合同管理办法20060206.doc

公司合同管理办法一、 目的：为了加强合同管理，提高工作效率，促进公司对外经济活动的开展，防范公司经营风险，规范合同起草、会签、审批、签章、执行、变更、纠纷处理及档案管理的过程，特制定本办法。二、 适用范围：凡涉及金额在5000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其它书面文本。三、 管理办法：1、岗位职责1.1综合管理岗位：计划财务部合同管理员 1.2计划财务部：1.2.1负责审核价格、付款条件、违约责任是否具体、明确、合理； 1.2.2负责对合同会签过程进行动态监督管理；1.2.3负责制订、修改、解释本管理办法及公司合同类别及权限表。1.3行政部：1.3.1负责律师事务所的选择、监督、评价和日常联系工作；1.3.2 负责处理法院、仲裁事务；1.3.3负责合同用印、存档、查询工作。1.4集团信息中心：负责合同类别及权限表、合同模板在OA系统及成本系统中的固化。1.5合同承办部门：1.5.1负责本部门合同起草、会签、校稿、审核、批准、生效的过程管理；1.5.2负责审核合同内容的合法性、严密性、可行性，合同应具备的条款是否齐全，当事人双方的权利、义务、违约责任是否明确，文字表述是否准确； 1.5.3负责建立和管理部门各类合同的示范模板；1.5.4负责对员工进行合同管理办法及应用的培训；1.6合同会签部门：负责从本部门需求和专业角度提出会签意见。2、合同基本内容和格式：2.1 基本内容：包括标的物（施工、采购、服务等），数量和质量，价款，付款节点和相应的支付条件、履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。2.2合同名称2.2.1命名原则：必须包括“公司发布的项目标准名称+事项”； 2.2.2适用范围：OA合同名称、OA合同中的附件名称、以及合同正文中的名称，上述三个地方出现的合同名称必须规范、统一；2.3合同起首部分：2.3.1写明甲乙双方（供需双方）的全称，名称必须与公司印章名称一致；2.3.2确保合同主体正确，不同项目对应不同的公司主体（如蓝湖郡项目对应重庆龙湖地产发展有限公司，西城天街对应重庆龙湖西街置业有限公司）；2.3.3一般情况下一份合同一个合同主体，若一份合同多个合同主体需要说明不同主体对应的标的物及金额（目的是满足成本系统和办理承兑的需要）；2.3.4商业公司签定的合同，项目租赁合同、设计合同、工程合同等合同的主体为该项目所属公司，期间费用合同的主体为“龙湖地产发展有限公司商业管理分公司”； 2.4合同正文部分：2.4.1产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；违约责任应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法，写明何种条件下可以解除合同；2.4.2合同必须有违约责任，违约责任根据合同具体内容确定。各部门应根据自己部门的业务特点，总结一些本部门常见的违约责任标准条款，如“未能按期交货或者付款，每延期一天，由违约方向对方偿付未履行部分货款总值每日千分之五的违约金；任何一方如单方面中途撤消或无故不履行合同者，应由违约方偿付对方未履行部分货款总值20%的违约金”；正常条件下，任何合同都不能缺乏违约条件，应杜绝“乙方是长期合作单位，不会出意外”，不必考虑违约条件的观念，“甲方有权保留追溯损失的权利”之类的说法不能代替违约条件；2.4.3合同违约责任应在合法、合理的范围，必须避免甲方违约责任过重导致乙方产生恶意，例如“延期付款甲方每日支付3%违约金，延期付款5天以上乙方有权解除合同，甲方应支付10%违约金”；2. 4.4一般情况下，合同必须有质保金及质保期，以保证合同后期服务的正常进行；2.4.5合同应有明确的起止时间及签约地点；2.4.6合同应力争由我方所在地的人民法院、仲裁机构管辖；2.5合同结尾部分：双方都必须使用合法的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或业务章等不合法印章；2.6格式化的合同：包括国家规定的格式合同和某些垄断机构的格式合同，由经办人按要求填写，尽量争取体现公平的权利，同时，经办人员应在合同摘要中说明这是一份格式合同；2.7 境外合同：2.7.1必须明确约定税费的承担人，税费交纳手续的办理人、国内段工作涉及的合同金额或比例；2.7.2鉴于税务局有权质疑合同约定的国内段、国外段的金额分摊比例，故合同应约定“最终税费以税务局认可金额为准”；2.7.3鉴于境外合同付款周期的特殊性，故合同约定的付款时间应在收到发票后20个工作日，并应强调付款遇中华人民共和国法定节假日顺延。2.7.4与代理方所签合同中应包括对代理方票据的要求，例如“代理公司提供之海关代征增值税及关税发票抬头须为购买公司及代理公司双抬头,且发票之未税金额需与卖方公司相关材料价款一致.；代理公司交付买方之所有发票均须为原件,相关发票抬头,除海关代征增值税及关税发票为购买公司及代理公司双抬头外,其余一切代理费及相关中间费用等,均须为买方公司名称抬头”；3、 合同流转流程：3.1基本流程：起草会签校稿审核批准用印存档/抄送3.2起草：3.2.1合同承办人对合同签订的及时性、合理性、合法性、合规性、完整性、正确性承担主要责任，即第一责任；3.2.2合同承办人在会签过程中应严格按办理说明添加相关人员参与会签，不得随意添加合同会签权限以外的人员参与会签（目的是提高合同会签效率、明确分工和责任、控制合同流传范围）；3.2.3若发生多版本情况，应说明版本之间的差异，明确修订的内容（目的是提高会签效率）；3.2.4合同承办人不得随意跳过系统默认的会签人员直接校稿，如有特殊情况，必须在办理说明中明示。3.2.5当合同承办人不能找到合适的合同类别时，首先应与计划财务部合同管理员（或信息中心系统管理员）确认是该类别未向员工开放使用权限，还是尚未建立适用的合同类别，若确认属于后者，则承办部门应通过工作联系单向计划财务部合同管理员提出增加合同类别的要求，必须杜绝“随意”选择一个合同类别的做法（工作联系单由合同管理员参加会签，部门经理审批，抄送财务部经理和集团信息中心经理、信息中心系统管理员）；3.2.6若合同涉及的费用，超过合同审批人权限时，均需提交总经理审批（OA操作：选择特殊合同审批，手工选择会签人，系统将默认部门经理审核，总经理批准）3.3会签： 3.3.1会签人对合同内容提出专业意见，承担相关专业责任，提供专业标准规范或技术要求条款给合同起草人；3.3.2合同承办人必须逐条明确回复会签人意见、直到意见达成一致（严禁合同承办人“含含糊糊”接受会签意见、其实没有充分沟通、甚至根本就没有接受会签意见就送审批的情况）；3.3.3涉外合同：合同承办人必须自行添加会计组主管参加会签（是否涉外合同以乙方是否境外单位为判断标准，不以是否外币付款为标准）； 3.4审核：3.4.1合同审核人负责对校稿版本的合理性、合法性、合规性、完整性、正确性进行全面审核，承担合同签定的第二责任（审核人必须全面检查会签意见并确认合同承办人已经与会签人达成一致意见）；3.4.2根据各个部门的情况，可设定多级审核； 3.4.3合同审批人必须检查会签记录，起草和会签过程正确；3.5批准：批准人在审核的基础上批准该合同的执行，对签订合同承担决策责任，不承担因合同的及时性、合理性、合法性、合规性、完整性、正确性等具体条款所涉及的相关责任；3.6审批：审批人同时兼任审核和批准，承担第二责任和决策责任。4、合同的变更、解除：4.1 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），并通过行政部档案管理员在OA系统上作出处理；4.2 合同转让原则上必须有三方协议；4.3因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。4.4变更、解除经济合同，一律依合同流转基本流程办理手续。5、合同类别及权限表：公司对合同进行分类管理，不同类别的合同对应不同的起草人、会签人、审核人、审批人和抄送人，详见公司合同类别及权限表；6、合同示范模板：6.1合同示范模板是各部门业务经验的积累，是各部门进行业务培训的重要工具，由合同承办部门负责建立和管理本部门合同的示范模板；6.2确定合同示范模板的基本流程：6.2.1 途径：工作联系单模块合同范本类*部门合同范本6.2.2流程：计划财务部合同管理员参加会签，承办部门经理审批，抄送集团信息中心系统管理员；6.2.3 应用：系统管理员将其对应设置到每一个合同类别下；6.2.4合同示范模板的内容和格式：各部门自行确定，但必须做应用说明，内容包括明确使用范围，明确是否用新模板代替老模板，等等；7、合同付款见成本系统付款审核审批权限及流程表8、其他8.1先做事情后补合同属特例管理，合同承办人在提交该类合同时必须自行申明属于先做事情后补合同的情况，同时说明补办合同的原因以及部门经理及相关人员对补办合同的意见；8.2会签部门（特别是计划财务部）与承办部门不能达成一致意见的，由总经理审批；8.3商运公司合同按公司合同类别及权限表的要求确定是否属于地产公司OA系统管控的内容，凡公司合同类别及权限表要求的，必须提交到地产公司OA系统。六、责任6.1凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任；6.2 故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任；6.3各部门自行负