办公系统与企业信息门户建设.doc

办公系统与企业信息门户建设 5.1 建设目标本次招标的此工作包主要包括协同办公系统、移动办公系统和企业信息门户的建设。其中协同办公系统和企业信息门户涵盖整个集团的所有企业，而移动办公系统主要用于集团公司新办公楼。通过这三个系统的建立，集团将构建起一个以人为中心，结合工作流机制，与知识管理高度集成，并关联各管理要素，实现集团协同办公、高效展现的集成工作平台，有效改善信息沟通渠道不畅、协作效率不高及信息孤岛林立的状况，全面提升集团办公效率，提高企业竞争力。本工作包的建设，必须实现集团的以下具体目标：l 满足集团化中央管控，实现跨单位，跨区域的信息沟通和办公、审批流程建立；l 支持不同分子公司独立的内部办公，并在同一套系统内能确保其数据的独立性；l 实现集团内部人员跨单位兼职，并实现人员的工作范围控制；l 适应多组织、多层级的门户信息展现能力；l 实现集团的信息交流与沟通；l 实现业务审批流程的信息化；l 实现知识库多级建设。建设工期要求：自签订合同之日起，投标人应保证在6个月内使办公系统和企业信息门户系统投入运行。 5.2 建设原则集团协同办公系统、移动办公系统和企业信息门户的建设需要遵循以下原则：l 充分满足业务应用的需求；l 系统的易操作性和可管理性；l 采用标准化的应用软件；l 充分实现业务信息资源的集中管理；l 使用成熟的商品化软件，避免自行开发；l 综合考虑系统投资的TCO和ROI。 5.3 技术参数本工作包各应用系统必须满足以下基本技术要求：l 系统必须基于J2EE架构的集中应用。可选择多种系统环境，满足不同类型、不同规模的需要。l 系统部署必须支持集团化集中部署，支持流程在子公司范围内审批，流程延伸到总部的审批。l 采用J2EE的B/S模式的结构设计，支持大型关系型数据库。l 提供表单制作技术工具、流程引擎工具。l 系统应提供多层安全机制：用户口令等关键信息在传输和存储过程中必须进行加密处理，同时在系统登录中采用验证码的方式防止网上联机攻击。系统支持VPN、USB-Key的安全认证方式。l 系统应提供灵活的、严格的权限控制：按照用户角色实现对指定人员、角色和活动分配相应的权限，并对过程中数据的修改权限控制到字段级。l 软件需提供系统快速备份和恢复的解决方案，降低对系统管理员的技术要求。下面分别对各类系统的技术要求做详细阐述。D.1 协同办公系统协同办公系统是山西国际电力集团重要的核心业务应用系统。作为大型的电力企业，集团组织机构庞大，公文交流和会议联系频繁，业务数据较多，中间环节复杂，现有OA办公系统与电子邮件系统无法满足流畅的协同办公需要，使得集团公司常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，难以统一管理和协调等问题。因此，实施集团统一的协同办公系统，将为实现公文的快速审批、内部的信息资源共享，构建起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化管理平台。协同办公系统的建立和实施，集团公司将有效改变原有近乎手工操作的模式，解决企业内部各种业务流程间的关联交叉，以快速提高企业整体工作效率，提升企业整体竞争优势。建设工期要求：自签订合同之日算起，投标人应保证在6个月内使协同办公系统投入运行。l 系统部署要求为了保证协同办公信息的集中管理和充分共享，协同办公系统应部署于集团数据中心，但其应用将纵向贯穿集团各级企业，实现与下属各企业的互联互通。 信息存储：集团协同办公信息实行集中存储，以便于集团系统管理员的维护和管理。系统存储和管理的协同办公信息将涵盖集团公司及其下属的所有二级和三级企业； 信息维护：由集团各级企业的相关人员负责协同办公信息的维护工作； 系统操作：各企业的相关业务部门，均可通过企业信息门户，按照相应的帐户和权限登录系统并进行权限范围内的操作，包括对相关工作信息的发布、增删、修改等，从而实现本企业或集团协同办公业务的实时掌握和处理；上级企业可以实时查询下属企业的有关办公信息； 系统生成报表后应能够根据特定的需求进行自定义组态并实现相应的推送功能。l 系统移植与升级要求目前集团公司及下属企业基本都已拥有OA办公系统和电子邮件系统，但是由于无法满足现有业务及未来发展的需要，不能很好的实现企业或部门相互之间办公事务的快速办理和及时处理，因此，从集团整体信息集中管理、资源充分共享的要求出发，应重新建立协同办公系统，并在集团内部各企业中统一实施，以实现整个集团公文流转及各种办公事宜的快速处理。l 功能模块要求根据集团协同办公业务的需求，协同办公系统应包括：个人办公、公文处理、知识管理、信息管理、事务处理以及行政管理等6个子系统，各子系统又包含相应的功能模块。各子系统所包含的功能模块如下表所示。表36 协同办公系统参数要求表子系统功能模块个人办公日常工作、电子邮件、日程安排、个人通讯录、个性化设置公文处理发文管理、收文管理、请示报告、会议纪要、合同管理、电子印鉴、电子签名知识管理工作总结、部门文档、个人文档、知识文档、项目文档、规章制度信息管理电子公告、消息通知、企业刊物、大事记、电子论坛、员工活动、问卷调查事务处理会议管理、车辆管理、计划任务、差旅管理、办公用品、资源定制行政管理党务工作管理、工会工作管理、纪检监察工作l 内部关联部门由于协同办公业务涉及集团各企业和各个部门，因此协同办公系统也应最大限度地满足各企业对于相应功能的需要。根据各级企业有关部门对协同办公相关业务的需求，部署协同办公系统时各功能模块将涉及集团公司及下属企业各业务部门。D.2 移动办公系统随着集团业务的不断扩展，原有固定于办公室的传统业务处理模式已经无法应对集团日益繁忙的业务需求。通过企业各业务应用系统的建立，以往公文的处理、采购的审批、营销的管理等相关工作都可以在PC上操作完成，但当流程中的主要管理者处于休假、出差或在外时，该流程就无法继续运作，需要等到相关人员结束休假、出差之后才能继续进行，这样就大大降低了工作效率；同时，当集团领导出差在外时间较长又不方便上网时，更是无法做到随时随地访问企业内部系统，了解企业的生产经营实况。因此，实施集团移动办公系统，构建触手可及的协同办公环境，实现网络办公的便携、高效，已经成为集团保证业务连续性、提升工作效率的有效手段。根据集团公司对快捷、方便的业务工作需求和远程协同办公需求，实施高效、方便、灵活、易用的移动办公系统，将是山西国际电力集团公司提升企业形象、提高工作效率的正确选择。通过该系统的实施和运营，集团公司决策层、管理层以及执行部门将能够实现随时随地利用无线技术远程接入企业内部网，以获取公司的工作信息并及时掌握生产信息数据，真正实现移动办公、协同工作、远程管理、动态监控等，以保证业务信息能够快速传达，领导决策尽快得到执行，使得集团公司内外沟通和协作更便捷、精确、高效。建设工期要求：自签订合同之日算起，投标人应保证在6个月内使移动办公系统投入运行。l 系统部署要求为了保证移动办公信息的集中管理和充分共享，移动办公系统应部署于集团公司数据中心，其应用主要是面向集团公司公司领导层，基于协同办公系统的数据支持。 系统管理：由集团公司数据中心的相关人员负责移动办公系统管理及维护工作； 系统操作：集团公司领导及员工，均可通过手机平台实现对协同办公业务的实时查询或处理，提高审批与办公效率； 系统生成报表后应能够根据特定的需求进行自定义组态并实现相应的推送功能。l 系统移植与升级要求目前集团尚未建立移动办公系统。针对集团公司移动办公系统的应用需求，从集团整体协同办公、提高效率的要求出发，应新建移动办公系统，并在集团公司实施，以保证集团公司领导和员工无地域、无时间限制的真正协同办公的实现。l 功能模块要求根据集团移动办公业务的需求，移动办公系统需要基于协同办公系统的平台建立，主要包括邮件管理、个人助理、信息公告、会议通知、公文流转管理、业务查询、员工通讯录业务等7个子系统，各子系统又包含相应的功能模块。各子系统所包含的功能模块如下表所示。表37 移动办公系统功能要求表子系统功能模块描述邮件管理邮件的收发管理、联系人管理、邮件设置、邮件短消息提醒等。个人助理日程安排、备忘录、图画备忘、任务表、短信群发等。信息公告重要通知管理，企业机关内部的重要通知在内部网发布的同时通过手机短信的方式将公告信息实时发送给相关人员。会议通知通过邮件短信等方式通知相关与会人员。公文流转管理利用商务手机实现公文流转的配置和公文的审阅、审批等功能，使得各领导在出差或不方便上网的情况下仍能够处理公务。支持附件下载，包括图片（jpg、gif、bmp、png）、文档（word、pdf、excel、ppt）的下载。业务查询利用手机和后台OA系统的配合，实现对各业务系统的查询功能。员工通讯录利用商务手机客户端功能查询公司内部员工通信录。l 内部关联部门由于移动办公业务主要是为解决集团公司领导和员工出差、外出等无法上网情况下的协同办公等问题，因此移动办公平台仅涉及集团公司领导及集团工作部、财务管理部、人力资源部、产业管理部、投资管理部等相关部门。D.3 EIP（企业信息门户）企业信息门户（EIP）是企业信息系统的应用框架，从一系列的内部到外部业务到对各种信息有条理的集成，成为企业内部信息收集整理、获取外部信息以及综合信息的平台。作为企业信息系统的应用平台，EIP能够及时向用户提供准确可靠的信息，更重要的是，它能够使企业从容应对分散的信息资源，达到提高生产力，优化企业整体运营效率的目的。目前，电力企业迫切需要将现有信息资源进行优化整合，提高资源的利用率，提高企业各个业务环节的效率，从而提高企业效益。因此，山西国际电力集团公司采用EIP进行资源整合势在必行。通过EIP，集团可以进一步发掘现有各个信息系统的潜力，实现信息共享。对于集团公司的决策者，通过EIP可以处理、查询发、配电业务各个环节的业务信息，从而对集团生产经营管理作出决策；对于下属企业员工，通过EIP可以处理、查询与个人业务相关的所有信息，从而提高工作效率。因此，通过采用EIP，集团信息化建设将呈现出质的飞跃。EIP将有效解决不同信息系统数据分散、信息共享困难的问题，极大地提升集团各项业务的效率，最终提高集团公司的核心竞争力和整体效益。建设工期要求：自签订合同之日算起，投标人应保证在6个月内使企业信息门户投入运行。l 系统部署要求集团的信息门户由于是以各业务系统的数据为基础，而各级企业的有关部门均需要使用，因此应部署于集团数据中心，以整合各业务系统数据，保证数据的一致性、准确性。 信息存储：集团信息门户的数据来源于各有关的业务系统，而各业务系统的数据均实行集中存储，以便于系统管理员的维护和管理。 信息维护：由各级企业相关部门负责相关业务系统信息的增删、修改等维护工作，以及各门户权限的设定工作； 系统操作：各企业的相关业务部门，均可登录企业信息门户，按照相应的帐户和权限进行权限范围内的操作，从而实现对于本企业或集团相关业务的实时查询或处理。l 系统移植与升级要求目前部分下属企业已自行或以其他方式开发和运行了简单的企业信息门户，但由于功能尚不完善、资源不能充分共享等问题，从集团整体信息集中管理、资源充分共享的要求出发，应建立和实施集团统一的企业信息门户。l 企业信息门户功能要求集团信息门户应具备的功能如下表所示。表38 EIP技术参数要求表项目技术指标要求统一的接入服务能够实现接入设备的无关性。包括电话、手机、PC、PDA和无线设备等。业务数据统计分析的展现平台提供一个能够对业务关键指标作深入分析、统计的展现平台，从而为决策层提供可靠的决