机关公文写作基础处理规则

1 / 18 机关公文写作基础处理规则 一 ,公文的功能 (一 )公文的涵义与特点 公务文书 ,又叫公务文件 ,简称公文 ,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权 ,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料 (包括电报 ,下同 ),是传达和贯彻党和国家的路线 ,方针和政策 ,发布行政法规和规章 ,施行行政措施 ,指示答复问题 ,指导 ,布置和商洽工作 ,报告情况 ,交流经验的重要工具 . 公文分类 按公务文书的自身性质及使用范围 ,可以把我国现行的公务文书分为两大类 : (1)法定公文 (2)事务文书 财书 ,司法 文书 ,科技文书 ,军事文书等等 公文的主要特点 : (二 )公文的作用 (功能 ) 最主要的作用 ) 二 ,公文的文体 ,结构 ,格式与稿本 (一 )公文的文体 公文的文体是指公文的表达方式 但它又不同于一般的应用文 ,具有自身的特殊属性 : 即白话文 )作为必须使用的符号系统 . 叙述 ,议论三种表 达方式 . (二 )公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构 ,具有规范性和相对确定性 . 公文一般由秘密等级和保密期限 ,紧急程度 ,发文机关标识 ,发文字号 ,签发人 ,标题 ,主送机关 ,正文 ,附件说明 ,成文日2 / 18 期 ,印章 ,附注 ,附件 ,主题词 ,抄送机关 ,印发机关和印发日期等部分组成 . (三 )公文的格式 (重点内容 ) 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体 (纸张等 )上排列的规定 . 公文用纸一般使用纸张定量为 60g/80g/胶版印刷纸或复印纸 90%,横向耐折度 15次 ,不透明度 85%, (1)公文用纸幅面尺寸 :公文用纸一般采用国际标准 (210297 (2)公文页边与版心尺寸 : 公文用纸天头 (上白边 )为 :371文用纸订口 (左白边 )为 :281心尺寸为 :156225含页码 ) 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 . (1)排版规格 :文字符号从上至下 ,自左而右依次横写横排 号仿宋字 ,一般每面排 22 行 ,每行排 28 个字 . (2)制版要求 :版面干净无底灰 ,字迹清楚无断划 ,尺寸标准 ,版心不斜 ,误差不超过 1 (3)印刷要求 :双面印刷 ;页码套正 ,两面误差不得超过 均匀 ;字面不花 ,不白 ,无断划 . (4)装订要求 :公文应左侧装订 ,不掉页 ,允许误差 5 组成公文的各要素分为眉首 ,主体 ,版记三部分 . (1)眉首 公文份数序号 :用阿拉3 / 18 伯数码顶格标识 在版心左上角第 1 行 . 秘密等级和保密期限 :标识秘密等级 ,用 3号黑体字 ,顶格标识在版心右上角第 1行 ,两字之间空 1 字 下行 ,平行公文首页格式 上报公文首页版式 紧急程度 :紧急文件有特急 ,急件 ,紧急电报有特提 ,特急 ,加急 ,平急 用 3 号黑体字 ,顶格标识在版心右上角第 1 行 ,两字之间空 1 行 ;如需同时标识秘密等级与紧急程度 ,秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行 ,紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行 . 发文机关标识 :由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成 ;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 5函为 30令为 20对于上报的公文 ,发文机关标识上边缘至版心上边缘为 用红色标识 但最大不能等于或大于 22文件二字置于发文机关名称右侧 ,上下居中排布 ;如联合行文机关过多 ,必须保证公文首页显示正文 标注主办机关的发文字号 . 发文字号 :由发文机关代字 ,年份和序号组成 行 ,用 3 号仿宋体字 ,居中排 布 ;年份 ,序号用阿拉伯数码标识 ;年份应标全称 (1995不能简写成 95,不能写成 04),用六角中括号 括入 ;序号不编虚位 (即 1不编为 001),不加第字 . 注意 :用直角中括号茂 104 / 18 号 ,用小括号茂 ( )10 号都是不规范的 . 发文字号之下4印一条与版心等宽的红色反线 . 签发人 :上报的公文需标识签发人姓名 ,平行排列于发文字号右侧 字 ,签发人姓名居右空 1 字 ;签发人用 3 号仿宋体字 ,签发人后标全角冒号 ,冒号后用 3号楷体字标识签发人姓名 会签人 ),主办单位签发人姓名置 于第 1 行 ,其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 ,下移红色反线 ,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4 (2)主体 公文标题 :红色反线下空 2 行 ,用 2 号小标宋体字(常见的公文标题一般都加粗 ),可分一行或多行居中排布 ;回行时 ,要做到词意完整 ,排列对称 ,间距恰当 . 主送机关 :标题下空 1 行 ,左侧顶格用 3 号仿宋体字标识 ,回行时仍顶格 ;最后一个主送机关名称后标全角冒号 应将主送机关名称移至版记中的主题词 之下 ,抄送之上 ,标识方法同抄送 . 公文正文 :主送机关名称下一行 ,每自然段左空 2 字 ,回行顶格 年份不能回行 (一个阿拉伯数字 ,年份不能分成两行 ). 附件 :公文如有附件 ,在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识附件 ,后标全角冒号和名称 如附件 :1. );附件名称后不加标点符号 并在附件左上角第 1 行顶格标识附件 ,有5 / 18 序号时标识序号 ;附件的序号和名称前后标识应一致 应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件 (或带序号 ). 成文时间 :以领导人签发的时间为准 协办单位依次会签 ,一般不使用复印件会签 电报 ,以发出日期为准 . 标法 :用汉字将年 ,月 ,日标全 ;零写为 ;成文时间的标识位置见下 . 公文生效标识 :公文除会议纪要和以电报形式发出的以外 ,应当加盖印章 为简化手续和提高效率 ,由主办单位加盖印章即可 ;联合下发的公文 ,发文机关都应当加盖印章 . 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 ,只标识成文时 间 字 ;加盖印章应上距正文 24正 ,居中下压成文时间 ,印章用红色 . 公文末页版式 有两种情况 : 当联合行文需加盖两个印章时 ,应将成文时间拉开 ,左右各空 7 字 ;主办机关印章在前 ;两个印章均压成文时间 ,印章用红色 以保证印章排列整齐 相距不超过 3当联合行文需加盖 3个以上印章时 ,为防止出现空白印章 ,应将各发文机关名称 (可用简称 )排在发文时间和正文之间 每排最多排 3 个印章 ,两端不得超出版心 ;最后一排 如余一个或两个印章 ,均居中排布 ;印章6 / 18 之间互不相交或相切 ,在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间 . 联合行文末页公文版式 特殊情况说明 :当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 ,应采取调整行距 ,字距的措施加以解决 ,务使印章与正文同处一面 ,不得采取标识此页无正文的方法解决 . 附注 :公文如有附注 ,用 3 号仿宋体字 ,居左空 2号字加圆括号标识在成文时间下一行 (此件发至县 ,团级 ,传达到全体党员 ) (3)版记 主题词 :公文应当标注主题词 主 题词用 3 号黑体字 ,居左顶格标识 ,后标全角冒号词目用 3 号小标宋体字 ;词目之间空 1 字 . 抄送 :抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 ,应当使用全称或者规范化简称 ,统称 在主题词下一行 ;左空 1 字用 3 号仿宋体字标识抄送 ,后标全角冒号 ;回行时与冒号后的抄送机关对齐 ;在最后一个抄送机关后标句号 标识方法同抄送机关 . 版记示意图 印发机关和印发时间 :位于抄送机关之下 (无抄送机关在主题词之下 )占 1 行位置 ;用 3 号仿宋体字 字 ,印发时间右空 1字 的日期为准 ,用阿拉伯数码标识 . 版记中的反线 :版记中各要素之下均加一条反线 ,宽度同版心 . 版记的位置 :版记应置于公文最的一页 ,版记的最后一个要素置于最后一行 . 印刷份数 :格式没有明文规定 ,根据7 / 18 约定俗成 ,一般是在最后一条反线下一行 ,用 3 号仿宋体字 ,置于小括号内 ,右空 1 字 . 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识 ,置于版心下边缘之下一行 ,数码左右各放一条 4 号一字线 ,如 2-,一字线距离版心下边缘 ,双页码居左空 1 字 公文如需附表 ,对横排 型表格 ,应将页码放在横表的左侧 ,单页码置于表的左下角 ,双页码置于表的左上角 ,单页码表头在订口一边 ,双页码表头在切口一边 . 公文如需附 型表格 ( 大表 ) ,且当最后一页为 封三 ,封四 (可放分送 ,不放页码 )就为空白 ,将不应贴在文件最后一页 (封四 )上 . 信函式格式 :发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30荐用小标宋体字 ,字号由发文机关酌定 ;发文机关全称下 4为一条武文线 (上粗下细 ),距下页边20上细下粗 ),两 条线长均为 8 个字 .(首页不显示页码 )(发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识 可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识 ). 信函式格式与便笺头比较 命令格式 :命令标识由发文机关名称加命令或令组成 ,用红色小标宋体字 ,字号由发文机关酌定 0边缘空 2 行居中标识令号 ;令号下空 2 行标识正文 ;正文下8 / 18 一行右空 4 字标识签发人签名章 ,签名章左空 2 字标识签发人职务 ;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称 人签名章下一行右空 2 字标识成文时间 其他要素参照相关要素说明 . 命令 (令 )格式 会议纪要格式 :会议纪要标识由会议纪要组成 字号由发文机关酌定 (四 )公文的稿本 文稿与文本合称稿本 . 文稿即起草文件过程中形成的历次稿子 ,包括草稿和定稿 二稿 ,三稿等 ,按用途分为修改稿 ,修正稿 ,讨论稿 ,征求意见稿 ,送审稿 ,报批稿等 原稿 ,底稿 也是日后工作查考凭证 . 文本可分为 正本 ,副本 ,存本 ,暂行本 (也叫试行本 ),各种文字文本 . 三 ,常用公文文种及其选用 公文文种即公文的名称 ,用以表明公文的性质 ,适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等 3 种主要公文 : (一 )命令 (令 ) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 ;宣布施行重大强制性行政措施 ;嘉奖有关单位及人员 公布令 ,任免令 ,授勋令 ,嘉奖令 ,指挥令 ,否决令 ,通缉令 ,特赦令 ,令 ,动员令 ,通令 ,手令等 . 命令 (令 )一般由标题 (包括发文机关 ,事由 ,文种 ),发文字号 ,正文 ,签发人 ,日期等几个主要部分 . (二 )决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 ,奖惩有关单位及人员 ,变更或者撤销下级机9 / 18 关不适当的决定事项 法则性决定 ,重大事项决定 ,机构 ,人事决定 ,具体工作决定 . 决定一般由标题 (包括发文机关 ,事由 ,文种 ),受文单位 ,正文 ,发文机关 ,日期等几个主要部分 于授予巴金人民作家荣誉称号的决定 . (三 )公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 多为省 ,部级以上机关 )而是通过通讯社 ,电台 ,报刊等 . 如 :中华人民共和国国家发展和改革委员会公告年第 5 号 (四 )通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通告的范围比公告小 ,各种机关单位都可以发布通告 ,内容有时具有专门性 (如银行 ,交通方面的 ),事项可以一般化 可张贴 ,也可以报刊 ,电台发布 因报纸有日期 . (五 )通知 适用于批转下级机关的公文 ,转发上级机关和不相隶属机关的公文 ,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 ,任免人员 . 通知属发布 ,知照文告 ,针对的对象有特定范围 ,一般是限于有关单位有关人员 ,所以叫它限知性公文 发布方式 ,多是内部印发张贴 ,有的也可以公开张贴或公开发表于电台 ,报刊 . 通知的种类有 : 用于发布法规规章 . 用于批转或转发文件 . 用于告知某一事项 ,如会议通知等 标题写明什么单位召开什么会10 / 18 议的通知 ,要编发文号 用得最多 ,标题可以只写通知二字 ,不编发文号 . 如 :关于香港特别行政区政府曾荫培等 2 人职务任免的通知 . 对下级机关有所指示 ,如认为其内容不宜用命令或指示发布的 ,可以用通知发布 . (六 )通报 适用于表彰先进 ,批评错误 ,传达重要精神或者情况 属于限知性公文 并非都是以上对下 ,不能有所部署 ,只能用于批评表扬和通报重要情况 . 通报有三种 : 表扬好人好事的 ,正文应包括事实 ,意义 ,表彰决定 ,希望与要求等内容 ;表扬先进典型 ,介绍先进经验的 ,正文应包括事迹 ,经验 ,决定等内容 于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报 . 批评事故 ,正文要包括经过情况 ,原因和决定 (包括防止办法 );批评坏典型的通 报 ,要有清楚的情况介绍 ,合理的因果分析和正确的指示决定 如 :公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报 . 传达重要情况和要各机关知道的事项 可以有分析 ,提要求 中共广东省委 ,广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报 . (七 )议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 发文机关 ,事由 ,文种都不能省略 ),原由 ,事项 ,结语 (用提请审议字样结11 / 18 尾 )于提请审议中华人民共和国劳动法 (草案 )的议案 . (八 )报告 适用于向上级机关汇报工作 ,反映情况 ,答复上级机关的询问 工作报告 ,答复报告 原由 ,事项 ,结语 (用特此报告 ,专此报告字样结尾 )关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告 . (九 )请示 适用于向上级机关请求指示 ,批准 . 写作请示必须符合的规则 :一文一事 ,单头请示 ,不越级请示 ,不得抄送下级机关 ,不得用请示报告字眼作标题 . 请示的格式包括标题 ,原由 ,事项 ,要求 (结尾 )原由应有理有据 ,具体明白 如需要多少钱 ,多少人等 请批复 ,以上请示 ,请审批等专用公文术语 . 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 . (十 )批复 适用于答复下级机关的请示事项 格式要求 : 写成关于的批复或者关于的批复 于同意广东省设立茂名市茂港区的批复 (国函 2001 11 号 ) 应用类似你省关于茂名市设置茂港区的请示 (粤府 2000 38 号 )收悉 ,你局关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示 (信计字 132 号 )收悉作为原由 . 关于批示 :与批复相近又直接有关的是批示 应该写在批示单上 ,有时批在文头空白处 如 :12 / 18 同意 ,中肯 ,送同志阅处等 ,不单独行文 但有时也以批示发文 其写法除了开头不必写是关于何文的批示外 ,基本与批复相同 . (十一 )意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 . 意见可以用于上行文 ,下行文和平行文 . 作为上行文 ,应按请示性公文的程序和要求办理 ,须经上级批转 围内的事项 ,主办部门应当主动与有关部门协商 ,取得一致意见后方可行文 ;如有分歧 ,主办部门的主要负责人应当出面协调 ,仍不能取得一致意见时 ,主办部门可以列明各方理据 ,提出建设性意见 ,并与有关部门会签报请上级机关决定 作为下行文 ,文中对贯彻执行有明确要求的 ,下级机关应遵照执行 ;无明确要求的 ,下级机关可参照执行 . 作为平行文 ,提出的意见供对方参考 . 格式要求 : 一般采用发文机关 +事由 +文种的模式 中共中央 于做好 2001 年农业和农村工作的意见 . 讲明发布意见的背景和根据 . 具体对工作指导的办法和措施 . 一般为提出要求 . (十二 )函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 ,询问和答复问题 ,请求批准和答复审批事项 与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力 问答函 ,审批函 ,答复函 . 函的格式 (在信函式格式中提到 )与书信大体13 / 18 相同 ,因为是郑重的公务 ,所以要有一定的格式 ,用语要得体 ,要讲礼貌 ,不亢不卑 ,不能用命令的口吻 ,粗暴的语气 . 主要格式 : 印有名头的发函纸 ,单编发函号 ,发文字号中加函字 (注意 :文号有函字的不一定都是函 ,如 批复用国函字样 ) 有两种写法 :机关 +事由 +复函对象 +文种 ,事由 +文种 标题在函号下空一行居中标识 . 受函机关或领导人 . 发函大体是开头提出问题 ,说明是什么事或针对 ,根据什么 商洽什么 ,告知什么 ,请求什么 ,即要对方做什么 如请大力协助为盼 ,望准予是荷 ,望能同意 ,请即函复 ,盼复 ,望早日函告等 说明 是根据什么函所发的复函 ,表明态度 ,结尾一般用特此函复作结束语 . (十三 )会议纪要 适用于记载 ,传达会议情况和议定事项 会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下 ,形成文章 ,作为会议的一种文件 ,属于议决性公文 ,也叫会议文件 可以用决议 ,决定等公文郑重发布议决的问题 可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端 . 办公会议的纪要 这是机关研究日常工作和日常事务的会议 有相对固定的出席者 ,如市长办公会 ,局务办公会等 往 往办成长期的 ,类似简报 18 会议纪要版头标识由会议纪要组成 字号由发文机关酌定 ,红色反线上左标编者办公室编 ,右标日期 地点 ,主持人 ,出席人 ,列席人 ,会议议决事项 . 大型会议的纪要 这种会议纪要大体规格是由标题 ,正文 ,文尾构成 . 标题有两种写法 :一种是简括标明议决的问题 ,然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要 让人一目了然 ,如工作座谈会纪要 ,广东 ,福建两省座谈会纪要 等 文尾 ,除公开发布外 ,作为文件发布或上送下达 ,要按公文要求注明主送 ,抄送 ,发送的范围 . 党的机关公文与国家行政机关公文比较 汉字 无规定 ,多用阿拉伯数字 成文日期 右上角 ,信函在武文线下左边 . 份号下方 (首页左上角 ) 密级位置 文件 :特急 ,急件 ,电报 :特提 ,特急 ,加急 ,平急 ,标右上角 文件 :特急 ,加急 ,电报 :特急 ,加急 ,平急 紧急程度 13 种 :命令 (令 ),决定 ,公告 ,通告 ,通知 ,通报 ,议案 ,报告 ,请示 ,批复 ,意见 ,函 ,会议纪要 14 种 :决议 ,决定 ,指示 ,意见 ,通知 ,通报 ,公报 ,报告 ,请示 ,批复 ,条例 ,规定 ,函 ,会议纪要 种类 16 开型或 用纸规格 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 处理依据 国家行政机关公文 党的机关公文 对国家行政机关的主要15 / 18 公文种类中没有条例 ,规定 ,大家可能会有疑问 :刚才讲到命令 (令 )的格式时 ,温家宝签署的 第 375 号公布工伤保险条例 ,黄华华签署的广东省人民政府令第 81 号发布广东省计算机信息系统安全保护管理规定 ,这些不是行政机关的条例 ,规定吗 其实 ,这些都是作为 命令 (令 )的附件下发的 . 四 ,公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章 ,除了必须遵从诸如文通 ,字顺 ,观点与材料统一 ,层次分明 ,结构合理等文章写作通则之外 ,公文写作还应遵循以下一些基本要求 : (一 )合法 (二 )求实 (三 )合体 (四 )简明 (五 )严谨 (六 )准确 (七 )规范 (八 )完整 (九 )清晰 五 ,行文规则 (一 )遵守行文规则的客观必要性 加强对文件传递过程的控制 ,使文件的行文方向正确 ,传递速度合理 ,保证文件能够准确 ,可靠 ,快捷 ,有效地到达目的地 ;使机关之间相互行文有法可依 ,有规可循 ,从而维护正常的行 文秩序 ,防止行文紊乱 ;精简公文 ,简化手续 ,提高机关工作效率 . (二 )行文规则的主要内容 (1)领导与被领导关系 : (2)指导与被指导关系 : (3)平行关系 : (4)不相隶属关系 : 机关之间的工作关系决定了公文传递的方向 : 处于领导 ,指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文 ; 被领导 ,被指导的下级机关应向上级领导 ,指导机关主送上行文 ; 具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之16 / 18 间相互主送平行文 . ,一般不得越级行文 下列情况不得抄送 : (1)请示在上报同时不得向下级机关抄送 ; (2)接受抄送的机关不得再向其他机关抄送 ; (3)凡与公文办理无关的机关一律不得抄送 . 作者应是同级机关 简化行文手续 (三 )行政机关公文行文规则 注重效用 . 一般不得越级请示和报告 . 府的相关业务部门行文 ;除以函的形式商洽工作 ,询问和答复问题 ,审批事项外 ,一般不得向下一级政府正式行文 室 )外不得对外正式行文 . 同级政府各部门