业务流程的相关原则与详细步骤

业务流程名称: 非库存物料采购流程编号及版本号编号：BPD-MM05版本：V1.0业务流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。项目中职务姓名签字日期TCL部品（光电科技）关键用户谢芳TCL部品（光电科技）流程所有人王晓峰TCL光机关键用户李庞晋阎晓莉赵心亚TCL光机流程所有人朱林TCL显示关键用户王妙荣TCL显示流程所有人戴谋新IBM顾问刘庆TCL项目经理林雪梅IBM项目经理夏玲芳1. 业务流程目的：非库存物料采购描述的是费用性采购，固定资产及在建工程等的采购业务。2. 业务流程的相关原则：2.1 非库存物料的采购主要指物料采购入库后在系统中不以库存的形式体现出来，系统不进行库存管理。在该流程中，主要有三种类别：（1） 费用性采购：包括低值易耗品、办公用品及其他费用性的采购。采购时，在采购订单中选择费用类别并指定对应的成本中心。入库后直接进到对应成本中心的费用。根据不同类型的费用，可以进到不同的费用科目，如服务费、办公用品费等；（2） 固定资产采购：指采购的对象是固定资产，有资产编号。入库后系统中无库存，按照固定资产管理；（3） 在建工程采购：指为在建工程项目发生的采购业务，采购时通过内部订单的方式进行，所有费用以内部订单方式进行归集。2.2 非库存采购的基本原则是：不创建物料主数据，不做库存管理。采购时只需输入描述及根据采购的类别输入物料组（对应不同的费用科目）或资产编号或者内部订单号码即可。2.3 对于本流程中的非库存性采购，需求部门填写系统外请购单后，根据公司政策，由相关领导签字审核后交采购部门在系统中创建采购申请。采购申请不需要审批。采购订单需要在系统中按照公司的审批政策进行审批，通过后打印出来由采购员及领导签字后发给供应商。2.4 非库存采购入库时，由各仓库管理员根据收货部门出具的书面通知单在系统中做收货动作，仓库据单入库并存档。2.5 非库存采购的注意事项：（1） 发生费用性的采购时，如果有与供应商签订的采购合同或者订货单，则通过本流程中的费用性采购方式执行，否则就通过财务记账或者报销处理，不纳入本流程；（2） 费用性采购对应具体的费用类别在采购时以物料组的方式体现；（3） 对于软件的采购，软件本身作为资产采购，进无形资产；如果该软件有实施费用，则实施费按照在建工程的方式进行采购；（4） 非库存类采购的采购价格由采购员在生成采购订单时根据询价或谈判的结果手工录入。固定资产、在建工程的采购价格是含税价；费用性采购中的有关福利性质的采购是含税价，其他费用性采购均为不含税价；3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变3.1相关的规则和政策改变n 明确了非库存采购的三种方式，规范了相应的流程；n 必须制定非库存采购需求及采购订单的审批政策（采购订单的审批会在系统中实现）；3.2对组织结构调整的要求n 固定资产采购时，财务部门资产会计需要创建固定资产编号作为采购的必需信息。同时资产经过使用部门验收后，要纳入固定资产业务核算管理流程进行管理；n 在建工程采购时，财务部门需要提供在建工程对应的内部订单号作为采购的必需信息；4. 版本控制：版本作者日期更改内容描述V1.0刘庆2005.02.22创建5业务流程图例解释 本段主要描述流程图的符号。6. 业务流程图（在VISIO中画流程图） 7. 业务流程的详细步骤：7.1 非库存物料采购流程业务流程步骤:步骤用户系统 事务描述下一步1申请人员系统外填写请购单根据自身未来需求情况提出采购需求,22相关领导系统外审核需求申请部门领导及其他相关领导（根据公司审批政策）审核请购单。通过转3未通过转1修改需求3采购人员系统外需求类型判别对收到的需求进行类型判别固定资产转4在建工程转5费用采购转64资产会计SAP创建固定资产编号根据公司相关制度条例对该需求创建固定资产编号65成本会计SAP财务内部订单处理流程根据内部订单处理流程规定创建内部订单66采购员SAP创建及维护采购申请根据收到的采购需求创建并维护相应采购申请77采购员SAP货源（价格）确定/采购申请维护根据系统中的供应商主数据维护货源，确定价格88采购员SAP由采购申请生成采购订单按照系统内的价格条件由采购申请生成采购订单99相关领导SAP采购订单审核按照公司有关规定对采购订单进行审核通过转11未通过转10修改订单10采购员SAP修改采购订单按照部门主管的意见对采购订单进行修改然后送部门主管再审核911采购员系统外打印采购订单打印采购订单1212采购员系统外发送采购订单给供应商将签字后的采购订单以传真方式发送给供应商1313供应商系统外供应商确认订单确认订单价格、交期等条款并签回1414采购人员系统外到货类型判别对已到货的需求类型进行判别固定资产转15费用采购转16在建工程转1715需求部门系统外固定资产验收对已到货的固定资产进行验收1816需求部门系统外实物验收对已到货的费用性采购物料进行验收1817在建工程验收组系统外在建工程验收对完工的在建工程进行验收1818仓管员SAP系统入库根据需求部门出具的收货通知单，在系统中进行入库操作。财务进行发票检验付款处理，流程结束8. 业务流程中所用到的报表：报表名称目前是否在用描述工具（SAP标准报表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word）使用频率采购执行情况报表否列出非库存采购的执行情况，包括申请状态，订单状态，入库情况等Query中入库清单否列出入库明细SAP标准报表高9. 业务流程中所用到的表单：表单名称目前是否在用描述是否SAP表单/layout set?(是/否)使用频率请购单是申请采购非库存材料时的申请单否高采购订单是采购订单是高非库存物料收货通知单否非库存材料到货后，由申请部门检验后开具收货通知单给仓库做入库动作否高入库单否入库凭证是高10接口需求（SAP与其它系统的接口）：接口名称描述输入/输出备注无11数据转换需求：数据名称数据类型（主数据/交易数据）数据量现存位置未清采购订单项交易数据500条Excel12权限设置需求：事务码描述负责人职位