建设单位工程资料归档制度

建设单位工程资料归档制度一、资料内容 一、招投标资料 第一条 归档的招投标文件资料其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。 第二条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后应及时登记并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。 第三条 招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册: ,一,工程建设项目发包初步方案及其附件, 附件包括:1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件, 2、邀请招标或直接发包的证明材料, 3、满足招标条件的其他材料的复印件。 ,二,招标事宜备案表及附件资料, ,三,工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表, ,四,单独委托编制施工标底的标底编制委托合同, ,五,招标公告或者投标邀请书, ,六,投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表, ,七,资格预审文件中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告, ,八,招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件, ,九,清标情况报告; ,十,业主评委备案表专家评委抽取、通知记录表, ,十一,标底的封面、编制说明及报价汇总表, ,十二,评标报告, ,十三,招标投标情况的书面报告,其中在前面程序中已提交过的内容可以不重复提交。, ,十四,中标结果公示表, ,十五,中标通知书, ,十六,中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件, ,十七,合同副本, ,十八,工程招标代理评价意见表, ,十九,工程建设项目招标投标备案流程表, ,二十,工程建设项目招标投标合同备案表, ,二十一,工程建设项目招标投标监督情况记录表, ,二十二,工程建设项目招标投标行政监督意见书, ,二十三,投标文件的电子光盘; ,二十四,需要存档的其他材料。 第四条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁需要单位或个人签章的其签章手续应完备并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸,图纸除外,。 第五条 招标投标文件材料的立卷与归档应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的每一阶段应分别组卷内容相同的材料可不必重复存档但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息,卷与卷之间应保持系统联系便于档案的利用、查询和保管。 第六条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录,并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。 第七条 保证档案的保管、保密。 第八条 对保存期已满须移交同级城建档案馆的档案应按照有关规定办理移交手续。 第九条 不得擅自处理或带走招投标档案资料禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。 第十条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施确保档案的安全与完整。 第十一条 招投标档案只能当场查阅不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资料必须履行批准、登记手续。查阅档案时必须精心爱护不得拆卷、抽页、涂改、销毁。 二、工程资料 第一条 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。 第二条 建设单位应当从工程立项起向勘察、设计、施工和监理单位提出编制报送工程档案的要求做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步保证工程档案材料的完整。 第三条 工程移交新的管理单位其工程档案必须随同移交,停建、缓建工程档案资料由建设单位收集保管。 第四条 施工单位应当按照有关规定和合同的约定及时真实准确编制施工技术文件材料包括竣工图。由专兼职档案员,或资料员,负责收集、整理、归档和报送档案资料。监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案并在竣工验收前移交建设单位。 第五条 应当建立科学的管理制度便于档案的利用,有足够的库房配置必要的设施确保城建档案的安全,采用先进技术实现城建档案管理的现代化。 第六条 保密档案的管理和利用密级的变更和解密必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。 第七条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法按国家有关规定执行。禁止擅自销毁工程档案。 第八条 禁止出卖属于国家所有的档案。档案复制件的交换、转让和出卖须按国家有关规定办理。 第九条 档案管理人员应当遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度不得泄漏建设档案中涉及的国家秘密。 第十条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷,工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。 第十一条 排列 1、文字材料在前图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开并按批复在前、报告在后印本在前、定稿在后主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时综合图在前专业图在后,室外图在前室内图在后,土建图在前设备安装图在后。即:以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。 4、竣工图应以单位工程按专业分类,建施、结施、水施、电施等,组卷并按图纸编号依次排列。竣工图必须应有图纸目录。 第十二条 工程文件的排列顺序为:1、工程准备阶段文件,2、监理文件,3、施工技术文件,4、竣工验收文件5、竣工图,6、声像、电子文件材料。 第十三条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。 1、组合应以文件材料的内容为主线兼顾其他特征使之联系密切分级适当分卷合理内容尽量单一类型鲜明卷与卷内容相互衔接。文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。 2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时也可合并立卷。 三、审计资料 第一条 审计资料有送审资料及审计结束后审计局返还资料,审计报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算,等。送审资料目录见“附件二”。 第二条 需要按照“正件在前、附件在后定稿在前、修改稿在后”的原则排序与之相对应的意见、说明等附后。 二、整理要求 一、整理 第一条 去除文件材料上的金属物对破损的文件材料进行托裱。 第二条 文件材料卷对同一案卷来说整理后卷内文件材料必须做到统一。如一卷中A4规格的文件材料占多数就以A4规格为该卷标准卷内其他不同尺寸的材料通过折叠、裱贴等达到统一。 第三条 对于文件材料原件规格不足A4,或16K,时常用裱贴方法有两种:一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4,或16K,规格的白纸上,二是采用阶梯式的裱贴方法。裱贴时应在左边留出25,30mm装订边。 第四条 图纸一律按手风琴折叠法图签外露于右下角图纸不应露白。 二、编目 第一条 编目是指组成一个案卷后编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。 第二条 卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号每卷单独编号页号从1号开始。 第三条 页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号,双面书写的文件材料正面在右下角背面在左下角,图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。 第四条 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。 第五条 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。 第六条 序号用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。 第七条 文件编号填写文件的文号或每张,类,图纸原编图号。 第八条 责任者填写文件材料的主要形成单位,竣工图的责任者为施工单位,。 第九条 文件题名:填写文件标题的全称。无标题的文件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸目录题名可从简如“建筑竣工图或建筑竣工图1,10”。 第十条 日期填写编制文件的形成日期或起止日期。质保资料的编制日期可以省略。 第十一条 页次填写每份,类,文件材料首页上标注的页号最后一份文件的页次应注明起止页号。 第十二条 备注对卷内文件变化作必要说明。 第十三条 卷内目录放置于本卷首页之前。 第十四条 案卷封面采用内封面形式主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。 第十五条 案卷题名应简明扼要准确揭示卷内文件材料的内容便于保管和利用。 第十六条 案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分,要素,组成字数控制在50个汉字内。 第十七条 同一项目的案卷题名时建设单位、项目,工程,名称一般应保持前后一致。一个建设工程项目由多个单项工程组成时案卷题名应写明项目名称和工程名称,或编号,。如:“桂花新村五期,项目名称,1,7号住宅,工程名称,工程准备阶段文件”。 第十八条 建设单位的名称在命名时须用全称或通用简称。如:“苏州市城市建设投资发展有限公司”简称“苏州市城市建设投资公司”或“苏州市城投公司”不得简称“苏州市投资公司”或“苏州市城建公司”。 第十九条 市政基础设施工程或者建设单位与建设项目名称相同或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑案卷题名的构成应略去建设单位名称。如:“人民商场,既是建设单位又是建设项目名称,扩建工程建筑竣工图”。 第二十条 建设项目名称应按立项文件内容准确填写,建设项目只有1个工程工程名称省略。一个建设工程项目由多个单项工程组成时工程名称应按工程实际内容填写。 第二十一条 卷内文件材料内容应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容按文件材料组合表,附件一,准确填写。同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系不能包含。同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二”表示但文字材料一般不超过3卷图纸卷不能超过5卷。 第二十二条 编制单位即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。竣工图编制单位为施工单位。 第二十三条 编制日期即卷内文件的形成起止日期与卷内目录中日期相一致。 第二十四条 密级分秘密和无密,可不填,两种保管期限分永久、长期和短期三种。 三、装订 案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订图纸不装订。 四、照片材料的整理 第一条 照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。 第二条 将排列整理好的照片依次粘在芯页上。2张照片粘一张芯页。 第三条 每张照片应编写页码有简洁扼要的文字说明要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容,含人物,。 第四条 照片材料原则上应单独立卷。当照片较少时,几张,可不单独立卷将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后与竣工验收文件一并立卷。 附件一: 文件材料组合表 总括综合二次组合文件材料名称 一次组合文件材料名称 文件材料名称 名称 名称 立项文件 建设用地、拆迁文件 勘察、设计文件 工程准备阶段文件 招投标文件 开工审批文件 监理规划、细则、会议纪要、月监理文件 报、监理工程师联系单等文件 文件桩基施工技术文件 材料 施工技术管理资料 工程质量控制资料 土建工程安全和功能检验资料 建筑工程土建施工技术文件 施工技术文件 工程质量验收记录 给排水、电气、采暖、燃气、网 设备安装工程技术文件 络、电梯等施工技术文件 室外工程施工技术文件 施工技术准备文件 原材料、成品、半成品、构件、 设备等质保书、试验报告 市政基础设施工程施工技术文件 施工检(试)验报告 施工记录 测量复核及预检记录 隐蔽工程验收记录 工程质量检验评定表 功能性试验记录 质量事故报告及处理记录 竣工测量资料 竣工验收文件 综合竣工图 土建竣工图 水电竣工图 建筑安装工程竣工图 暖通竣工图 燃气竣工图 竣工图 其他竣工图 文件道路竣工图 材料 市政基础设施工程桥梁竣工图 竣工图 排水竣工图 供水、电力、供气、电讯、有线电 视等地下管线竣工图 照片材料 声像文件材料 录音材料 声像、电子录像材料 文件材料 光盘材料 电子文件材料 磁盘材料 附件二: 送审目录 序号 资 料 名 称 张(份)数 备 注 1 可行性研究报告 2 建设项目立项报告 3 建设项目立项批准书 4 建设用地规划许可证 5 国有土地使用证明 6 建设工程规划许可证 7 建设工程开工许可证 8 建设工程施工许可证 9 质量监督证 10 设计概算书 11 招投标文件 12 招标答疑书 13 中标通知书 14 中标概(预)算书和标底 施工合同、补充合同和施工协15 议书 16设计变更图纸、设计变更签证 单 17 全套施工图纸 18 全套竣工图纸 19加盖送审单位、编制单位公章、预算员专用章的工程决 (结)算书及软盘 20 工程量计算书 21 钢筋翻样表 22其他有关影响工程造价、工期 等的签证资料 23甲、乙双方确认的施工单位自行采购主材的品牌、规格、等级及价格明细汇总表及相关