DCS系统退库流程操作手册.doc

DCS系统退库流程操作手册一 退货申请（注意：此流程只适用于代理库或服务站向公司申请退货，不适用服务站向代理库申请退货。）图5-1进入吉利备件管理系统，点击左边【备件】模块，点击【采购管理】，点击【退货处理】，显示退货管理界面如图5-1所示。图5-2选择退货日期，如红框所示“2011-05-09”至“2011-05-16，点击检索按钮，即查询该日期内所创建的所有退货单，结果如图5-2所示。可对未确认、已确认、已审核的退货单进行操作，在条件框中，还可以对厂牌、创建日期、订单号作为条件进行检索。也可以点击【新建】按钮，打开退货单新建窗体，如图5-3所示。图5-3选择厂牌，如“英伦”。选择退货原因，如“质量问题退货”。“备注”内可填写详细的退库原因说明、采购订单号、订货日期等信息。退货申请人以及联系电话必须填写。输入需要退货的查询条件，可输入编码、名称等，点击查询按钮，如将满足条件的备件清单列出，双击“1025A001”，输入退货数量“1”，点击确定，即将该备件列入退货表中。该窗体的其它功能按钮同采购订单新建窗体功能相同。图5-4继续添加退货备件，选择“1035A607”，跳出图5-4窗体，输入退货数量“10”，点击确定按钮，完成备件添加。注意：服务站或代理库填写退货数量后，在“说明”栏里必须备注上该配件的采购订单号，订货日期，以便公司审核核对；批量退库的可以不用每个说明都备注，可采用附件上传。图5-5点击暂存订单，提示操作成功！点击确定将刚才创建的退货单进行暂存。如图5-5所示。图5-6退货单创建完成后，回到退货管理首界面，点击【检索】按钮，就能查到刚刚创建的退货单，如图5-6所示，退货单号为R110516005，状态为【未确认】。图5-7双击状态为【未确认】的退货单“R110516005”，打开退货单修改窗体，如图5-7所示，即对该退货单进行修改操作。双击退货备件列表的“1025A001”，将退货数量“1”改为“2”。点击“确认”按钮，即可对订单进行保存。 图5-8点击【确认订单】按钮，对该退货单进行保存。图5-8，此时状态为【已确认】。如图5-9图5-9图5-10当退货订单已确认后，该份退货单即进入审核流程，不能对内容进行修改，如需修改内容必须先将该退货单驳回到【未确认】状态。双击【已确认】的退货单“R110516005”，打开退货单审核窗体，如图5-10所示，可点击【撤消自审】将该单驳回到【未确认】状态，也可点击【自审通过】将该单过到【已自审】状态。说明：经销商只有在已确定状态的退货申请单才可以添加附件、删除附件，如图5-11图5-11 附件查看和上传图5-12选择【已自审】状态的“R110516005”退货单，点击【上报】按钮（也可双击退货单，点击里面的上报按钮），即可将该单上报给总部端进行审核，如图5-12所示。也可双击该单，打开审批界面，点击【撤消自审】将该单驳回到【已确认】状态。点击【上报】按钮后，该退货单状态为【已上报】，如图5-13图5-13说明：1、上报之前的每个步骤动作都可以撤回重新处理。2、上报后的退货申请单只有查看功能，不能做任何操作； 代理库、服务站的退货单都上报总部端系统进行相关业务操作。二、退货处理审核（总部端管理）图5-14说明：只有总部用户才有操作权限进入吉利备件管理系统，点击左边【备件】模块，点击【总部管理】，点击【退货申请单审核】，显示退货管理界面如图5-14所示。选择退货日期，如红框所示“2011-04-17”至“2011-05-17”，点击检索按钮，即查询该日期内所申请的所有退货单。可对已上报的退货单进行操作。双击已上报的退货申请单号为“R110516005”退货单，打开如图5-15所示。图5-15点击附件按钮可以查看服务站添加的附件。可在初审备注中添加初审意见，点击【初审】，完成对退货单的初审，点击【驳回】，可将退货单驳回到未确认状态。说明：初审、复审、审核、终审四步都可以直接驳回退货申请单，各步骤填写对应的备注信息，附件只有查看功能；在复审环节中，双击明细中的行项目，修改数量和单价，点击【驳回】，可将退货单驳回到未确认状态，如图5-16所示，在复审备注中添加复审意见。图5-16说明：只有在复审步骤才能修改金额和数量在审核环节，点击【驳回】，可将退货单驳回到未确认状态。点击【审核】，则退货单通过审核环节，进入下个流程步骤。可以在审核备注中添加审核意见。如图5-17所示图5-17在终审环节中，可以确认退回仓库地址，此选项中有具体的退库地址，联系人，联系电话。可在终审备注中加入意见。如图5-18所示图5-18三、发送退货单（代理库、服务站）当总部端完成终审后，退货单状态显示“已终审”如图5-19，图5-19说明：退货申请单中的明细，经销商若看到原上传时的数量和金额、现数量和金额，有可能两边不一样，说明总部端在复审环节有修改过退货数量。双击打开该退货单，点击【发送】按钮将该退货单发送到总部端系统。如图5-20图5-20发送成功后的退货单状态为“已发送”。如图5-21 图5-21说明：代理库或者服务站只有发送退货单，总部才能对单据进行退货后续业务操作。附加：被驳回的退货单操作（代理库、服务站）代理库或者服务站上报总部端后，总部端在初审、复审、审核、终身环节中都可对退货单进行驳回操作。若总部端驳回了退货单，此时代理库或者服务站的退货单状态为“被驳回”。如图5-22 图5-22双击打开被驳回的退货单，查看驳回意见，图5-23 图5-23此时