施工合同管理办法.doc

中铁二局股份有限公司文件股司成201043号中铁二局股份有限公司关于公布建设工程施工合同管理办法的通知公司各单位： 为进一步加强施工合同管理，理顺管理关系，明确管理职责和流程，公司修订了原建设工程施工合同管理办法(股司工200393号)，现予公布，希遵照执行。二一年三月十七日建设工程施工合同管理办法第一章 总 则第一条 为加强施工合同管理，提高施工合同履约水平，维护企业的合法权益，根据中华人民共和国合同法，结合公司（指集团公司、股份公司，下同）实际，特制定本办法。第二条 本办法所称“合同”是指以集团公司、股份公司名义承揽国内建设工程所订立的建设工程施工合同。第三条 建设工程施工合同管理是企业管理工作的重要内容之一。各单位必须高度重视，加强领导，完善机构，健全制度，提高管理水平。第四条 合同管理应遵循下列原则：1.归口管理和专业管理相结合；2.依法签订合同，保证合同合法性；3.切实履行合同，提高合同履约率；4.及时处理合同纠纷，维护企业合法权益。第二章 合同管理机构和职责第五条 公司设立施工合同管理领导小组，由企业主要负责人任组长，分管领导任副组长，办公室、经营开发中心、工程管理、成本管理、财务会计、审计、监察、法律事务等部门负责人为成员。公司施工合同管理领导小组办公室设在成本管理部。施工合同管理领导小组的职责是：1.宣宣传、贯彻国家合同及管理的方针政策和法律法规；2.审定公司合同管理的规章制度和实施办法，并督促贯彻执行；3.指导、督促、检查和协调合同管理工作，定期分析合同管理和履行状况，对存在的问题责令相关单位及时处理。第六条 成本管理部为合同归口管理部门；经营开发中心、工程管理部、财务会计部、法律事务部、审计部、监察部等为合同管理支持部门；公司指挥部（项目经理部，下同）受公司委托代表公司全面履行合同。各部门根据合同管理的工作量配备专、兼职合同管理人员，部门之间要密切协作，互通情况，共同做好公司合同管理工作。第七条 有关部门的合同管理职责1成本管理部（1）参与重大项目的合同评审、洽谈和订立；（2）会同公司指挥部向各参建单位项目部进行合同交底；（3）牵头办理以公司名义订立的合同的补充、变更和解除事宜；（4）掌握公司合同履行情况，督促各单位严格履行合同，及时向合同管理领导小组报告合同履行过程中的重大事件，提出处理意见；（5）指导公司指挥部及子公司施工合同索赔；（6）向相关单位分发合同文本；（7）建立公司完整的合同管理台帐。2经营开发中心（1）主办由经营开发中心主持并以公司名义投标的风险评估和中标合同评审；（2）牵头组织由经营开发中心主持并以公司名义中标项目的签约洽谈、办理法定代表人授权委托手续和合同签订；（3）向公司有关部门、公司指挥部进行合同交底。3工程管理部（1）参与重大项目的施工合同评审、洽谈和订立；（2）加强施工合同管理，按合同约定指导、组织项目施工，全面兑现合同约定的各项目标。4财务会计部（1）配合经营开发中心办理履约担保等相关事宜；（2）参与重大项目的施工合同评审、洽谈和订立；（3）办理合同登记，按规定交纳印花税。5法律事务部（1）对施工合同评审、订立和管理提供法律咨询和支持；（2）参与重大项目的施工合同评审、洽谈和订立；（3）负责重大项目合同纠纷的诉讼工作，当合同纠纷由经办部门与合同对方协商不能达成一致或合同对方出现重大违约情形时，在经办部门配合下办理起诉和应诉有关事宜。6审计、监察部门（1）参与重大项目的施工合同评审和订立；（2）掌握订立和履行合同过程中的重要事件，监督履行合同；第三章 合同的订立和履行第八条 订立合同前，由经营开发中心组织，按照公司经营开发管理办法中有关投标项目风险评审和决策的规定，评估拟投标项目的风险。第九条 订立合同必须遵守国家法律和行政法规，坚持公平、诚实信用的原则。第十条 合同均以书面形式表达，并尽可能采用建设主管部门发布的合同范本。专用条款部分，要做到内容完整，文字准确，表达严密，权利和义务明确，责任分明。第十一条 合同要约、承诺以及洽谈合同过程中的口头承诺、电报、电传、信函、图表等信息资料必须及时整理，力争纳入合同文本或作为合同的附件。对有异议者，应及时书面回复对方，表明我方意见。第十二条 合同必须以法人的名义订立，由双方法定代表人或授权代理人签字，加盖合同专用章（或法人公章），合同中应明确生效条件。当法定代表人授权委托的代理人签订施工合同时，必须持有法定代表人出具的法定代表人授权委托书，并在授权委托的事项、权限和期限内行使代理权，不得无权代理或越权代理。第十三条 合同订立后，应严格兑现合同承诺，配备满足需要的人员和机械设备；严格履行合同应尽的义务，按合同约定的安全、质量、工期目标完成工程项目，树立良好的社会形象。当履行合同出现困难时，应采取有效的补救措施，尽力挽回或减少损失；当遇不可抗力，影响合同正常履行时，应按合同约定维护自身的合法权益，及时作好记录，收集相关资料，书面函达对方，陈述理由和依据，提出处理意见。第十四条 当对方不履行合同或不完全履行合同，将给我方造成重大损失时，公司指挥部应及时报告公司，以便按照合同约定和相关法规采取相应的措施。第四章 合同的补充、变更和解除第十五条 合同双方当事人，可以按照合同约定依法补充或变更合同。补充或变更合同与原合同具有同等效力。第十六条 当我方提出补充、变更或解除合同时，公司指挥部事前应以书面形式报告公司，提出补充、变更或解除合同的理由、依据，以及补充或变更的内容、时间等，经公司同意后，公司指挥部邀约对方洽谈，并将洽谈进展和结果及时反馈成本管理部。必要时由公司派员参与合同洽谈。第十七条 当对方提出补充、变更或解除合同时，公司指挥部应尽快审查补充、变更或解除合同的依据，分析补充、变更或解除合同对我方的影响，提出不良后果的补偿、善后处理办法等书面报告公司，经公司审定后，公司指挥部将我方的意见书面回复对方，并主持办理补充、变更或解除合同的相关工作。必要时由公司派员参与合同洽谈。第十八条 补充、变更合同，经合同双方协商一致后，以书面形式表达，签字、盖章的要求与订立合同相同，补充、变更合同涉及报批和登记手续的，应办理相关的报批和登记手续。合同解除应按相关法律程序办理。第十九条 补充、变更合同应严格执行审核制度。由公司指挥部主办的合同补充、变更，公司指挥部须审核并在补充、变更合同审批表（见附表1）中签署意见，然后报公司成本管理部审核；由子公司项目经理部主办的合同补充、变更，子公司须审核并在补充、变更合同审批表（见附表1）中签署意见，再报公司成本管理部审核。公司成本管理部审核后报公司领导批准。第五章 合同交底第二十条 合同应进行层层交底。以公司名义中标的公司自管项目，经营开发中心在接到中标通知书后7日内向公司有关部门、公司指挥部，就中标项目的主要工程内容、风险、投标承诺、项目背景和履行合同的注意事项等进行交底；成本管理部收到合同文本后28日内，会同公司指挥部向参建各分部进行施工合同交底。各分部适时对作业层进行合同交底。以公司名义中标的授权管理项目，子公司合同管理部门应向项目经理部进行合同交底，项目经理部适时对作业层进行交底。各级合同交底应按质量体系文件要求做好交底记录。第二十一条 合同交底应分析施工合同各种风险、投标承诺要点，履约措施及对策，合同交底的主要内容包括：1.工程项目和合同概况（包括项目主要技术标准、工程质量及安全标准、合同工期、承包方式等）；2.承包人和发包人的权利与义务；3.双方违约事项及责任的约定；4.合同价款组成及调整（包括对工程量清单及报价编制说明的介绍）；5.验工计价及工程价款拨付、竣工验收及竣工结算；6.合同变更及索赔；7.施工合同其它方面的内容（合同签订过程中双方口头协定或书面记录的其他承诺事项，中标项目的背景和建设、设计、监理单位情况，施工中公共关系等以及合同未尽事宜所带来的风险和如何尽量规避风险等）；8.公司内部管理（施工预算、施工合同及责任成本管理等）要求。第二十二条 公司、指挥部、子公司相关部门和参建各分部（授权管理项目的项目经理部）应认真研究合同条款，针对合同风险制定防范措施，合理利用合同条款进行项目创收策划，并落实责任人负责实施，力争在合同履约中实现企业效益最大化。第六章 合同索赔第二十三条 公司各单位要切实加强工程项目合同索赔工作，努力实现项目创收增效。合同索赔工作按公司工程项目合同索赔管理办法（股司成200775号）执行。第七章 合同纠纷处理第二十四条 当内部参建单位间就合同理解、执行有异议时，由公司指挥部和成本管理部协调解决（必要时报告合同管理领导小组）。第二十五条 当与公司外部单位发生合同纠纷后，公司指挥部先与对方协商或通过有关主管部门调解解决；协商或调解不成需提起仲裁或诉讼的，公司指挥部必须书面报公司领导和公司法律事务部，由法律事务部进行登记、审核，经过评估确需仲裁或诉讼的，经公司领导批准后，由法律事务部办理提起仲裁或诉讼手续，公司指挥部和有关单位应积极参与纠纷的处理。授权管理项目发生合同纠纷的处理，由被授权子公司办理。当需提起仲裁或诉讼，也必须报公司批准。第八章 合同文本管理第二十六条 以公司名义中标的工程，投标主办单位在接到中标通知后7日内，将中标通知书、招标文件、投标文件和设计图纸的电子文档或复印件送工程管理部1份；同时将投标文件的商务、报价、施组电子文档送成本管理部1份；中标通知书、招标文件、投标文件原件由经营开发中心保存。投标主办单位在收到正式签订的合同文本后7日内，将施工合同文本报送经营开发中心；经营开发中心除自己留存1份副本外，将其余正本和副本合同7日内移交成本管理部；由成本管理部分发财会部正本（合同印花税缴纳后移交公司档案室保存）1份，公司指挥部、法律事务部、成本管理部副本（或副本复印件）各1份。公司指挥部按本文前述规定及时对参建各分部进行合同交底，并将交底资料分发各参建分部。各单位以子公司名义订立的施工合同，每季末将新增合同的施工合同台帐报表（见附表2）报送成本管理部和经营开发中心。当合同发生补充、变更或解除合同时，亦应将相关资料报成本管理部备案。第二十七条 经营开发中心、成本管理部应重视施工合同和相关资料的收集工作，加强催收和及时分发。投标主办单位对虽已中标，但因各种原因尚未订立施工合同而不能及时报送合同文本及台帐（子公司中标）的项目应向经营开发中心、成本管理部予以说明。对无正当理由不能及时报送投标文件和合同文本、又未向公司报告有关情况的单位，公司将适时对合同报送情况发布书面通报，采取必要的处罚措施以促进合同资料的收集工作。第二十八条 为保证合同资料完整，合同管理各部门应建立相关的合同管理台帐。第二十九条 凡以集团、股份公司名义中标的工程，合同印花税统一由集团公司财会部或股份公司财会部申报缴纳；各单位需在当地申报印花税的，须把缴纳凭证转公司财会部。第三十条 各单位应指定专人按受控文件保管合同，不得将合同内容对外泄漏。内部其他人员使用合同时，应办理借阅登记手续，并注意保密。第九章 附 则第三十一条 公司各单位应根据本办法制订实施细则，切实加强本单位的施工合同管理工作。第三十二条 本办法由公司成本管理部负责解释。第三十三条 本办法自公布之日起实施。公司原发建设工程施工合同管理办法(股司工200393号)、建设工程施工合同交底实施暂行办法（股司工2000072号）同时废止。附件：1. 补充、变更合同审批表2. 子公司中标项目施工合同台帐报表附件1：补充、变更合同审批表报送单位经办人联系电话补充、变更合同主要内容指挥部(或子公司)审核意见 年 月 日成本管理部意 见 年 月 日公司领导批 示 年 月 日注：指挥部(或子公司)审核意见、成本管理部意见，需负责人签字并加盖公章。附