QC成果报告-解决ERP系统使用问题 实现项目成本实时动态管控

解决ERP系统使用问题 实现项目成本实时动态管控山东金宇建筑集团有限公司立行QC小组一、前言赢利，是企业生存之道。保证质量，降低成本，是企业管理永恒的努力方向。在整个建筑市场利润微薄的当前形式下，只有从内部成本管理挖掘利润增长点，增强企业赢利能力，提升企业竞争力，才能在竟争日益激烈的建筑市场占据一席之地。集团公司为适应企业成本管控的需要，本着成本节约可控的原则，公司基于网平台，投入使用ERP成本管控、管理系统，并在此基础上结合企业实际，进行进一步的延伸开发，做到事前成本计划，事中成本控制，实现成本实时控制、实时分析，达到项目动态成本控制的目的。二、小组简介QC小组基本情况表课 题解决ERP系统使用问题 实现项目成本实时动态管控小组名称山东金宇建筑集团有限公司立行QC小组小组活动时间2015年3月1日2015年7月30日小组注册时间2015年3月1日课题类型管理型小组注册号JYJT001课题注册时间2014年3月活动周期150天小组人数8人活动频次每月定期活动两次，根据实际情况增加不定期活动。QC教育时间人均52小时三、QC小组成员概况表序号小组职务姓名性别年龄学历公司职务小组分工1组长韩 滨男30本科企管部经理对策实施2副组长古明涛男37专科成本管理部经理活动组织开展3组员杨国华男32本科信息管理部主管资料收集4隋守江男41本科财务经理全面负责5李耕华男43本科成本管理员对策实施6陈 宁男28专科QC管理员QC培训指导7马双永女28专科预算员对策实施8张莹女33专科财会员对策实施四、选题理由（1）、项目成本管控为集团公司2015年的内部管理重点，到12月份，ERP成本管控项目覆盖率达到80%以上。（2）、信息网络技术的发展为数据的快速传输、汇总、分析提供了可行性技术支持。（3）、通过2014年试点项目运行，暴露出在系统使用上的诸多问题，急需解决。（4）行业现状决定了建筑施工企业需要信息化成本管控工具，可以从内部成本管理挖掘利润增长点，增强企业赢利能力，提升企业竞争力。五、现状调查 据公司2014年6月2015年1月ERP管理平台试运行中5个试点项目的平台使用情况进行统计，进行汇总分析，可知：分阶段成本分析对比率70%，项目实耗成本与目标成本偏差510%，远低于系统上线时的目标要求，没有达到对项目成本实时管控的目的。序号项目实际计划1分阶段成本对比分析比率60%95%2项目实耗成本与目标成本偏差6.210.1%2%没有达到对项目成本实时管控目标；使用情况调查统计表使用情况调查分析柱状图六、目标及目标值的确定目标值：通过对项目数据的录入及时率及准确性进行控制，分阶段成本对比分析比率达到95%以上实耗成本与计划成本偏差率控制在1.5%以内，实现项目成本的实时管控。七、原因分析根据所确定的目标，经QC小组成员的认真讨论，对项目及成本管理部的现场调查讨论，运用头脑风暴法对造成以“分阶段成本对比分析比率” “项目实耗成本与目标成本偏差”为指标的“没有达到对项目成本实时管控目标”的原因进行分析，并将末端因素用关联图整理如下： 无审计、考核、奖惩机制成本编制规范不细致业务不熟悉成本科目不匹配缺少制度约束目标成本编制偏差数据录入不及时、输入错误项目实耗成本与目标成本偏差大分阶段成本对比分析比率低没达到对项目成本实时管控目标系统关联失效变更签证无目标成本实耗成本统计目标成本口径偏差系统内缺少约束机制项目统计员不了解目标成本科目系统内与合同执行未关联现场管理与成本管理缺少沟通机制关联图通过对关联图分析整理，我小组整理出七项末端因素：并逐一进行了要因确：1、成本编制规范不细致2、项目统计员不了解目标成本科目3、系统内与合同执行未关联4、现场管理与成本管理缺少沟通机制5、系统关联失效6、业务不熟悉7、无考核、奖惩机制。要因确认标准表序号末端因素确认方法确认标准负责人完成时间1成本编制规范不细致分析、调查、现场验证成本规范科目明细，符合现场成本施工成本统计要求。隋守江 古明涛3月20日2项目统计员不了解目标成本科目走访、调查项目统计员了解本项目成本科目，能明确成本列项分类标准马双永3月20日3系统内与合同执行未关联分析、现场验证各劳务、材料合同录入后，合同款项须在成本关联后方可进行支付。杨国华 韩 滨3月20日4现场管理与成本管理缺少沟通机制走访、调查在系统使用过程中有总结、沟通机制，完善系统构成。杨国华3月20日5系统关联失效现场验证相关关联自动生成李耕华3月20日6业务不熟悉走访、调查操作人员能独立录入操作陈 宁3月20日7无审计、考核、奖惩机制调查、验证对系统使用有明确考核评定奖惩机制张莹3月20日八、要因确认1、要因确认表序号末端因素验证情况确认方法负责人完成时间结论1成本编制规范不细致成本编制有规范标准，经与项目实耗成本对比，成本科目与实耗科目存在较多口径不一致。造成实耗成本需进一步细分，才能对应录入。分析、调查、现场验证隋守江 古明涛3月18日要因2项目统计员员不了解目标成本科目调查个项目，有三个项目对成本科目了解有偏差。走访、调查马双永3月20日要因3系统内与合同执行未关联劳务、材料合同执行未与系统相关联。分析、现场验证杨国华 韩 滨3月19日要因4现场管理与成本管理缺少沟通机制现场使用人员与成本管理人员单方面接受，没有建立双向机制；渠道单一，只依赖于口头汇报。走访、调查杨国华3月20日要因5系统关联失效经现场验证，属当事人操作失误现场验证李耕华3月18日非要因6业务不熟悉人员对系统不熟悉，发生录入错误走访、调查陈 宁3月19日非要因7无考核、奖惩机制有考核奖惩办法，录入不及时存在技术性问题，与人员能动性无关。调查、验证张莹3月18日非要因2、经分析确认以下四项为主要因素：1、成本编制规范不细致；2、项目统计员员不了解目标成本科目；3、系统内与合同执行未关联；4、现场管理与成本管理缺少沟通机制。九、制定对策序号要因对策目标措施责任人完成地点完成时间1成本编制规范不细致编制完善的成本编制规范依据实耗成本科目情况，使目标成本科目符合工程工程成本管控。1、组建成本编制规范编制小组；2、查阅研究以往工程实耗成本科目，分析成本组成。3、查阅研究劳务合同工作内容；4、调整各分项工程目标成本组成；5、编制成本科目明细组成及使用标准，确定成本编制规范。隋守江古明涛办公室3月30日2项目统计员员不了解目标成本科目培训达到人员熟知知识、熟练上机成本科目熟悉率达到90%以上1制定培训计划，定期组织项目统计员成本管理员学习培训。2、对相关人员进行业务知识考核和上机操作考核。韩 滨马双永会议室3月25日3系统内与合同执行未关联通过系统优化，达到相关板块关联系统内合同录入与成本关联1、由信息部对系统使用过程中反映出的问题及进行及时修改；2、对系统进行关联业务录入联动关联。达到：（1）合同录入后，系统自动生成成本实耗科目；（2）无成本不能进行款项支付。杨国华张莹办公室3月30日4现场管理与成本管理缺少沟通机制建立健全内部沟通机制在系统使用中有完善的沟通机制。1、确定时间窗口，定期由信息部组织系统使用情况总结，通报系统使用情况。2、建立健全沟通机制，沟通渠道，并形成长效机制。2、项目ERP录入人员展开“手拉手”活动，实行一对一学习交流。3、建立以微信群、QQ群、内部263邮箱、纸质意见稿、例行会议等多种形式沟通渠道，实现实时、快捷沟通。李耕华陈宁办公室3月27日十、对策实施实施一：针对原有成本编制规范不细致问题采取如下措施：1、组建成本编制规范编制小组；2、查阅研究以往工程实耗成本科目，分析成本组成。3、查阅研究劳务合同工作内容；4、调整各分项工程目标成本组成；5、编制成本科目明细组成及使用标准，确定成本编制规范。实施二：针对项目统计员不了解目标成本科目问题，QC小组成员采取了以下措施：1制定培训计划，定期组织项目统计员成本管理员学习培训。2、对相关人员进行业务知识考核和上机操作考核。实施三：针对系统内与合同执行未关联问题，QC小组采取如下措施：1、由信息部对系统使用过程中反映出的问题及进行及时修改；2、对系统进行关联业务录入联动关联。达到：（1）合同录入后，系统自动生成成本实耗科目；（2）无成本不能进行款项支付。实施四：针对现场管理与成本管理缺少沟通机制问题，QC小组采取措施如下：1、确定时间窗口，定期由信息部组织系统使用情况总结，通报系统使用情况。2、建立健全沟通机制，沟通渠道，并形成长效机制。3、项目ERP录入人员展开“手拉手”活动，实行一对一学习交流。4、建立以微信群、QQ群、内部263邮箱、纸质意见稿、例行会议等多种形式沟通渠道，实现实时、快捷沟通。十一、总体效果检查序号检查项目目标检查方式检查内容检查次数检查点数检查结果合格点数合格率1成本编制规范不细致资料检查资料111100%2项目统计员员不了解目标成本科目考核2555192.7%3系统内与合同执行未关联系统输入验证合同输入验证、拨款申请验证33030100%4现场管理与成本管理缺少沟通机制走访、调查、调取系统数据检查变更签证检查、机制检查、运行检查3353394.3%要因落实情况检查情况表实施效果评价：1、成本实时管控情况：小组成员通过对扩大试点项目的ERP平台数据进行提取分析对比，对平台使用效果从以下三个方面进行验证：序号项目活动前活动后1分阶段成本对比分析比率60%96.7%2项目实耗成本与目标成本偏差6.210.1%1.211.98%3项目成本实时管控不能达到随时可调取查看，形成实时报表达到对项目成本实时管控目标效果评价柱状图系统截图2、经济效益：通过本次活动，使得集团ERP管理系统项目分阶段成本对比分析比率达到96.7%，项目实耗成本与目标成本偏差控制在1.211.98%，并实现项目成本实时管控。ERP管理系统项目推广使用率达到90%，缩短集团平台初始化实施阶段4个月，极大加快了系统管理运用进程，节省资金15余万元，经济效益显著。3、社会效益 （1）通过本小组QC活动，提高了集团对项目成本管控，从根本上提升了公司对项目成本管控能力，提升了企业核心竟争力。（2）通过本次QC活动，运用全面质量管理的科学方法，拓宽了公司解决问题的思路，使QC活动的范围从单纯的提升工程质量管理拓展到公司成本管理和计划管理的领域。为公司全员参与创新管理树立了榜样。（3）通过本次QC活动，培养和锻炼了人才，小组成员QC知识、学习意识、改进意识、参与意识与个人能力均得到极大的提高，坚定了小组成员在今后实际工作中运用QC方法解决问题改进管理的思想。十二、总结及今后打算 活动体会总结：1、开展本次活动，集团ERP管理系统项目推广利用率达到90%，并能达到单项目成本实时管控，为集团全面管控项目成本奠定了基础，保证了集团核心竞争力的提升。2、小组成员通过专业业务的钻研，加强了系统的运行管理操作。3、能过对QC管理理论知识的学习，加上各项措施的成功实施，使我们的理论知识和实践技能都得到了很大的提升。在质量意识、参与意识、改进问题意识、QC知识的掌握、发现问题能力、解决问题的信心、团队精神的增强等方面有了不同程度的提升。通过效果检查，我小组本次QC活动成功。在组长隋守江的组织领导下，我小组成员针对本次管理活