海南省档案信息化建设构想

1 / 4 海南省档案信息化建设构想 海南省档案信息化建设构想 一、序言 随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在探索一条档案管理现代化的道路，而最大限度地开发与运用计算机技术已经成为档案管理现代化的最重要的内容。 在新的形势下，国家档案局颁布了全国档案信息化建设实施纲要，这是“十五”计划期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划。在“十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。在实施纲要中提到：“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要 努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地应用系统建设工程，建2 / 4 立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 根据国家档案局“十五”规划的要求，各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府电子政务建设的总体规划，同时陆续启动了大规模的档案信息化建设，例如上海、广东、山东、北京、福建等省市在目录中心建设、电子文件中心建设、“数字档案馆”建设、管理自动化等方面都做出了突出 成绩，取得了良好的效果，树立了政府形象。 海南省的档案信息化建设起步并不算晚，但由于缺乏总体规划、政策支持、建设资金等各种原因，以至于现在已经远远落在了其它兄弟省市的后面。为此需要将档案信息化建设尽快纳入全省信息化工作的总体规划，与各级政府机关网络、硬件、应用系统等方面的建设同步、协调发展，使档案部门也在海南“信息智能岛”的战略目标中占有一席之地，作出自己的贡献，发挥档案作为社会生活中的核心信息的独特意义、作用和价值。 为落实省委、省政府关于建 设“信息智能岛”的重大决策，积极配合电子政务建设，实施信息化带动策略，推动全省档案事业可持续发展，根据海南省信息化“十一五”规划和全国档案信息化建设实施纲要的要求，结合我省档案工作的实际，制定本建设规划。 二、全省档案信息化建设现状 “九五”以来，海南省档案局就开始了档案管理现代化3 / 4 建设的探索与开拓，尤其是近几年来，我们以档案信息化带动档案管理现代化，着眼档案信息化建设全局，突出重点，加强引导，积极推进全省档案信息化建设进程，努力使档案信息化与全省信息化建设协调发展，取得了一定成就。目前，省档案局 (馆 )初步建成了“三网一库一站”，“三网”即建成了 90 个信息点的局域网，按照物理隔离的要求，分别联通了党政专网、公众信息网；“一库”即建立了档案基础数据库，现有档案目录数据 80 多万条；“一站”即开通了海南省档案信息网站 “琼兰阁”，为档案政务处理、档案宣传和实现档案信息资源社会共享提供了新的阵地。各市县档案局 (馆 )结合实际，加强了对信息化工作的规划、领导和投入，市、县档案局 (馆 )都开通了档案网站。县级以上机关、企业事业单位档案机构计算机拥有率、档案管理软件普及率有了明显提高。 档案信息资源情况。 全省现有 各级各类档案馆 29 个，馆藏 1733 个全宗，万卷档案，音像档案 974 盘，照片档案万张 ,电子档案 264(盒、张）。通过开展档案馆达标升级活动，各档案馆馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种检索工具。已录入计算机的档案案卷目录有 12 万多条，文件级目录近 150 万条，约占馆藏档案著录任务总量的 15%。 省属机关、企业事业单位档案室 156 个，室藏万卷档案，音像档案 31626 盘，照片档案万张 ,电子档案 1318(盒、张）。4 / 4 各单位已普遍使用计算机编辑、打印文件，每年有大量 的电子文件在计算机中产生，而这些已经存储在磁盘上的电子文件，经签发打印成正式的纸质文件后，多数未能妥善保存，有的虽有保存，但缺乏统一管理，造成人力、财力和信息资源的浪费。