致得E6(ISO文控管理解决方案).doc

ISO文控管理解决方案随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司，合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，ISO 体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO，GMP，SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力，但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落地，多数企业都在这个过程中面临困扰： 难以保持质量、环境等体系的符合性和有效性； 难以管控大量的体系文件，导致错误时有发生； 难以落实不合格项的纠正和纠正措施； 信息传递不畅、流程没有监控手段、文件执行困难； 难以确保内审、外审和管理评审的有效运行实施； 质量文件的建立、变更，需由相关人员来办理审核和分发，多人共同审核费时费力，办理周期长、审核效率低； 采用传统的纸质管理，当需要多人同时查阅时，会造成大幅复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重； 文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，仍使用旧版本导致文件版本混乱、使用不正确等情况，造成了不必要的经济损失； 随着时间积累，文件逐渐增多，快速查找调阅文件变得越来越困难。文件有时甚至关联许多其他文档，如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档。致得E6协同文档管理系统解决方案 致得E6根据ISO9001质量管理体系对文件控制的管理内容和控制要求，系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，不仅能满足更多标准体系和认证机构的要求，更提供强大的文档版本控制、文档审计记录、文件关联、权限管理、审批流程及流程操作历史等核心功能，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。致得E6（ISO文控）管理解决方案是帮助企业推动ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案，彻底解决文件控管难题。致得E6主要的功能包括一、安全机制 用户拥有唯一的用户帐号和密码用于登陆系统，避免帐号混用造成机密外泄。 权限受控机制，针对系统内不同等级、不同部门用户设置对文档的访问控制，例如某些用户只可以查看阅读资料，有的用户可以编辑、打印资料。高级用户可以删除、下载相关资料，全面控制资料的安全。 完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对文档的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。二、文档流程 自定义文件审核流程以适应企业内部管理的需求。 流程人员中可在审批过程进行加签、收回、修订等操作，流程每次处理，节点相关人员都会收到即时消息提示，加快流程运转，提高审核效率。 在文档的审批和流转过程中设计的人员等比较多，并不是每个用户都会知道文档处于哪个流程，这就需要提醒功能，通过系统可以自动发送即时消息通知相关用户进 行操作。此外系统还能对文档或文件夹的任何变动也能进行电子邮件通知。只要用户订阅相关目录，当目录下文档发生变动时，系统会在第一时间自动发送消息提醒 用户相关操作。三、全文索引查询 系统支持根据文档标题、作者、类型、摘要及内容等多样化进行索引查找，毫秒级精准查找所需文件。四、关联文档 系统自动为文档生成唯一编号，通过唯一编号，可实现不同类型间文档的相关关联，方便查看，无需逐个查找。五、跨时间、地域管理 系统采用B/S结构，SSL连接，一台服务器，客户端通过浏览器凭帐号和密码就可以进入系统进行相关操作，如在外地出差只要有可以联网的电脑就可以使员工在其权限下进行ISO文档的查询和阅读学习。 E6（ISO文件控制系统）采用计算机管理和网络技术，实现文件控制过程的网上运作，大大提高了工作效率，防止文件失控并使办公自动化及无纸化管理成为可能。企业文档管理采用ISO文控管理体系，通过文档的集中存储和控制将文控从编写、审核、批准、发放、回收等全过程交由系统完成，确保版本有效，文档操作可追踪，减少差错和丢失，方便检索查询，降低人力成本和纸张及耗材成本。通过在系统中建立企业的文控中心，通过工作流程将体系过程控制程序化，落