高校档案管理制度

1 / 8 高校档案管理制度 档案员岗位职责 一、 认真学习宣传贯彻档案法、档案法实施办法、归档文件整理规则、四川省机关档案工作业务建设规范、四川省机关档案工作规范化管理标准、国家档案局 8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。 二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。 三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。 四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。 五、配合有关部门 进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。 六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。 兼职档案工作人员职责 一、认真学习贯彻、执行档案法和中华人民共 和国档案法实施办法，遵守档案工作的各项规章 制度。 二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。 2 / 8 三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件 材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接 手续。 四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。 五、 协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作 用。 文件归档制度 一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。 二、归档时间： 1、 文书材料于次年三月底前立卷归档； 2、 会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室； 3、 照片、录音、录像材料在拍摄完毕后一个月内向档案人员移交归档； 4、 其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。 三、归档要求： 1、应归档的文件材料应为已结束的工作的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整； 3 / 8 2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。 微机管理制度 一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。 二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。 三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微 机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。 四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。 五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。 六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。 七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。 档案收集整理制度 一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。 二、收集文件材料必须齐全完整，做到分门别类存放。 三、整理档案要 按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文4 / 8 件，案卷质量符合业务规范要求。 四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。 档案保管制度 一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。 二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。 三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。 四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。 五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。 档案保密制度 一、认真贯彻保密法，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。 二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。 三、档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批5 / 8 准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。 四、档案移交、接收和查阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。 五、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。 档案查、借阅制度 一、本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查阅。 二、利用者必须爱护档案，不 得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。 三、利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。 四、利用者需摘抄 (复制 )档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄 (复制 )的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。 五、利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。 六、借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。 6 / 8 七、利用档案须填写查 (借 )阅登记簿和档案 利用效果登记簿。 档案统计制度 一、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。 二、对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。 三、对当年形成的归档案卷和档案借阅、鉴定情况应随时登记。 四、每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料统计一次。 五、档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次。 六、每年十二月前，填写档案工作统计年报表一式两份，一份上报上级机关，一份存档。 档案鉴定销毁制度 一、档案室要根据 国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。 二、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。 7 / 8 三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存 1 2 年后确认无保存价值，方可销毁。 四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人以上监销。 业务书刊 管理制度 一、本单位内各类业务书刊的保管工作，由档案人员负责收集管理。 二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。 三、凡借阅业务书刊，必须按期归还。需继续使用的应补办手续。 四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。 归档材料控制措施和验收制度 一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。 二、按照档案法的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档 案室移交，集中管理。任何人不得据为己有