试论企业财务职能发展与信息化建设的三个阶段.doc

试论企业财务职能发展与信息化建设的三个阶段 摘 要：企业信息化建设的发展对财务职能的发展有积极的推动作用，财务职能发展到一定阶段又对信息化建设提出更高的要求。整个发展过程主要分为三个阶段：小型数据库、电子表格基础应用到专业财务软件提高核算效率；专业财务软件逐步向ERP软件过渡推动向管理会计转型；多种专业管理软件和信息技术集成应用，财务主动参与流程管理、提供深度决策支持。但由于中国经济发展不平衡，导致出现目前中国企业信息化和财务职能发展状态三个阶段共存的现象。 关键词：信息化；会计职能；财务软件；ERP；信息集成 财务管理信息化是指企业的财务管理人员利用现代信息技术手段，对企业进行流程重组，广泛调动财务人力资源的信息潜能，充分挖掘企业各种财务信息资源，更好地组织企业财务活动，处理财务关系，从而实现企业财务目标的过程。回顾中国企业信息化建设的发展，其中信息化对财务职能的发展有积极的推动作用，随着财务职能发展到一定阶段又对信息化建设提出更高的要求。二者相互影响使财务人员开始主动使用先进的信息化管理工具，使中国企业的财务管理水平逐步接近世界先进水平。总体来讲，整个发展过程主要分为以下三个阶段： 1 第一阶段：小型数据库、电子表格基础应用到专业财务软件提高核算效率 从20世纪70年代后期的改革开放到90年代中期，属于企业财务信息化的第一阶段。在这一阶段中，财务部门职能主要以核算为主，随着中国经济的快速发展，企业规模迅速扩大，业务也越来越复杂，手工财务核算无法满足瞬息万变市场环境下对信息提供的效率和质量的要求。与此同时，信息技术开始在企业管理中逐步应用，如：80年代计算机开始在企业中普及，小型数据库用于企业的数据管理，电子表格等办公软件逐步成为日常管理工具。在这种背景下，财务人员开始使用信息技术解决一些财务核算问题，如：用小型数据库和计算机程序对成本核算工作进行处理，用电子表格对总账、报表进行汇总集成处理等，这些自发的行为是财务人员主动提高工作效率的表现，但这些行为只是针对核算工作的某个方面的改进，而没有系统解决财务核算信息化问题。同时，这种探索由于没有制度基础导致无法全面推广，但同时反映出巨大的市场需求。 面对财务核算信息化的巨大需求，中国本土软件公司开始参与到财务软件的开发中，逐步出现了以用友、金蝶、新中大和速达为代表的中国本土专业财务软件公司，这些公司开发的通用财务软件经过发展基本解决了日常核算问题，这些财务软件根据中国财务人员的历史工作习惯提供了友好的会计凭证输入界面，通过以数据库为基础对科目的设置、财务报表取数逻辑的定义，实现了会计凭证信息直接生成账务信息和报表信息，从而解决了手工登记账簿、出具报表的效率低、易出错等问题，明显提高了核算效率，同时一些软件也提供基本报表分析功能和自定义报表模块，也部分支持了企业财务分析。在专业财务软件迅速发展中，出现了一些违反会计法、财务制度的情况，作为会计工作主管部门的财政部于1994年7月1日发布了会计电算化管理办法等相关规章，对规范、推广会计核算信息化起到了推动作用。应该说在这一阶段中信息化满足了核算作为企业财务的主要职能的需要，同时也为财务分析工作打下了一定的基础。 2 第二阶段：专业财务软件逐步向ERP软件过渡推动向管理会计的转型 20世纪90年代中期到21世纪初是企业财务信息化的第二个阶段。这个阶段中，中国企业信息化从办公自动化转向企业经营管理，从国外公司ORACLE、SAP、QAD等引入中国的管理软件把先进的管理经验带到中国，从MRP、MRP到ERP，都在不同程度影响中国企业的运营管理。不管是MRP还是ERP都是将企业各个职能体系的管理行为通过信息化手段集成在一起，信息充分共享，提高信息沟通效率。在整个企业价值链中不论是技术、采购、生产、销售和售后服务都会通过标准化信息在业务流程中与财务信息进行数据交换。在这种情况下，财务不能再像第一阶段中仅仅发挥核算职能，只是通过自身信息的输入输出，而在ERP软件中体现财务价值除了核算职能外，更多表现为财务的控制职能，如成本控制、资金控制、结算控制、预算控制等等，也就是我们常说的管理会计。但ERP软件刚刚引入中国时，由于中外财务准则不一致，使得其必须在中国进行本土化开发，从而使不少企业暂时放弃了ERP软件的财务模块，同时ERP软件的界面与传统中国核算记账的模式差别较大也导致财务人员不习惯，这样就出现这样一种很有代表性的现象：企业信息化解决方案ERP+财务软件，其中不乏明星企业，如：海尔是SAP R3用友U8财务软件、宇通客车是QAD MRP新中大财务软件。ERP财务软件的模式实际是财务核算职能长期占据中国企业财务职能的一种体现，但是这种模式很快便显示出明显的问题，如：财务在整个管理体系成为一个孤岛，其他职能体系与财务部门的沟通仍然与财务软件阶段没有太大变化，反而ERP中财务的控制职能没有使用导致系统集成的硬伤，财务人员从ERP中获取数据再通过手工处理导入财务软件中，管理数据依然无法实时集成，财务的工作效率没有明显改善。在这个时期，中国企业对财务不在仅仅满足在企业中发挥其核算职能，明确要求财务进行转型，由核算型财务转变为管理型财务，但财务部门一方面已经习惯于把自己定位成核算型财务，另一方面由于没有很好的管理会计工具帮助财务部门转型，导致财务人员在这一阶段中转型时间较长。 在这一阶段中国市场经济开始逐步成熟，大部分行业由卖方市场转变为买方市场，产品的同质化竞争越来越明显，企业发现粗放型管理模式下的各种内部流程无法适应市场竞争，为了上ERP而上ERP导致“不上ERP是等死，上ERP是找死”现象的出现，使企业深刻认识到ERP的价值不在软件而在于内嵌其中的先进管理思想，ERP中的管理会计模块是其中重要的管理工具。国外软件公司根据中国财务制度对其ERP产品中的财务模块进行调整，通过了中国财政部的审核，使ERP软件中管理会计应用得以有了推广的基础，同时在应用中财务部门也充分感受到工作效率和质量的提高，如：由于采购、仓储、制造和财务的集成使财务月结的速度大大提高，物料信息实时与财务集成使企业及时掌握库存资金占用等等，但更重要的是ERP中的管理会计工具，如：标准成本、预算控制、信用控制、获利分析等开始引导财务人员用于日常工作，财务控制职能逐步帮助企业控制风险、提高效率的重要手段。在这一阶段企业信息化建设实际上推动了财务职能的发展，财务工作的重点逐步由核算转向管理和控制。 3 第三阶段：多种专业管理软件和信息技术集成应用，财务主动参与流程管理、提供深度决策支持 从21世纪初到现在是第三阶段。在这几年中，随着管理的进一步细化，出现了各种专业管理软件，如：CRM（客户关系管理）、PLM（产品生命周期管理）等。同时各种信息技术如：网络、短信、移动终端等的全面普及，另外新的系统集成和数据管理工具开始应用，如：Protal（门户）、BI（商业智能）等。 中国企业财务部门在这一阶段遇到了管理的瓶颈，一方面强调管理型财务导致一些企业将管理会计职能从整体财务组织中独立出来，如：成立了财务管理部等，从事财务管理的人员增加使管理职能得到强化，但是另一方面财务的基础核算人员随着业务的发展也在迅速增加，如何来平衡核算与管理的发展成为一个突出问题。面对问题，一些善于思考和学习的财务人员开始寻找解决进一步提升效率的思路和工具，他们主动分析后发现影响财务核算效率的主要问题是外部业务流程与财务内部流程之间的信息传递大部分仍然通过手工完成，这样导致财务无法减少手工录入的工作量。同时这些信息传递几乎都可以标准化，如：费用报销、付款等；通过OA系统等流程管理工具可以有效地把整个流程连在一起，这样在规范整体流程的基础上，业务通过OA系统提交标带有准化表单的电子化流程、根据企业授权进行流程审批、财务对原始单据进行审核后通过与ERP系统集成自动完成财务记账，如涉及付款则可以通过与网上银行自动将款项付出，为了提高服务满意度还可以同时以短信的方式通知收款人。先是一些IT公司如：神州数码，还有如：宇通客车等企业的财务人员运用信息化工具主动参与流程管理，迅速提升了财务组织的工作效率。 在这个阶段中，一些新的企业管理思想和工具也开始影响中国企业，如：战略管理、平衡计分卡等，由于财务作为主要的信息提供部门，所以开始直接参与这些工具的应用。在企业组织中，财务作为关键信息的掌握者和主要业务流程的控制者，能够相对独立公允的向企业管理层提供企业整体和各部门的KPI（关键业绩指标）完成情况，通过运用BI工具对各种管理软件中的数据进行抽取、集成和分析，向企业管理者提供及时、深入的决策支持信息。 上面论述了中国企业信息化与财务职能相互影响和发展的三个阶段，但由于中国经济发展不平衡的情况客观存在，导致出现目前中国企业信息化和财务职能发展状态三个阶段共存的现象，其中大部分企业还处在第一、二阶段，第三阶段中的企业还只是少数优秀企业，但我们相信中国企业的学习能力会随着中国经济的发展不断提高