如何写出让领导满意的文书

如何写出让领导满意的文书 应用文写作实务交流应用文写作实务交流 2 非写作专业非写作专业 人员多人员多 领导要求高领导要求高 大企业大企业 培训需求多培训需求多 样化多层化样化多层化 应用文写作应用文写作 实践性强内实践性强内 容丰富容丰富 偏重于偏重于方法方法、 经验经验、要求要求， 而非深入专业而非深入专业 知识，概论知识，概论 日常经营管理工作日常经营管理工作 少不了离不开应用少不了离不开应用 文写作文写作 交流交流 前面的话 3 如何如何写出让领导写出让领导满意满意的的文书文书？ 1.0 不断增强应用写作意识不断增强应用写作意识 2.0 打牢夯实应用文写作基础 3.0 了解掌握常见文体格式 4.0 积极探索应用文写作规律 两方面内容： 一是具体写作的技法；二 是培养写作能力的方法。 基本标准： 一要文字通顺；二 要格式规范；三要准 确表达 包括公文，以 及其他应 用文 四个成功因素！ 4 认识到位 有价值 才 会激发热 情！ 1.1重视应用文写作的若干理由重视应用文写作的若干理由 公务活动的必备工具公务活动的必备工具 单位形象的一个侧面单位形象的一个侧面 个人能力的锻炼反映个人能力的锻炼反映 为什么要重视加强写作？ 想出来；说出来；写出来 会议，纪要；布置工作，发文通知； 项目，论证分析报告；报请上级 批准，请示 企业素质重要方面体现在 文书上 5 自加压力 有追求才 有进步！ 1.2 对应用文写作保持敏感对应用文写作保持敏感 能否满足说明问题满足工作能否满足说明问题满足工作 需要需要 领导是否满意领导是否满意 写作水平比别人能否平衡比自己有无进步写作水平比别人能否平衡比自己有无进步 对自己写作方面有高标准严要求 6 在写与悟 当中不断 进步！ 1.3 在写作实践中加强磨练 练文字通顺练文字通顺 练格式规范练格式规范 练表达准确练表达准确 多写多练多琢磨 7 如何如何写出让领导写出让领导满意满意的的文书文书？ 1.0 不断增强应用写作意识 2.0 打牢夯实写作基础打牢夯实写作基础 3.0 了解掌握常见文体格式 4.0 积极探索应用文写作规律 两方面内容： 一是具体写作的技法；二 是培养写作能力的方法。 基本标准： 一要文字通顺；二 要格式规范；三要表 情达意 包括公文，以 及其他应 用文 8 2.1 打牢语言文字基础打牢语言文字基础 两个方面：两个方面： 学校掌握的基本语言文字技能 继续学习和夯实应用文写作基础 9 2.2 应用文的概念与分类应用文的概念与分类 市场调查、预测； 可行性研究；经 济决策方案；招 投标书；经营分 析；经济合同； 商务信函等 文章 文学作品 应用文 (1)通用文书： (2)专用文书： 行政公文行政公文(如公告、通知如公告、通知) 事务文书(计划、总结) 公文礼仪(贺电、请柬) 职业文书(简历、述职报告) 财经(市场预测报告)、 法律(诉讼状)、 科技(学术论文)、 传播(通讯、广告) 指国家机关、企事业单位、 社会团体以及公民个人，办 理公私事务、交流信息、表 述意愿使用的，具有直接使 用价值和惯用格式的文书。 10 应用文特性（与文学作品比较）应用文特性（与文学作品比较） （一）目的的直接性以表达意思解（一）目的的直接性以表达意思解 决问题为目的，实用性强决问题为目的，实用性强 （二）材料的真实性真实是生命（二）材料的真实性真实是生命 （三）格式的规范性不求百花齐放（三）格式的规范性不求百花齐放 （四）对象的特定性有特定范围（四）对象的特定性有特定范围 2.3 应用文特性应用文特性 11 2.4 应用文写作基本要求应用文写作基本要求 公文 写作五要素 准确把握各要素写出精彩好文章 准确鲜明；深刻新颖； 集中单纯集中单纯(一文一事，表现一个主题一文一事，表现一个主题) (全部材料和形式所表达出来的基本思想) 围绕主题选择； 选择真实可靠选择真实可靠； 选择新鲜材料 严谨(精当)、自然(顺理成章) 完整(匀称饱满、首尾圆合)、统一 (通篇一贯)。开头精彩亮丽、中间充实丰富、 结尾响亮有力 准确准确(无歧义无歧义)、简明简明、 平易、得体、平易、得体、 规范规范(公文定义与通俗公文定义与通俗) 叙述、说明、议论 善于论证 怎样才算怎样才算 好文章？要好文章？要 会看，给会看，给 你一把量你一把量 尺尺 12 2.5 介绍一下公文知识（定义）介绍一下公文知识（定义） 公文：是指行政机关 在行政管理过程中形成 的 具有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务的重要工具。(国务院于2000年8月24日 发布国家行政机关公文处理办法) 国家行政机关公文处理办法规定文种包 括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函和会议 纪要等。 的字后面固 定用法 关于的通知（标题）关于的通知（标题） 13 2.5 介绍一下公文知识（性质特点）介绍一下公文知识（性质特点） 由法定作者颁发 作者是依法成 文并能以自己 的名义行使职 能和担负义务 的机关或组织。 (拟制要以机关 名义、立场、 口吻) 起草、核稿、 签发等，不 可或缺，不 可颠倒。负 有责任。 权威性(认定 凭据)、强制 性(必须执行)、 后果性(文件 发出即发生 效力和产生 执行结果)。 用汉语语 体，规范 的格式。 制发具有程序性 具有法定效力 具有规范体式 14 2.5 介绍一下公文知识（分类）介绍一下公文知识（分类） 按文种：按文种： 命令、决定、公告、通知、通报、请示、批复、意见等命令、决定、公告、通知、通报、请示、批复、意见等 按保密：按保密： 内部公文、公布性公文、保密公文 按传递时限：按传递时限： 平件、急件、特急 按传递方向按传递方向： 上行文、下行文、平行文(不相隶属) 按性质作用按性质作用： 指挥性、报请性、知照性、商洽性、记录性。 新分法：新分法： 抒情类，如开幕词、贺电、欢迎词、答谢词等；抒情类，如开幕词、贺电、欢迎词、答谢词等； 宣志类，回答干什么、怎么干，如发通知、请示、报告等宣志类，回答干什么、怎么干，如发通知、请示、报告等 15 2.5 介绍一下公文知识（作用）介绍一下公文知识（作用） 公文作用公文作用 1 1 2 2 3 3 4 4 领导指导作用领导指导作用 如意见、决定、通知等，布置任务、安排工 作、指导下级行动 法规准绳作用法规准绳作用 如条例法规。如命令、 通告等 交流知照作用交流知照作用 通知、通报、函等 公文实现信息传递。 宣传教育作用宣传教育作用 如通报、意见等，说明理由意义 凭证记载作用凭证记载作用 公文反映公 务活动过程，并存档为历 史文献，起到记载作用。 5 5 16 如何如何写出让领导写出让领导满意满意的的文书文书？ 1.0 不断增强应用写作意识 2.0 打牢夯实写作基础 3.0 了解掌握常见文体格式了解掌握常见文体格式 4.0 积极探索应用写作规律 两方面内容： 一是具体写作的技法；二 是培养写作能力的方法。 基本标准： 一要文字通顺；二 要格式规范；三要表 情达意 包括公文，以 及其他应 用文 17 3.1 应用文写作有格式应用文写作有格式 应用文一 般格式 关于的通知（标题） ：( (主送单位主送单位) ) 现将关于的通知(发 2001号)转发给你们，并提出以下意见，请一并 贯彻执行。（导语）。（导语） 一、， 二、， （主体）（主体） 三、， (印章) （落款）（落款） XX年XX月XX日 （时间）（时间） 一、应用文写作有格式（标题、 主送、导语、正文、落款、时间、 附件）。文无定法。 二、为什么要有格式？写的人 多了；遵从思维规律；方 便交流。 三、如何掌握格式？备一本工 具书。硬记。 四、重点突破常用格式 18 3.1 常用文种常用文种-通知通知 概 念 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 批转或转发上级公文，任免人员等。使用频率最高。一般为 下行文或平行文。 种 类 告知类、传达类、转发类、发布类、任免类。 特 点 范围广泛；发布形式灵活；行文时效性强。 结 构 标题、主送机关、正文(通知事由、通知事项、执行要 求)、落款 要 求 使用要慎重；内容要明确；行文要及时 19 通知的格式通知的格式 关于的通知 ：(主送单位) 目前， (事实依据) 根据， (道理依据) 为了 ， (目的主旨)现决定， (意图主旨) 具体通知如下：(过渡 语) 一、 ， (指导思想) 二、 ， (时间地点) 三、， (任务标准) 四、， (步骤期限) 五、， (具体措施) 六、， (责任分工) 七、， (组织领导) 八、， (奖励惩罚) (印章) 一项工作 八个方面才 全面！ 大的工作 20 例文评析例文评析通知要通知要精练精练 关于启动数据仓库项目的通知 正文力求简洁 方法之一：把计划表、流程图、 组织机构名单、功能说明等， 作为附件 ，正文中做出概括叙 述以留下接口 21 3.2 常用文种请示常用文种请示 概念 向 上 级 机 关 请 求 指 示 批 准 的 公 文 。 解 决 本 单 位 权 限 范 围 内 无 法 决 定 的 重 大 事 项 或 工 作 中 遇 到 无 章 可 循 的 疑 难 问 题 。 上 级 必 须 回 复 种类 求 准 性 、 解 答 性 、 批 转 性 特点 结构 请 示 性 ( 必 对 上 级 ) ； 先 行 性 ( 不 可 先 斩 后 奏 ) ； 专 向 性 ( 隶 属 关 系 ) 。 标 题 、 主 送 机 关 、 正 文 ( 事 项 、 理 由 、 请 示 要 求 ) 落 款 要求 事 项 要 明 确 、 理 由 要 充 分 内 容 要 单 一 、 文 种 要 用 对 22 请示的格式请示的格式 关于的请示 (主送机关)： 目前， ， (事实依据) 根据，(道理依据) 为了， (目的主旨)， 现拟 (意图主旨)， 由 (分旨) 当否，请审批。(意图主旨兼结束语句) (印章) 年月日 注意：理由陈述要充分注意：理由陈述要充分。事实依据、道理依据 请示事项要明确请示事项要明确。什么目的，什么 意图，什么做法。 对上要求要写清对上要求要写清。 是批准，是指示，是转发 23 请示与报告不同请示与报告不同 相同： 行文方向一致，均上 行文；标题构成相同 ；报送要求一样， 主送隶属上级。 后果：将请示写成 报告，或报告夹带 请示事项，不合规范 ，容易耽误事情 不同： (1)行文目的不同，报告是让上级了解 情况；请示是要求上级批准事项。 (2)性质要求不同，报告是陈述性公文， 不求回复；请示是请求性公文，必 须回复。 (3)行文时限不同，请示在事前；报告 在事前、事中、事后均可。 (4)内容含量不同，请示一文一事；报 告可多个事项。 (5)正文构成不同，请示由请示事由、 事项和结束语；报告则由报告目的、 报告内容和尾语构成。 老毛病 严要求！ 24 例文评析请示要例文评析请示要理由充分理由充分 关于xxxxx业务营帐系统正常 运行的请示 一事项，二要求，三一事项，二要求，三理由理由 要素不可少要素不可少 25 3.3 常用文种常用文种- 会议纪要会议纪要 概念 是记载和传达会议情况和议定事项的公文。 种类 情况性纪要(如座谈会、讨论会、交流会) 议决性纪要(如办公会议) 特点 一提要性；二纪实性；三系统性；四权威性。 结构 标题、正文(会议基本情况、讨论问题、意见和结论、 决定)、分送机关 要求 一要抓要点，二要善于归纳问题，三要实事求是 26 会议纪要格式会议纪要格式(一一) 专题型 会议纪要 (年月日) 年月日， 会议在召开。参加会议的 有，主持会议。会议讨论了问题。现纪要如下：现纪要如下： 一、， 二、 ， 三、， (不盖印章) 27 会议纪要格式会议纪要格式(二二) 多题型 会议纪要 (年月日) 年月日， 会议在召开。参加会议的有，主持会议。会议讨论了问题。 现纪要如下：现纪要如下： 一、关于 会议听取XX汇报， 。会议认为，。会议指出，。会议明确，。会议决定，。会 议要求，。 二、关于 会议听取XX汇报， 。会议认为，。会议指出，。会议明确，。会议决定，。会议 要求，。 三、关于 会议听取XX汇报， 。会议认为，。会议指出，。会议明确，。会议决定，。会议 要求，。 - (不盖印章) 28 会议纪要格式会议纪要格式(三三) 写法二： 会议纪要 (年月日) 时间：年月日 地点： 主持 人： 出席人员：、 、 列席人员： 、 会议议题：讨论决定、 会议讨论和决定了以下问题： 一、 ， 二、， 三、， 29 例文评析例文评析-唯要才纪唯要才纪 总经理专题办公会议纪要-服务投诉 在内容上，唯要才纪。在内容上，唯要才纪。区分纪要与记录区分纪要与记录。 纪要在记录基础上系统整理。纪要为正 式公文，记录为非正式公文。记录是流 水帐。纪要按事情性质或逻辑线索安排 结构，按重要性选择材料。如办公会议 决策：听取汇报、统一思想、讨论补充、 提出要求等。 在语言上，概括与简练在语言上，概括与简练。 在方法上，在方法上，钻进去消化材料，跳出来构 筑架构。投诉点、投诉原因、解决措施。 30 3.4常用文种常用文种经济决策方案经济决策方案 关于开发新产品的投资决策方案（标题） 一、决策目标一、决策目标 为了促进企业全业务发展，根据集团为了促进企业全业务发展，根据集团 公司要求，拟投资研发公司要求，拟投资研发XX新产品。新产品。 二二.决策依据决策依据 研发研发XX新产品是适应移动通信市场需要。新产品是适应移动通信市场需要。 研发研发XX新产品具备多方面有利因素和条件。新产品具备多方面有利因素和条件。 研发研发XX新产品已经形成三个初步方案。新产品已经形成三个初步方案。 三、三、 决策方案决策方案 方案一：方案一： 方案二：方案二： 方案三：方案三： 四、方案优选四、方案优选 定性分析定性分析 定量比较定量比较 五、结束语五、结束语 以上方案，请领导审阅决定。以上方案，请领导审阅决定。 六、落款、附件说明等六、落款、附件说明等 31 3.5 常用文种常用文种经济活动分析报告经济活动分析报告 2009年三季度增值业务经营情况分析（标题） 一、导语一、导语 说明分析报告的内容、范围、对象、目的、背景等。说明分析报告的内容、范围、对象、目的、背景等。 二、主体二、主体 1.基本情况基本情况 2.原因分析原因分析 3.意见建议意见建议 三、落款、时间等三、落款、时间等 32 3.6 常用文种常用文种(工作工作)报告报告 工作报告的内容 一、前阶段工作回顾(成绩、体会与不足) 二、当前面临形势和总体工作要求 三、下阶段工作部署(指导思想工作目标与具 体任务) 33 3.7 常用文种常用文种签报签报 其“知名度”不算很高。 国家行政机关公文处理办法 中没有关于签报的规定。 各种论述也少。 签报是公文的一种。 适用于下级向上级 请示工作、反映情况 便捷性和责任性 特点 部门领导签发， 呈送上级领导， 机关内部流转 解决机关内部下 级部门向上 级领导请示 工作反映情 况需要 注意事项：代拟关系 不可代替签发关系 34 3.8 常用文种常用文种-函函 概念 适用于不相隶属机关之间的信函式公文 种类 商洽函、询问函、请准函、答复函 特点 使用广、方向多、功能多 (公文不便之外均可用)作灵活 结构 标题、字号、主送机关、 正文(事由、事项、结尾希望与要求)、落款 要求 文种要正确(请示与函)；内容要简洁；措辞要得体(涉外) 35 函的写法格式函的写法格式(一一) 商请函 关于请求 的函 (主送机关)： 目前，(事实依据) 根据，(道理依据) 为了，(目的主旨)，现请，(意图主旨) 由，(分旨) 妥否，请函复(意图兼结束句) (盖章) 年月日 36 函的写法格式函的写法格式(二二) 答复函 关于 的复函 (主送机关)： 你关于的函收悉。经研究(依据)，现对问题答复如下(主 旨)： 一、， 二、， (盖章) 年月日 37 3.9常用文种常用文种总结总结 概念 “归总归总，把分散的归并在一起”；“，把分散的归并在一起”；“归结归结，总括而求得结论”，总括而求得结论” 是对前一阶段的实践活动进行回顾检查、分析评价，从中找出经 验教训和规 律性的认识的一种书面材料。 种类 1)工作总结，内容偏重归并工作情况；2)经验总结，偏重于经验反省以深刻为 主；3)综合总结，两者兼而有之 特点 回顾性；理论性(感性认识上升理性提炼观点)；客观性 结构 结构：标题、正文(事由、事项、请示要求)、落款 要求 汇总情况，归纳结论，要有情况，有观点。实事求是；有理论价值(材料 和提炼)；用第一人称。克服分类不明显；有情况无观点；结构不完 整；语言表达不简明。 38 总结写作格式总结写作格式 综合总结 (单位名称) 年工作总结 年，在的正确领导下，在的大力支持下，在的共同努力下，取得了显著成 绩；现对总结如下： ( 一) (成绩1) ， (二) (成绩2) ， 上述成绩的取得，是正确领导、大力支持的结果，也是 上下同心同德、开拓创新的 结果。回顾一年来的工作，主要有以下几方面体会： (一) (体会1) ，(思想、做法、效果) (二) (体会2) ，(思想、做法、效果) 以上，虽然取得了一些成绩，但同上级和先进单位相比还有很大差距。主要存在以下问题，(问题 1、2、3) 今后要 ，(今后意见1、2、3)。 (单位名称) ， 年月日 总结关键要写 好体会！ 39 3.10 常用文种常用文种-调研报告调研报告 概念 是对某一情况、某一事件、某一问题，通过调查研究写出来的反 映客观情况、评价是非曲直和功过利弊，阐明对策举措的书面报 告。 种类 从目的功能目的功能维度： 一类侧重于反映某种情况。如全国经济普查、XX单位情况调查、XX现状 调查。 二类侧重于探究某种规律。如，XX经验、XX事件、XX现象。 三类侧重于寻求对策措施。如，科学发展观专题调研报告、XX研究报告。 结构 标题、正文(开头、主体、 结语) 要求 1.有材料、有分析、有观点；(调研报告没有理由空洞) 2.观点与材料相结合，突出观点；3. 以叙述事实为主， 叙夹议 40 调研报告格式调研报告格式(情况型情况型) 关于(被调查对象) (情况的)调查 (署名) 一、前言 可选：阐述意义；陈述结论；说明缘由；介绍调查对象概况；交代时间地点经过；交代揭示 问题悬念等。 二、主体(比较灵活) 情况-性质(问题)-建议 三、结语 总结性；号召性；补充性。 年月日 41 调研报告格式调研报告格式(经验型经验型) (经验) - (被调查单位) (工作)调查 (署名) (被调查单位)取得了成绩(总评价，依据1)。最近，我们对此进行了调 查， ，(调查背景，依据2)。现将调查情况报告如下(意图兼过渡)： 一、 ，(思想) 二、 ，(做法) 三、 ，(效果) 年月日 42 调研报告格式调研报告格式(经验型二经验型二) (经验) - (被调查单位) (工作)调查 (署名) (被调查单位)取得了成绩(总评价，依据1)。最近，我们对此进行了调查， ，(调查背景，依据2)。现将调查情况报告如下(意图兼过渡)： 一、 (经验1) ，(思想、做法、效果) 二、 (经验2) ，(思想、做法、效果) 三、 (经验3) ，(思想、做法、效果) 年月日 43 调研报告格式调研报告格式(对策型对策型) 关于(被调查单位) (问题的)调查 (署名) (被调查单位)有问题(总评价，依据1)。最近，我们对此进行了调查， 召开了召召开了座谈会， ，(调查背景，依据2)。现将调查情况报告如下(意图兼过渡)： 一、 基本情况 ， 二、 问题原因 通过调查，我们发现以下问题(原因)： (一) (二) 三、 主要对策 为 ，特提出以下建议： (一) (二) 年月日 44 3.11 常用文种常用文种-竞聘演讲稿竞聘演讲稿 结构： 开头 个人基本情况(你谁)、 竞争优势(你能做什么) 工作 设想(你怎样做)、 竞争态度(如何对结果) 结尾 概念： 是目前 满足现代社 会自我展示、 公平竞争的 一种私务应 用文。 要求： 格式规范(完 整)，态度诚 恳(恰当)，语 言生动 45 竞聘报告格式竞聘报告格式 竞争上岗演讲词 (署名) 各位领导、各位同事：大家好! 首先感谢领导和同事们给我提供了这么一个 的机会，现将个人竞争职位的情况汇报如下， 请大家支持我。 一、 ，(个人情况) 二、 ，(竞争优势) 三、 ，(工作设想) 四、如果自己能够竞争上岗位，一定按照去大胆工作，不辜负领导和同志们的期望；如果没能 竞争上岗位，我也将正确对待，继续努力做好自己的本职工作。(竞争态度) 谢谢大家! 46 如何如何写出让领导写出让领导满意满意的的文书文书？ 1.0 不断增强应用写作意识 2.0 打牢夯实写作基础 3.0 了解掌握常见文体格式 4.0 积极探索应用写作规律积极探索应用写作规律 两方面内容： 一是具体写作的技法；二 是培养写作能力的方法。 基本标准： 一要文字通顺；二 要格式规范；三要表 情达意 包括公文，以 及其他应 用文 有规律可循！ 47 如何考虑“写什么”？如何考虑“写什么”？ 4.1 基于应用性的“目的引导法”基于应用性的“目的引导法” “目的引导法目的引导法” 应用文，应用文，形式服从 内容，应用性第一应用性第一 目标引导路径目标引导路径 往往目标明确时， 路径也就明确了 该怎么写？该怎么写？ 需说什么？需说什么？ 要干什么？要干什么？ 为么目的？为么目的？ 例如请示购电脑 思考顺序 48 如何考虑如何考虑 “怎么“怎么 写”？写”？ 4.2 遵从活动规律的“任务跟踪法”遵从活动规律的“任务跟踪法” 例二项目项目动员动员 例一请求批准请求批准 例三通知会议通知会议 什么事项？ 拟做什么？ 要求上级做什么？ 有什么依据理由？ 做什么事？ 为什么做？ 怎样做？ 有何要求？ 什么时间？ 什么地点？ 什么对象？ 什么内容？ 依从顺应管理活动规律进行写作达到写作目的 公文是对公务活动的记录和反映 公务活动有规律 公文与活动存有对应关系 让活动引导写作 如领导讲话提要求 三段式 49 把