XXX公司档案电子文件整理规范.doc

第一章 总则第一条 为认真贯彻和落实中华人民共和国档案法，进一步做好本公司的电子文件整理，特制定本制度。第二条 按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。第三条 本制度对应实体整理按照“卷”方式进行，对于“一文一件”方式，只需去掉“卷”整理环节即可，不再重复。 第二章 名称解释第四条 关于本制度使用术语，参照中华人民共和国档案行业标准 DA/T 1-2000档案工作基本术语释义如下：1、“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。2、件：电子文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。3、电子文件：本制度中的电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3、纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容完全一样。4、电子文件目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。5、文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。本标准中所指的文件路径是绝对路径（简称：路径）。第三章 电子文件的制作 第五条 关于电子文件的生成，说明如下：1、凡是内容含手写文字或加盖公章的文件，其电子文件均要求为扫描件。采用电子签章的电子文件，若被写保护或进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。3、电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于200dpi；除大于A3幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。4、电子文件（竣工图除外），以“件”为单位制作保留原可读格式版本；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成jpg格式。设备图纸通常要求归档可编辑的CAD格式电子版，加盖了竣工图章的，还要求归档竣工图扫描件。5、电子文件的内容和排序必须和纸质文件完全一致，每页都要一一对应，制作时不得出现漏页、增页和错乱组件的现象。6、 A4页面的扫描件单页大小不得超过200K，过大的电子文件必须用软件进行缩小处理。缩小文件的原则是在保证页面清晰可辨的前提下尽量缩到最小。第四章 电子文件的整理第六条 将电子文件以件为单位进行收集分类、排列、编号、编目，使之排列有序。1、文件整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2、文件夹内整理方法2.1 分类电子文件可以采用分类号、年度、保管期限、案卷号、项目号的组合等方法进行分类。同一部门内应保持分类方案的稳定。具体说明如下。2.1.1 分类号年度保管期限 经营管理类、生产管理类、行政管理类、会计类和党群管理类适用。2.1.2 分类号-项目编号-案卷号 产品生产类、科研开发类、项目建设类适用。2.1.3分类号-设备编号-案卷号 设备仪器类适用。2.1.4 年度-分类号-保管期限 其他类适用。 2.2 立卷组合立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。2.3 卷内排列电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。一般有以下原则可以参考：批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后； 上级通知在前，上报材料在后； 文字材料在前，图表在后； 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； 基建图纸按图的类别序号排列； 其它文件材料按时间顺序排列。2.4 修整实体文件材料 对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。2.5 实体文件编写页号 用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，正面右下角，反面左下角。每卷文件材料为一个流水号，即1、2、3N。2.6 电子文件编号 电子文件应该设置唯一标号（也称档号），编号规则为全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，一般应与分类方法保持一致，具体说明如下：2.6.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。2.6.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。2.6.3 保管期限：电子文件保管期限的简称或代码。2.6.4 件号：文件的排列顺序号。 2.6.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。2.7 编目电子文件应依据分类方案编制电子文件目录，具体说明如下（附表A.2）：2.7.1 电子文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。电子文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.7.1.1 件号：填写室编件号。2.7.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 2.7.1.3 文号：文件的发文字号。2.7.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。 2.7.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。2.7.1.6 页数：每一件电子文件的页数。文件中有图文的页面为一页。2.7.1.7 备注：注释文件需说明的情况。2.8、打印编目完毕后用档案管理软件打印案卷封面一份、备考表一份，案卷目录、文件目录、案卷移交目录各两份。2.9、填写备考表备考表需填写立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。立卷人:组成本卷的责任者签名，一般部门兼职档案员。检查人:由立卷部门负责人对案卷质量进行检查后签名。立卷时间：填写完成立卷日期。检查时间：填写检查时间（表A.3）。2.10、实体装订将一个完整的案卷，其中包括：案卷封面卷内文件目录文件材料备考表（从上至下的顺序）用标准细线，采用三孔一线法装订成卷。第五章 电子文件的移交第七条 电子文件移交前，必须符合以下规范操作：1、文件形成部门在移交电子文件之前，档案部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。2、档案部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表（附表A.1）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成部门，一份由档案部门自存。第六章 附则第八条 本制度由公司档案部门负责解释。第九条 本制度自印发之日起实施。附录A A.1 归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称（移交单位）（接收单位）载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与