如何做好项目档案管理工作

如何做好项目档案管理工作如何做好项目档案管理工作如何做好项目档案管理工作如何做好项目档案管理工作 中国铝业公司中国铝业公司中国铝业公司中国铝业公司 侯萍梅侯萍梅 2012 . 2012 . 7 7 中国铝业公司 侯萍梅 讲讲讲 讲 课课课 课 提提提 提 纲纲纲纲 一、什么是项目档案、项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案、项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案、项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案、项目档案的作用和重要性 二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题 （工作的难点）（工作的难点）（工作的难点）（工作的难点） 三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作 中国铝业公司 侯萍梅 一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性 1.1.1.1.什么是项目档案什么是项目档案什么是项目档案什么是项目档案 2.2.2.2.项目档案的作用项目档案的作用项目档案的作用项目档案的作用 3.3.3.3.项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性 中国铝业公司 侯萍梅 1. 1.什么是项目档案什么是项目档案什么是项目档案什么是项目档案 项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和 项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和 社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等 社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等 各种载体文件材料。各种载体文件材料。各种载体文件材料。各种载体文件材料。 中国铝业公司 侯萍梅 如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立 如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立 项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工 项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工 验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式 验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式 的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项 的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项 目竣工验收文件。目竣工验收文件。目竣工验收文件。目竣工验收文件。 中国铝业公司 侯萍梅 项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、 项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、 勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项 项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项 目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理 目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理 文件组成。文件组成。文件组成。文件组成。 中国铝业公司 侯萍梅 项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣 项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣 工验收时形成的文件。工验收时形成的文件。工验收时形成的文件。工验收时形成的文件。 将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就 将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就 形成了项目档案。形成了项目档案。形成了项目档案。形成了项目档案。 中国铝业公司 侯萍梅 2. 2.项目档案的作用项目档案的作用项目档案的作用项目档案的作用 记录历史，见证过程；记录历史，见证过程；记录历史，见证过程；记录历史，见证过程； 反映资产，维护权益；反映资产，维护权益；反映资产，维护权益；反映资产，维护权益； 支撑管理，保障运行；支撑管理，保障运行；支撑管理，保障运行；支撑管理，保障运行； 储备知识，创新阶梯；储备知识，创新阶梯；储备知识，创新阶梯；储备知识，创新阶梯； 中国铝业公司 侯萍梅 3. 3.项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性 项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直 项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直 接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至 接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至 经济效益的产生和提高。因此，为确保项目档案的质经济效益的产生和提高。因此，为确保项目档案的质经济效益的产生和提高。因此，为确保项目档案的质 经济效益的产生和提高。因此，为确保项目档案的质 量和完整、准确、系统性，就必须做好项目档案专项量和完整、准确、系统性，就必须做好项目档案专项量和完整、准确、系统性，就必须做好项目档案专项 量和完整、准确、系统性，就必须做好项目档案专项 验收工作。验收工作。验收工作。验收工作。 中国铝业公司 侯萍梅 第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重 第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重 要工作。要工作。要工作。要工作。2006200620062006年年年年6 6 6 6月，国家档案局、发改委联合下发月，国家档案局、发改委联合下发月，国家档案局、发改委联合下发 月，国家档案局、发改委联合下发 重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法，进一步明确了项目，进一步明确了项目，进一步明确了项目 ，进一步明确了项目 档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项 档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项 目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得 目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得 进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项 进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项 目档案在建设项目竣工验收中的重要性。目档案在建设项目竣工验收中的重要性。目档案在建设项目竣工验收中的重要性。目档案在建设项目竣工验收中的重要性。 中国铝业公司 侯萍梅 第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产 第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产 投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、 投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、 系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工 系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工 程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工 程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工 程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果， 程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果， 是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组 是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组 成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目 成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目 档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。 中国铝业公司 侯萍梅 第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服 第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服 务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工 务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工 程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程 程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程 实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过 实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过 对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资 对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资 料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯 料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯 质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项 质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项 目进行管理维护、改建扩建、实施技改，目进行管理维护、改建扩建、实施技改，目进行管理维护、改建扩建、实施技改，目进行管理维护、改建扩建、实施技改， 中国铝业公司 侯萍梅 确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为 确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为 筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申 筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申 报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。 因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系 因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系 统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一 统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一 个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来 个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来 利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企 利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企 业的宝贵财富。业的宝贵财富。业的宝贵财富。业的宝贵财富。 中国铝业公司 侯萍梅 二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题 二、项目档案管理及验收存在的主要问题 （工作的难点）（工作的难点）（工作的难点）（工作的难点） 多年来，我组织参加了公司所属企业的项目档案验收和多年来，我组织参加了公司所属企业的项目档案验收和多年来，我组织参加了公司所属企业的项目档案验收和 多年来，我组织参加了公司所属企业的项目档案验收和 竣工验收，也应邀参加了国家档案局对各省重点建设项竣工验收，也应邀参加了国家档案局对各省重点建设项竣工验收，也应邀参加了国家档案局对各省重点建设项 竣工验收，也应邀参加了国家档案局对各省重点建设项 目档案的审查验收工作及其他央企项目档案的专项验目档案的审查验收工作及其他央企项目档案的专项验目档案的审查验收工作及其他央企项目档案的专项验 目档案的审查验收工作及其他央企项目档案的专项验 收，学到了一些好的经验也遇到了许多情况和问题，归收，学到了一些好的经验也遇到了许多情况和问题，归收，学到了一些好的经验也遇到了许多情况和问题，归 收，学到了一些好的经验也遇到了许多情况和问题，归 纳起来，主要有这么八个方面的问题。纳起来，主要有这么八个方面的问题。纳起来，主要有这么八个方面的问题。纳起来，主要有这么八个方面的问题。 中国铝业公司 侯萍梅 1.1.1.1.项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。 项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。 在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立 在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立 专门条款，明确各方所提交相应项目文件的具体要求，专门条款，明确各方所提交相应项目文件的具体要求，专门条款，明确各方所提交相应项目文件的具体要求， 专门条款，明确各方所提交相应项目文件的具体要求， 以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。 2.2.2.2.项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶 项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶 段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半，段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半，段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半， 段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半， 仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成 仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成 应归档的文件材料散失，收集不齐全。应归档的文件材料散失，收集不齐全。应归档的文件材料散失，收集不齐全。应归档的文件材料散失，收集不齐全。 中国铝业公司 侯萍梅 3.3.3.3.归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件 归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件 缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。 4.4.4.4.归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单 归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单 位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和 位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和 被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际 被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际 不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。 5.5.5.5.工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处 工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处 理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验 理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验 收人员签字有遗漏等。收人员签字有遗漏等。收人员签字有遗漏等。收人员签字有遗漏等。 中国铝业公司 侯萍梅 6.6.6.6.归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱， 归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱， 书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污 书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污 损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。 7.7.7.7.设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有 设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有 详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说 详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说 明书和随机图不能一一对应。明书和随机图不能一一对应。明书和随机图不能一一对应。明书和随机图不能一一对应。 8.8.8.8.忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实 忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实 物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要 物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要 节点、重大活动事项的音像资料等）节点、重大活动事项的音像资料等）节点、重大活动事项的音像资料等）节点、重大活动事项的音像资料等） 中国铝业公司 侯萍梅 以上八个方面的问题，最关键的问题就是项目档案的以上八个方面的问题，最关键的问题就是项目档案的以上八个方面的问题，最关键的问题就是项目档案的 以上八个方面的问题，最关键的问题就是项目档案的 归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设 归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设 同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个 同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个 相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证 相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证 项目档案的齐全、完整、准确、系统。项目档案的齐全、完整、准确、系统。项目档案的齐全、完整、准确、系统。项目档案的齐全、完整、准确、系统。 中国铝业公司 侯萍梅 三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作 随着项目建设的逐年增多，投资额也越来越大，如何把随着项目建设的逐年增多，投资额也越来越大，如何把随着项目建设的逐年增多，投资额也越来越大，如何把 随着项目建设的逐年增多，投资额也越来越大，如何把 项目文件资料齐全、准确、系统地归档，为项目竣工投项目文件资料齐全、准确、系统地归档，为项目竣工投项目文件资料齐全、准确、系统地归档，为项目竣工投 项目文件资料齐全、准确、系统地归档，为项目竣工投 产后的正常生产、维护、改造与扩建提供准确的依据，产后的正常生产、维护、改造与扩建提供准确的依据，产后的正常生产、维护、改造与扩建提供准确的依据， 产后的正常生产、维护、改造与扩建提供准确的依据， 是我们公司项目及档案主管部门和建设单位必须重视和是我们公司项目及档案主管部门和建设单位必须重视和是我们公司项目及档案主管部门和建设单位必须重视和 是我们公司项目及档案主管部门和建设单位必须重视和 认真抓好的关键问题。认真抓好的关键问题。认真抓好的关键问题。认真抓好的关键问题。 下面我分两个方面来讲：下面我分两个方面来讲：下面我分两个方面来讲：下面我分两个方面来讲： 中国铝业公司 侯萍梅 （一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理 重点抓好重点抓好重点抓好重点抓好5 5个方面：个方面：个方面：个方面：1.1.1.1.领导重视领导重视领导重视领导重视 2.2.2.2.全员参与全员参与全员参与全员参与 3.3.3.3.过程管理过程管理过程管理过程管理 4.4.4.4.完整规范完整规范完整规范完整规范 5.5.5.5.各负其责各负其责各负其责各负其责 （二）把握档案专项验收的关键环节，使档案验收工（二）把握档案专项验收的关键环节，使档案验收工（二）把握档案专项验收的关键环节，使档案验收工 （二）把握档案专项验收的关键环节，使档案验收工 作收到实效作收到实效作收到实效作收到实效 抓抓抓抓3 3个主要环节：个主要环节：个主要环节：个主要环节：1.1.1.1.申请验收的准备阶段申请验收的准备阶段申请验收的准备阶段申请验收的准备阶段 2.2.2.2.专家组的组成专家组的组成专家组的组成专家组的组成 3.3.3.3.专项验收的实施专项验收的实施专项验收的实施专项验收的实施 中国铝业公司 侯萍梅 （一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理 1.1.1.1.领导重视领导重视领导重视领导重视 2.2.2.2.全员参与全员参与全员参与全员参与 3.3.3.3.过程管理过程管理过程管理过程管理 4.4.4.4.完整规范完整规范完整规范完整规范 5.5.5.5.各负其责各负其责各负其责各负其责 中国铝业公司 侯萍梅 1. 1.领导重视领导重视领导重视领导重视 所谓领导重视，首先就是要转变观念，提高认识，要所谓领导重视，首先就是要转变观念，提高认识，要所谓领导重视，首先就是要转变观念，提高认识，要 所谓领导重视，首先就是要转变观念，提高认识，要 把认识提高到项目档案是否齐全、完整、准确是直接把认识提高到项目档案是否齐全、完整、准确是直接把认识提高到项目档案是否齐全、完整、准确是直接 把认识提高到项目档案是否齐全、完整、准确是直接 影响项目竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至增加影响项目竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至增加影响项目竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至增加 影响项目竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至增加 效益的高度来认识和抓好。因此，要提出要求，明确效益的高度来认识和抓好。因此，要提出要求，明确效益的高度来认识和抓好。因此，要提出要求，明确 效益的高度来认识和抓好。因此，要提出要求，明确 职责，配置工作资源，研究解决实际问题职责，配置工作资源，研究解决实际问题职责，配置工作资源，研究解决实际问题 职责，配置工作资源，研究解决实际问题 。要纳入领。要纳入领。要纳入领 。要纳入领 导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入 导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入 部门职责和人员责任制。配置所需资源（人、财、物、部门职责和人员责任制。配置所需资源（人、财、物、部门职责和人员责任制。配置所需资源（人、财、物、 部门职责和人员责任制。配置所需资源（人、财、物、 权）。权）。权）。权）。 中国铝业公司 侯萍梅 2. 2.全员参与全员参与全员参与全员参与 所谓全员参与，就是指项目的建设单位的相关部门及所所谓全员参与，就是指项目的建设单位的相关部门及所所谓全员参与，就是指项目的建设单位的相关部门及所 所谓全员参与，就是指项目的建设单位的相关部门及所 有参建单位相关管理人员、技术人员都要了解项目档案有参建单位相关管理人员、技术人员都要了解项目档案有参建单位相关管理人员、技术人员都要了解项目档案 有参建单位相关管理人员、技术人员都要了解项目档案 工作的内容及要求，在工作过程中要遵守规定、标准、工作的内容及要求，在工作过程中要遵守规定、标准、工作的内容及要求，在工作过程中要遵守规定、标准、 工作的内容及要求，在工作过程中要遵守规定、标准、 合同要求，做好各自收集、整理和归档立卷工作。合同要求，做好各自收集、整理和归档立卷工作。合同要求，做好各自收集、整理和归档立卷工作。合同要求，做好各自收集、整理和归档立卷工作。 同时，档案人员必须熟悉掌握项目档案的专业管理知同时，档案人员必须熟悉掌握项目档案的专业管理知同时，档案人员必须熟悉掌握项目档案的专业管理知 同时，档案人员必须熟悉掌握项目档案的专业管理知 识和技能，及时帮助和指导归档工作。识和技能，及时帮助和指导归档工作。识和技能，及时帮助和指导归档工作。识和技能，及时帮助和指导归档工作。 中国铝业公司 侯萍梅 3. 3.过程管理过程管理过程管理过程管理 所谓过程管理，就是将项目档案管理的标准要求与措施所谓过程管理，就是将项目档案管理的标准要求与措施所谓过程管理，就是将项目档案管理的标准要求与措施 所谓过程管理，就是将项目档案管理的标准要求与措施 办法，贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。办法，贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。办法，贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。办法，贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。 要实施全过程管理模式，即：以项目法人为管理核心，要实施全过程管理模式，即：以项目法人为管理核心，要实施全过程管理模式，即：以项目法人为管理核心， 要实施全过程管理模式，即：以项目法人为管理核心， 以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档 以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档 案管理部门、项目主管部门监督指导，及项目建设、设案管理部门、项目主管部门监督指导，及项目建设、设案管理部门、项目主管部门监督指导，及项目建设、设 案管理部门、项目主管部门监督指导，及项目建设、设 计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事 计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事 中控制、事后审核、验收把关的管理模式。中控制、事后审核、验收把关的管理模式。中控制、事后审核、验收把关的管理模式。中控制、事后审核、验收把关的管理模式。 中国铝业公司 侯萍梅 4. 4.完整规范完整规范完整规范完整规范 所谓完整规范，就是要确保项目档案的完整、准确、系统、所谓完整规范，就是要确保项目档案的完整、准确、系统、所谓完整规范，就是要确保项目档案的完整、准确、系统、 所谓完整规范，就是要确保项目档案的完整、准确、系统、 安全和及时、规范安全和及时、规范安全和及时、规范安全和及时、规范 完整：完整：完整：完整：将项目建设全过程中所有有保存价值的各种文件材料将项目建设全过程中所有有保存价值的各种文件材料将项目建设全过程中所有有保存价值的各种文件材料将项目建设全过程中所有有保存价值的各种文件材料 全部归档。全部归档。全部归档。全部归档。 准确：准确：准确：准确：归档内容要反映项目竣工时的真实情况和建设过程，归档内容要反映项目竣工时的真实情况和建设过程，归档内容要反映项目竣工时的真实情况和建设过程，归档内容要反映项目竣工时的真实情况和建设过程， 图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠。图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠。图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠。图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠。 系统：系统：系统：系统：按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科 学，组卷合理，整理规范，便于查找利用。学，组卷合理，整理规范，便于查找利用。学，组卷合理，整理规范，便于查找利用。学，组卷合理，整理规范，便于查找利用。 安全：安全：安全：安全：一是指档案实体的安全；二是指档案信息的安全。一是指档案实体的安全；二是指档案信息的安全。一是指档案实体的安全；二是指档案信息的安全。一是指档案实体的安全；二是指档案信息的安全。 及时：及时：及时：及时：收集积累、归档、移交要及时。收集积累、归档、移交要及时。收集积累、归档、移交要及时。收集积累、归档、移交要及时。( ( ( (按单项、单位工程按单项、单位工程按单项、单位工程按单项、单位工程) ) ) ) 规范：规范：规范：规范：各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范 要求。要求。要求。要求。 中国铝业公司 侯萍梅 5. 5.各负其责各负其责各负其责各负其责 所谓各负其责，就是要各司其职，齐抓共管，共同做所谓各负其责，就是要各司其职，齐抓共管，共同做所谓各负其责，就是要各司其职，齐抓共管，共同做 所谓各负其责，就是要各司其职，齐抓共管，共同做 好项目文件资料的归档工作。好项目文件资料的归档工作。好项目文件资料的归档工作。好项目文件资料的归档工作。 （1 1 1 1）上级主管，要强化监管）上级主管，要强化监管）上级主管，要强化监管）上级主管，要强化监管 （2 2 2 2）建设单位，要全面负责）建设单位，要全面负责）建设单位，要全面负责）建设单位，要全面负责 （3 3 3 3） ） 施工单位，要规范操作施工单位，要规范操作施工单位，要规范操作施工单位，要规范操作 （4 4 4 4）监理单位，要履行职责）监理单位，要履行职责）监理单位，要履行职责）监理单位，要履行职责 中国铝业公司 侯萍梅 （1 1）上级主管，要强化监管）上级主管，要强化监管）上级主管，要强化监管）上级主管，要强化监管 所谓上级主管是指项目管理、档案管理的各级主管部所谓上级主管是指项目管理、档案管理的各级主管部所谓上级主管是指项目管理、档案管理的各级主管部 所谓上级主管是指项目管理、档案管理的各级主管部 门，即从国家到地方到行业，具体到我们公司总部的门，即从国家到地方到行业，具体到我们公司总部的门，即从国家到地方到行业，具体到我们公司总部的 门，即从国家到地方到行业，具体到我们公司总部的 各层级的业务主管部门。（如：发改委、国家档案局、各层级的业务主管部门。（如：发改委、国家档案局、各层级的业务主管部门。（如：发改委、国家档案局、 各层级的业务主管部门。（如：发改委、国家档案局、 省市发改委、省市档案局、公司投资管理部门、档案省市发改委、省市档案局、公司投资管理部门、档案省市发改委、省市档案局、公司投资管理部门、档案 省市发改委、省市档案局、公司投资管理部门、档案 管理部门）管理部门）管理部门）管理部门） 中国铝业公司 侯萍梅 我们这里主要讲公司投资管理部门、档案管理部我们这里主要讲公司投资管理部门、档案管理部我们这里主要讲公司投资管理部门、档案管理部 我们这里主要讲公司投资管理部门、档案管理部 门各自应尽的三项职责门各自应尽的三项职责门各自应尽的三项职责门各自应尽的三项职责 投资管理部门的职责：投资管理部门的职责：投资管理部门的职责：投资管理部门的职责： 一是投资管理部门在项目初期，将项目立项、建设单一是投资管理部门在项目初期，将项目立项、建设单一是投资管理部门在项目初期，将项目立项、建设单 一是投资管理部门在项目初期，将项目立项、建设单 位、投资规模、内容及建设工期情况的信息及时提供位、投资规模、内容及建设工期情况的信息及时提供位、投资规模、内容及建设工期情况的信息及时提供 位、投资规模、内容及建设工期情况的信息及时提供 给档案管理部门。给档案管理部门。给档案管理部门。给档案管理部门。 二是在向企业项目管理部门布置项目任务的同时，明二是在向企业项目管理部门布置项目任务的同时，明二是在向企业项目管理部门布置项目任务的同时，明 二是在向企业项目管理部门布置项目任务的同时，明 确项目竣工验收之前要进行档案专项验收的要求，使确项目竣工验收之前要进行档案专项验收的要求，使确项目竣工验收之前要进行档案专项验收的要求，使 确项目竣工验收之前要进行档案专项验收的要求，使 之引起重视。之引起重视。之引起重视。之引起重视。 三是在项目进行竣工验收之前，对三是在项目进行竣工验收之前，对三是在项目进行竣工验收之前，对三是在项目进行竣工验收之前，对5 5个专项验收的结果个专项验收的结果个专项验收的结果 个专项验收的结果 进行把关，全部通过专项验收后，组织竣工验收。进行把关，全部通过专项验收后，组织竣工验收。进行把关，全部通过专项验收后，组织竣工验收。进行把关，全部通过专项验收后，组织竣工验收。 中国铝业公司 侯萍梅 档案管理部门的职责：档案管理部门的职责：档案管理部门的职责：档案管理部门的职责： 一是项目初期，掌握项目信息，及时与企业及地方档一是项目初期，掌握项目信息，及时与企业及地方档一是项目初期，掌握项目信息，及时与企业及地方档 一是项目初期，掌握项目信息，及时与企业及地方档 案部门取得联系，进行沟通，做好安排部署，并提前案部门取得联系，进行沟通，做好安排部署，并提前案部门取得联系，进行沟通，做好安排部署，并提前 案部门取得联系，进行沟通，做好安排部署，并提前 做好档案人员的业务培训，指导制定项目档案归档的做好档案人员的业务培训，指导制定项目档案归档的做好档案人员的业务培训，指导制定项目档案归档的 做好档案人员的业务培训，指导制定项目档案归档的 制度、规范。制度、规范。制度、规范。制度、规范。 二是项目过程中，与地方档案部门协调配合，做好现二是项目过程中，与地方档案部门协调配合，做好现二是项目过程中，与地方档案部门协调配合，做好现 二是项目过程中，与地方档案部门协调配合，做好现 场业务指导和宣传推动工作，对参建各方进行业务培场业务指导和宣传推动工作，对参建各方进行业务培场业务指导和宣传推动工作，对参建各方进行业务培 场业务指导和宣传推动工作，对参建各方进行业务培 训帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能，使施工、训帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能，使施工、训帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能，使施工、 训帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能，使施工、 监理各方的相关人员清楚项目档案的收集、整理、归监理各方的相关人员清楚项目档案的收集、整理、归监理各方的相关人员清楚项目档案的收集、整理、归监理各方的相关人员清楚项目档案的收集、整理、归 中国铝业公司 侯萍梅 档范围和标准要求；督促档案部门随时了解项目文件档范围和标准要求；督促档案部门随时了解项目文件档范围和标准要求；督促档案部门随时了解项目文件 档范围和标准要求；督促档案部门随时了解项目文件 材料的收集整理进度，协调解决发现的问题。材料的收集整理进度，协调解决发现的问题。材料的收集整理进度，协调解决发现的问题。材料的收集整理进度，协调解决发现的问题。 三是依据专项验收申请，了解项目进展及档案自查情三是依据专项验收申请，了解项目进展及档案自查情三是依据专项验收申请，了解项目进展及档案自查情 三是依据专项验收申请，了解项目进展及档案自查情 况，做好档案专项验收的组织安排。况，做好档案专项验收的组织安排。况，做好档案专项验收的组织安排。况，做好档案专项验收的组织安排。 （具体档案专项验收组织安排工作将在后面进行单独介绍）（具体档案专项验收组织安排工作将在后面进行单独介绍）（具体档案专项验收组织安排工作将在后面进行单独介绍）（具体档案专项验收组织安排工作将在后面进行单独介绍） 中国铝业公司 侯萍梅 （2 2）建设单位，要全面负责）建设单位，要全面负责）建设单位，要全面负责）建设单位，要全面负责 所谓建设单位是指：项目建设所在的企业。所谓建设单位是指：项目建设所在的企业。所谓建设单位是指：项目建设所在的企业。所谓建设单位是指：项目建设所在的企业。 企业的项目主管部门企业的项目主管部门企业的项目主管部门企业的项目主管部门是项目建设的总牵头部门，负责是项目建设的总牵头部门，负责是项目建设的总牵头部门，负责 是项目建设的总牵头部门，负责 组织、协调、检查、指导本单位相关部门和参建各方组织、协调、检查、指导本单位相关部门和参建各方组织、协调、检查、指导本单位相关部门和参建各方 组织、协调、检查、指导本单位相关部门和参建各方 的职能任务的实施，制定相应的考核制度，督促各方的职能任务的实施，制定相应的考核制度，督促各方的职能任务的实施，制定相应的考核制度，督促各方 的职能任务的实施，制定相应的考核制度，督促各方 履行职责，并积极配合档案管理部门做好工作。因履行职责，并积极配合档案管理部门做好工作。因履行职责，并积极配合档案管理部门做好工作。因 履行职责，并积极配合档案管理部门做好工作。因 此，要重点抓好四个方面的工作：此，要重点抓好四个方面的工作：此，要重点抓好四个方面的工作：此，要重点抓好四个方面的工作： 中国铝业公司 侯萍梅 一是要纳入合同控制管理。一是要纳入合同控制管理。一是要纳入合同控制管理。一是要纳入合同控制管理。 在签订合同时要确定项目档案质量保证金的比例，明在签订合同时要确定项目档案质量保证金的比例，明在签订合同时要确定项目档案质量保证金的比例，明 在签订合同时要确定项目档案质量保证金的比例，明 确档案部门要参与合同支付控制（如：尾款结算时，确档案部门要参与合同支付控制（如：尾款结算时，确档案部门要参与合同支付控制（如：尾款结算时， 确档案部门要参与合同支付控制（如：尾款结算时， 财务部门要见到档案部门的签字后方可支付）。在与财务部门要见到档案部门的签字后方可支付）。在与财务部门要见到档案部门的签字后方可支付）。在与 财务部门要见到档案部门的签字后方可支付）。在与 设计、施工、监理单位签订合同、协议时，要设立专设计、施工、监理单位签订合同、协议时，要设立专设计、施工、监理单位签订合同、协议时，要设立专 设计、施工、监理单位签订合同、协议时，要设立专 门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载 门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载 体等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括体等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括体等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括 体等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括 归档套数、质量、费用、完成时间等内容。归档套数、质量、费用、完成时间等内容。归档套数、质量、费用、完成时间等内容。归档套数、质量、费用、完成时间等内容。 中国铝业公司 侯萍梅 二是要建立控制考核体系和协调机制，要采取前二是要建立控制考核体系和协调机制，要采取前二是要建立控制考核体系和协调机制，要采取前 二是要建立控制考核体系和协调机制，要采取前 端控制，同步实施。端控制，同步实施。端控制，同步实施。端控制，同步实施。 前端控制：要掌握文件材料形成规律，提前采取措前端控制：要掌握文件材料形成规律，提前采取措前端控制：要掌握文件材料形成规律，提前采取措 前端控制：要掌握文件材料形成规律，提前采取措 施，提出要求，避免被动。施，提出要求，避免被动。施，提出要求，避免被动。施，提出要求，避免被动。 同步实施：要把档案工作纳入项目管理流程，与程序同步实施：要把档案工作纳入项目管理流程，与程序同步实施：要把档案工作纳入项目管理流程，与程序 同步实施：要把档案工作纳入项目管理流程，与程序 捆绑，实行节点控制。捆绑，实行节点控制。捆绑，实行节点控制。捆绑，实行节点控制。 中国铝业公司 侯萍梅 三是要强