规定程序报销；特殊情况超过指标，在预算范围外的，要求项目部补报预算，报工程管理部审核，总经理批准后，再按公司规定程序报销。第八条 异地项目部报销程序1、未设置会计机构的异地项目部，公司财务部每月派财务人员到项目部依据各项计划及审批单及有关合同、入库单进行审核，符合相关制度的由经办人、证明人签字、项目经理初审后予以报账。财务人员将核实后的票据与审批单带回公司本部,补办审批手续后予以正式报销。对无计划、无审批单的成本费用，以及不符合公司各项财务管理规定的成本、费用不予报账，并及时要求项目部补办有关手续。对手续不全的费用报销单，财务人员一律不准带回公司。2、异地项目部的日常开支以周资金计划为依据。设置会计机构和未设置会计机构的异地项目部均必须在每周一上午十点前报资金计划给公司本部出纳人员，按公司审批程序审批后财务部按审批金额付款至项目部执行。项目经理以借支方式使用资金。3、异地项目部因地域原因兼管公司当地其他事宜、或为开拓新任务所发生的各项费用支出，必须事先请示总经理同意，以借款的方式领取资金开支，票据单独保管，回公司本部报销。4、实施细则见施工项目财务管理办法。第四章 财务报账的时间及票据规定第九条 财务报销的时间规定1、材料、工机具的采购报账，时限最长为二个星期。凡属本月发生的费用不得拖至下个月。如有暂时不能处理需要拖至下月报账的情况，由采购员列出费用清单，财务人员根据清单暂估成本费用，下月按清单补报。 2、购置设备、固定资产的报账，时限最长不超过一个月，如有暂时不能处理需要拖至下月报账的情况，由采购员列出设备、固定资产价款清单，会计人员下月按清单补报。3、汽车费用:私车报销要求在次月规定时间内报销，每月报销一次。长途出车费用要求在出差回来后一个星期内报账。4、电话费、餐费补助、市内交通费、招待购烟要求于次月规定时间及时报账。5、一般费用在经济业务发生后一个星期内报账。6、在以上期限内，经办人逾期不报销且又不反映情况的，公司可视同该员工本月无费用，以后不予签字付款。7、异地项目的报销原则上不超过一个月，特殊情况不能超过两个月。 8、因个人原因未及时冲账且未提前汇报说明情况，按同期贷款利息计提利息。第十条 财务记账所附的合同、发票、附件规定1、材料采购。批量定货签订合同采购的材料凭发票报销，在第一次付款时须附上合同正本及相关证件的复印件、物资采购付款申请单；如多次供货付款的，在最后一次付款时须附合同正本复印件、最终结算表、物资采购尾款支付申请单，并由公司财务部会计人员填制一张结算金额和各次付款的结算清单附后，表示该项合同货款除质保金已全部支付完毕。支付材料质保金时需附物资采购质保金支付申请单。2、工程分包及劳务分包。所有分包工程须签订工程分包合同，第一次付款和结算时均需将合同、相关证件的复印件、分包工程委托付款申请单附上。支付民工工资尾款，需由班组承包人出具民工工资清欠保证书方可支付。3、不论是材料采购还是工程分包，若属多次付款、最后办理结算的，都必须将发票附上。如发票金额大于付款金额，我公司出具发票金额结余证明，下次凭我公司出具的发票金额结余证明付款。第十一条 原始票据的规定报销人按照业务的发生时间及时取得发票或收据，按项目和费用种类分类将原始凭证粘贴好，填写各类费用报销单、汇总说明。票据规定如下：1、票据分类要求所有票据按不同类别分门别类归类整理。如：固定资产、办公用品、设备工机具、材料、业务招待费、汽车费用、人工费、机械使用费等。材料按钢材、水泥、电器材料、水卫材料、砂卵石、砖材、商品混凝土、其他主要材料类别分开整理、粘贴。2、票据的格式要求（1）、公章应当清晰，公章单位与票据开具单位名称一致，同一单位只能使用一个公章。（2）、票据上大小金写金额必须一致。（3）、票据金额应核算正确。（4）、票据计量单位要统一。严格按照物资部规定的计量单位核算。（5）、通过银行转账（项目部委托公司付款）或银行转账支票付款时，收款单位必须与开具票据的单位一致，签订了合同的，开具票据的单位和收款单位及合同签订单位三者必须一致。3、票据签字要求：（1）、经办人。（2）、证明人。（3）、项目经理,若项目经理为经办人，则需技术负责人签字。（4）、材料采购、办公用品采购必须入库人签字，入库单据须附在报销的票据后面。（5）、运费收据要求材料保管员签字。且应核查是否注明运费金额、所运输的物资名称、出发地、目的地，同时。票据上要求注明车牌号码及司机联系方式。第五章 财务报销资金支付规定第十二条 零星实物采购支付规定一次零星采购在5000元以下可用现金支付，5000以上用转账方式支付，由报销人提供对方账号。特殊情况需财务分管领导批准。第十三条 费用报销支付规定一次金额在2000元以下(含2000元)，可用现金支付，2000元以上用现金支票或网上银行转账支付。若有特殊情况需领取现金，需提前一天向公司财务部申报计划。第十四条 合同款支付规定签订所有材料及分包工程必须按合同上的银行账号转账支付，原则上收款人名称不能变更，若有特殊情况要求变更收款名称，需提供相关证据，并出具委托书，委托书必须加盖合同签订印鉴，委托书必须注明由委托引起的一切法律和经济纠纷由对方承担。第十五条 人工费支付规定临时用工工人工资由班组承包人凭“工资结算单”和“收条”统一按月办理领用手续，公司财务直接将班组工资支付至承包人提供的个人储蓄账号，如有民工工资专用账号的，直接支付至民工工资专用账号。1、异地项目承包班组工资经项目经理审批并报经公司工程管理部、财务部、公司主管领导核准后，由财务部分管人员将审批单传真回项目部，并据以支付工资款。班组承包人应凭核准后的金额编制工资发放表。发放完工资后，将工资发放表交到项目部签账时带回。2、分包工程款结算由项目经理、工程管理部分别审核，凭签订的合同经公司主管领导核准后，由财务部据以计入成本。款项支付申请由项目部或工程管理部专职人员填制分包工程委托付款申请单，项目会计人员、工程管理部负责人、财务分管领导审核，并经公司主管领导签字同意后方可支付。3、分包工程款或工资的支付，平时为预支，由会计人员记录台账，结算时由会计人员核对劳动保险费、税金收缴情况，在最后一次支付时扣除。因此，预留款项的比例应大于5%。第六章 附 则本办法由公司财务部负责解释,自行文之日起执行。附：金格公司财务报销审批程序 报销内容程序一程序二程序三程序四程序五业务招待费经办人/证明人/部门负责人/项目经理/总经理差旅费出差出差审批单及差旅费报销单部门负责人/项目经理会计核算财务分管领导总经理市内交通费经办人/证明人/部门负责人/项目经理财务分管领导总经理办公费经办人/证明人管理员登记部门负责人/项目经理财务分管领导总经理管理人员工资工资人力资源部干事财务核算部门负责人/项目经理财务分管领导总经理加班工资人力资源部干事/部门负责人/项目经理财务分管领导总经理福利费及党工团活动费用经办人/证明人党工团负责人签字/财务分管领导总经理汽车费用公车司机/经办人/部门负责人/项目经理财务分管领导总经理私车经办人/财务分管领导总经理材料、运费、采保费、检测费两万元以上（含）物资采购付款申请单物资部审核/会计审核物质部负责人财务分管领导总经理两万元以下采购员/仓库保管员项目经理物质部负责人财务分管领导/固定资产和低值易耗品购置本部办公用品及设备周需求计划表采购员/管理员总经办负责人/项目经理财务分管领导总经理项目部生产用固定资产、低值易耗品周需求计划表采购员/管理员物质部负责人财务分管领导总经理设备维修及租赁本部办公、生活用品和设备使用情况表总经办设备管理员部门负责人/项目经理财务分管领导总经理项目部办公、生活用品和设备使用情况表仓库保管员总经办负责人/项目经理财务分管领导总经理分包工程、工人工资分包工程委托付款申请单工程管理员/核算会计工程部负责人财务分管领导总经理其他费用经办人/证明人/部门负责人/项目经理财务分管领导总经理项目部资金管理办法第一章 总则第一条 目的 为完善资金的集约化管理，不断加强项目部资金使用的计划性，合理配置和使用资金，坚持“统一管理、集中核算”原则，特制定项目部资金管理条例。第二条 用途 保证完成工程任务量的成本支出；完成实现效益的上交款。第三条 范围 适用于金格公司下属项目部。第二章 基本原则第四条 公司实行资金统一管理所有工程款一律汇入公司本部账户，任何人不允许挪用公款。公司酌情在工程项目所在地开设银行账户或办理储蓄存折。第五条 项目部资金实行有偿使用原则上，各项目部按签订的责任状及甲方付款情况使用资金，当资金短缺时可向公司申请借款。项目部填写借款评审表（附表1），按公司规定程序进行审批。公司将针对项目部实际情况向集团公司申请贷款，财务部按集团公司同期贷款利率计算利息并计入项目部财务费用；当资金节余时，可向公司提请还款或借与其他项目使用，财务部将对该部分资金按集团公司同期贷款利率计算利息冲减项目部财务费用。财务部负责每月填制项目部资金占用利息月结算表（附表2）并计入项目部成本。第六条 严格实行收支两条线项目经理为回收工程款的第一责任人。项目部资金原则上实行“有收入才能有支出”。各项目经理必须采取积极有效的措施及时收取工程款，公司财务部负责统筹安排资金，严禁项目部“以支抵收”将工程款直接用于项目部开支。第七条 及时上交管理费用、经营费用、财务费用财务部按公司规定计提项目部应上交管理费用、经营费用、风险抵押金以及各类保险费用，并在工程款回收时及时扣除。（管理费用、经营费用、风险抵押金按项目承包合同中约定比例扣除，各类保险费用数据由人力资源部提供。）第八条 融资项目部有权在预算范围内单独对外融资，融资方式和回报方式必须报公司批准，发生的财务费用计入项目成本。第三章 管理要求第九条 资金使用计划制1、实行资金周、月计划制每周一上午十点前、每月第三个工作日前项目经理部应将项目部周资金计划表 (附表3）和项目部月资金计划表 (附表4）传真至公司本部，报总经理审批。财务部负责对批准的资金计划进行日常控制和资金调配，项目经理部应尽量压缩使用资金，资金计划必须是当周和当月资金最少量。2、分包及材料付款根据周、月资金计划表，在经审批的资金计划范围内，财务部根据资金情况与项目部协商付款次数及单次付款金额。每次付款原则上要先取得收款方开具的相应金额的收据或发票，再由项目部出纳员按公司规定填写相应金额的委托付款单，经项目经理审核签字后，传真到公司本部；收据或发票原件可委托公司相关人员带回；分包付款由工程管理部代办审批手续，材料付款由物资部代办审批手续。为便于相关部门（项目）了解、掌握付款情况，相关部门（项目）相关人员，于次月第一个星期与财务部出纳核对实际付款情况。项目部分包款和材料款原则上由公司统一支付。3、项目部备用金项目部零星开支可借用备用金。项目部出纳按公司规定填写备用金申请表（附表5），经项目经理审核签字后，传真到公司本部，由财务部代办审批手续。项目部要严格按借款用途使用资金，确保资金的实际使用和资金计划保持一致，坚决杜绝资金计划与真实使用情况“两张皮”的现象。月末报账费用必须与备用金申请表用途一致，否则财务部将不予报账或重新报公司领导审核。项目部备用金由项目部出纳员统一借支、管理。第十条 库存现金及时盘点项目部出纳员每周编制现金盘点表（附表6），对项目部资金进行盘点。及时核对库存现金，做到日清月结。第十一条 项目部银行账户的管理一、银行账户开立、变更、销户1、根据分级管理原则，各所属项目部办理银行账户业务，必须报公司财务部审批。申请单位填制开、销户申请表（附表7）,经申请项目部负责人审核签字后，报公司财务部。财务部银行账户管理人员收到后对申请表进行审核签字，经财务部分管领导审核，报公司总经理审批，由财务部银行账户管理人员按有关规定程序办理后再将有关资料交申请项目部，办理银行账户的开立、变更及撤销手续。2、凡以集团公司名义开立银行账户的项目，由公司财务部银行账户管理人员以书面形式向集团公司财务部提出申请，填制开、销户申请表,经集团公司财务部银行账户管理人员对开、销户申请表及其所附资料进行合规性审核签字，报集团财务部负责人、集团公司总会计师审批签字后，再从集团财务部银行账户管理人员处取得办理银行账户的开立、变更及销户手续的有关资料。3、项目部办理银行账户业务必须按照中国人民银行的有关规定，在公司指定的银行办理开户、变更、销户业务。严禁未经批准擅自开户。二、银行预留印鉴管理1.项目财务印章的刻制，首先由使用项目部提出刻制财务印章的申请，向总经理办公室提交刻制、领用印鉴申请表，由总经理办公室负责办理并预留印模。经过合规性、正确性的审核、批准，项目部应承诺对此承担一切经济责任和法律责任。2. 财务印章、个人名章由不同人员监督管理，财务印章由项目部负责人或被授权人负责保管，个人名章由本人或被授权其他人员保管。因特殊原因需他人暂时保管的必须有登记记录。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。财务印章保管人必须忠实履行印章保管职责，妥善保管印章，不得随意摆放，不得带离财务保管人的办公场所，财务印章不使用时，必须存放于保险柜或带密码的铁皮柜内。财务印章保管人工作变动时，填制交接清单并在交出人栏内签字后，将财务印章转交接收人，接收人确认无误后在交接清单接收人栏内签字；财务印章移交手续由使用项目负责人监督完成，确认无误后在交接清单监交人栏内签字确认，交接清单由项目部档案管理员归档。不得私自将财务印章转交他人。3. 因银行账户名称变更需更换新的财务印章时，项目部须及时向公司财务部提出变更财务印章申请报告，经项目部财务负责人及项目部负责人审签后，报财务部，财务部分管领导、总经理签字同意后办理。失效的财务印章应及时送交公司总经理办公室。4. 银行账户已经撤销以及其他原因失效的财务印章，要立即送交财务部，并办理交接手续；财务部应及时交回集团公司或总经理办公室统一封存或销毁。5. 任何项目未经公司批准，不准私自刻制财务印章。6. 若印