QW4.2.3-1-1质量管理体系文件编写指南.doc

文 件 号：QW4.2.3-1-1版 本 号：B生效日期：2005.10.1质量管理体系文件编写指南1 目的规定质量管理体系文件的编写程序、格式和内容，确保其规范性和协调性。2 适用范围适用于本公司质量管理体系文件的编写。3 职责3.1 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作。4 工作规程4.1 总要求4.1.1 质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。4.1.2 质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。4.1.3 遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件，应保证在实际工作中能完全做到。4.2 文件编写和格式4.2.1 编写管理者代表负责组织相关人员编写质量管理体系文件。4.2.2 编码方法质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法，见文件编码规定。4.2.3 版面格式4.2.3.1 纸张a) 质量管理体系文件（不包括书面记录）都采用A4纸（21.029.7厘米）排版单面打印；b) 实际工作中书面填写的记录表格采用A4纸（21.029.7厘米），内部使用的表格在不影响记录准确和完整的情况下，可双面印刷填写。4.2.3.2 面页（以质量手册“封面及批准页”为例，程序文件和作业指导书类似） 封面及批准页西安立丰物业管理有限公司质 量 手 册文 件 号：LKPM/QM版 本 号：生效日期：编制：_审核：_批准：_(盖“受控文件”印章)4.2.3.3 正文质量体系文件采用Microsoft Word作为排版软件。a) 页边距（单位：厘米）质量手册、程序文件和作业指导书上4.0；下2.5；左2.5；右2.5；装订线0；页眉1.0；页脚1.5。表格上2.0；下2.0；左2.0；右2.0；装订线1.0；页眉1.5；页脚1.5。b) 页眉示意图（见本页页眉，表格无页眉）包括CI，文件标题（黑体小二号），文件号、版本号（修改码）和生效日期（幼圆体小五号），以及页眉分隔线。c) 页脚示意图（见本页页脚，表格无页脚）“第x页 共x页”页码（黑体五号），以及页脚分隔线。d) 字体小标题（如“1 目的”）：黑体四号字体，行间距24磅，首行缩进1厘米，两端对齐；文本：宋体四号字体，行间距22磅，首行缩进1厘米，两端对齐；表格标题黑体三号（字数少时可用小二号）；表格内文字一般用宋体小四号，行间距0磅；文件号、版本号、记录号、说明等用宋体五号。流程图或其它非纯文本内容：一般文字用宋体，其它只要表达清楚、版面美观整洁统一，不作具体要求。4.2.4 章节编号a) 文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如1；1.1；1.1.1；依次表示。b) 章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排如a）；b）；c）；表示。c) 在a）、b）、c）中如仍需分段叙述，则用“”表示。4.2.5 正文结构a) 质量手册：章节按GB/T19001:2000 idt ISO9001:2000标准描述的质量管理体系各条款一一对应。每点条款描述的结构如下：“1 总则”描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用；“2 概述”对过程或活动的简单描述，可参照下文“b) 程序文件”“4 程序”；“3 支持文件”支持本条款的程序文件、作业指导书或其表格。b） 程序文件：对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制：“1 目的”一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定此程序）；“2 适用范围”此程序适用于那些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。“3 职责”规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限（包括哪个部门协调配合）。“4 程序”按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定5W1H：Why：要达到什么效果；What：做什么；Who：由谁来执行；When：在什么时候做；Where：在什么地方做；How：具体怎样做；应采用的材料、设备、文件等；如何进行控制；应保留的记录；应注意的例外特殊情况。（必要时辅以流程图）“5 相关文件和记录”开展此项活动应形成的报告、必须应用的记录、表格等，可附上表样或只注明其编码和名称。c) 作业指导书：编写时应坚持“最实际，最有效”的原则，使其具有良好的可操作性。形式与“b) 程序文件”基本相同，只是“4 程序”改为“4 工作规程”；更加详细描述具体操作，适用于工作现场实际操作指导。d) 记录表格：作为质量管理体系实施和保持的证据，表格应整洁美观统一，便于填写，原则上在其作业指导书上有填写说明，而且应有完整的记录要素，如填写内容、填写人、填写日期（时间）等。4.2.