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Word技巧2 共6页 第6页Word表格操作常用技巧三则1.在表格上面加空行 在Word文档中，如果一个表格位于首页且上面是没有空行，要想在其上添加标题可以将光标置于左上角第一个单元格中(单元格内有文字则放在文字前)，回车，表格上方就会空出一行了。注意:如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。如图1。2.显示表格列(行)具体宽度两招要知道表格列的具体宽度，除了可以在“表格属性”对话框里查看外，还有以下两种简单的方法。方法一:将鼠标指针放在表格内的任一列框线上，此时指针将变成等待手工拖动的形状，按下鼠标左键，同时按下Alt键，标尺上将出现每列具体的宽度;方法二:将指针置于列框线上，先按下左键，再按下右键(注意:次序颠倒无效)，也能看到每列的宽度。如图2。3.自动调整列宽适应文字宽度将鼠标指针置于表格列的分隔线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度(注意:如果表格列中没有文字，此法无效;如果文字过长，当前列将自动调整为页面允许的最适宽度，调整后如果继续在分隔线上双击，列宽还能以字符为单位继续扩大一定的范围)。图3是对一个表格各列操作前后的对照。快速清除Word页眉横线的两则方法经常使用Word进行办公处理的朋友们应该都知道，Word支持一个页眉页脚功能，但每次在页面中设置了页眉之后，Word总会自己在它的下面添加一条横线，有时我们不希望这根横线出现，但可惜的是Word并没有直接提供清除它的办法。于是，不少朋友就自己研究出了清除它的办法，如建个图文框盖住它，或删除掉页眉后面的段落标记。但笔者觉得这些操作都过于繁琐，而且在新版本Word中根本就无效。现在笔者提供给大家两个快速清除页眉横线的方法：方法一. 更改样式快速清除横线1. 双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字2. 将“样式”切换到“正文”模式，如图1所示图13. 此时页眉下方的横线便已经消失，而且页眉文字也能像其他正文文字一样授受用户的编辑了方法二. 通过边框和底纹方法清除横线1. 双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字2. 执行“格式”菜单“边框与底纹”命令，弹出如图2所示的“边框与底纹”对话框图23. 将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”即可办公室文件打印实用技巧三则一. 打印文件直接装订逆序打印相信使用Word打印过长篇文档的朋友一定都清楚，打印完成后的装订一直是个麻烦事儿，因为文件由打印机打出时，第一页肯定会在最下面，装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好。其实，Word已经为我们考虑到了这个问题。1. 在Word中调出欲打印的长篇文档，点击“工具”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框2. 点击“打印”标签，勾选上其中的“逆页序打印”复选框，确定即可。如图1所示图13. 这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接用于装订了。【小提示】 逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果，而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注意二. 文件内容我先知晓打开预览办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档，当我们打算调用其中的一份文件时，必须一个一个打开后才能知道里面的内容，效率很低。其实，我们也可以通过Word的“打开预览”功能快速获知文件的内容。1. 在Word中点击“文件”菜单“打开”命令2. 在弹出的如图2所示“打开”对话框中点击“视图”菜单“预览”命令图23. 此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预览区了。如图3所示图3三. 预览效果还省墨水草稿输出我们在处理一些重要文件时，有时需要将文档实际打印出来进行版面校准，但如果使用的是喷墨打印机，那么每月光在打印样稿方面就要耗费大量的墨水了。其实，Word已经为我们提供了一个“草稿输出”功能来帮我们解决这个难题。1. 在Word中点击“文件”菜单“打印”命令，在弹出的“打印”对话框中再点击“选项”按钮。如图4所示图42. 勾选上其中的“草稿打印”复选框后确定，再点击“打印”按钮即可打印出一份没有图片的草稿，但是草稿的格式以及图片的留空大小都与正常打印稿相符，这样，我们不仅能够像以前一样校对版面了，而且也大大降低了打印样稿时墨水的消耗图5在Word页眉中快速让内容左中右分别对齐我们在编辑Word文档的页眉时，有时需要在页眉的左侧、中间和右侧位置分别输入不同的文字，并分别实现居左对齐、居中对齐及居右对齐。那么，如何实现这个要求呢?输入空格进行调整行得通，但显然缺少技术含量，呵呵。而且以后如果需要修改，以显得太麻烦。其实，我们可以使用制表位快速实现文字的居左、居中、居右对齐。非常方便。具体的方法是:第一步:在页眉处分别输入文字“2006年潍坊科技职业学院学生处”。(不含引号)第二步:在标尺的左侧、中间位置和右侧位置分别单击，各加上一个制表符标记。此时加入的制表符均为居左对齐方式。不过，我们可以对它们进行修改。双击第二个制表符，打开如图1所示的对话框。先根据制表位位置选中中间位置处的制表位，然后将对齐方式选为“居中”。再选中右侧位置处的制表位，将对齐方式选为“右对齐”。点击“确定”按钮关闭对话框。第三步:将鼠标定位于文字“潍坊科技职业学院”之前，按下“Tab”键。再定位于“学生处”之间，按下“Tab”键。行了，现在就可以得到如图2所示效果了。把Word章节标题自动提取到页眉或页脚中一篇长的Word文档中保存了多篇文章，通过域功能，可以把文章的标题自动提取到页眉中:在Word文档中，依次选中需要提取的章节标题，为其设置一种标题样式(如“标题2”)。进入“页眉和页脚”编辑状态，执行“插入域”命令，打开“域”对话框(如图1)，在“类别”下面选中“链接和引用”选项，在“域名”下面选中“StyleRef”选项，再在右侧的“样式名”下面选中刚才设置的样式(如“标题2”)，确定返回，退出“页眉和页脚”编辑状态，相应的章节标题即刻显示在页眉(页脚)处了(如图2)。各种电子图书馆文章转为Word文档的方法各种识别软件对电子图书馆文章的识别各有缺陷，有的只能识别字，对表格和图形无能为力；有的识别后生成的版面乱七八糟，无法使用。还在为不同格式的文件怎么变成Word文件发愁吗？现在好了，本文给出了所有情况下全文件表格、图形、文字识别的完美解决方案，帮助大家掌握正确方法，节省时间：1、PDF文件的识别1)文件可以直接识别的(以文本形式保存的PDF文件)：安装acrobat 7专业版，注意不是acrobat reader，直接另存为rtf文件(识别整个文件)，或者选择工具栏上的文字选择按钮，然后选择文字区域，然后复制到Word等中。2)文件不能直接识别的(以图片形式保存的PDF文件)：安装office2003，并装上office工具Microsoft Office Document Imaging(完全安装此工具)，然后在打印机里面会增加Microsoft Office Document Image Writer打印机，然后将PDF文件打印到此打印机，选择打印形成的文件的保存位置，然后会自动形成一个MDI文件，并且自动用Microsoft Office Document Image打开此文件，然后选择“工具”菜单下的“使用ocr识别文本”，识别完成后，在选择“工具”下的，“将文本发送到Word”，最后将把整个PDF文件识别输出到Word文件中。注意：Microsoft Office Document Image可以非常准确的全文件识别转化中文、英文、表格，但是无法将图形输出到Word，而是把文件中的所有图形单独形成一个个独立的图片文件，放在相同位置的一个相同名称的文件夹中，因此可用snagit软件将图形打开，然后复制到Word中。(所有的识别软件都不能很好的处理图形的识别问题，Microsoft Office Document Image的这种处理方法已经是非常好的解决这个问题了。)3)加密的Pdf文件：先下载解密软件，解密后在参看1),2)4)繁体pdf文件：用2)的方法识别到Word后，用Word中的“工具”-“语言”-“中文繁简转换”2、caj文件的识别：1)局部文字识别：直接使用caj浏览器的ocr2)全文件识别：打印到Microsoft Office Document Image Writer打印机，后面和上面的2)操作一样3)博硕论文全文下载：在线阅读博硕论文，待可以看到最后一页后，不要关闭caj浏览器，到caj安装目录下cache中找到一个较大的文件，拷贝到其他位置即可。然后使用2)全部转化为Word。3、超星文件的识别：1)局部文字识别：直接使用超星浏览器的ocr2)全文件识别：打印到Microsoft Office Document Image Writer打印机，后面和上面的2)操作一样，要注意的是，超星打印功能有点区别，因为超星是目录和全文分开的，所以打印时，需要分别把目录和正文识别到Word中，在合并到一起。打印时要填入打印页码从1到最后一页，不要选择打印全部。此外在打印选项中，还要将页面比例设成真实大小，而不是整宽。注意：识别速度比其他格式要慢很多，请保持耐心，但是最后当你看到轻松的生成全本书的Word版本时，你会欣喜若狂的，呵呵。我的试验结果是一本280页的书，识别需要几分钟的时间。3)超星相对比较麻烦一些，如果还有问题，可以先把超星打印成完整的pdf文件，然后在用1、的方法转成Word4、其他情况下的识别：使用snagit软件将任何形式的文字可以变成图片，例如使用snagit将屏幕拷贝成图片，然后右键点击图片文件，用microsoft Office Document Image打开图形，其他和2)一样。注意：其他的各种识别软件请不要在用，因为要么只能识别中文，要么只能识别英文，要么不能识别整个文件，要么不能识别屏幕拷贝图像，要么识别误差很大，要么不能识别表格，要么需要注册，要么识别速度很慢，要么使用不便(和Word结合不紧)，这些软件包括：紫光ocr，万方pdfocr，尚书，汉王，ScanSoft PDF Converter，pdf2Word，以及各种被推荐的软件等等，我都装过，现在都像LJ一样删除了。只要安装了acrobat 专业版，snagit，office2003，现在你可以完美的做任何事，最重要的是这几个软件很好得到。针对一些问题的补充：经过一些试验，发现microsoft Office Document Image 存在一些不稳定的问题，例如在用caj打印到Microsoft Office Document Image Writer打印机时，发现用caj5.5版本比较快，(caj5.5不能加升级补丁)，而caj5.0有时出现假死机。另外页面显示大时，转化的识别率较高。如果页数多的文件，包括超星，如果有问题，可以分多次转化。再次补充：1、由于虚拟打印到Microsoft Office Document Image Writer 比较慢，并且形成的虚拟文件很大，1本200多页的书大约是60M，因此会严重影响机器的运行速度和C盘空间以及内存空间，建议配置好的机器一次转化不要超过200页，配置差的不要超过100页，同时打印时在右下角系统栏中会出现打印机图，你可以双击，看到打印任务的进度，以免以为死机了。另外转化完成后请删除c：windowstemp目录下的虚拟打印文件，否则你的c盘很快会被用光。2、建议如果发生打印到Microsoft Office Document Image Writer很慢或者假死的情况，可以先打印到snagit虚拟打印机，会自动生成tiff文件，速度比Micro