2011-10-09合同管理办法.doc

合同管理办法第一章 总 则第一条 为规范合同管理工作，明确各相关部门合同管理的责任，促进企业依法经营与管理，根据国家有关法律、法规，结合公司生产经营实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称合同包括公司及所属单位与其他法人或组织之间签订的经济、技术等合同，不包括劳动合同。第三条 合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家、行业有标准或格式文本且能维护我方利益的，应当优先适用。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、传真、图表等是合同的组成部分。第四条 合同管理按照归口管理、分级负责的原则，实行承办部门责任制度、审核会签制度和合同统计归档制度。第五条 签订、履行和管理合同，应当遵守国家的法律、法规，遵循平等互利、协商一致、等价有偿的原则，不得损害国家和企业的利益。第六条 本办法适用于公司本部。公司属各单位参照执行。第二章 相关部门职责第七条 对外签约与履约部门为合同承办部门，法务部为合同综合管理部门。第八条 合同签约部门的主要职责：(一) 制定本部门合同签订及管理制度，并组织实施。(二) 签约部门负责本部门所主办合同的可行性研究，负责对签约他方的资信审查及跟踪合同的履行，配合相关部门处理合同纠纷。(三) 建立本部门合同台账，每月5日前向法务部送上一月“合同统计表”（内容包括合同编号、名称、签约时间、签约方、合同标的、履行期限等）。(四) 及时办理合同履行后由其负责结算的书面结算手续。(五) 及时并完整地将本部门合同及相关资料文件送公司长事务部存档。第九条 合同履约部门主要职责：(一) 制订本部门合同履行管理制度，并组织实施。(二) 及时向分管公司领导及相关部门反映合同履行中出现的问题。(三) 及时办理合同履行后由其负责结算的书面结算手续。(四) 负责完整保存合同履行过程中产生的相关文件资料，并在合同履行后及时办理归档。(五) 负责在每月5日前，将上月合同履行过程中所产生的涉及我方权益的来往函件清单送法务部（内容包括函件的收件号、名称、收件时间、发件和收件单位名称等）。第十条 企划部主要职责：负责质量管理体系文件与合同管理办法相关规定的协调。 第十一条 工程部主要职责：(一) 对工程合同履行过程中的施工技术、工程质量、进度工期、成本等进行监督指导。(二) 负责组织对工程分包商的评定。(三) 负责组织工程分包合同的评审。(四) 负责工程合同结算的审核。第十二条 财务部主要职责：(一) 负责审查合同中的保函条款，工程收、付款条款，及其他有关财务条款。(二) 负责办理合同投标保函、履约保函及合同相关的税务事项。(三) 依据合同相关条款积极与合同他方联络，使我方应收账款及时到账，维护我方权益。及时将合同履行过程中应收而未收的款项，视不同情况书面告知合同签约部门、履约部门、法务部及分管公司领导。第十三条 监督部主要职责： 监督部为合同的监督审核部门，对签订合同以及合同条款中我方权益的保障和经济效益进行事前事后的监督审核。第十四条 公司事务部主要职责：(一) 对本公司重大合同的可行性研究、谈判、合同文本的产生给予支持协助，必要时参加合同谈判过程。(二) 负责合同专用章的管理。(三) 负责合同及其相关资料的归档。(四) 负责本公司法定代表人证明书、法定代表人授权委托书的办理。第十五条 法务部主要职责：(一) 负责本公司合同管理办法及相关规章制度的制定、修改及有效实施。(二) 参与本公司重大合同的可行性研究、谈判和起草，对签订合同以及合同条款中我方权益的保障等方面提供法律支持。(三) 对送审合同中我方权益保障、违约责任、争议处理、生效条件等条款进行审核。(四) 及时向法定代表人及分管公司领导反映合同履行中出现的法律问题，从法律的角度提出解决意见，防范法律风险。(五) 接受法定代表人的委托，处理合同纠纷的诉讼、仲裁和非诉讼案件。第三章合同的签订和履行第一节 一般规定第十六条 合同应当包括以下内容：(一) 合同各方的法定名称、住所地地址、电话、邮政编码；(二) 标的；(三) 数量和质量，包括验收标准和方式；(四) 价款或酬金，包括支付方式；(五) 履行地点、期限和方式；(六) 根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；(七) 变更或解除条件；(八) 违约责任；(九) 争议解决方式;(十) 正副本份数、生效时间及条件、签约地点及日期；(十一) 签约各方开户银行及账号；(十二) 签约各方公章或合同专用章、法定代表人或代理人签章。第十七条 签约部门在合同签订前应充分考虑本公司的实际履约能力和预期经济效益，并负责对签约方的主体资格、履约能力、资信状况、技术装备等综合情况进行审查：(一) 主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。(二) 合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。(三) 由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。(四) 具有相应的履约能力，必要时应要求其出具由银行出具的资金证明、注册会计师签署的验资报告、资产负债表等相关文件。(五) 合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；需要签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。第十八条 公司属任何单位未经公司法定代表人批准不得对外签订担保合同及债权转让协议，需要对外签订担保合同及债权转让协议的，先由财务部、法务部审核后报分管公司领导、总会计师审核，再报法定代表人审批。第十九条 合同一般由法定代表人授权合同签约部门的负责人或指定的代理人签订。必须由双方法定代表人签订的，应双方互换法定代表人身份证明并与合同正本一并保存。第二十条 公司法定代表人证明书、法定代表人授权委托书由公司长事务部负责办理。合同签约部门将代理人授权申请及相关资料送法务部，法务部在征得法定代表人或分管公司领导批准后送公司长事务部出具授权委托书。第二十一条 公司对外签订合同，均统一加盖公司章或合同专用章，禁止使用部门印鉴或其它印鉴订立合同。项目经理经法定代表人特别授权后，可用项目经理部印鉴在特别授权的范围和期限内对外签订合同。 第二十二条 订立合同依招标单位要求或双方约定需提供鉴证或公证的，由法务部负责办理。 第二十三条 本公司为承包方的工程合同、工程船舶租赁合同的编号由市场部编制；本公司为发包方的工程合同编号由工程部编制；其他合同的编号由各承办部门按本办法“合同编号编制说明”办理。第二十四条 订立合同可按本办法第三条的规定适用国家、行业标准或格式文本，没有上述文本的，可由承办部门根据合同法规定的合同必要条款和具体项目的商务谈判条件拟定合同文本，会同法务部制定合同正式文本。 第二十五条 签订合同必须有正本两份（双方各执一份），副本若干份，并在合同文本上加盖正、副文本字样。合同正本应在合同签订后7个工作日内送公司事务部，公司事务部在2个工作日内书面通知财务部办理合同印花税事宜，财务部在办妥合同印花税后5个工作日内将合同正本交由公司长事务部存档。合同副本由公司事务部分送合同签约部门、履约部门存用；所有合同正副本原件待合同完全履行后，都应及时交由公司事务部存档。第二十六条 合同签订后，应当按约定全面履行；因种种原因造成我方不能履行或不完全履行合同的情形时，合同履约部门应当及时知会有关部门，会商法务部，适时提出协商变更或解除合同，设法保障我方利益。第二十七条 签约对方不按约定履行合同时，合同履约部门应在法定或约定的期限内，向对方提出书面异议。对重要的异议文本先送法务部会签后报分管公司领导审批。 第二十八条 合同履行完毕，由合同履约部门负责将履行过程中的全部合同文件及相关资料整理移交公司长事务部存档。因合同纠纷引起仲裁或诉讼的相关资料，在结案后由法务部负责资料的整理并办理归档工作。第二十九条 重大合同的签订应当组成合同谈判小组，谈判小组成员由法定代表人或分管公司领导指定，并确定首席谈判代表及其相应的职责，重大合同由法定代表人在合同上签字。重大合同是指：标的2亿元以上的工程合同；以我方为建设单位，标的1,000万元以上的基建合同；设立合作、合资企业的合同；投资1,000万元以上的固定资产购置合同；标的500万元以上的财产转让合同。第三十条 重大合同的变更或解除，必须采用书面形式，我方发出的重要函件由承办部门先送法务部会签。第三十一条 下列合同须经合同履约部门、财务部、企划部、监督部、法务部会签审核：(一) 本办法第二十九条规定的重大合同。(二) 船舶买卖合同。(三) 修理费在500万元以上的修船合同。(四) 标的在100万元以上，我方为建设单位的基建工程合同。(五) 100万元以上的对外投资合同。(六) 100万元以上的资产转让合同。(七) 担保合同（因流动资金贷款由中港系统内单位互为担保的除外）。第三十二条 本办法第三十一条所列合同的签订，按以下程序进行：(一) 合同签订前，签约部门填写“合同审核会签、批准单”交合同履约部门、财务部、企划部、监督部、法务部审核会签后，报总会计师会审。紧急情况需特殊处理的，经分管公司领导同意，事后补办会签手续。合同履约部门、财务部、企划部、监督部、法务部，在收到送审合同5个工作日内，将会签意见送合同签约部门。 (二) 合同签约部门将经审核会签的合同连同“合同审核会签、批准单”报分管公司领导审批。会签及审批意见应明确表示同意、不同意或其他具体修改意见，不得以签名或圈阅代替。(三) 合同签约部门、公司长事务部、财务部、企划部、监督部、法务部可向分管公司领导提议召开合同评审会，并根据合同的实际情况会知相关部门参加。(四) 合同签订后，合同签约部门7个工作日内将合同正本原件及“合同审核会签、批准单”原件送公司长事务部存档。第三十三条 本办法涉及的合同、补充协议及结算书原件于签订后7个工作日内送公司长事务部存档，复印件由公司长事务部根据需要送有关部门。第三十四条 合同期限届满，合同履行完毕或超过半年未完全履约的，合同履约部门应及时填写“合同履行情况反馈单”，送法务部备案。 第二节 工程合同第三十五条 疏浚工程合同和航务、民用建筑工程合同统称为工程合同。第三十六条 本公司为承包方的工程合同，市场部为签约承办部门；本公司为发包方的工程合同，项目经理部为合同签约承办部门。情况特殊的，由法定代表人或分管公司领导指定。第三十七条 工程发包合同的分包商需在公司所认定的合格分包商名录中选定。对合格分包商的评定，由工程部组织市场部、财务部、监督部、相关工程的项目经理进行。第三十八条 项目经理部为签约部门时，项目经理部先将代理人授权申请及相关资料送工程部会签后送法务部，法务部在征得法定代表人或分管公司领导批准后出具授权委托书。第三十九条 工程合同按下列程序签订 (一) 本公司为承包方，工程量在500万立方米以上的疏浚工程合同和特殊要求的疏浚工程合同，由市场部组织召开合同评审会。合同评审会成员由市场部、工程部、安调部、船机部、财务部、企划部、法务部组成，拟任工程项目经理应同时参加评审会。(二) 本公司为承包方，工程量在500万立方米以下的疏浚工程合同采用审批评审或会签评审的方式。(三) 工程发包合同的签订按以下程序进行：1、项目经理部向工程部提出书面申请，阐明需分包的原因、分包范围、分包工程量、拟分包的控制单价和计量办法。2、工程部对项目经理部的申请提出审核意见，提交分管公司领导批准。3、分包申请获准后，项目经理部在公司合格分包商档案中选取分包商进行洽谈。若项目经理部所选分包商非我公司已建档的合格分包商，则由工程部组织对其进行分包商评定，分包商评定会由工程部、市场部、财务部、监督部和项目经理参加。4、项目经理在公司标准分包合同文本的基础上与分包商展开合同条款洽谈工作。5、签订工程发包合同，采用公司分包合同标准文本，由项目经理部送工程部会审后报分管公司领导审批签订。签订工程发包合同，对公司分包合同标准文本进行修改、删除、增加的，其修改、删除、增加部分先由工程部会审后送法务部审核，再报分管公司领导审批签订。第四十条 项目经理部在工程合同履行过程签订的补充协议，先送工程部会审再由法务部审核后报分管公司领导审批。第四十一条 工程项目合同的结算由项目经理部承办；情况特殊的由法定代表人或分管公司领导指定专人承办。项目经理部承办的结算，由项目经理负最终责任。第四十二条 工程项目合同的结算，项目经理部应先到财务部确认收付款情况后，将具体结算数额和相关资料以及最终结算书交工程部核对、副总经济师审核、分管公司领导审批。第四十三条 项目经理部应指定专人负责合同、结算书、及合同履行中重要函件的管理。项目经理部负责完整保存合同履行过程中产生的相关文件资料，并在合同履行完毕后及时交公司长事务部存档。第三节 其他合同第四十四条 下列合同签订前需送法务部审核：(一) 工程船舶租赁合同。(二) 年度性的油料供应协议。(三) 油船租赁合同。(四) 年度租金30万元以上的房屋租赁合同。(五) 除修船合同、船舶零配件购置合同、油料采购合同、物料购置合同、拖航合同、救助打捞合同和采用现行国家或行业标准格式文本的合同以外，标的50万元以上的其他合同。第四十五条 由法务部审核合同的签订按以下程序进行：(一) 法务部收到送审合同后5个工作日内，将审核意见交合同签约部门。情况紧急需特殊处理的，经分管公司领导同意，事后补办审核手续。 (二) 合同签约部门将预签合同连同审核意见报分管公司领导审批后签订。(三) 在合同签订后7个工作日内，合同签约部门将合同原件连同审核意见送公司长事务部存档。第四十六条 船舶修理合同和补充协议及结算书的签订，由船机设备部按照公司“船舶修理招（议）标办法”及“船舶修理费审核管理办法”办理。第四十七条 船舶买卖合同由船机设备部按本办法第三十二条规定办理；情况特殊的，由法定代表人或分管公司领导指定。第四十八条 工程船舶租赁合同由市场部签订；情况特殊的，由法定代表人或分管公司领导指定。第四十九条 拖航、救助打捞合同由安调部签订。第五十条 船舶保险合同由法务部签订。第五十一条 对外投资、资产转让合同由资产管理部签订。第五十二条 各部门根据需要所签订的上述合同以外的合同，由合同签约部门报分管公司领导审批后签订。第四章 合同纠纷的处理 第五十三条 合同履行中发生的争议由合同履约部门先与对方协商处理，相关部门协助配合；重大争议应知会法务部。需签订或变更补充协议的依照本办法合同变更的相关规定办理。经协商不能解决的，由合同履约部门报其主管公司领导，并会商法务部提出处理意见，必要时报法定代表人审批。第五十四条 法务部在跟踪合同履行过程中，发现需及时启动诉讼或仲裁程序的，由法务部提出书面意见报法定代表人及分管公司领导审批。第五十五条 公司本部各类纠纷及公司属单位标的在10万元以上的纠纷需要通过诉讼或仲裁解决的，由法务部负责处理，合同承办部门及相关部门应协助配合。海事、海商纠纷及其各类诉讼、仲裁案件，或者虽不是案件当事人，但案件的审理结果与本公司及公司属下的单位有利害关系的诉讼、仲裁案件，由法务部提出处理方案，报法定代表人及分管公司领导审批。公司属单位自行办理的诉讼案件应当在起诉、上诉和申诉或接到仲裁机关、法院应诉通知书3天内，报法务部备案。第五十六条 案件的仲裁或诉讼结果及执行情况，由法务部编写结案报告，根据案件的具体情况，分别报送法定代表人、分管公司领导、