行政文件处理办法.doc

行政文件处理办法 第一章 总 则1.1 为使公司行政文件处理工作规范化、科学化、制度化，提高文件处理工作的效率和质量，根据公司实际情况制定本办法。1.2 本办法所称行政文件是指公司及其分支机构在经营管理等活动中撰写和使用的或单位团体、企事业单位传送给公司及其分支机构的各类应用文、合同、协议、电话记录、传真等。 1.3 公司综合办公室总体负责和协调公司系统的文件处理工作，主要任务是：（1）负责拟定公司文件处理具体细则并对系统文件处理工作进行业务指导；（2）组织文件处理工作的业务交流和培训；（3）负责外来文件的收文、编号、登录、传阅和归档工作；（4）负责起草、校核、发放以本单位名义制发的文件；（5）负责文件处理中的督促检查工作；（6）完成与文件处理有关的其他工作。1.4文件处理应坚持实事求是的原则，按照行文要求和文件处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。第二章 文件种类2.1 行文应力求精简，注重实效。常用的、法定的行政文种有以下十种：（1）请示适用于公司向上级主要管理单位（董事会）请求指导和批复事项。（2）报告适用于公司向上级单位（董事会）汇报工作，反映情况，答复上级单位询问。（3）通知适用于发布公司规章制度，任免人员，部署工作，批转下级单位的文件，转发上级单位和不相隶属单位的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（4）批复 适用于公司答复下级单位的请示事项。（5）决定适用于公司对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关人员。（6）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（7）通报适用于公司表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。（8）通告适用于公司公布内部应当遵守或者周知的事项。（9）会议纪要适用于记载和传达公司会议情况和议定事项。（10）函适用于公司同不相隶属单位之间或公司内部各部门之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 第三章 文件格式3.1 文件包括正规文件和非正规文件。正规文件分为正式公文和合同、协议两大类。3.2 正式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位表示、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（1）涉及公司秘密的文件应当标明秘密等级和保密期限，其中，绝密、机密级文件还应当标明份数序号。 （2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件。（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（4）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，指标明主办部门发文字号。（5）上行文件应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（6）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （7）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（8）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（9）公文除会议纪要和以E-mail形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，有主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应该加盖印章。（10）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。E-mai以发出日期为准。（11）公文如有附注（需要说明的其它事项），应加括号标注。（12）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。（13）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （14）文字从左只有横斜、横排。3.3 正式公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的正式公文用纸大小，根据实际需要确定。3.4 合同、协议的格式按国家有关法规、规定的要求和不同的业务类型另行规定。3.5 非正规文件是指不采用红色文头、发文字号、印制版记等固定格式、不需加盖公章的文件。3.6 公司文件用纸幅面规格一般采用国际标准A4型。第四章 行文规则4.1行文应当确有必要，注重效用。4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。4.3 公司除综合办公室外，其他部门不得对外、对内正式行文，如需要正式行文，应按照发文办理过程，由办公室统一办理。4.4 向下级单位或本公司内的重要性文件，应当同时抄送董事会。4.5 请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。第五章 发文办理5.1 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序5.2 正式公文发文的具体程序是：拟稿者起草文件并填写发文审批单部门负责人审核并签署意见部门主管副总经理审核并签署意见送办公室排版出清样如有必要，有关副总经理会签总经理签发文件起草部门核对并签字办公室缮印、盖章、归档、发文。5.3制定合同或协议具体程序：有关部门准备好合同或协议，并填写合同、协议审批单送有关部门（法律、财务、风险控制）审议，负责人会签申请部门主管副总审批送办公室总经理签署意见发回申请部门办理具体工作。5.4 非正规文件需要报请领导批示的工作请示、工作建议、报告和电话记录等，应按以下程序办理：拟稿人填写阅办单部门负责人阅签部门主管副总经理阅签送办公室统一编号报总经理阅签办公室按总经理批示批转有关部门后归档5.5 草拟公文应当做到：（1）符合国家的法律、法规及其它有关规定。 （2）情况确实，观点明确，表达准确，结构严禁，条理清楚，直述不曲、字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）公文的文中应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（6）结构层次序数，第一层为一、，第二层为（一），第三层为1.，第四层为（1）。（7）应当使用国家法定计量单位。（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现使注明准确的中文译名。（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.6 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如仍有分歧可上报公司领导。5.7 公司各部门应建立发文核稿制度。 办公室核稿主要就是否需要行文，是否符合国家的有关方针政策及规定、是否会商（或会签）有关部门，以及文字表述、文种使用、文件格式、印发范围是否准确、规范进行把关。各部门负责人主要负责核查文稿数据、事实的准确性和所提措施是否切实可行，以及是否写清楚要说明的问题，避免言不及义、文种错用、该协商的未予协商。签发人主要负责审查办文是否有此必要、是否符合党的方针政策、是否符合行文意图。5.8 文件拟稿后，按以下规定签发：（一）以董事会名义发文，由董事长或副董事长签发。（二）以监事会名义发文，由监事会主席或副主席签发。（三）以公司名义发文，由正副董事长、正副总经理按职权规定签发。5.9签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。5.10正规文件发文均应编号。公司发文编号统一用蓝司 X字（YYY） - Z号“ ，其中，X代表发文类别；YYY代表年份；Z代表文件顺序编号。5.11文件用印按照公司印章管理规定执行。第六章 文件管理6.1公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。6.2 绝密级和注明不准翻印的文件以外，经公司领导或办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。6.3 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。6.4公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。6.5不具备归档和存变价值的公文，经过