pcm用户需求说明书.doc

PCM升级改造项目用户需求说明书项目编号：R090211文件编号：用户需求说明书-V1.0所属类别：模板上海新逸科技有限公司变更记录版本编号*变化状态*简要说明变更日期变更人批准日期批准人V1.0新建新建的文档2009-2-26李迅目录1.文档概述32.系统概述32.1目标32.2涉众分析42.3用户场景分析53.业务需求53.1报销单据53.1.1借款申请53.1.2出差申请63.1.3差旅费报销73.1.4费用报销83.1.5采购申请93.1.6采购报销单93.2预算管理103.2.1预算方案管理103.2.2预算项目管理103.2.3报销事项管理103.2.4预算申报103.2.5预算调整113.2.6预算控制113.3查询报表需求123.4工作流需求123.5系统管理124.接口需求125.约定121. 文档概述本文档作为财务部和行政部对网上报销系统的需求，用以指导项目今后的实施及开发工作。2. 系统概述大背景：公司PCM系统功能较单一，需要进一步完善。并且研发中心推出的M8管理系统BS版本也需要实际的应用验证。问题点：n 现有PCM审批流程不能按照金额、项目进行分流。n 预算控制功能不能满足实际需要。n 预算查询统计功能跟不上。n 登录时文件下载较容易出错。2.1 目标在原有系统基础之上升级，用以达到以下目的。 进一步完善审批流程 增强查询统计功能 验证BS版本的可用性n 可行性（风险）潜在问题上线后情况比重最好目标最差目标BS可用性40%完全满足业务需求，并实现PCM1.0所有功能部分满足，仅实现原有1.0中部分影响使用的功能工作流配置40%满足工作流灵活配置、管理、异常处理等仅保证单据可以按照配置流程进行流转活动预算20%满足1.0所有需求仅满足本文档所描述的控制和查询需要2.2 涉众分析本系统面向上海新逸公司各级员工，满足用户的日常报账及预算管控需要。n 一般用户说明报销人员职责费用报销，个人费用查询成功标准1、报销单据简单明了，能方便得找到自己报销费用所使用的单据及填列信息。2、报销过程可控。3、使用方便、灵活。意见/问题n 审批领导说明项目经理，部门经理，公司领导职责报销审批，预算控制，预算查询成功标准1、方便审批2、预算控制准确3、查询输出数据完备可供统计分析意见/问题n 财务、预算人员说明财务会计、出纳、部门预算员职责核定报销金额，预算申报，预算查询成功标准1、方便核定报销金额2、预算申报流程3、查询输出数据完备可供统计分析2.3 用户场景分析费用报账/撤销单据跟踪费用申请/撤销普通员工年预算填制预算调整预算人员单据审批综合查询预算审批领导预算查询会计人员费用审核费用及预算查询系统人员人员、组织、权限设置3. 业务需求3.1 报销单据报销单据操作以现有PCM系统功能为基础，单据的填制，审批，跟踪，查询等功能，延续现有系统的处理方式，可分为：发起报销、单据跟踪、我已审批和审批完成四个功能部分。（草稿箱目前暂不考虑）3.1.1 借款申请员工预借款项所使用的单据，借款分为房租借款和一般借款两类，具体表单请参见用户需求书单据及查询表样3.3借款流程：3.1.2 出差申请员工因公出差前，需要填写出差申请单，表明出差所为的事项并记录订票情况，具体表单请参见用户需求书单据及查询表样3.3出差申请流程：3.1.3 差旅费报销对因公出差所产生的费用进行报销，主要有出差所发生的长短途交通费用，市内交通费用、住宿费用、补贴等。具体表单请参见用户需求书单据及查询表样3.3 差旅费报销流程：3.1.4 费用报销对差旅费用以外的其他费用进行报销，比如办公费用、招待费用、水电费、教育培训费等。具体表单请参见用户需求书单据及查询表样3.3。费用报销流程：3.1.5 采购申请对固定资产或者办公用品等物资的采购需要填写采购申请单。具体表单请参见用户需求书单据及查询表样3.3。3.1.6 采购报销单对固定资产、办公用品、低耗品等物资的采购进行报销，报销时需要与采购申请单做关联，具体表单请参见用户需求书单据及查询表样3.3。3.2 预算管理预算管理模块功能大致以现有PCM1.0的模式进行操作。3.2.1 预算方案管理预算年度方案的管理，可以设置预算方案的名称、代码、执行年度、控制模式，可对预算的执行期进行开张和封闭工作。以预算项目作为预算控制角度，一般以一个自然年度为执行期间，不会出现跨年度执行结转的情况。3.2.2 预算项目管理预算项目的新增，删除，修改。预算项目的基本信息主要包含：预算项目类型、名称、编号、上级预算项目、控制方式、控制期间、报警基线。其中类型、名称、编号为必须填写栏目。预算项目相对部门具有一定的权限设置，一般来讲，具有权限的部门才能对相关预算进行报销，并对相关项目申报预算额度。具体预算项目数据请参见用户需求书单据及查询表样3.33.2.3 报销事项管理报销事项的新增、删除、修改。报销事项的基本信息主要包含：报销事项类型、名称、编号、所属预算项目、对应会计科目（此信息可以预设，目前不使用）等。3.2.4 预算申报部门预算员每年初上报本年度部门预算额度，经审批后作为控制数据进入系统。预算申报单请参阅用户需求书单据及查询表样3.3预算申报流程：3.2.5 预算调整各部门可以在年度内对部门预算进行调整，预算调整需要填制申请单，经过审批后确认。系统需要保留调整历史数据，以备查询。预算调整单请参阅用户需求书单据及查询表样3.3预算调整流程同预算申报流程。3.2.6 预算控制预算控制实行按季按部门控制，即当季的预算项目金额与当季的项目累计发生额进行比较。累计未超过预算数，允许报销；累计超过预算数，不允许报销（系统提示，“本季度XXX项目预算额度已经用完，不能继续报销”）。实行强制不允许报销模式。如当月累计发生数超过当月预算数，但未超过当季预算数时，提供提示窗口。（系统提示：“本月XXXX项目预算额度已经用完，但季度未超出，允许继续报销，请注意今后的相关费用控制。”）提示窗口在制单提交以及各审批环节都弹出。注：预算项目的实际发生数据是指某个项目经过真实报销后的数据累计，其包含审批在途的单据金额。（在途金额如果财务已经核定则以财务核定金额为依据，财务尚未核定的话，以申请金额作为依据）3.3 查询报表需求系统需要将报销数据进行分类输出，用以费用的统计和分析工作，具体查询表样请参阅用户需求书单据及查询表样3.3相关章节。3.4 工作流需求系统可以按照公司相关报销制度灵活配置审批流程，具体需要实现以下几点： 能够按照费用项目分流 能够按照金额大小分流 当前审批节点审批人如果和紧邻上一节点为同一个人，则跳过此审批节点 单据发起后，在审批人尚未审批时，可以撤回。 提供代办事项邮件提醒功能3.5 系统管理对组织、人员、权限、角色、安全的管理，功能需求延续PCM1.0。4. 接口需求网上报账需要将各种费用归集到项目上，因此在报账时需要在表单中填