财务报销管理(07102501-C).doc

上海信东仪器仪表有限公司财务报销管理规定行政报销规定（信东07102501-C）为了加强公司的财务管理工作，统一各部门报销程序及标准，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况。特制定本规定。一、 差旅费报销流程1.借款报销的审批权限1.1公司员工因公出差借款或报销，都需填写出差计划由各部门负责人审签，报财务部门审核， 并经部门主管、总经理批准，方能借款报销。1.2员工出差应填写“出差申请单”，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费。（“出差申请单”见人事相关表单）1.3员工出差返回后，必须将认真填写的“出差报告书”（具体格式、填写内容各部门自定）交由各部门主要负责人审阅签字，并将填写的“差旅费报销单”附在上面，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。（“差旅费报销单”见附表1）1. 员工差旅费报销标准2.1员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。2.2出差补助标准1.2. 1员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴，若午餐时间未能及时赶回的，可享受10元/人/餐的误餐费补助。2.2.2长途出差补助标准（元/人/天）（1） 住宿标准 地区级别特区直辖市其他城市总经理（执行董事）、副经理、厂长实报实销主管300250200其他人员250200150因工作需要员工出差，在晚上乘（硬坐）火车超过10小时未住宿可享受100元补贴。若员工两人同行出差应同住（按上面标准住宿）（2）伙食补助费 地区级别特区直辖市其他城市总经理（执行董事）实报实销其他人员505050当天返回补贴30元（3） 通讯费因工作需要，对员工市外出差享受通讯费5元/天补贴，如有工作情况超标,由主管确认签字，根据电话清单予以实际补助；对没有享受通讯费补贴的员工视出差情况可申请适当补助。2.3员工出差可乘坐交通工具 地区级别飞机火车轮船备注总经理（执行董事）实报实销副经理、厂长普通舱软卧三等舱主管级普通舱硬卧三等舱乘坐飞机需 总经理批准其他人员硬卧四等舱乘坐飞机需 总经理批准员工在本市出差，只报销公交车票；无特殊情况，不得报销出租车票。3、员工差旅费报销规定：2. 1住宿费按公司规定标准执行，超标自付（如有特殊情况需总经理批准方可报销），不足部分实报实销并要求提供相应的住宿发票，才可报销。3.2员工出差返回后5个工作日内报销，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中抵扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。3.3公司员工出差，须先行确定地点、任务、天数、人数及费用预算。出差天数在三天以内的，由各部门负责人批准，超过此期限的，需经总经理或其授权的分管领导批准。所有主管级以上人员出差申请，都需由总经理或授权领导批准。3.4员工趁出差工作之便，事先经主管领导批准，就返回家省亲办事的，其绕到车、船费，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人负担，不发绕到和在家期间的出差伙食补助、住宿费和市内交通费。3.5聘请公司以外的人员同公司员工共同出差办事，聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准执行，情况特殊的由总经理核准后方可报销。3.6外出参加会议、培训，会议、培训费用中包括食宿时不再享受膳食、住宿费补贴，只报销市内和往来交通费。会议、培训费用中不包含食宿时，住宿费用按实际支付，伙食费、市内和往来交通费按前述标准予以补助。主办单位出具的资料费收据，必须将所发资料交有关部门验收后，经部门主要负责人批准，方可报销。3.7出差期间不能提供住宿发票，住宿费不得报销，只享受伙食、市内交通费补贴。3.8公司员工出差借支3000元以上差旅费时，应提供前一天向财务部提交出差借款申请。3.9借款金额的核定公式200(主管以上)或（其他）元/天*计划天数+计划交通费。3.10各部门报销有签字权的为部门负责人，部门主要负责人不在公司时，报销暂缓，确需急办的，报公司总经理审批。4、以上各项支出，原则是前款不清，后款不借。5、对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。6、对无正当理由超出规定期限，未能报销而又没还款的，若超期限时间在三个月的，其款项在次月工资中扣回。7、属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。由委托他人代领的，由代领人签名。附表一：差旅费报销单年 月 日附原始单据： 张序号起讫地点天数工作 摘要补助交通费月日月日起讫小计（小写）合计（大写）核准： 审批： 财务复核： 部门审核： 出差人：二、交际应酬费报销规定：1. 员工应本着节约、体面、重视为原则安排交际应酬活动，宴请的标准要视工作的需要及宴请人员的具体情况来适度掌握，与业务无关的，一般不要安排；2. 员工在进行宴请活动前，应经总经理或授权领导批准，说明宴请的事由、宴请地点、宴请人员、预付费用等内容，宴请完成后要在一周之间进行报销，报销时，到财务进行的记录；具体宴请流程见图1：经办人确定需要进行宴请活动征得部门经理的同意经总经理批准及分管领导批准（说明宴请的事由、宴地点、宴请人员、预计费用等）紧急情况，电话申请，得到总经理或分管领导批准进行宴请活动进行宴请活动一周内到财务部报销一周内到财务部报销图13. 员工应酬费单笔超过1000元的（含1000元），应酬宴请说明，写清楚宴请理由，报销时，此说明与单据一同经部门主管及财务审核，由总经理或授权领导批准后到财务部报销。4. 员工应酬费在1000元以下的，应填写业务用餐明细表，在表中写明宴请日期、事由、参加人员、金额、单据张数等内容，连同经部门主管及财务审核，由总经理或授权领导批准后到财务部报销；5. 交际费用包括餐费、礼品费用、烟酒等一切与交际应酬有关的费用。三、外租车辆的报销规定： 因工作需要，公司车辆周转不开，需要外租车辆时，事先应填写“外租车辆申请表”，写明出行地点、出行里程、预计费用等内容，经部门主管审核，总经理或授权领导后方可进行，在报销时，连同外租车辆申请表及结算发票一并交财务部门报销，没有填写“外租车辆申请表”的，一律不予报销。四、出租车费的报销规定： 因工作需要短途外出，尽量合理利用公共交通工具，乘坐出租车尽量控制，如情况紧急或携带大量公物，需经部门主管批准方可乘坐出租车，出租车票要把日期起止地点、大小写金额内容等内容填写清楚，并在发票上注明乘车事由，否则一律不予报销；五、通讯费用的报销批准：1.公司报销手机费用员工，标准见下表：级别总经理厂长采购、业务部门主管金额实报实销20010050备注：员工按照报销流程进行报销，外出其他电话费用单据一律不予以报销；通讯费用并非一种固定的津贴，其金额需根据工作岗位要求，由部门主管提出申请，行政人事审核，总经理批准。3. 享受公司手机费用报销人员，公司要求该人员手机必须在每天早7：30晚22：30期间保持开机状态（包括国家法定节假日期间），以便有紧急情况随时联系；3.公司通讯费用要合理控制，不急的事情尽可能用电子邮件或传真方式来解决。六、费用报销手续：1.在财务部门办理的各项报销，应按不同类别由当事人填写报销单，并在摘要栏注明用途，不论金额大小，当事人一律正本发票后签字并交总经理批准签字后方可报销；2.公司的一切费用开支，均应以节约为原则，财务部应在执行报销过程中起监督作用，只对符合规定并有完整报销单据的开支给予报销；3.凡经总经理或以上级人员核签之大额费用开支，经办人应当预先提交书面报告征得总经理同意后方可凭正本单据报销；4.日常小额行政经费开支，零星办公用品购置，需先经部门负责人审核同意后方可办理；5.报销期限：员工应在出差返回公司5日之内，向公司财务部一次报销全部费用，还清借款，不得拖欠，如遇特殊情况经总经理批准。6.总经理以及上级人员的费用报销由总经理审核。七费用报销核签流程：1.日常行政报销流程，见图2：部门负责人审核报销人工整地粘贴票据，附财务制度规定的相关报销表格、报告部门经理审核，包括：出差报告、应酬说明等财务审核财务制凭证报销总经理批准 图22.借款流程，见图3：总经理批准借款人填制出差/报告部门负责人审核财务核定借款额财务制凭证领款借款人打借条总经理批准部门负责人审核财务审核 图33注意事项： 请公司每位员工按照上述程序办理相关的财务付款及报销事宜，签字过程不允许颠倒及遗漏。八奖励与惩罚：1.公司对严格执行财务报销管理制度，工作成绩优异或对公司财务管理有突出贡献的财务人员给予奖励，具体形式包括：表扬、奖金或奖品、加薪、晋升，根据情况不同，可给予单项或多项奖励；2.