合同管理办法郎溪南方.doc

编码：G-2-LXNF-2013-11安徽郎溪南方水泥有限公司合同管理办法（版本：第 1.0 版）编 制： 鞠浩 2013年 10月27日审 核： 曹志林 2013年 10月 28日批 准： 华俊杰 2013年 10月 29日发布日期：2013年10月30日生效日期：2013年 11月 1日1. 总则1.1. 为规范公司合同管理，防范经营风险，维护公司合法权益，根据国家有关法律、法规和中国建材的有关规定，并结合公司的实际情况，特制定本办法。1.2. 合同是指公司与其他企事业单位或个人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。1.3. 本办法规定了合同管理的基本原则、职责分工、条款要求、内部评审要点与流程、报批报备权限等 ，适用于公司对外签订的各类合同。劳动合同类合同适用人力资源相关制度与办法相关规定。1.4. 合同管理遵循“统一归口、分级负责、专业分工、控制风险”的管理原则。 2. 合同管理机构及职责2.1. 行政人事部是公司合同归口管理部门，其基本职责是：制定、修改公司合同管理办法；对各部门落实合同管理制度的情况进行指导、监督与考核；负责公司的合同归口管理，对合同的合规性进行审查，组织格式合同文件的编制等。2.2. 财务部是公司合同章保管部门，负责合同章的保管与用印，保管合同文本和评审表等原始材料。3. 合同签订主体与权限3.1. 对外交往中，涉及双方民事权利义务事项的，应尽可能签订书面合同。必须签订书面合同的范围，由公司根据情况另行规定。3.2. 公司作为具备独立法人资格的主体，方可对外签署合同，部门、机构，均无权对外签署合同。3.3. 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则，不得损害企业合法权益。洽谈权、审批权应相对独立、互相制约。4. 合同内容与条款的要求4.1. 合同的内容要合法合规，满足业务需要，主要条款完备，权利义务明确，文字表达准确，公司合法权益得到切实维护。4.2. 合同应由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖双方单位公章或合同专用章，多页合同应加盖骑缝章或每页书面签字。4.3. 合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同的一个条款，也可以签订独立的担保合同，作为主合同的附件。4.4. 对于常用合同种类，行政人事部应组织制订标准合同文本，并规定其适用范围。签订合同时，我方有标准合同文本的，必须使用标准合同文本，或在标准合同文本的基础上进行完善（但不得缺失或违背必备条款）。特殊情况下使用对方标准合同文本的，应向合同管理部门说明原因，对损害公司利益的条款，应据理协商予以更改或取消。5. 合同报批与报备公司对外签订的合同，根据其金额大小、风险程度等，应根据情况实行报批（即经区域公司或南方水泥事前书面同意方可签署）或报备（即可自行签署，但签署后必须将合同文本或主要内容在规定时间内报告区域公司或南方水泥）。6. 合同文件评审6.1. 评审要点（包括但不限于）：6.1.1. 流程合规性。合同事项是否事先立项批准；审批环节是否完整（特别是有关职能部门、分管领导是否参与审核审查、应报批合同是否经过报批）；是否按照标准合同文本签订；合同附件与证明材料是否齐备。6.1.2. 合法性。合同对方的主体资格是否合法有效，是否具备相关有效资质；当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；对方经办人有否法定代表人的有效授权；合同内容是否合法；双方意思表示是否真实、一致；订约程序是否符合法律规定；是否有司法救济措施等。6.1.3. 可行性。合同双方特别是对方是否具备履行合同的生产能力、资金支付能力；预计取得的经济效益和可能承担的风险；是否满足生产经营与业务需要；财务与税务风险控制；合同非正常履行时可能受到的经济损失及我方的追偿措施与补救措施等。6.1.4. 严密性。合同应具备的条款是否齐全；权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误等。6.2. 评审流程6.2.1. 合同交付评审前，所涉事项应按有关规定批准立项。否则，不得会签与审批。6.2.2. 合同评审分为内部评审与外部评审。前者在公司内部进行，后者系指按规定需报批的合同。6.2.3. 合同内部评审的一般流程为：对口部门经办人拟稿，填报合同评审表对口部门负责人审核合同事项所涉职能部门审核财务部门审核法务部门（暂时没有）行政人事部审核（合同归口管理部门）业务分管公司领导审核企业总经理审批合同章保管部门用印存档。上述流程中，所涉职能部门是指合同事项或为控制业务风险所涉及的业务职能部门，各部门应在确保风险有效控制的基础上，提高审批效率，视本公司常用合同种类与具体内容、性质、数量金额大小等，将在实施细则中进一步明确各类合同应当参与审核的职能部门。合同管理部门负责对流程是否完备把关，如审批环节缺失，合同管理部门应当责令补齐审批环节。6.2.4. 根据规定，需报区域公司和南方水泥报批的合同，按照相关规定流程报批。一般为成员企业填报合同评审报批表对口部门负责人审核财务部门审核总经理审核区域公司对口部门负责人审核区域公司财务部审核区域公司总裁审批南方水泥对口部门审核南方水泥业务分管领导审核南方水泥总裁审批6.2.5. 根据公司章程，须经董事会或股东会批准的，按其规定办理。7. 合同履行7.1. 签订合同后，应当全面履行合同。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。7.2. 发现对方不履行或不完全履行合同时，对口部门应予督促，并根据情况进展及时向上级报告。7.3. 变更、解除合同，必需采用书面形式。我方提出变更或解除时，应当书面通知对方，并说明理由。在接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当；因对方变更、解除合同造成经济损失的，应当向对方提出索赔。7.4. 合同条款发生实质性变更，视同为签订一个新合同，必须重新履行申报、审批手续。8. 纠纷处理8.1. 合同纠纷由对口部门负责处理。涉及公司内部几个部门的，由对口部门牵头，相关部门无条件配合。8.2. 处理合同纠纷必须坚持以事实为依据、以法律为准绳，以合同条款为依归，维护公司合法权益。8.3. 对口部门或行政人事部对经协商仍无法解决或认为非经法律程序不能维护公司正当合法权益的情况下，必须及时上报，申请进入仲裁或司法程序。如因工作失职导致不能及时进行司法处理，或丧失司法处理的时效与资格，应追究签约部门的责任，但对口部门已经申请进入司法程序的不在此内。8.4. 进入司法程序的合同纠纷，转由行政人事部全权处理，对口部门或其他相关部门必须无条件配合。9. 合同用印若所签合同在程序上不合规定、内容上存在错误，合同章保管部门应拒绝加盖合同专用章，但应及时将意见反馈给合同签订部门，以便修正，合同评审过程完整方可用印，否则视为违规。10. 合同档案管理10.1. 合同签订后，由合同章保管部门负责归档，建立台帐，并按档案管理办法定期向档案部门移交。合同台帐内容包括：合同号、经手人、签约日期、合同标的、价格、数量、金额、对方单位、履行情况及备注等。台帐应及时更新，做到准确、完整。10.2. 下列资料原件应当归档。如未归档，合同章管理部门可拒绝接收或责令对口部门限期补齐。10.2.1. 合同正本及草稿和合同评审表；10.2.2. 谈判、履行和争议处理过程中的招标书、投标书、书面澄清、评标报告及评审资料、中标通知书，签约的合同正本、合同变更书、合同执行相关备忘录、解除合同的协议（包括文书、电传等）等资料；10.2.3. 其他需要存档的资料。11. 监督与考核11.1. 报批合同的经办人员及合同经办部门的负责人为本合同的第一责任人，全面负责该合同的签订和履行工作11.2. 合同管理部门应认真履行合同管理职责，严格合同审核把关，定期对公司的合同管理工作进行检查。如合同管理部门把关不严造成损失，应当追究合同管理部门的责任。11.3. 应当签订书面合同而未签订的，财务部不应结算，合同管理部门须责令补签合同。11.4. 不具备法人主体的部门对外签订合同的，或未经合同评审对外签订合同的，责令采取取消合同等减轻风险措施，并对责任人进行经济处罚；12. 附则12.1. 本办法由行政人事部负责解释。12.2. 本办法自下发之日起施行。12.3. 附件1：合同评审表附件2：合同评审表（区域公司）附件1：合同评审表（内部） 安 徽 郎 溪 南 方 水 泥 有