商务文档写作技巧传授

一一般人我不告诉他的工作技巧般人我不告诉他的工作技巧般人我不告诉他的工作技巧般人我不告诉他的工作技巧 （行为、文档、演示、邮件）（行为、文档、演示、邮件） HongerchenHongerchen Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 2 前言前言前言前言 此所谓“技巧”，是在不断的尝试和使用 中产生。感谢网络给予无限的帮助，让我找到 了解决问题的方法。了解决问题的方 大家不要过分迷信“技巧”。靠别人的传 授解决不了你所有的问题只有自己遇到问题授解决不了你所有的问题。只有自己遇到问题 的时候，有想法、有努力，才可能有结果。 有道是内事问老婆外事问Gl在有道是：内事问老婆，外事问Google，在 我们信息化时代，请相信网络的力量。 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 3 目录目录 ? 行为篇 ? 文档篇 ? 演示篇? 演示篇 ? 邮件篇 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 4 行为篇行为篇行为篇行为篇 行为篇-总则行为篇-总则 ? 自信、自立、自强 ? 不自卑、不自傲 ? 尊重他人? 尊重他人 ? 少说、多听、适当做 ? 言行一致、善始善终 ? 忍一时风平浪静忍时风平浪静 ? 包容不是纵容 ? 退步海阔天空? 退一步海阔天空 ? 退让不是退步 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 6 行为篇-言行行为篇-言行 ? 遵纪守法、遵守员工手册 ? 不要在背后议论别人的事情 ? 忌讳讨论他人隐私和薪资? 忌讳讨论他人隐私和薪资 ? 不要叫错、写错别人的名字 ? 对于新人，你不知道怎么称呼老员工，就称他们为 “老师” ? 你不会因此损失什么，他们不会因此占你多少便宜 ? 不要影响其他人工作? 不要影响其他人工作 ? 大声喧哗、电脑放声音、吃气味较重的食物、手机铃声 、随意打断他人工作思路等 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 7 、随意打断他人工作思路等 行为篇-工作行为篇-工作 ? 强调计划性 ? 强调结果性 ? 主动反馈? 主动反馈 ? 及时反馈 ? 正确反馈 ? 学会总结学会总结 ? 乐于分享 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 8 行为篇-会议与培训行为篇-会议与培训 ? 要按时（提前）到场，不要拖拖拉拉，尽量不要进 进出出（如果觉得自己很忙宁可不参加此会议或进出出（如果觉得自己很忙，宁可不参加此会议或 培训） ? 做好准备工作 ? 把手机调整振动、静音或关机把手机调整振动、静音或关机 ? 不要大声或长时间接听电话 不要在交头接耳? 不要在交头接耳 ? 不要打盹（困得不行，用冷水洗脸）不要打困得不行用冷水洗脸 ? 不要发呆 ? 不要练字 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 9 ? 不要练字 行为篇-操作系统行为篇-操作系统 ? 管理好机器密码，特别是administrator密码，密码设置得 复杂一些避免他人访问复杂一些，避免他人访问 ? 及时升级系统补丁和病毒库，开启病毒监控 无意义的软件不要安装? 无意义的软件不要安装 ? 少使用U盘进行文件传输 ? 不要把一台真实的打印机设置为默认打印机，墨盒、纸张、 电都是要钱的东东 ? 长期离开自己的机器，关机 ? 暂时离开自己的机器，锁屏 ? 好好组织自己的磁盘和目录结构 ? 做好自己资料的配置管理（建议使用VSS） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 10 做好自资料的配置管建议使用 ? 定期备份重要的资料 文档文档篇篇文档文档篇篇 以Word2007Excel2007为例以Word2007、Excel2007为例 文档篇-文档的名称文档篇-文档的名称 ? 简明扼要、避免重复 ? 存在问题的名称? 存在问题的名称 ? 周报、周报新、周报新新新 ? 我的周报、部门周报、XXX的周报? 我的周报、部门周报、XXX的周报 ? 第1周周报 ? 质保部周报二零零九年第一周、质保部周报2009年第1周 ? 推荐的名称 ? 质保部XXX周报2009年第01周 ? 质保部员工周报2009年第01周（XXX）? 质保部员工周报2009年第01周（XXX） ? 注意统一性 ? “（”和“(”的区别? “（”和“(”的区别 ? “-”和“”的区别 ? 全角半角空格 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 12 ? 全角、半角、空格 文档篇-文档的属性文档篇-文档的属性 ? 属性也和重要，这是一个隐藏秘密的地方（文档的 后花园）后花园） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 13 文档篇-文档类型文档篇-文档类型 ? 一篇正式文档，请不要使用txt ? 当我们都在使用MS Office的时候，请不要使用 WPS ? 当我们都在使用MS Office 2007的时候，请不要 使用MS Office 97/XP/2003使用MS Office 97/XP/2003 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 14 文档篇-文档的字体文档篇-文档的字体 ? 以让阅读者没有“不抛弃、不放弃”想法为原则 ? 视打印和阅读而定 ? 仅阅读? 仅阅读 ? 中文 宋体五号/微软雅黑五号1.5间距 ? 英文 Vd五号/微软雅黑五号 1 5间距? 英文 Verdana五号/微软雅黑五号 1.5间距 ? 打印 ? 中文 宋体小四号/微软雅黑小四号 1.5间距 ? 英文 Verdana小四号/微软雅黑小四号 1.5间距 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 15 文档篇-保密性文档篇-保密性 ? 防止他人拿来主义，把文档转为PDF格式再发布 ? 机密的文档，设置文档的访问密码 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 16 文档篇-不要在文档中直接绘图文档篇-不要在文档中直接绘图 ? 有人喜欢直接在文档中绘制流程图等图形，个人建 议采用专门的工具（例如MS Vi i 2007）绘图议采用专门的工具（例如：MS Visio2007）绘图 ，然后粘贴到文档中。 ? 编辑不方便 ? 不美观 ? Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 17 文档篇-关掉功能区文档篇-关掉功能区 ? 如果觉得功能区碍事，可以把它隐藏 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 18 文档篇-记住一些快捷键文档篇-记住一些快捷键 ? 适当记住一些快捷键，会加快你编辑文档的速度 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 19 文档篇-做一个封面文档篇-做一个封面 ? 一个文档有一个好的封面 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 20 文档篇-页眉和页脚文档篇-页眉和页脚 ? 一份正式的文档，一般都包含页眉与页脚，一般包 含以下信息含以下信息 ? 文档名称 ? 页数（第X页/共Y页） ? 公司信息（Logo、名称、地址、邮编、网站）g ? 个人信息（姓名、联系方式） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 21 文档篇-使用字体样式文档篇-使用字体样式 ? 采用统一的字体样式 ? 觉得样式不好，可以先对样式进行编辑 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 22 文档篇-使用Tab键和分页符文档篇-使用Tab键和分页符 ? 很多人喜欢使用空格，这不是一个好习惯，建议使 用T b键用Tab键 ? 很多人想另起一页，都会使用空行，但是这不是一 个好方法，请使用分页符 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 23 文档篇-使用编号和项目编号文档篇-使用编号和项目编号 ? 不要手工编号和项目符号，这样很难维护的。那我 们怎么做？们怎么做？ Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 24 文档篇-给文档做一个目录文档篇-给文档做一个目录 ? 如果要自动目录的话，那在文档中必须使用了标题 样式供目录抽取出来样式供目录抽取出来 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 25 文档篇-表格中的简单计算文档篇-表格中的简单计算 ? 先看结果 ? 再看方法 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 26 文档篇-“分栏”功能文档篇-“分栏”功能 ? 看过杂志吗？要做到分栏效果，可以尝试一下“分 栏”功能栏”功能 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 27 文档篇-使用格式刷和F4文档篇-使用格式刷和F4 ? “格式刷”功能会把所有选中区域的格式都作用在 被使用格式刷的区域中这个格式包括字体颜色被使用格式刷的区域中，这个格式包括字体颜色、 大小、对齐方式等 ? F4的作用是“执行上一次格式操作” Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 28 文档篇-文档结构图文档篇-文档结构图 ? 对于一份大文档来说，“文档结构图”是一个很好 的导读的导读 ? 为什么有时候“文档结构图”为空？原因在于这份 文档没有一个很好的排版 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 29 文档篇-显示格式标记文档篇-显示格式标记 ? 格式标记在打印的时候是不会打印的，它们可以编 写和排版带来些帮助写和排版带来一些帮助。 ? 在Word选项中设置 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 30 文档篇-批阅文档文档篇-批阅文档 ? 当要批阅文档的时候，不要直接在文档上做修改， 可以使用批阅功能可以使用批阅功能 ? 批注这些东东是可以隐藏的 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 31 文档篇-比较文档文档篇-比较文档 ? 对于两份相近的文档，要知道差异，可以使用一下 “比较”功能“比较”功能 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 32 文档篇-关于网格线文档篇-关于网格线 ? 网格线是方便编辑排版使用的，也许你觉得不好， 你可以控制他是否显示是否打印你可以控制他是否显示、是否打印 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 33 文档篇-单元格中的换行文档篇-单元格中的换行 ? 直接敲回车是不行的 ? Alt+回车 ? 设置“自动换行”属性? 设置自动换行属性 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 34 文档篇-填充序列文档篇-填充序列 ? 需要做一个序列，怎么办？ Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 35 文档篇-粘贴的操作方法文档篇-粘贴的操作方法 ? “粘贴”按钮 ? Ctrl+V ? 拖动单元格? 拖动单元格 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 36 文档篇-选择性粘贴文档篇-选择性粘贴 ? 有时候“粘贴”也是一种烦扰 ? 可以尝试一下“选择性粘贴” Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 37 文档篇-选中所有单元格文档篇-选中所有单元格 ? 如果要你选中所有单元格，你会怎么办？ Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 38 文档篇-调整行高和列宽文档篇-调整行高和列宽 ? 如何调整行高或列宽 ? 选中要调整的行或列 ? 按住行或列的边缘，移动 ? 自动调节到符合内容的高度或宽度? 自动调节到符合内容的高度或宽度 ? 选中要调整的行或列 ? 单击行或列的边缘 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 39 文档篇-冻结窗口文档篇-冻结窗口 ? 在行或列很多，想保持前面几行或列保持不动，怎 么办？么办？ Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 40 文档篇-组合文档篇-组合 ? 把内容收缩起来 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 41 文档篇-排序和筛选文档篇-排序和筛选 ? 在一组数据中，做排序和筛选 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 42 文档篇-公式文档篇-公式 ? 非常重量级的内容 ? 常用函数 ? SumSu ? Average ? Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 43 文档篇-图表的表现力文档篇-图表的表现力 ? 如何让数据更加有说服力，请使用图表 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 44 文档篇-让你看到的有效区域更大文档篇-让你看到的有效区域更大 ? 关闭“功能区”（前面已经介绍） ? 调整显示比例（右下角）调整显示比例（右下角） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 45 文档篇-给自己找个翻译文档篇-给自己找个翻译 ? 面对繁琐的繁体字和E文，如何轻松阅读？ Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 46 文档篇-给自己雇一个小秘文档篇-给自己雇一个小秘 ? 让小秘（F7）来检查一下文档拼写错误的地方，对 于英文文档来说更加实用于英文文档来说，更加实用 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 47 演示篇演示篇演示篇演示篇 以PowerPoint2007为例以PowerPoint2007为例 演示篇-选择一个模板演示篇-选择一个模板 ? 一个模板就像一件衣服，表现出一个风格 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 49 演示篇-编辑模板演示篇-编辑模板 ? 通过模板来改变版面的统一风格 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 50 演示篇-选择合适的版式演示篇-选择合适的版式 ? 不同的版式，表现力不一样，因此要为每一个幻灯 片选择个合适的版式片选择一个合适的版式 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 51 演示篇-内容演示篇-内容 ? 总结与细节兼有，有纲有细 ? 文字精简，不要长篇大论 ? 多用图表? 多用图表 ? 多用图画 ? 多对比 ? 选择合适的字体选择合适的字体 ? 预看一下投影的效果 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 52 演示篇-备注演示篇-备注 ? 如果要讲的内容很多，可以做备注，以防遗漏 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 53 演示篇-动画效果演示篇-动画效果 ? 加入适当的动画效果，可以使你的演示更加精彩 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 54 演示篇-排练演示篇-排练 ? 如果很担心演讲时的时间控制，可以提前排练一下 （但是那个“使用排练计时”记得取消否则真正（但是那个“使用排练计时”记得取消，否则真正 演示的时候，幻灯片会自动播放的） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 55 演示篇-放映演示篇-放映 ? 最快捷方法：F5或右下角 ? 可以从当前幻灯片开始（ Shift+F5） ? 更复杂的放映方法更复杂的放映方法 ? PowerPoint 演讲放映技巧演讲放映技巧 /showtopic-p /p 61.aspx ? 结束放映：Esc Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 56 ? 结束放映：Esc 演示篇-放映时跳转演示篇-放映时跳转 ? 右键菜单 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 57 演示篇-放映时指针演示篇-放映时指针 ? 右键菜单 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 58 演示篇-打印演示篇-打印 ? 不要一张幻灯片打印一张A4纸，很浪费纸张的呀。 张A4纸可以打很多张幻灯片还可以打印成讲义一张A4纸可以打很多张幻灯片。还可以打印成讲义 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 59 邮件篇邮件篇邮件篇邮件篇 以Outlook2007为例以Outlook2007为例 邮件篇-邮件的主题邮件篇-邮件的主题 ? 不要空主题 ? 不要无意义的主题，例如“求助”、“通知” ? 即使是有附件，也最好是加一个主题? 即使是有附件，也最好是加个主题 ? 用一个简短的句子或词组搭配来描述你的主题，例 如如 ? “关于如何书写邮件主题的求助” ? “关于2009年五一放假的通知” ? 你的主题是否有吸引力（如果是对外发广告邮件，你的题是否有吸引力如果是对外发广告邮件 这点更加重要） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 61 邮件篇-邮件的内容邮件篇-邮件的内容 ? 尽量不要空内容 ? 就算是一封很简单的邮件，你也可以写一下“如题 ”或“见附件”之类的简短内容 ? 你的内容有没有一个合适的字体（特别是正式邮件 ，不要“独树一帜”），不要独树帜） ? 你的内容是否有色彩（重点内容特殊颜色标注） 如果是非常式的邮件那更加需要有内容? 如果是非常正式的邮件，那更加需要有内容 ? 称呼（领导、各位） ? 内容（注意排版） ? 落款（部门、姓名、时间） Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 62 落款（部门、姓名、时间） 邮件篇-邮件的签名或落款邮件篇-邮件的签名或落款 ? 如何设置签名 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 63 邮件篇-邮件的附件邮件篇-邮件的附件 ? 这个可以有，也可以没有 ? 不要本来应该有，结果没有，后来再补发一份有附 件的邮件 ? 附件大小非常重要 ? 太大了打个包压缩一下? 太大了，打个包压缩下 ? 个人认为超过10M以上的附件，采用其他方式 附件类型也很重要般b等都不要直接? 附件类型也很重要，一般exe、bat等都不要直接 发。不要遇到这个提示 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 64 邮件篇-选择一个合适的收件人邮件篇-选择一个合适的收件人 ? “收件人”和“抄送”的区别 ? 收件人：你希望给予你反馈或执行邮件决议的人 ? 抄送：你希望知晓邮件内容的人，不一定期望Ta的反馈 ? 尽量不要群发邮件 ? 鄙人最讨厌发给“全公司”的个人邮件? 鄙人最讨厌发给全公司的个人邮件 ? 不要因为偷懒而选择一个超过范围的“通讯组”发邮件 ? 不明白“通讯组”包含哪些成员的话请先查看清楚? 不明白“通讯组”包含哪些成员的话，请先查看清楚， 方法有多种，查看通讯簿或展开通讯组 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 65 邮件篇-是回复、全部回复还是转发邮件篇-是回复、全部回复还是转发 ? 如果你是“收件人”之列，那么你最好是回复一下邮件，哪 怕是“收到”两个字也表示对发件人的尊重怕是收到两个字，也表示对发件人的尊重 ? 如果你只是“抄送”之列，则可以不回邮件 般不要全部回复除非你想让全部的人都知道? 一般不要全部回复，除非你想让全部的人都知道 ? to全公司：谁占用了我的IP，请速归还 ? t 全公司不是我? to全公司：不是我 ? 不要无休止的回复，一个问题一去一回即可 ? 请执行收到收到了就好我这次也收到我知道你收到了? 请执行-收到-收到了就好-我这次也收到-我知道你收到了- 那你还发邮件给我-你在回复我，我就崩溃了-收到，我也要 崩溃了 ? 如果有想法，回复的内容丰富一些 ? 觉得有必要告知其他人，转发给其他人 Copyright HongerChen,2007-2010. All rights reserved. MSN: 66 觉得有要告知其他人转发给其他人 邮件篇-不要随意转发邮件