某工程项目档案编制实施细则

汕（头）汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段湛（江）高速公路云浮至湛江段 及支线工程及支线工程 项目项目档案编制实施细则档案编制实施细则 （试行） 编制单位：广东省南粤交通云湛管理中心新阳管理处 二一六年一月 目目 录录 第一章第一章 总则总则 1 第二章第二章 文件材料形成与收集文件材料形成与收集 2 第三章第三章 文件材料的整理、组卷文件材料的整理、组卷 5 第四第四章章 竣工文件八大类组卷的内容和方法竣工文件八大类组卷的内容和方法 9 第五第五章章 竣工图表的编制竣工图表的编制 36 第六第六章章 工程声像档案的整理工程声像档案的整理 42 第七第七章章 案卷编目案卷编目 47 第八第八章章 案卷装订案卷装订 51 第九第九章章 附则附则 53 1 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为规范和统一汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支 线工程项目（以下简称“云湛高速公路”）竣工文件编制及档案整理，全 面、 系统、 准确及时完成竣工文件编制工作， 提高项目管理水平， 根据 汕 （头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程项目档案管理办法及 相关规范要求，结合项目文件材料收集的实际情况，制订本实施细则。 第二条第二条 参加云湛高速公路项目竣工文件编制的单位和人员，均有责 任和义务按各自承担的工作范围、 内容和职责做好竣工文件编制和档案整 理工作。按时向云湛高速公路项目所属管理处提交齐全、完整、真实的项 目档案。 第三条第三条 竣工文件编制和档案整理范围包括工程建设项目提出、 立项、 审批、设计、施工至竣工投入使用全过程形成的文字材料、图表、声像材 料等各种形式与载体与项目建设相关的文件材料。竣工文件由可行性研 究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣 工文件、科研八大部分组成。 项目档案案卷题名中的项目名称简称为： 汕湛高速公路云浮至湛江段汕湛高速公路云浮至湛江段 及支线工程及支线工程 第四条第四条 各参建单位通过有效的组织与技术管理，实现竣工文件编制 工作的进度及质量目标，并确保优秀及以上等级。 （一）进度目标 1.实现三个同步：工程项目建设初期同步建立项目档案管理机构；工 程计量支付与项目档案形成同步；工程项目建设与档案文件材料的收集、 整理和归档同步。 2 2.各参建单位在交工验收时或项目通车前项目档案达到预立卷的要 求； 3.在交工验收后三个月内提交完整、系统的档案资料；六个月内档案 达到项目档案的专项验收标准； 一年内完成项目档案的专项验收。 （二）质量目标 1.设计、 施工、 监理及业主的文件材料和图表必须齐全、 真实和系统。 2.所有分项工程有原始的施工记录、试验数据、质量检测检验、中间 验收记录等质量保证资料，且签章手续完备齐全。 3.项目档案完整、准确、系统。档案专项验收确保优秀及以上等级。 第二章第二章 文件材料形成与收集文件材料形成与收集 第第五五条条 云湛高速公路项目文件材料的形成与收集工作，按照“谁形 成谁负责”的原则，具体收集范围及文件材料收集归档责任分工参照云 湛高速公路工程项目文件材料归档范围、保管期限及分类表（附件 1） 执行， 管理处、 监理单位和试验检测单位负责对各类别文件材料逐级审核。 第第六六条条 项目文件材料的形成、收集工作与项目建设同步实施。各参 建单位建立健全内部档案管理制度， 按照建设项目建设程序的不同阶段文 件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。在项目建设过程中，管理 处结合项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查和考核。 第第七七条条 立项、专项报批、设计阶段产生的过程性文件，如未定稿或 未修编设计文件、专项审批前反复修改的依据资料等，除上级部门出具的 评审意见、审查意见外，其他过程性文件均不纳入归档范围，仅作为非档 案资料保存备查。非档案资料要做好台账管理，注明保存的版本、存放位 3 臵等具体情况。 第第八八条条 项目档案电子文件与纸质文件同步归档并上传档案系统；设 计单位提供设计文件电子版(PDF 及 CAD)归档； 若无条件形成电子文件的， 对利用率高的竣工文件，采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。 第第九九条条 竣工文件材料形成与积累的过程中严格执行检查、 审核制度。 每一份文件材料的形成，由专人检查与复核，确保文件材料中所反映的工 程质量与工程实际吻合。监理工程师在签发申请交工证书前，必须检查相 应工程的竣工图纸是否已逐步编制，变更内容修改是否准确到位，竣工图 打印版的图形、字符标准校对是否与设计院提供的版本一致，基础资料是 否已全部整理齐全，否则不予签发交工证书。 第第十十条条 所有文件材料采用不褪色的蓝黑墨水书写或电脑打印，书写 工整、字迹清晰，格式基本统一，小于 A4 及 16 开纸张规格的出厂证明、 材质合格证等粘贴在 A4 纸上，符合长期保存要求；禁止使用铅笔、圆珠 笔、红色笔、复写纸或其它易褪色的书写、签批。工程管理文件材料如决 议或决定、通报、请示或报告、会议纪要等一律采用电脑打印。使用热敏 纸（传真纸）的文件应复印后再对应原件归档。 第第十一十一条条 收集的文件材料要求原件，确实无法提供原件的，可将复 印件归档保存。原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在清晰的复印 件上加盖经销单位印章，归档时注明原件存放地。 第第十二十二条条 收集归档的文件材料能准确反应工程建设的实际过程。勘 测及测量基础资料、 施工记录必须是现场原始记录， 不得涂改和重新整理。 如需清稿须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。 表单填写内容 规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲 4 笔签名。破损文件及时修复再组卷。 现场形成的原始记录由相关责任人亲笔签名， 并在原始记录本封面加 盖公章。与原始记录本数据相对应的、经质量监督管理系统形成的电子文 件，需打印纸质文件，相关责任人亲笔签名。 第十第十三三条条 列入竣工文件编制范围的文件材料符合项目工程管理规 定， 各类施工用表、 检测检查记录按项目 公路工程施工监理规范 及 公 路工程质量检验评定标准规定规范填写。各参建单位发文遵循公文行文 规则要求、统一格式。 第十第十四四条条 施工、试验、检测评率满足公路工程质量检验评定标准 （交通部 JTG F80/1-2004）的有关规定。质量保证资料签认手续须完备， 不缺（漏）项目。施工文件不齐全、不完善的，应采用正确的方法补齐。 第第十五十五条条 声像档案项目法人（建设单位）从项目管理方面收集；监 理声像档案从项目质量监理角度方面收集； 施工声像档案按施工工序收集 （主要包括隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）。 第十第十六六条条 录像、录音文件必须是原版、原件。图像清晰、声音清楚、 无病毒，附有必要的文字说明。 第十第十七七条条 竣工图的形成。竣工图由施工单位负责编制，竣工图电子 版的绘制须与工程施工同步进行，符合相关制图规范及标准，能完整、准 确、清晰地反映项目工程的实际情况，相同结构构筑物的通用图按实际施 工情况编入竣工图。 5 第三章第三章 文件材料的整理、组卷文件材料的整理、组卷 第第十八十八条条 管理处及各参建单位在整理组卷时遵循文件材料的自然形 成规律和成套性原则，科学分类，合理组卷，保持文件材料的内在有机联 系。 第第十九十九条条 项目档案的组卷、卷内文件材料的排列、案卷的编目及装 订等，符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008） 的规定和要求。 第第二十二十条条 建设单位及各参建单位文件材料整理 一、一、建设单位建设单位文件材料文件材料 (一)立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷； (二)勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组 卷； (三)招投标及合同管理文件材料按招投标工作程序和合同内容分别 整理组卷； (四)工程管理文件按问题结合时间等因素整理组卷； (五)工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、 缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。 （详见第四章（详见第四章 竣工文件八大类组卷的内容和方法“第一、二、三、竣工文件八大类组卷的内容和方法“第一、二、三、 四、七、八类四、七、八类文件文件”）”） 二二、施工单位文件材料施工单位文件材料 (一)按照工程划分，单位、分部及分项工程评定表组评定专卷，各类 统计表按指定要求组专卷。 (二)分项工程质量评定表及分项工程的各种工程质量检验报告单、 施 6 工质检记录、砼强度试验报告按分项工程工序要求组卷，分项工程中间交 工证书、质量评定表臵于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上； (三)原材料试验报告、合格证等按批量形成，按类别、试验检测时间 先后排列组卷；混凝土或砂浆抗压强度、压实度、动力触探记录纳入相应 的分项工程部位归档。 (四)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、 监理文件等来往文件可按单 位(项)工程组卷； (五)重大的质量事故处理材料单独组卷。包括事故发生原因、处理方 案、实施过程、处理效果、经处理补救后达到设计要求的认可证明文件以 及对工程质量影响分析。 (六)与施工图有关的设计更改、 现场洽商和材料变更文件应以单位工 程或单项工程为单位单独组卷，不能直接附在被变更的竣工图次页。组卷 文件材料较多时，可按专业分别组卷。若一份变更更改通知单涉及多图多 处修改、图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册中，或在 备考表中说明；若一张图纸由多张修改单修改的，相应的修改通知单应集 中组卷。 （详见第四章（详见第四章 竣工文件八大类组卷的内容和方法“第五类竣工文件八大类组卷的内容和方法“第五类施工文施工文 件件”）”） 三、监理单位文件材料三、监理单位文件材料 (一)监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理 文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制 文件等分别整理组卷。 (二)监理依据性文件材料在其形成并批准实施后及时组卷。 7 (三)抽检的文件材料按照单位工程分别组卷；混凝土或砂浆抗压强 度、压实度、动力触探记录纳入相应的分项工程部位归档。 (四)旁站监理记录按施工合同段整理组卷。 (五)监理月报按年度组卷，以月份先后次序排列，监理日志按照监理 机构(个人)结合时间顺序整理组卷。 （详见第四章（详见第四章 竣工文件八大类组卷的内容和方法“第六类监理文竣工文件八大类组卷的内容和方法“第六类监理文 件”）件”） 四、试验检测中心单位文件材料四、试验检测中心单位文件材料 （一） 原材料抽检试验报告、合格证等按批量形成，按类别、试验 检测时间先后排列组卷。 （二）代业主抽检文件（5%）和监理抽检（送检）文件（20%）分别 组卷。 （三）试验检测月报按年度组卷，以月份先后次序排列。 （四）工作联系单按时间顺序分别组卷。 （五）往来文件按问题分类组卷。 （详见第四章（详见第四章 竣工文件八大类组卷的内容和方法“第六类竣工文件八大类组卷的内容和方法“第六类试验检试验检 测测”）”） 第二十第二十一一条条 声像档案的整理 一、数码照片记录在不可擦写光盘上保存，冲印出 6 英寸纸质照片与 说明一并归档整理。凡归档的照片以组为单位（时间跨度短、同一主题为 一组），每组照片具备事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素和 简洁通顺的说明文字。照片档案的整理符合国家档案局照片档案管理规 范（GB/T11821-2002）要求。 8 二、录音、录像（含光盘）、计算机软盘档案以自然盒（盘、片）为 一卷，每盒（盘、片）的外套上贴上标签，注明编号、内容、主要人物、 形成日期、带长时间、软盘内文件大小和保管期限等，并填写目录。 （详见第六章 工程声像档案的整理） 第第二二十十二二条条 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存符合国家档案 局电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、CAD 电子文件光 盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678,1-1999）和纸质档案数字 化技术规范（DA/T31-2005）的要求。 第第二二十十三三条条 卷内文件材料经系统化排列后，双面书写的文件材料， 在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在本卷页面正面右 下角用阿拉伯数字从“1”开始逐页编写页号。已装订成册的文件材料， 自成一卷的不需重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，该册文件材 料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编 写页号。成册图纸从目录后面的竣工说明开始打页码（封面及目录不用打 码），卷内目录只题一条题名即可。 第第二二十十四四条条 各参建单位统一使用与建设单位一致的档案管理软件， 实现在线随机检查和统一管理， 以便建设单位及时了解施工文件整理进度 及其质量状况。 9 第四第四章章 竣工文件八大类组卷的内容和方法竣工文件八大类组卷的内容和方法 第第二十五二十五条条 竣工档案按立项审批文件、设计基础文件、设计文件、 工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研项目文件八大类进 行收集整编，其中：第一部分立项审批文件、第四部分工程管理文件、第 七部分竣工文件（竣工图、交工验收申请、设计、施工、监理总结由相关 单位形成并提供）、第八部分科研项目文件（施工单位实施的科研课题由 实施单位编制组卷），由各建设单位汇总编制。 第第二二十十六六条条 竣工文件八大类组卷的内容和方法 第一类第一类 可行性研究可行性研究 一、主要内容一、主要内容 (一)项目建议书及批复文件 (二)工程可行性研究报告及批复文件或核准报告 1.国家、 省、 市等各级职能部门关于可行性研究报告的请示及批复 （或 核准意见）、审查意见、评审意见、咨询报告和立项的请示及批复文件； 2.工程可行性研究报告。 3.项目核准报告及相关审批文件 (三)项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件 (四)专家对可行性研究报告的评审文件 (五)环境影响评价报告及批复 1.环境影响评价大纲（报批稿）及其审查、评审、审批意见、批复文 件和请示函； 2.环境影响评价总报告 （报批稿） 、 环境影响评价补充报告及其审查、 评审、审批意见、批复文件和请示函。 10 3.设计任务书、计划任务书及其报批文件 4.项目用地预审意见 5.水土保持方案报告书（报批稿）及其审查、评审、审批意见、批复 文件和请示函 6.文物调查、保护、矿产资产调查等文件 7.其他文件材料 二、组卷方法 (一)项目立项建议书及批复和请示单独组卷，批复和请示放在前面； (二)工程可行性研究报告单独组卷，可行性研究报告的批复和请示、 可行性研究报告评审纪要、可行性研究报告审查意见等可合并组卷； (三)项目评估按专题组卷； (四)环境影响评价大纲及其批复和请示等、 环境影响评价报告及其批 复和请示等、水土保持方案报告及其批复和请示等分类组卷； (五)设计任务书、 计划任务书及其报批文件单独组卷， 批复放在前面。 第二类第二类 设计基础材料设计基础材料 一、主要内容 (一)工程地质、水文地质、勘察报告、重要土岩样说明 1.初测初勘外业验收会会议纪要、初测审查会议纪要、初测审查申请 及咨询报告等； 2.初测初勘外业验收材料； 3.初步设计图纸工程地质勘察报告； 4.定测详勘验收会议纪要、施工图定测审查会议纪要、定测审查申请 报告等； 11 5.定测详勘外业验收材料； 6.两阶段施工图设计地质勘察报告 (1)工程地质（岩土工程）详细勘察报告； (2)工程地质（岩土工程）补充勘察报告； (3)施工勘察报告（含超前钻勘察报告）； (4)重要土岩样说明； (5)水文地质：河道管理范围内建设项目专题报告、防洪及河势影响 分析专题报告、行洪影响数值计算报告、水力行洪评估咨询意见书、通航 标准和通航技术要求等水利、航道的初审意见、批复文件及请示报告等。 7.地形、地貌、控制点、建筑物等测量记录 8.地震、气象等其它设计基础材料 (1)地震烈度复核报告（场地地震安全性评价报告及审核意见书）； (2)气象部门提供的气象资料； (3)建设用地地质灾害危险性评估报告、地质灾害性评估认定表； (4)文物调查勘探工作报告、考古工作报告； (5)建设项目用地有无压覆矿床的请示及审查意见等。 二、组卷方法 (一)工程地质、水文地质、勘察报告、重要土岩样说明，分类别按桩 号顺序组卷； (二)地形、地貌、控制点、 建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、 观测记录，分类别进行组卷； (三)水文、气象等其它设计基础材料包括：水文资料、地震烈度复核 报告、气象资料、地质灾害评估报告、文物调查及勘探报告、压覆矿床审 12 查意见等及其批复和请示，分类别进行组卷； 第三类第三类 设计文件设计文件 一、主要内容 (一)总体规划设计 (二)审批的各阶段设计及有关文件 1.方案设计、初步设计批复、初步设计审查会议纪要、相关部门对初 步设计的审查文件、初步设计审查申请报告、造价站等对概算的审查意见 等； 2.初步设计申请及批复 3.初步设计图纸（含设计概算）； 4.施工图设计批复、施工图设计审查会议纪要、相关部门对施工图设 计的审查文件、施工图设计审查申请报告、施工图设计审查报告、预算审 查意见等； 5.施工图设计图纸（含设计预算）； 6.施工图技术文件； 7.重大复杂工程的设计计算书； 8.关键技术试验； 9.施工图变更设计图纸，及变更设计有关的文件（设计后服务函、变 更通知单等、变更会议纪要）。 10.公路用地图：设计院提供的公路用地图 二、组卷方法 总体规划设计，按桩号顺序组卷，成册的直接入盒。初步设计（含概 算）、施工图设计（含预算）、公路用地图等，按桩号顺序组卷；初步设 13 计的批复及请示和审查等、施工图设计批复及请示和审查、施工图定测验 收资料、设计变更审批文件及所附设计变更图纸、施工图技术文件、重大 复杂工程的设计计算书、关键技术试验等，分类进行组卷；每类按批复、 请示、附件内容的顺序依次排列，有批复文件的，批复文件与上报文件要 一一对应组卷。 第四类第四类 工程管理文件工程管理文件 一、主要内容一、主要内容 (一)用地申请、征地批文（请示和批复一一对应，批复在前、请示在 后），从大到小级别排列组卷；征地红线图按桩号顺序组卷。 (二)占地用图按桩号顺序组卷，国有土地使用权证按发证单位组卷。 (三)公路建设用地呈报表、征地补偿汇总表及一览表和登记表、青苗 补偿汇总表及一览表和登记表、建筑物拆迁汇总表及一览表和登记表，分 类进行组卷，每类按桩号顺序排列。 (四)征地拆迁合同、协议 1.征用土地合同、土地复垦合同、青苗（树木、果苗）补偿合同、临 时占用土地合同、林地占用及植被恢复合同、征地放线及界桩制作和埋设 等； 2.拆迁建筑物合同协议； 3.补偿建筑物合同协议； 4.拆迁电力电缆合同协议； 5.拆迁高压电塔、低压电杆合同协议； 6.拆迁通信电缆、光缆合同协议； 7.拆迁供水管道合同协议； 14 8.拆迁水利设施合同协议； 9.拆迁有线电视线合同协议； 10.各种管线的改移施工合同协议（附：改移预算及施工图）及管线 改移相应的施工资料； 11.征地拆迁工作过程中方方面面形成的相关往来文件。 以上征地拆迁合同协议分类别按桩号顺序组卷， 征地拆迁往来文件分 类别按问题依时间顺序组卷。 (五) 质量监督申请书及质量监督通知书； (六) 招标、投标、定标、租赁文件 1.勘察设计招标文件（包括招标文件的批复及请示、招标文件、工程 量清单、补遗书、答疑书、招标控制价审查文件等）； 2.监理招标文件（包括招标文件的批复及请示、招标文件、工程量清 单、补遗书、答疑书等）； 3.路基桥梁、隧道、路面、交通安全设施、绿化、机电工程、房屋建 筑工程等施工招标文件（包括招标文件的批复及请示、招标文件、工程量 清单、补遗书、答疑书、招标控制价审查文件等）； 4.路基桥梁、隧道、路面、交通安全设施、绿化、机电工程、房屋建 筑工程等施工招标文件附图； 5.材料供应等其它招标文件； 6.勘察设计中标单位的资格预审申请文件； 7.监理中标单位的资格预审申请文件； 8.路基桥梁、隧道、路面、交通安全设施、绿化、机电工程、房屋建 筑工程等施工中标单位的资格预审申请文件； 15 9.材料供应等其它中标单位的资格预审申请文件； 10.勘察设计中标单位的投标文件； 11.监理中标单位的投标文件； 12.路基桥梁、隧道、路面、交通安全设施、绿化、机电工程、房屋 建筑工程等施工中标单位的投标文件； 13.材料供应等其它招标的中标单位的投标文件； 14.招标、定标文件（按每次招标组卷，每次招标的全过程文件包括 以下内容）； A、招标方案的请示及批复 B、公开招标申请及批复 C、招标公告 D、招标操作办法 E、招标文件的请示及批复 F、资格预审文件的请示及批复（含资格预审文件） G、资格预审评审报告的请示及批复（含资格预审评审报告） H、投标文件的请示及批复 I、评标办法的请示及批复（含招标评标办法） J、投标答疑书 K、标前会议 L、现场考察 M、施工招标评标报告的上报及批复（含评标报告，另包括：投标书 递交登记表、标底参考价浮动率计算表及操作表、开标现场资料接收确认 表、开标记录投标人报价记录表、开标记录各标段预算价记录表、开标记 16 录汇总表及项目标价分析表等） N、中标通知书等。 15.租赁文件。 以上每次招、投标的全过程文件一起组卷；每份招标文件的批复及请 示、招标文件、工程量清单和清单审核、补遗书、答疑书等按照顺序组卷； 租赁文件按问题依时间顺序组卷。 (七)承包、发包及委托合同、协议书； 1.勘察设计合同、协议（包括补充协议、结算协议）； 2.勘察设计任务书、计划任务书及批复； 3.监理合同、协议； 4.施工合同（路基桥梁、隧道、路面、交通安全设施、绿化、机电工 程、房屋建筑工程等施工合同及其补充协议）； 5.小型施工合同、协议（包括补充协议、结算协议）； 6.材料供应合同、协议（包括补充协议、结算协议）； 7.设备采购合同、协议（包括补充协议、结算协议）； 8.技术服务合同、协议（包括补充协议、结算协议）； 9.技术咨询合同、协议（包括补充协议、结算协议）； 10.工程一切险等保险合同（附保险赔付手续等）； 11.其它合同、协议（包括补充协议、结算协议）。 组卷方法：施工承包合同、监理合同每个合同单位分别单独组卷，材 料供应、设备采购合同分类别按桩号顺序组卷，勘察设计合同（含地质勘 察、各阶段设计、变更设计等）集中组卷，技术服务合同、技术咨询合同 等按类别集中组卷，与业主直接签订的小型施工协议按桩号顺序组卷。其 17 它小型合同分类进行组卷。每份组卷的合同必须要求提供一份正本。 (八)有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计 划、概算预算管理、差价管理文件。 组卷方法：分类别按时间顺序组卷。 (九)合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 组卷方法：按每个合同进行组卷。 (十)规程、规范、标准、规划、方案、规定 组卷方法：分类别进行组卷。 (十一)技术规范的补充文件、修改文件 1.技术规范的补充文件； 2.技术规范的修改文件。 组卷方法：分类别按时间顺序组卷。 (十二)施工许可证 1.审批的项目开工报告； 2.审批的项目建设报建表； 3.在工程开工前向交通、城建、交警、国土、规划、水利、航道、环 保、海事等部门办理相关的施工许可证或批复文件； 4.质量监督申请书质量监督通知书； 组卷方法：按照项目开工报告、报建表、施工许可的顺序进行组卷。 (十三)业主的往来文件 组卷方法：往来文件按问题分类排列组卷，如合同履约、工程质量、 进度计划、费用、质量监督检查整改、索赔、施工安全等问题。会议纪要 组专卷。 18 (十四)业主质量控制资料 1.业主质量检测资料，一般分类别按时间顺序进行组卷。每种原材料 试验分项目，按标段、按规格型号进行组卷；土工试验分项目按标段、桩 号进行组卷；配合比试验分项目按标段、强度等级进行组卷。抗压强度分 项目按标段、按强度等级、按时间顺序组卷。业主可根据质量检测资料， 并结合交通部关于印发公路工程交工验收办法实施细则的通知 （交公 路发201065 号文）的要求，对总监办作出的”公路工程质量检验评定报 告”进行审定。 2.监控资料（如勘察勘测监理、高边坡监测、水土保持、隧道监测、 软基监测报告、监控周报、月报等）；桥梁永久观测系统；桥梁交工前外 观检查报告、静载试验检测报告、桥梁风险评估报告等），每个监控单位 的资料按标段、按时间分别独立组卷。 3.桥梁永久观测系统，每座桥的观测资料分指标按时间顺序组卷（若 一座桥资料少，可几座桥合并组卷）。 4.桥梁交工前外观检查报告、桥梁静载试验检测报告等，按桥梁桩号 顺序组卷。 (十五)业主声像文件，按录音、录像、照片分别组卷。 （详见第六章） 第五类第五类 施工文件施工文件 一一、合同段开工令、总体开工报告（含总体施工组织设计方案）、工、合同段开工令、总体开工报告（含总体施工组织设计方案）、工 程划分程划分 组卷方法：标段开工令、总体开工报告、总体施工组织设计方案单独 组专卷；工程划分请示和批复集中组卷，批复在前、请示在后。 二二、首件（含试验段）工程开工报告、施工总结、首件（含试验段）工程开工报告、施工总结 19 组卷方法：每个首件（含试验段）工程的开工报告、施工方案及交底、 首件验收材料、施工总结集中组专卷。 三三、分部（分项）工程开工报告、分部（分项）工程开工报告 组卷方法：分部（分项）工程开工报告按单位、分部（分项）工程划 分单元、施工工序排列组卷。 四四、施工技术方案、施工技术方案 组卷方法：按单位、分部（分项）工程划分单元、施工工序排列组卷。 五五、技术、环保及安全交底、施工图交底、图纸会审纪要、技术、环保及安全交底、施工图交底、图纸会审纪要 组卷方法：技术、环保及安全交底按单位、分部（分项）工程组卷， 同一项目工程的一、二、三级技术、环保及安全交底集中排列。 施工图交底、图纸会审纪要按问题结合时间顺序组卷。 六六、 开工前的交接桩记录、 导线点、 水准点、 控制点加密及复测报告，、 开工前的交接桩记录、 导线点、 水准点、 控制点加密及复测报告， 三方联测记录三方联测记录 组卷方法：该部分文件往往是以收发文的形式上报及批复，因此应从 收发文中抽出对应文件，分类别按桩号及时间顺序组卷，批复在前，请示 在后；三方联测记录先分类别再按桩号顺序组卷。 七七、沉降、位移观测记录、沉降、位移观测记录 软基路段的路基施工阶段、路面施工阶段的沉降观测记录（软基分层 沉降观测记录表、软土地基沉降量观测记录表、孔隙水压力观察记录表、 软基测斜记录表、软基测斜资料汇总表等），分观测断面,再按时间顺序 排列组卷； 隧道拱顶下沉观测记录， 分观测断面， 再按时间顺序排列组卷。 八八、工地试验室资质、工地试验室资质申请及批复申请及批复 组卷方法：按批复结果在前、报告在后的顺序排列；先排广东省交通 20 运输工程质量监督站公路水运工程工地试验室备案通知书、再排监理 中心试验室备案登记表、最后排监理中心试验室备案申请报告、试验室考 核整改报告、考核通报等。 九九、试验及测量仪器检定、标定证书、试验及测量仪器检定、标定证书 组卷方法：试验及测量仪器检定、标定证书证书按类型、时间（同一 仪器设备的多次标定文件按标定先后排列）顺序排列。按各类仪器设备的 用途、性质，对试验室仪器进行分类（附件 16）。 十十、龙门吊、架梁设备质量证明文件、安全检查报告、龙门吊、架梁设备质量证明文件、安全检查报告 组卷方法：分设备类型结合时间顺序组卷。 十一、各类台账十一、各类台账 包括所有原材料的试验台账（含 5%外委）、取样台账、留样台账、 材料进场台账、仪器设备台帐等，具体以实际填写的类别为准。 组卷方法：按台账类型、按时间先后组卷。 十二、配合比设计报告（自检、送检）、配料单十二、配合比设计报告（自检、送检）、配料单 组卷方法：配合比分砼、砂浆、净浆按标号从低到高的顺序组卷。路 面工程配合比按垫层、底基层、基层、联结层、面层、路缘石的顺序排列， 结构层有目标配合比的，先放目标配合比、再放对应的生产配合比。监理 平行试验记录由监理单位组卷，施工单位不用组卷。 十三、土工试验等标准及工艺试验（自检、送检）报告十三、土工试验等标准及工艺试验（自检、送检）报告 组卷方法：土工试验分取土场按时间顺序组卷。监理平行试验记录由 监理单位组卷， 施工单位不用组卷。 标准砂试验报告按时间顺序排列组卷。 十十四四、原材料及外购产品质量证明文件、自检、送检（有、原材料及外购产品质量证明文件、自检、送检（有 CMACMA 章）试章）试 验报告验报告 21 组卷方法：钢筋、水泥、碎石、砂、石屑、沥青等原材料，按材料种 类、批次顺序组卷。每批次按材料进场报验单、产品合格证、出厂质量证 明书、出厂检验报告、检验记录的顺序组卷。供货商提供的原材料及产品 质量保证文件为复印件的，复印件应字迹清晰，且必须在复印件上加盖销 售单位印章并注明原件存放处。5%送检试验报告组专卷，按钢筋、水泥、 碎石、砂等顺序依次排列。 以下具体表格以试验检测单位要求为准，只供排序参考： 1.钢筋产品合格证及试验用表及排序 序号 文件名称 1 原材料进场报验单 2 钢材质量证明书 3 钢材力学性能试验记录表 4 钢材焊接力学性能试验记录表 2.水泥产品合格证及试验用表及排序 序号 文件名称 1 原材料进场报验单 2 产品合格证 3 水泥出厂质量检验报告单 4 水泥物理力学性能试验记录表 5 水泥比表面积试验记录表 3.碎石试验用表及排序 序号 文件名称 1 原材料进场报验单 2 集料级配计算表 22 3 粗集料筛分试验记录表 4 粗集料含泥量试验记录表 5 碎石针、片状颗粒含量试验记录表（规准仪法、游标卡尺法） 6 粗集料压碎值试验记录表 7 粗集料表观密度、堆积密度及空隙率试验记录表 8 粗集料磨光值试验记录表 9 磨耗试验记录表 10 粗集料密度及吸水率试验记录表 4.砂试验记录用表及排序 序号 文件名称 1 原材料进场报验单 2 细集料筛分试验记录表 3 细集料含泥量试验记录表 4 砂当量试验记录表（路面） 5 细集料密度及吸水率试验记录表（容量瓶法） 6 液塑限试验记录表 5.沥青产品合格证及试验用表及排序 序号 文件名称 1 原材料进场报验单 2 沥青产品质量合格证 3 出厂沥青质量检验报告单 4 沥青三大指标试验记录表 5 沥青粘结力试验记录表 6 沥青加热损失试验记录表 7 沥青粘度试验记录表 8 沥青闪点和燃点试验记录表 23 9 乳化沥青蒸发残留物试验记录表 10 沥青含蜡试验记录表 11 粘稠沥青含水量试验记录表 6.其它外购产品合格证及试验用表及排序(外加剂、土工格栅、桩基 声测管、塑料波纹管、钢绞线、锚具、夹片等试验室没有资质进行自检试 验，需要外委检测的材料) 序号 文件名称 1 原材料进场报验单 2 产品出厂质量合格证 3 产品出厂质量检验报告 4 生产厂家委托检验报告 5 进场后自检报告（外委） 十十五五、竣工表（统计表、汇总表、一览表）、竣工表（统计表、汇总表、一览表） 各类统计表按指定要求组专卷：以监理单位制定的表格为准，各施工 单位应根据施工实际按需选用， 填写完整并经监理签认后归档。 此类表格， 按类型、表格编号顺序归档。 各种检测、试验结果汇总表：路基、桥梁、隧道工程原材料试验汇总、 砼抗压强度统计、砂浆抗压强度统计、压实度统计、回弹弯沉检测结果统 计、焊接、细集料、粗集料、水泥、钢筋、钢绞线等；桩基工程质量检测 统计、喷射混凝土抗压强度统计(隧道)等。 路面工程原材料试验汇总、 混凝土抗压强度统计、 砂浆抗压强度统计、 混凝土弯拉强度 （抗折强度）统计、压实度统计、回弹弯沉检测结果统计、 半刚性基层（底基层）强度统计、路面结构层厚度统计、油石比检测结果 24 汇总、路面横向力摩擦系数统计等。 十六、合同段、单位、分部工程质量检验评定文件（专卷）十六、合同段、单位、分部工程质量检验评定文件（专卷） 按照工程划分，建设项目（合同段）、单位（分部）工程评定表、分 项（分项）工程评定汇总表组评定专卷，分项工程评定表原件在相应的分 项工程施工资料案卷中组卷。评定表每页加盖项目部公章。 十七、分项工程中间交工证书、评定、施工、试验、检测记录十七、分项工程中间交工证书、评定、施工、试验、检测记录 按照单位、分部、分项工程划分，结合施工工序分别排列。 卷内文件排序：分项工程中间交工证书、评定表、砼强度（压实度、 弯沉等）汇总表、报告单、施工、试验、检测记录，按分项工程施工工序 依次排列。 十八、原始记录本（试验十八、原始记录本（试验、施工施工、检测）检测） 各类原始记录本按类型、册号顺序依次排列。 十九、专项检测及监控报告（桩基检测、桥梁工程风险评估报告等）十九、专项检测及监控报告（桩基检测、桥梁工程风险评估报告等） 包括：路基土石方、软基处理水泥搅拌桩、CFG 桩、单桩承载力、复 合地基承载力、桥梁桩基、桥梁静载、路面工程等检测报告，以及其他有 要求的专项检测报告。 组卷方法：路基土石方按桩号顺序组卷；软基处理的检测报告分处理 类型按桩号顺序组卷； 桥梁桩基检测报告分每座桥按检测类型 （声波透射、 低应变）、每类型按检测时间顺序组卷；若每份报告包含几座桥的，则一 个标段的桩基分检测类型按检测时间顺序组卷； 桥梁静载试验报告按桩号 顺序组卷；路面工程分结构层次分检测类型、按桩号顺序组卷。 若为业主委托的第三方检测机构，由委托检测的合同甲方（业主）组 卷归档；第三方检测整改报告按照行文关系分别组卷归档。 25 二十、施工中重大事故处理报告、非正常情况记录，二十、施工中重大事故处理报告、非正常情况记录，补救后达到要求补救后达到要求 的认可证明文件的认可证明文件 组卷方法：重大的质量事故处理材料单独组卷。包括事故发生原因、 处理方案、实施过程、处理效果、经处理补救后达到设计要求的认可证明 文件以及对工程质量影响分析。 二十一、往来文件（工程质量、进度、费用控制、安全等文件）二十一、往来文件（工程质量、进度、费用控制、安全等文件） 组卷方法：往来文件先按问题再按时间分类排列组卷，如工程质量、 进度计划、费用、质量监督检查整改、索赔、施工安全等问题。 与本标段有关的会议纪要应组专卷，围绕具体单位（项）工程的会议 纪要、监理文件等来往文件可按单位（项）工程组卷。 普发性的文件由发文单位进行组卷，收文单位原则上不需组卷（属请 示回复性质的例外）。 中间交工证书需加盖项目部、总监办的公章； 发文的排放顺序：发文的正文附件发文稿纸底稿； 收文的排放顺序：收文的正文附件收文处理表。 二十二、施工月报二十二、施工月报 组卷方法：施工进度计划报表、施工月报分别按时间先后顺序组卷， 每月的计划与月报相对应。 二十三、施工日志二十三、施工日志 记录每天施工内容、地点、人员及设备的投入、施工工艺及质量等情 况；按工区编写日志的， 原则上按工区、按时间组卷；按月份编写日志的， 按时间组卷；施工日志中的所有项目必须填写齐全，无内容的用“/”划 去。 26 二十四、二十四、施工总结及工程质量自检报告施工总结及工程质量自检报告 组卷方法：单独组专卷。 二十五、设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续二十五、设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续 包括：工程变更令、变更报告、变更意向、新增单价等文件。 组卷方法： 分标段按编号顺序整理组卷。 工程变更令与变更报告对应， 按变更令编号顺序排列，变更令（变更批复）在前，变更报告在后。 二十六、施工照片等声像档案二十六、施工照片等声像档案（详见详见第第六六章）章） 二十七、其他文件材料，根据实际情况组卷。二十七、其他文件材料，根据实际情况组卷。 第六类第六类 监理文件监理文件 一、监理单位一、监理单位 ( (一一) )监理大纲、监理规划、监理实施细则监理大纲、监理规划、监理实施细则 组卷方法：监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理规定、监理制 度等分别组卷（资料多时）或合并组卷（资料少时）。 ( (二二) )开（停、复）工令及监理通知、开（停、复）工令及监理通知、监理监理工作指令工作指令及回复及回复 组卷方法： 1.一个监理单位的开工令集中一起组卷，按标段顺序排列； 2.停工令与复工令对应一起归档，按标段顺序排列； 3.监理通知及工作指令与施工单位的回复（都应为原件）对应一起归 档，回复在前，通知及指令在后，按标段顺序排列。监理指令及回复应合 并题名,无需指令、回复单独题名。施工单位无需对此类内容组卷。 ( (三三) )测量、检测仪器标定证书测量、检测仪器标定证书 组卷方法：仪器设备的证书按类型、时间（同一仪器设备的多次标定 文件按标定先后排列）顺序排列；按各类仪器设备的用途、性质，对试验 27 室仪器进行分类（附件 16）。 ( (四四) )监理月报、年报监理月报、年报 组卷方法：监理月报、年报按年度组卷，以月份先后次序排列。 ( (五五) )监理巡视、监理旁站记录监理巡视、监理旁站记录 组卷方法：监理巡视记录、旁站记录分别按机构（标段、驻地监理） 结合时间顺序组卷。 ( (六六) )监理日志监理日志 组卷方法：监理日志按照监理机构（标段、驻地监理）结合时间顺序 整理组卷。 ( (七七) )工作联系单工作联系单 组卷方法：工作联系单按时间顺序分别组卷。 ( (八八) )监理抽检质量评定专卷监理抽检质量评定专卷 组卷方法：监理单位根据独立抽检记录对每个标段作出建设项目（合 同段）、单位（分部）工程评定表、分部（分项）工程评定汇总表，按标 段顺序排列组卷。 建设项目（合同段）、单位（分部）工程评定表、分部（分项）工程 评定汇总表分标段按工程划分顺序排列组评定专卷。 分项工程评定表原件 在相应的分项工程抽检记录案卷中组卷。 ( (九九) )现场检测监理抽检文件（按有关抽检频率进行）现场检测监理抽检文件（按有关抽检频率进行） 组卷方法：路基、路面、桥梁、交通安全设施等工程项目监理抽检文 件，可参照施工文件组卷原则组卷，按照单位、分部、分项工程结合施工 工序组卷，监理单位的评定段的划分，应与施工单位一致，并注意按自己 所抽检的点数评定打分。 28 混凝土或砂浆抗压强度、压实度、动力触探记录纳入相应的分项工程 部位归档。 ( (十十) )原始记录本原始记录本 组卷方法：各类原始记录本按类型、册号顺序依次排列。 ( (十一十一) )备忘录、 会议纪要 （工地例会、 工地现场会议、 监理工作会议、备忘录、 会议纪要 （工地例会、 工地现场会议、 监理工作会议、 专题会议）专题会议） 组卷方法： 1.监理备忘录按照时间顺序组卷； 2.监理主持且业主、监理、承包人等参加的工地会议纪要等按照时间 顺序组卷； 3.监理内部工作会议等规模较小的会议记录（纪要），按时间顺序组 卷； 4.专门针对某个标段的小型专题会议记录（纪要）等，分标段按时间 顺序组卷。 ( (十二十二) )往来文件（工程质量、进度、费用控制、安全等）往来文件（工程质量、进度、费用控制、安全等） 组卷方法： 1.监理单位发送关于监理工作文件， （包括监理单位的监理机构、监 理试验室、监理人员任命和更换、监理费用变更、监理费用支付等），每 小类按发文的时间顺序排列组卷； 2.监理单位发送关于针对某个施工标段的质量、技术（技术要求、技 术方案批复等）、进度（计划、进度）、费用（计量支付、单价变化、工 程量变更等）、主要人员（项目经理、总工、质检部长、试验室主任等） 批复、进场机械设备批复、施工协调、施工安全、施工环保等文件，每小 29 类按发文的时间顺序排列组卷；对承包人的上报文件进行回复的，批复在 前请示在后，批复和请示分别题写一行卷内目录； 3.监理单位对路面垫层、底基层、基层、下封层、下面层、中面层、 上面层试验段总结的批复，按以上路面结构层次的顺序组卷； 4.监理单位上报质量监督检查中存在问题的整改报告， 整改报告在前 检查通报在后，按检查通报的时间顺序组卷； 5.监理单位上报交工检测存在问题处理的报告， 处理报告在前交工检 测意见在后，按路基、桥梁、隧道、路面、环保、交通安全设施、机电、 房屋建筑等的顺序组卷； 6.监理单位关于软基沉降观测及相关测量资料的汇总报告， 按时间顺 序组卷； 7监理单位上报专项检查报告的文件，分专项检查类型，按时间顺 序组卷； 8监理单位关于安全质量检查结果的通报、整改报告、通知等，整 改报告在前检查通报在后，按检查通报的时间顺序组卷； 9.工程质量控制、安全、技术、计划进度、合同管理通用性文件,由 监理单位发出的工程质量控制、安全、技术、计划进度、合同管理通用性 文件，每小类按时间顺序排列组卷。 10.监理对索赔人的索赔要求给予的批复和答复意见后附索赔报告文 件，分标段后按时间顺序排列组卷。 发文的排放顺序：发文的正文附件发文稿纸底稿； 收文的排放顺序：收文的正文附件收文处理表。 ( (十三十三) )监理总结监理总结 30 组卷方法：监理总结单独组专卷。 ( (十四十四) )监理、各施工单位监理、各施工单位计量支付文件计量支付文件 组卷方法：分标段按支付月度顺序组卷。计量支付附件不需要组卷， 作资料保存备查。 ( (十五十五) )工程工程变更令变更令 组卷方法：监理只对批复的工程变更令（不含附件变更报告）进行组 卷，各变更令分标段，按编号顺序排列组卷。 ( (十六十六) )监理照片等声像档案（监理照片等声像档案（详见第详见第六章六章） ( (十七十七) )其他文件材料，根据实际情况组卷。其他文件材料，根据实际情况组卷。 二、试验检测单位二、试验检测单位 ( (一一) )试验检测工作规划、工作细则、质量体系文件、计量认证