员工档案管理与归档规定.doc

员工档案管理一、 员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。二、 为加快建立现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄漏，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制定本规定。三、 本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进入公司前的人事档案。以下资料纳入公司人事档案范围内，进行员工档案归档：l 应聘简历及面试评价表l 身份证、学历证书（复印件）l 入职登记表l 体检表l 员工转正工作总结、考核表l 劳动合同l 岗位变动记录l 薪资调整记录l 奖惩记录l 保险缴纳记录l 与公司签订的其它合同、协议l 其它有必要纳入档案的资料l 辞职申请、培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。档案建立及维护人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。为保证档案的时效性，要求员工每年3月份填写一份最新的员工登记表并放入档案，原登记表继续保存。员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记档案存放登记表，建立员工档案目录，以便查询。辞职、辞退员工的档案从原部门提出，单独保管。 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，HR经理因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经人事部门经理同意后方可查询员工档案。以下是人事部门针对员工档案归档管理：l 公司人事部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。l 人事资料收集、归档后，人事管理专员在档案袋上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。l 人力资源部档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记档案存放登记表，建立员工档案目录，以便在需要时能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。l 凡是归档的材料必须经各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖章后归档。l 按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。l 档案目录和档案袋的样式、规格实行公司统一的制作标准。l 严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。l 人力资源部档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。l 因工作需要查阅和借用档案，须经过部门负责人的同意，并签字或盖章。l 档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。l 任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。l 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。l 因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。l 公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保存期限的档案进行统一销毁。l 转递档案应遵循以下规定：通过专门渠道或专人送取，不准本人携带。l 对转出的档案，必须按统一规定的企业职工档案转递通知单的项目登记，并密封包装。l 对转出的档案不得扣留或分批转出。l 接收单位收到档案经核对无