文书与档案管理基础知识.docx

为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37，订口为： 28版心尺寸为：220X156 (不含页码)。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处。允许误差4mm页码用 号 码标识，置于 ，数码左右各放一条 号一字线，一字线距版心下边缘 。单页码居右空 1字，双页码居左空 1 字，空白页和空白页以后的页不标识页码。 公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边 处下面第 行。公文的份数序号一般是 位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“ ”补齐。 公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过 年；机密级事项保密时间不超过 年；秘密级事项保密时间不超过 年。 标识秘密等级，用 3 号宋体字，顶格标识在版心左上角 第1 行的位置，两字之间空 字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“ ，”隔开。 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“ 急件，特急 的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急， 四个等级。标识紧急程度，使用 3 号 黑体 字，顶格标识在版心右上角第 行的位置，两字之间也需空 字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第 行的位置。发文机关标识 ，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。 发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 ； 第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 。使用小标 字，用 色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22 mm15mm。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由 机关代字、年份、序号 组成。发文字号组成的三部分的顺序 任意颠倒调换。 发文字号的位置是在发文机关标识下空 行，并且在发文字号之下 处标印一条与版心同宽的红色反线。 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“ 2008”不能简写为“ ”。发文顺序号分年度从 号起，按公文的签发时间的先后 （即“1”不编为“001”），不加 字。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 字，签发人姓名居右空 字；签发人由“签发人” 字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用 号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空 行红色反线之上。如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第 行，其他签发人姓名从第 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排， 红色反线，应使发文字号与 姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为 mm。公文标题标注在红色反线下空 行的位置，用 号小标 字.公文如有附件，在正文下空 行左空 字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用 码，附件名称后不加 。 加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一个印章，成文日期右空 字，加盖印章上距正文行之内；两个印章时，成文日期拉开，左右各空 个字，印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过 ；多个印章时，要署上发文机关名称，印章加盖在名称上，在最后一排印章之下右空 字标识成文日期。 附注是对公文的 的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居 空 字加 标识在 下 行。 主题词的标引位置要居 标识，使用 字，后标 ；词目和词目之间不使用 ，而是空 字位置隔开。一是抄送机关标识在主题词之下，居左空 字；二是抄送机关较多，回行时与 的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关间要用 隔开，最后一个抄送机关后标 ，可以防止私加抄送机关或变造公文。 1会议纪要标识由“X X X X X X会议纪要”组成。标识用 字，标识的位置距版心上边缘 mm。2会议纪要不加盖印章。3）档案的类别（1）文书档案（2）科技档案（3）专门档案4）档案的作用（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。（2）历史凭据作用。 （3）科学研究的基础和条件作用。）文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。2）文书的作用（1）领导指导作用。（2）行为规范作用。（3）公务联系和知照的作用。（4）凭据记载作用。2）档案的特性（1）来源的广泛性。（2）形成的条件性。（3）记录方式和载体形式的多样性。 （4）原始的记录性。其一，处理完毕的文件才能作为档案。其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。1.1.3文书与档案的联系与区别1）文书与档案的联系（1）两者记录和反映人们社会实践活（2）两者互为因果。2）文书与档案的区别（1）两者的性质和形式不同。（2）两者的目的和作用不同。（3）两者存在和发挥效用的时间不同 公文形成 处理 管理3）文书工作的基本原则和要求根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。 “档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”（2）档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。文书处理程序的特点1）确定性 2）连续性 3）规范性钉锯距离左纸边为 mm。4.1.2归档文件整理原则1） 遵循文件形成的客观规律 2）保持文件之间的有机联系 3）区分文书的不同价值 4）便于保管和查找利用3）填写档案盒封面与盒脊 档案盒的外形尺寸为 mm mm(长宽)，盒脊厚度可视情况制作，厚度一般为 mm 0mm mm。档案盒采用的材料必须 ，一般应采用 纸制作。 3）档号的作用6.3.2档号的编制原则（1）唯一性原则。（2）合理性原则。（3）稳定性原则。（4）扩充性原则（5）简单性原则。 “八防”措施（1）防火。（2）防盗（3）